Mapa drogowa projektu: What Is It & How To Create One To Manage Stakeholder Expectations?

W tym artykule dowiesz się, jak stworzyć mapę drogową projektu, aby zarządzać oczekiwaniami interesariuszy i utrzymać zespół na drodze do dotrzymania terminów.

Sprawdzimy również:

• Co to jest mapa drogowa projektu?
• Czym różni się od planu projektu?
• Powody, dla których powinieneś stworzyć mapę drogową
• Szablony map drogowych projektów
• Jak stworzyć oś czasu mapy drogowej?
• Jak utrzymywać interesariuszy na bieżąco dzięki mapom drogowym?

Jako kierownik projektu Twoim zadaniem jest utrzymywanie interesariuszy na bieżąco bez skupiania się na codziennych szczegółach. Jednocześnie chcesz, aby Twój zespół skupiał się na codziennych zadaniach.

Pod koniec tego artykułu dowiesz się, jak utrzymać tę równowagę, korzystając z mapy drogowej dla swojego projektu.

Zacznijmy.

Co to jest mapa drogowa projektu?

Mapa drogowa projektu to wysokopoziomowy, wizualny przegląd projektu. Zazwyczaj przedstawiana na osi czasu, mapa drogowa składa się z:

• Zakres projektu: Zakres projektu reprezentuje wielkoobrazową wizję tego, co chcesz osiągnąć na końcu projektu.
• Produkty (Deliverables): Produkty (ang. Deliverables) są wyjściem lub końcowym rezultatem działań w ramach projektu. Dostawcami może być wszystko – dokument, oprogramowanie, a nawet gotowy produkt fizyczny.
• Harmonogram projektu wysokiego poziomu: Harmonogram opisuje chronologiczną kolejność wykonywania działań w ramach projektu i osiągania kamieni milowych.
• Kamienie milowe projektu: Kamienie milowe to zdarzenia na osi czasu projektu, które wskazują na zmianę fazy projektu.
• Ryzyka: Ryzyka to wyzwania związane z działaniami projektowymi, członkami zespołu, zasobami lub czynnikami zewnętrznymi, które mogą spowodować, że projekt zboczy z harmonogramu lub budżetu.

Dlaczego potrzebujesz mapy drogowej projektu?

Oto pięć powodów, dla których warto rozważyć stworzenie mapy drogowej:

Rozpoczęcie projektu

Wczesne dni projektu są często wypełnione niepewnością.

Wynika to z faktu, że nie jest dostępnych wystarczająco dużo szczegółów. Nie można stworzyć konkretnych planów projektu i nie można przypisać żadnych zasobów. W związku z tym członkowie zespołu mogą czuć się zagubieni lub interesariusze mogą stracić zainteresowanie.

Mapa drogowa projektu jest na wystarczająco wysokim poziomie, aby zarządzać niepewnością. Jednocześnie pomaga zidentyfikować wystarczającą liczbę zadań, aby rozpocząć projekt.

Pozostań na szczycie celów projektu

Według badania dotyczącego zarządzania projektami przeprowadzonego przez KPMG tylko 33 procent organizacji dostarcza projekty, które prawdopodobnie spełnią pierwotne cele lub cele biznesowe.

Często interesariusze oczekują od zespołów dostosowania się do niewielkich zmian w trakcie realizacji projektu. Jednak często takie małe zmiany sumują się i odciągają projekt od jego pierwotnych celów. W rezultacie projekty nie osiągają celów biznesowych.

Mapy drogowe projektów pomagają zarządzać takimi sytuacjami. W rezultacie wszyscy interesariusze projektu pozostają skoncentrowani na celach projektu.

Spełnij oczekiwania interesariuszy

W tym samym badaniu KPMG stwierdzono również, że tylko jedna na trzy organizacje realizuje projekty, które mają szansę osiągnąć satysfakcję interesariuszy.

Dzięki mapom drogowym projektu interesariusze są na bieżąco informowani o celach projektu, postępach i przeszkodach. Dzięki temu interesariusze mogą podejmować decyzje we właściwym czasie, aby utrzymać projekt na właściwym torze.

Ochrona członków zespołu przed interesariuszami

Niektórzy interesariusze lubią praktyczne podejście do zarządzania projektami.

Chociaż zaangażowanie interesariuszy ma kluczowe znaczenie, mikromanipulowanie interesariuszy może sprawić, że zespół poczuje się niekomfortowo.

Taka sytuacja może również prowadzić do zamieszania, gdy członkowie zespołu raportują do wielu menedżerów i przyjmują od nich instrukcje.

