Jak zarządzać rozwojem małej firmy (jak profesjonalista)

Małe firmy są zakładane każdego dnia, często przez przedsiębiorcę z pasją, który ma problem, który chce rozwiązać.

Choć posiadanie firmy nie jest pozbawione zmagań, nagrody są często tego warte. Jako przedsiębiorca, będziesz cieszyć się dużo większą wolnością i elastycznością, niż gdybyś był zwykłym pracownikiem. A z odpowiednim nastawieniem i właściwym zrozumieniem trudności, które napotkasz, możesz złożyć plan, aby stawić czoła wszelkim wybojom na drodze.

Z tym, że powiedział, że jednym z największych wyzwań, że prawie wszystkie małe firmy twarz jest to, że jest praktycznie niemożliwe, aby break even lub włączyć zysk od razu. Często potrzeba od dwóch do trzech lat, zanim firma osiągnie któryś z tych celów. To, jak szybko osiągniesz rentowność, zależy od wielu czynników, w tym od rodzaju prowadzonej działalności. Więc jeśli jesteś już po trzech latach, czytaj dalej. To nie jest koniecznie znak, że nadszedł czas, aby rzucić ręcznik.

Co gorsza, właściciele małych firm zazwyczaj nie mają luksusu dużej linii kredytowej lub znacznego kapitału początkowego, który mogą inwestować w strategie marketingowe i promocyjne. Wymaga to od nich, aby działać na najmniejszym możliwym budżecie, podczas gdy firma rośnie, a zatem korzystać z tanich metod, aby rozwijać swoją działalność.

Nie powinno być zaskoczeniem, że ta cienka linia jest zbyt trudne do chodzenia dla wielu małych firm. I to jest celem tego artykułu. Aby wyjaśnić cele wzrostu, taktyki zarządzania finansami i jak analizować wzrost i przepływy pieniężne w małej firmie, aby pomóc Ci rozwijać biznes i prowadzić bardziej udaną firmę.

Zacznijmy.

Cele wzrostu

Wiele badań pokazuje, że skuteczne wyznaczanie celów ma silną korelację z wydajnością firmy. Firma, która ściśle dostosowuje swoje cele w całej organizacji, zazwyczaj osiąga wyższy poziom sukcesu finansowego. Cele pozwalają właścicielom firm oceniać siebie i swoich pracowników, alokować zasoby i nadawać kierunek menedżerom. Aby zwiększyć szanse na osiągnięcie postępu, zalecamy jasne zdefiniowanie każdego celu i określenie sposobu jego osiągnięcia. Ważne jest również, aby wyznaczyć realistyczne cele i przypisać konkretne terminy, kiedy spodziewasz się osiągnąć każdy z nich.

Aby pomóc Ci w planowaniu celów, zalecamy również sklasyfikowanie ich jako cele krótkoterminowe, pośrednie i długoterminowe.

• Cele krótkoterminowe zazwyczaj odnoszą się do przepływu gotówki i sprzedaży.
• Cele pośrednie dotyczą rentowności zatrudniania.
• Cele długoterminowe często dotyczą osobistego bogactwa właściciela.

Cele krótkoterminowe

Dla nowego biznesu, cele krótkoterminowe mogą być celami, które chcesz osiągnąć w ciągu miesiąca lub dwóch. W niektórych przypadkach może to być coś z twojej listy rzeczy do zrobienia, które musisz wykonać w tym tygodniu, np. naprawa zepsutej lodówki do przechowywania żywności. Jak można sobie wyobrazić, te cele są zazwyczaj konkretne zadania, które są łatwe do zdefiniowania, a tym samym łatwe do określenia, kiedy cel został osiągnięty. Inne cele krótkoterminowe dla małych firm obejmują wybór systemu sprzedaży lub poprawę wydajności cotygodniowego biuletynu e-mail.

Dodatkowe rodzaje celów krótkoterminowych dla nowej firmy może być zatrudnić i przeszkolić pierwszego pracownika w ciągu trzech miesięcy od otwarcia firmy. Alternatywą może być osiągnięcie określonej wielkości sprzedaży, aby można było wynegocjować lepszą cenę od dostawcy. To może pomóc twojej marży zysku i zbliżyć cię do progu rentowności lub nawet zyskowności w zależności od reszty twojej sytuacji finansowej.

SEE ALSO: Potrzebujesz poprawić przepływ gotówki? Dowiedz się, czy kwalifikujesz się do programu ShopKeep Capital!

