Jakie jest najpopularniejsze narzędzie do fakturowania i zarządzania praktyką terapeutów?

Dla wielu terapeutów logistyka biznesowa jest jednym z najmniej fascynujących aspektów prowadzenia dobrze prosperującej prywatnej praktyki. Marketing, zarządzanie notatkami klientów i rozliczenia odwracają uwagę od tego, co najważniejsze – spędzania czasu z klientami.

W Zencare pomagamy na froncie marketingowym, więc byliśmy naturalnie ciekawi, jakie są najlepsze narzędzia do rozliczania i zarządzania praktyką. Przeprowadziliśmy ankietę i przeanalizowaliśmy wyniki uzyskane od ponad 100 terapeutów z całej społeczności Zencare, aby dowiedzieć się, które narzędzia do zarządzania praktyką są preferowane przez terapeutów prowadzących prywatną praktykę.

Czytaj dalej, aby poznać nasze szczere spostrzeżenia z pierwszej ręki na temat najpopularniejszych narzędzi, w tym funkcje, które terapeuci cenią najbardziej, ich wymarzone funkcje i prawdziwe rozmowy na temat kosztów, łatwości użycia i integracji.

SimplePractice jest platformą z wyboru!

Wyniki są dostępne, a SimplePractice wygrywa! Ponad jedna trzecia ankietowanych terapeutów Zencare (34%) korzysta z SimplePractice, co czyni ją numerem jeden wśród preferowanych platform do fakturowania i zarządzania oprogramowaniem dla terapeutów w naszej sieci.

SimplePractice uzyskał ocenę 8.7/10 punktów satysfakcji wśród terapeutów, którzy z niej korzystają, przy czym 90% terapeutów wymienia „łatwość użytkowania” jako cechę, którą doceniają najbardziej.

Terapeuci korzystają z wielu różnych narzędzi do rozliczania i zarządzania praktyką – żadna platforma nie stanowi większości.

Zdziwiło nas, że istnieje tak wiele różnych opcji usług i metod rozliczania terapeutów i zarządzania praktyką. W naszej ankiecie terapeuci wskazali 15 różnych sposobów zarządzania rozliczeniami i informacjami o pacjentach, w tym platformy internetowe, systemy offline/papierowe oraz współpracę z profesjonalistą w dziedzinie rozliczeń. Żadna pojedyncza metoda nie zdobyła większości rynku; zamiast tego, większość terapeutów wydaje się znajdować narzędzie i system, który działa dla nich najlepiej. Oto podział platform, z których korzystają ankietowani terapeuci:

• SimplePractice (34%)
• Office Ally (16%)
• Offline/Paper-based (13%)
• TherapyNotes (11%)
• Therapy Appointment (6%)
• Theranest (5%)
• Billing professional (4%)
• My ClientsPlus (3%)
• Availity (2%)
• ShrinkRapt (2%)
• A+Delphi (1%)
• Carepaths (1%)
• CounSol (1%)
• Optum (1%)
• Therapist Helper (1%)

SimplePractice, Office Ally i TherapyNotes stanowią większość rynku.

Łącznie, trzy najlepsze narzędzia do rozliczania online i zarządzania praktyką – SimplePractice, Office Ally i TherapyNotes – stanowią 61% wszystkich stosowanych metod rozliczania i zarządzania praktyką. SimplePractice (34%) zdobyło prowadzenie, następnie Office Ally (16%) i TherapyNotes (11%).

Terapeuci wybierają SimplePractice i TherapyNotes ze względu na łatwość użytkowania, a Office Ally i papierowe systemy offline ze względu na koszty i przystępność.

Dlaczego terapeuci wybierają poszczególne platformy? Wygląda to na kompromis pomiędzy łatwością użytkowania a kosztami.

SimplePractice i TherapyNotes w łatwości użytkowania.

90% terapeutów wymieniło „łatwość użytkowania” jako najważniejszą cechę zarówno SimplePractice, jak i TherapyNotes.

Co sprawia, że wybór nr 1, SimplePractice, jest wyjątkowo przyjazny dla użytkownika? Rozmawialiśmy z terapeutami Zencare i dowiedzieliśmy się, że uwielbiają oni aplikacje mobilne platformy, w pełni elektroniczny proces przyjmowania pacjentów oraz przyjazną dla użytkownika estetykę.

