Najlepsze Praktyki Prowadzenia Zapisów w Małych Firmach

Nie sądzę, aby maniaczka organizacji Marie Kondo mówiła tutaj o zapisach biznesowych, ale z pewnością ma to zastosowanie: „Uporządkowanie rzeczy oznacza również uporządkowanie swojej przeszłości.”

Dokumenty biznesowe stanowią dowód transakcji biznesowych i działań. Rozwijanie udanego biznesu wymaga organizacji na wszystkich poziomach, w tym dokumentacji biznesowej.

Skuteczny system zarządzania dokumentacją nie wymaga dużo czasu na utrzymanie i usprawnia prowadzenie księgowości, przygotowanie podatków i audyty finansowe.

Podążaj za tymi wskazówkami, aby stworzyć system prowadzenia dokumentacji, który obniży Twoje ciśnienie krwi w sezonie składania wniosków podatkowych.

Wprowadź system zarządzania dokumentacją

Wszystkie transakcje biznesowe powinny być udokumentowane, czy to na papierze, czy elektronicznie. Wraz z rozwojem firmy, rośnie również stos papierów i plików, które firma musi przechowywać.

Po pierwsze, zrezygnuj z papieru, aby wszystkie Twoje dokumenty były łatwo dostępne. Następnie, wdrożyć cyfrowy system zarządzania dokumentami, który organizuje swoje dokumenty biznesowe. Następnie dodaj system kontroli dokumentów, który określa, jak często należy przeglądać i aktualizować dokumenty.

Sprawdź mandaty dotyczące przechowywania dokumentacji

Record-keeping nie jest tylko o umieszczenie uśmiechu na twarzy swojego doradcy podatkowego. Jest to również do przestrzegania mandatów retencji dokumentów.

IRS i Departamentu Pracy (DOL) mandaty retencji rekordu wahają się od dwóch do sześciu lat, w zależności od dokumentu. Niezależnie od tego, zachowaj wszystkie dokumenty biznesowe przez co najmniej siedem lat.

Niektóre rekordy biznesowe, takie jak certyfikaty zwolnienia podatkowego organizacji non-profit lub identyfikator podatkowy firmy, nigdy nie stają się nieistotne, więc zawsze trzymaj je pod ręką.

IRS zasady przechowywania rekordów mają zastosowanie do rekordów, które pomogły Ci obliczyć lub uzasadnić dochód z działalności gospodarczej, odliczenia podatkowe lub ulgi podatkowe. DOL wymaga, aby zachować wszelkie dokumenty, które pomogą Ci zrobić payroll.

IRS może przeprowadzić audyt dokumentacji finansowej firmy do siedmiu lat w przeszłości, a nawet dalej wstecz, jeśli nie złożyć zeznanie podatkowe lub są podejrzane o oszustwo. Większość CPA mówi, aby zachować wszystkie dokumenty biznesowe przez co najmniej siedem lat po tym, jak nie są one już istotne.

Najczęstsze dokumenty biznesowe obejmują:

• Nazwiska pracowników, adresy i informacje kontaktowe
• Rozliczenia czasu pracy pracowników
• Odcinki wypłat pracowników
• Wszystkie formularze podatkowe składane do IRS
• Wyciągi bankowe
• Dokumenty ubezpieczeniowe
• Kontrakty, w tym pożyczki i hipoteki
• Pokwitowania zakupu
• Faktury klientów
• Zeznania podatkowe
• Sprawozdania finansowe
• Rozkłady amortyzacji
• Dokumenty rejestracyjne firmy
• Dokumenty rejestracyjne firmy
• Protokoły posiedzeń zarządu
• Pliki prawne
• Emaile

Stany mogą dokładniej określić zasady przechowywania dokumentów, więc sprawdź stronę internetową swojego departamentu skarbu państwa, aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje.

Wybierz oprogramowanie księgowe i płacowe, które generuje zapisy

Pozwól, aby oprogramowanie prowadziło w tworzeniu zapisów księgowych małej firmy, takich jak faktury klientów i formularze podatkowe płac.

Większość oprogramowania księgowego może generować faktury klientów. Oprogramowanie powinno również automatycznie pomóc Ci z podstawami księgowości, takimi jak rejestrowanie należności, gdy wystawiasz rachunek klientowi.

Większość programów księgowych może generować faktury dla klientów. Źródło: Xero.

Twoje oprogramowanie płacowe powinno zająć się tworzeniem rejestrów podatkowych płac, takich jak:

• Formularze W-2
• Formularze W-3
• Formularze 1099-MISC
• Formularze 1099-NEC, nowość w 2020 roku
• Formularze 941

Oprogramowanie płacowe generuje i składa te formularze w odpowiednim organie, czy to IRS, Social Security Administration (SSA), czy obu. Możesz łatwo szukać tych formularzy w swoim oprogramowaniu płacowym, gdy ich potrzebujesz.

Pasuje rekordy do transakcji podczas uzgadniania banków

Bookkeeping 101 uczy nas mieć dokumentację dla wszystkich transakcji biznesowych. Opanuj podstawy księgowości, czyniąc prowadzenie dokumentacji częścią prowadzenia księgowości w małej firmie.

Rozliczenia bankowe pomagają małym firmom wychwycić błędy i zrozumieć ich sytuację finansową. Jest to również idealny czas, aby upewnić się, że masz zapisy dla wszystkich transakcji biznesowych.

Podczas comiesięcznego uzgadniania banków, dopasuj każdą transakcję w swoim oprogramowaniu księgowym do zapisu. Przeczesując swoje transakcje biznesowe, upewnij się, że masz pasującą fakturę, paragon lub umowę.

Jeśli Twoje oprogramowanie na to pozwala, przechowuj swoje zapisy biznesowe w swoim oprogramowaniu księgowym. Intuit QuickBooks Online pozwala użytkownikom dołączać dokumenty do każdej transakcji, więc każdy, kto otworzy Twoje księgi, może zobaczyć powiązany rekord.

Dołącz zapisy bezpośrednio do transakcji biznesowych w swoim oprogramowaniu księgowym. Źródło: Intuit.

Utwórz kopię zapasową i zabezpiecz swoje zapisy

Żyjemy w czasach, w których naruszenia danych i katastrofy naturalne szaleją. Poświęć czas na wykonanie kopii zapasowej i zabezpieczenie swoich dokumentów, aby uniknąć katastrofy.

Korekty przechowywane na papierze lub na dysku twardym powinny mieć kopię zapasową w co najmniej jednej innej lokalizacji. Digitalizuj wszystkie dokumenty, aby zachować informacje, które mogłyby zostać utracone, skradzione lub zniszczone.

Przechowywanie dokumentów w oprogramowaniu opartym na chmurze obniża ryzyko ich utraty, ale zwiększa ryzyko kradzieży. Twoja dokumentacja biznesowa zawiera informacje wrażliwe, takie jak numery ubezpieczenia społecznego pracowników (SSN).

Podczas przechowywania dokumentacji biznesowej online zabezpiecz swoje konto za pomocą unikalnego i silnego hasła oraz włącz dwuskładnikowe uwierzytelnianie.