Cele pośrednie

Cele pośrednie dla nowej firmy to typowe cele, które chcesz osiągnąć w ciągu sześciu miesięcy do jednego roku od rozpoczęcia działalności. Zazwyczaj obejmują one cele dotyczące przychodów i dochodu netto. Cele pośrednie mogą również dotyczyć kwestii personalnych, takich jak zatrudnianie i cele szkoleniowe. Dodatkowe przykłady celów pośrednich dla małych firm obejmują zmniejszenie wydatków i modernizację sprzętu.

Planowanie pośrednie często obejmuje zastosowanie bardziej trwałego rozwiązania problemu krótkoterminowego. Załóżmy dla tego przykładu, że podstawowy program szkoleniowy rozwiązał pewne problemy z konkretnymi pracownikami w krótkim okresie. Następnie można zaplanować podobne szkolenia dla wszystkich pracowników, aby proaktywnie zapobiegać rozwojowi tych problemów w miarę zatrudniania nowych pracowników i powiększania zespołu. W tym przykładzie, planowanie pośrednie zapobiega powtarzaniu się problemów krótkoterminowych, pomagając osiągnąć większe cele i zbudować zrównoważony biznes.

Cele długoterminowe

Ramy czasowe dla celów długoterminowych to zazwyczaj dwa do trzech lat, w zależności od tempa wzrostu firmy. Cele te generalnie dotyczą rentowności lub, co najmniej, osiągnięcia progu rentowności. Jeśli chcesz zbudować zrównoważony biznes, który będzie przynosił zyski, chcesz jak najszybciej osiągnąć próg rentowności. Stamtąd, celem jest, aby zacząć obracać zysk.

Nie tylko robi to zapewnić, że firma może nadal działać, ale jako właściciel, można zacząć czerpać niektóre z korzyści z prowadzenia własnej firmy. Mianowicie, ciesząc się wolnością i elastycznością, jaką daje bycie swoim własnym szefem. Możesz również zacząć pobierać wynagrodzenie w tym momencie.

Rozszerzenie działalności na nowe rynki lub branże jest również wspólnym celem długoterminowym, często ostatecznym celem jest stanie się największym i najbardziej dochodowym przedsiębiorstwem w danej branży lub lokalizacji geograficznej.

Biznesmeni, którzy wyznaczają sobie tego typu cele, zazwyczaj mają większy plan w głowie, kiedy zaczynają swoją działalność, która zazwyczaj wymaga dodatkowych zewnętrznych zasobów finansowych, takich jak kapitał wysokiego ryzyka i wysoko wykwalifikowanych osób, aby osiągnąć. Niektórzy właściciele małych firm starają się rozszerzyć swoją działalność tak szybko, jak to możliwe, co jest wysoce ryzykowne, długoterminowy cel, który niesie dużą potencjalną nagrodę.

Prowadzenie działalności publicznej jest kolejnym długoterminowym celem niektórych przedsiębiorców. Firma musi wykazać się spójną historią wyników finansowych, aby przyciągnąć inwestorów, którzy są do tego potrzebni. Proces ten wymaga również od właściciela, aby zatrudnić odpowiednie osoby do tworzenia zmian operacyjnych niezbędnych do upublicznienia.

Zarządzanie finansowe

Aby zarządzać wzrostem w sposób zrównoważony, właściciel firmy musi podjąć szereg obowiązków, w tym zarządzanie finansami. Proces ten zazwyczaj wymaga od właściciela ustalenia priorytetów w poszczególnych obszarach zarządzania finansami i skupienia się na tych najważniejszych. Ponieważ tego typu praca wymaga specjalistycznej wiedzy, często konieczne jest zatrudnienie profesjonalistów, którzy są ekspertami w pomaganiu firmom w zarządzaniu finansami. Jednak to nie znaczy, że nie ma rzeczy, które można zrobić jako właściciel firmy, aby pomóc firmie utrzymać dyscyplinę finansową.

Stay Organized

Pozostawanie w kontroli i zorganizowany jest jednym z kluczy do solidnego zarządzania finansami. Kuszące może być wykonywanie tych zadań w miarę potrzeb, np. rejestrowanie transakcji, gdy wpływają, lub wysyłanie przypomnień o fakturach, gdy się o nich pomyśli. Jednak takie podejście może spowodować, że pozycje do pominięcia, zwłaszcza gdy życie jest tak gorączkowy, jak typowy właściciel małej firmy Aby temu zapobiec, zaplanować czas w kalendarzu, że będziesz poświęcać na adres zarządzania finansami i zadania księgowe.

Uzyskaj odpowiednie narzędzia

Dla firm detalicznych i gastronomicznych, punkt sprzedaży (POS) oprogramowanie jest niezbędnym narzędziem do zarządzania finansami, ponieważ zbiera dane, które pomagają utrzymać firmę na torze. Dane te pomagają właścicielom zrozumieć wydajność pracowników, śledzić godziny pracy, zarządzać zapasami i monitorować sprzedaż.