SimplePractice posiada zarówno aplikacje mobilne na iOS, jak i Androida – w sklepie z aplikacjami na iOS może pochwalić się 4 289 recenzjami ze średnią 4.7 na 5 gwiazdek.

Zdjęcie dzięki uprzejmości SimplePractice

„Lubię i używam aplikacji mobilnej SimplePractice przez cały czas”, mówi dr Ruben Hopwood, licencjonowany psycholog w Cambridge, Massachusetts.

Dr Hopwood wymienia te cechy aplikacji SimplePractice jako atuty:

• Sprawdzanie wszelkich oczekujących pozycji/dokumentów
• Wysyłanie i odbieranie bezpiecznych wiadomości błyskawicznych od klientów (np. klienci mogą go bezpośrednio powiadomić, gdy się spóźniają)
• Przetwarzanie płatności
• Sprawdzanie i zmienianie kalendarza
• Interfejs między komputerem a aplikacją mobilną sprawia, że praca jest łatwa i dostępna

Kristen Acciari, licencjonowany kliniczny pracownik socjalny w Warwick, Rhode Island, twierdzi, że najważniejszym powodem, dla którego wybrała SimplePractice zamiast jakiegokolwiek innego narzędzia, jest w pełni elektroniczny proces przyjmowania klientów. „Jest to niezastąpiona wartość – jako praktyka grupowa z sześcioma klinicystami, nie ma mowy, abyśmy mogli zarządzać naszym obecnym wolumenem klientów za pomocą starych papierowych formularzy i procesu transkrypcji danych.”

Estetyka może być również kolejnym powodem, dla którego dostawcy wybierają SimplePractice – 31% ankietowanych użytkowników lubi ogólny wygląd SimplePractice.

Obraz dzięki uprzejmości SimplePractice

„Oprogramowanie jest łatwe w użyciu, bardzo interaktywne i przyjemne dla oka”, mówi dr Sarah Karytko, psycholog, która używa SimplePractice w swojej praktyce w Brookline, Massachusetts.

TherapyNotes, z drugiej strony, może nie mieć aplikacji (jeszcze!), ale użytkownicy wydają się być zadowoleni z ogólnego produktu. „Używam Therapy Notes od ponad roku i jestem bardzo zadowolona zarówno z jego funkcjonalności, jak i łatwości obsługi” – mówi Jamie Bloom, licencjonowany pracownik socjalny z Brooklynu w Nowym Jorku.

Zdjęcie dzięki uprzejmości TherapyNotes

TheraNest, którego używa 5% badanych terapeutów, ma aplikację na iOS – choć z zaledwie 9 recenzjami w App Store w czasie pisania tego tekstu, może być (dosłownie!) niedoceniony. Stephanie Saklad, licencjonowana terapeutka sztuk kreatywnych z Queens w Nowym Jorku, z radością korzysta z TheraNest od około dwóch lat. Jako terapeutka sztuki, docenia to, że „istnieje część, do której mogę skanować dokumenty, dzięki czemu mogę skanować prace plastyczne klientów, jak również ich dokumenty wstępne”.

Office Ally i inne darmowe narzędzia wygrywają na kosztach.

Trzy czwarte terapeutów wskazało „koszt/przystępność” jako główną rzecz, którą lubią w Office Ally.

I to ma sens – ponieważ większość Office Ally jest darmowa! (Z wyjątkiem opłaty za roszczenia non-par, która ma zastosowanie, gdy 50% lub więcej miesięcznego wolumenu roszczeń jest kierowanych do płatników non-par).

Zdjęcie dzięki uprzejmości Office Ally/Vimeo

To porównuje się do opłaty podstawowej w wysokości $39-$59/mo za SimplePractice i $49-$59/mo za TherapyNotes – i to przed dodatkowymi opłatami za przetwarzanie roszczeń, opłatami za karty kredytowe i dodanymi funkcjami, takimi jak teleterapia.

Podobnie, terapeuci, którzy używają własnych systemów lub systemów opartych na papierze wybierają tę drogę dla korzyści kosztowych.