Mapy drogowe wysokiego poziomu pomagają uchronić zespół przed ingerencją interesariuszy. Jednocześnie interesariusze pozostają skupieni na mapie drogowej, nie martwiąc się o codzienne działania projektowe.

Stwórz podstawy planu projektu

Plan projektu to nic innego jak granularny plan na poziomie zadań, mający na celu osiągnięcie kamienia milowego zdefiniowanego w mapie drogowej. Gdy wszyscy interesariusze zatwierdzą mapę drogową, przekształcenie mapy drogowej w plan jest łatwe.

Wytworzenie planu projektu z mapy drogowej utrzymuje zarówno interesariuszy, jak i zespół na tej samej stronie. Oznacza to, że dostawy projektu są lepiej dopasowane do oczekiwań interesariuszy.

Plan projektu vs mapa drogowa projektu: What’s the difference?

Gdy znasz już cel mapy drogowej, przyjrzyjmy się, co odróżnia mapę drogową od planu projektu.

Plan projektu to szczegółowy dokument, który komunikuje:

• Jakie zadania muszą zostać wykonane?
• Do kiedy?
• I przez kogo?

Najczęściej wewnętrzny, pomaga kierownikom projektu komunikować zadania członkom zespołu i śledzić postępy kamieni milowych.

Plany projektu można tworzyć i zarządzać nimi za pomocą list zadań, tablic Kanban lub osi czasu.

Z kolei mapa drogowa zapewnia przegląd projektu bez wchodzenia w szczegóły. Jest ona przydatna dla kierowników projektów, aby na bieżąco informować interesariuszy.

Podsumowując, mapa drogowa zapewnia makro perspektywę projektu. Natomiast plan projektu zapewnia bardziej mikro-poziomowy widok.

Oba są ważnymi artefaktami zarządzania projektem, gdzie plan projektu rozwija się z mapy drogowej.

Szablony mapy drogowej projektu: Pros & Cons

Szablon mapy drogowej projektu to gotowy do użycia arkusz kalkulacyjny lub dokument prezentacji. Szablon można edytować i tworzyć własne mapy drogowe.

W sieci dostępnych jest mnóstwo szablonów, z których można zacząć korzystać od razu.

Ale te szablony nie są pozbawione wad:

• Szablony stają się coraz trudniejsze do zarządzania w miarę dodawania kolejnych szczegółów projektu.
• Wprowadzanie szybkich zmian w szablonie nie jest łatwe ani intuicyjne.
• Współpraca nad szablonami jest prawie niemożliwa bez dużej ilości to-and-fro.

Rozważ użycie narzędzi do planowania projektu zamiast

Zamiast nieelastycznych szablonów możesz użyć prostego narzędzia do planowania projektu, takiego jak Toggl Plan. Toggl Plan to doskonałe rozwiązanie dla wszystkich Twoich potrzeb związanych z planowaniem projektu.

• Jest wyposażony w oś czasu z wykresem Gantta dla szczegółowego, ale prostego procesu mapowania drogi projektu.
• Możesz łatwo określić ramy projektu, udostępnić je i współpracować z każdym w swoim zespole.
• Możesz klikać i dodawać szczegóły do konkretnych zadań, kodować kolorami dla lepszej wizualnej reprezentacji i rozbijać długi i skomplikowany projekt za pomocą kamieni milowych.
• A kiedy już ustawisz mapę drogową, możesz ją rozwinąć w szczegółowy plan projektu. I zarządzaj realizacją projektu, śledząc postępy zadań za pomocą tablic Kanban.

Zasoby szablonów map drogowych

Jeśli nadal potrzebujesz szablonu mapy drogowej projektu dla inspiracji lub do wykorzystania ich w swoich narzędziach biurowych, oto trzy zasoby, które pomogą Ci zacząć:

• Szablony linii czasu dla MS office
• Szablony mapy drogowej projektu typu open-source
• Szablony wykresu Gantta dla Google Sheets

Jak stworzyć mapę drogową projektu?

Do tej pory, widzieliśmy czym jest mapa drogowa i jaki jest jej cel. Przyjrzyjmy się teraz, jak utworzyć mapę drogową.

Oto kroki:

1. Zorganizuj spotkanie rozpoczynające projekt.
2. Zbierz niezbędne informacje o projekcie.
3. Utwórz oś czasu mapy drogowej.

Zorganizuj spotkanie rozpoczynające projekt

Spotkanie rozpoczynające projekt to strzał z pistoletu na starcie wyścigu. Innymi słowy, celem spotkania jest:

• Wprowadzenie interesariuszy i poznanie zespołu.
• Zrozumienie oczekiwań interesariuszy.
• Wyjaśnienie wszelkich pytań lub wczesnych luk w projekcie.