Claudia Giolitti, licencjonowany psychoterapeuta w Nowym Jorku, używa G-Suite’s Google Sheets dla swojej praktyki. G-Suite jest zorientowaną na biznes wersją produktów Google i oferuje możliwość podpisania umowy Business Associates Agreement (BAA), aby zapewnić bezpieczeństwo HIPAA; Google Sheets działa jak Excel, umożliwiając użytkownikom tworzenie arkuszy kalkulacyjnych i zarządzanie nimi.

Giolitti kocha, że może zarządzać swoją działalność admin pracy za darmo – ale w kategoriach estetyki i łatwości użytkowania, ona nie jest tak sprzedawane. „Byłoby wspaniale, gdyby posiadał funkcję autokorekty lub szablony różnych przydatnych formularzy” – mówi. „Na przykład, szablon formularza dla celów podatkowych, wydatki, dochody, dziennik usług pacjentów, itp. Ponadto, zabezpieczona hasłem opcja dzielenia się formularzami pomiędzy terapeutami w tej samej praktyce, i lepszy wygląd. To jest całkiem proste i zielone!”

Terapeuci są generalnie zadowoleni ze swoich wyborów!

Czy terapeuci opanowali sztukę bycia szczęśliwym? W przeważającej części są zadowolonymi klientami! Prawie połowa użytkowników trzech największych platform online wskazała, że jest ogólnie zadowolona z wybranej przez siebie platformy.

Około połowa terapeutów korzystających z SimplePractice (47%) wskazała, że jest ogólnie zadowolona i nie ma żadnych skarg. Nieco ponad jedna trzecia użytkowników (37%) życzyła sobie, aby platforma była bardziej przystępna cenowo, a następnie 17% terapeutów uznało, że obsługa klienta nie jest pomocna ani dostępna.

Właściwości marzeń: terapeuci życzyliby sobie, aby ich platformy posiadały bezpieczne wysyłanie wiadomości e-mail, możliwość przesyłania dokumentów przez klientów i więcej możliwości budowania marki praktyki.

Narzędzia do fakturowania i oprogramowania mogą zwrócić uwagę: terapeuci mają mnóstwo pomysłów na ulepszenia!

„Chciałbym móc korzystać z bezpiecznego przesyłania wiadomości, aby wysłać pełną wiadomość e-mail do wszystkich pacjentów jednocześnie na temat aktualizacji praktyki” – mówi dr Karytko, skądinąd zadowolony klient SimplePractice. „Obecnie mogę bezpiecznie wysyłać indywidualne wiadomości do pacjentów, ale preferowałbym wysyłanie wiadomości e-mail”. „Jeden element, że naprawdę potrzebuję, że jest obecnie niedostępne jest możliwość dla klientów, aby przesłać dokumenty, które żądam, takie jak kopie raportów oceny, informacje medyczne, absolutorium lub podsumowania badań i uwolnienia informacji formularzy.” Inne (samozwańczo niewielkie) życzenie? „Środki do posiadania formularzy, które są sformatowane z moim papierem firmowym i/lub logo.”

Brennan Mallonee, Licencjonowany Doradca Zdrowia Psychicznego w Somerville, Massachusetts, używa MyClientsPlus – i chociaż docenia nieomylnie ciepłą obsługę klienta, widzi miejsce na poprawę w zakresie funkcji. „Planowanie, powiadomienia o wizytach i karta kredytowa w pliku są wykonywane przez Jituzu, która najwyraźniej była oddzielną firmą od MyClientsPlus. Niektóre z integracji pomiędzy tymi dwoma systemami są nadal trochę nieporęczne.”

Użytkownik G-Suite, Giolitti, dodaje jedną ostatnią wymarzoną funkcję: możliwość „ustawiania przypomnień o spotkaniach dla klientów i wysyłania automatycznych e-maili, gdy są ich urodziny!”

Papierowe, systemy offline jest nadal #3 wybór!

Czy zarządzanie oparte na papierze to już przeszłość? Wydaje się, że jeszcze nie – spośród ankietowanych terapeutów 13% wskazało, że zarządza swoimi rozliczeniami w trybie offline lub za pomocą systemu opartego na papierze. To czyni zarządzanie w formie papierowej #3 wśród preferowanych opcji, pomiędzy Office Ally (16%) i TherapyNotes (11%).