Zbierz niezbędne informacje o projekcie

Będziesz musiał zebrać wszystkie informacje, które mogą mieć wpływ na projekt, zanim będziesz mógł wskoczyć do tworzenia mapy drogowej. Obejmuje to cele projektu, przedmioty dostawy, kamienie milowe, zaangażowane osoby, wymagane zasoby, ryzyko, zależności itp.

• Zakres projektu i przedmioty dostawy, aby pomóc w ustaleniu priorytetów dostawy.
• Uzgodnione kamienie milowe, aby pomóc zespołowi w dotrzymaniu terminów.
• Członkowie zespołu i zasoby dla projektu oraz ich dostępność podczas harmonogramu projektu.
• Ryzyka, które mogą spowodować, że projekt zboczy z harmonogramu lub budżetu.

Tworzenie mapy drogowej projektu

Zawsze można utworzyć mapę drogową przy użyciu arkusza kalkulacyjnego lub szablonu. Jednak tworzenie mapy drogowej staje się naprawdę łatwe przy użyciu narzędzia do wizualnego planowania projektu, takiego jak Toggl Plan.

Oto jak wygląda prosta mapa drogowa projektu projektowania witryny internetowej na osi czasu Toggl Plan.

Aby utworzyć mapę drogową:

• Nadaj priorytety dostawom projektu na podstawie zależności i celów biznesowych.
• Oszacuj nakład pracy i czas wymagany dla każdej dostawy. Pamiętaj, aby uwzględnić dostępność zasobów i zespołu, a także wszelkie zagrożenia, które mogą opóźnić projekt.
• Dodaj kamienie milowe dla każdej dostawy.
• Rozmieść na osi czasu zadania wysokiego poziomu, które doprowadzą do kamienia milowego.

Tutaj znajduje się krótki film, który pokazuje, jak utworzyć mapę drogową za pomocą Toggl Plan.

Spełnianie oczekiwań interesariuszy

Teraz, gdy masz już gotową mapę drogową projektu, zrozummy, jak możesz uszczęśliwić interesariuszy. Oto jak:

• Zaangażuj interesariuszy do wspólnego tworzenia mapy drogowej. Dzięki temu interesariusze są świadomi, co się dzieje kiedy, jeszcze przed rozpoczęciem projektu.
• Często aktualizuj mapę drogową. Harmonogramy projektów zmieniają się wraz z nowymi przełomami lub zagrożeniami. Dlatego wszelkie zmiany powinny być natychmiast aktualizowane na mapie drogowej i udostępniane interesariuszom.
• Wcześnie komunikuj ryzyka projektowe. Jako kierownik projektu nieustannie walczysz z ryzykiem i łagodzisz jego skutki. Utrzymywanie interesariuszy w pętli pozwala uniknąć niespodzianek i nieprzyjemności w ostatniej chwili.

Dzięki Toggl Plan możesz na dwa sposoby aktualizować informacje o interesariuszach.

Po pierwsze, możesz dodać interesariuszy do swojego zespołu. W ten sposób mogą oni współpracować z Tobą podczas tworzenia mapy drogowej. Mogą również otrzymywać powiadomienia pocztą elektroniczną, gdy coś się zmieni.

Oś czasu w aplikacji Toggl Plan jest łatwa w użyciu i intuicyjna. Nawet mniej obeznani z technologią interesariusze z łatwością z niej skorzystają.

Po drugie, możesz udostępnić interesariuszom widok osi czasu tylko do odczytu. W ten sposób mogą oni śledzić to, co dzieje się w projekcie, nie przejmując się drobiazgowymi szczegółami.

Podsumowanie

Mapa drogowa projektu pomaga rozpocząć projekt i zarządzać oczekiwaniami interesariuszy. Pomaga również utrzymać motywację zespołu do dotrzymywania terminów.

Tworzenie mapy drogowej obejmuje trzy kroki:

• Odbycie spotkania rozpoczynającego projekt.
• Zbieranie informacji o projekcie (cele, zakres, przedmioty dostawy, kamienie milowe, ryzyko itp.).
• Tworzenie osi czasu mapy drogowej.

Możesz utworzyć mapę drogową projektu za pomocą dowolnego narzędzia oprogramowania biurowego. Jednak korzystanie z narzędzia do tworzenia wizualnej osi czasu, takiego jak Toggl Plan, sprawia, że tworzenie i aktualizowanie mapy drogowej jest superproste.

Zapisz się na bezpłatne konto Toggl Plan

.