Dlaczego niektórzy terapeuci decydują się pozostać offline? 85% wskazuje na koszty i przystępność jako pierwszą rzecz, która podoba im się w pozostaniu bez technologii. Ale terapeuci wydają się również przyzwyczajeni do systemu, który stworzyli – 70% wskazuje na łatwość użytkowania jako powód, dla którego lubią pozostać w formie papierowej, w tym komentarze takie jak:

• „Brak problemów, których doświadczyłem z narzędziami opartymi na technologii”
• „Jestem do tego przyzwyczajony”
• „Brak ryzyka związanego z bezpieczeństwem cyfrowym”

Zabawne okrzyki: Jedna terapeutka podzieliła się, że jej „mąż zajmuje się moimi rozliczeniami” i że woli tę metodę, ponieważ „nie popełnia błędów i śledzi spóźnione zwroty”. Uwielbiamy pracę zespołową! A jeden z respondentów „sam stworzył” swoją własną platformę – duch przedsiębiorczości właśnie tam!

Niewielu terapeutów korzysta z usług profesjonalistów zajmujących się rozliczeniami.

Mimo napiętego grafiku, prawie wszyscy ankietowani terapeuci zarządzali swoimi własnymi rozliczeniami i zarządzaniem praktyką, a tylko 4% pracowało z wynajętym profesjonalistą od rozliczeń. The #hustle is real!

Terapeuci w Nowym Jorku, Bostonie i Rhode Island mają podobne wybory, jeśli chodzi o platformy do zarządzania praktyką – ale mieszkańcy Rhode Island są nieco bardziej zróżnicowani w swoich preferencjach.

Czy preferowane platformy różnią się w zależności od położenia geograficznego? Wyniki nie różniły się zbytnio w trzech badanych regionach, z bardzo niewielkimi różnicami w kolejności preferowanych platform.

W przypadku terapeutów z Nowego Jorku, SimplePractice wygrała ponad jedna trzecia terapeutów (37%), następnie platformy offline/paper-based (16%), Office Ally (14%) i TherapyNotes (9%).

Prawie połowa bostońskich terapeutów okazała się wierna SimplePractice (45%), następnie Office Ally (20%), offline/paper-based (15%) i TherapyNotes (10%).

Terapeuci z Rhode Island byli bardziej rozproszeni w swoich preferowanych metodach, z najpopularniejszą opcją, SimplePractice, przechwytującą mniej niż jedną trzecią terapeutów; następnie Office Ally (15%), remis pomiędzy TherapyNotes i Therapy Appointment (po 13%), oraz offline/papier (8%).

Wniosek? SimplePractice wygrywa pod względem łatwości użytkowania i bogactwa funkcji, Office Ally wygrywa pod względem kosztów i przystępności, a TherapyNotes może być niedostatecznie reprezentowanym klejnotem – z podobnym wynikiem satysfakcji, co SimplePractice.

Dowiedz się więcej o każdej platformie do rozliczania i zarządzania praktyką dzięki naszej analizie funkcji i kosztów TherapyNotes, TheraNest, Office Ally i SimplePractice, w tym recenzji dostawców usług Zencare. Oto jak wybrać pomiędzy SimplePractice a TherapyNotes, a także porównanie platform do rozliczania terapeutów i zarządzania praktyką.

Rozpoczynasz lub chcesz rozwijać swoją prywatną praktykę? Dołącz do sieci terapeutów Zencare, aby stać się częścią wspierającej społeczności sprawdzonych usługodawców! Możesz zadawać pytania za pośrednictwem naszej aktywnej poczty elektronicznej, budować profesjonalną obecność w sieci i otrzymywać rekomendacje klientów, którzy świetnie pasują do Twojej praktyki. Zaplanuj bezpłatną rozmowę z naszym Zespołem Sukcesu Terapeutów już dziś, aby dowiedzieć się więcej.

Nasza ankieta została wysłana do ponad 500 terapeutów w sieci Zencare w Nowym Jorku, Rhode Island i Massachusetts od 18 do 21 stycznia 2019 roku. Nasza analiza została przeprowadzona na 102 odpowiedziach, które otrzymaliśmy od świadczeniodawców.

.