Wszystkie systemy POS dostarczają danych o sprzedaży w pewnym stopniu, choć ich konkretne możliwości raportowania znacznie się różnią. Ważne jest, aby wybrać rozwiązanie, które tworzy szczegółowe raporty, które rejestrują najlepiej sprzedające się pozycje, zwroty i marże zysku, które są niezbędne do zrozumienia ogólnej kondycji finansowej firmy.

System POS powinien również śledzić sprzedaż według takich kryteriów, jak dział, produkt i pracownik. Ta możliwość pozwala właścicielowi odpowiednio dostosować personel i przydział powierzchni. Raporty wyświetlane na ekranie dostarczają migawek danych sprzedaży, które są łatwe do zrozumienia, podczas gdy eksportowane raporty są używane głównie do celów księgowych.

Stań na szczycie swoich obowiązków

Jako właściciel firmy, ciężar odpowiedzialności finansowej spada na Twój talerz. Oznacza to konieczność zajmowania się mniej ekscytującymi aspektami prowadzenia firmy. Na przykład, do Twoich obowiązków należy śledzenie wydatków, płacenie podatków, spłacanie pożyczek i zarządzanie komunikacją z inwestorami i innymi zainteresowanymi stronami. Prowadzenie firmy wiąże się również z codziennymi obowiązkami, takimi jak rejestrowanie transakcji, monitorowanie płatności i budżetowanie. Zadania te nie zawsze są najprzyjemniejsze, ale bycie na szczycie jest krytyczne dla utrzymania płynności działania firmy, a także utrzymania zgodności z prawem.

Porady ekspertów

Zbadani właściciele firm wiedzą, jak ważna jest ciągła edukacja. Możesz dowiedzieć się więcej o księgowości i zarządzaniu finansami, czytając artykuły, uczestnicząc w zajęciach online lub w lokalnym college’u, słuchając podcastów lub oglądając webinaria. Możesz również dołączyć do lokalnej izby handlowej lub stowarzyszenia małych firm, aby nawiązać kontakt z innymi przedsiębiorcami. Zdziwiłbyś się, jak przyjaźni potrafią być inni właściciele firm. Nie wahaj się poprosić o radę lub wybrać mózg kolegi z lokalnego biznesu. Bądź tylko przygotowany na odwdzięczenie się w naturze.

Profesjonalna pomoc

Ta sama silna wola i poczucie niezależności, które pomagają właścicielom firm budować swoją wizję, mogą również sprawić, że niechętnie będą szukać pomocy. Jednak specjaliści finansowi są często potrzebni do rozwiązywania problemów. Czasami przetrwanie firmy wymaga, aby właściciel przyznał się do porażki i zatrudnił profesjonalistę, takiego jak biegły księgowy.

Zobacz także: How to Increase Sales in Retail – The Ultimate Guide

Growth Analysis

Mogłoby się wydawać, że szybki wzrost jest zawsze dobrą rzeczą dla małych firm. Jednak często rosną one zbyt szybko, zwłaszcza gdy właściciele stają się przytłoczeni wczesnym sukcesem. To naturalne, że dobrze zarządzana firma się rozwija, ale ważne jest również, aby wiedzieć, dlaczego się rozwija, zwłaszcza jeśli robi to bardzo szybko. Wzrost może czasami powodować większe problemy, takie jak poniższe, które mogą spowodować ogromne problemy w dół linii.

Arbitralny wzrost

Rozwój powinien być oparty na solidnej ocenie finansowej, a nie na osobistym pragnieniu właściciela, aby to zrobić. Ten rodzaj zbyt szybkiej ekspansji może sprawić, że firmy wykorzystają okazję rynkową, nawet jeśli brakuje im kapitału niezbędnego do odniesienia sukcesu. Niedokapitalizowanie podczas ekspansji jest jedną z najczęstszych przyczyn niepowodzenia małej firmy.

Niezdolność do zarządzania procesami biznesowymi

Szybka ekspansja może spowodować, że menedżerowie będą zmagać się z tworzeniem nowych procesów, aby poradzić sobie ze zwiększonym obciążeniem pracą, często do tego stopnia, że zaniedbują podstawowe funkcje biznesowe. Małe firmy często mają tylko jednego lub dwóch menedżerów, co może zwiększyć ryzyko porażki, jeśli menedżerowie ci nie potrafią szybko stworzyć nowych procesów lub się do nich dostosować. Rozwijająca się firma musi mieć również czas na zatrudnienie i utrzymanie wykwalifikowanego personelu.

Narzędzia wewnętrzne nie nadążają

Aby działać sprawnie, firma musi być w stanie uzyskać informacje na temat budżetowania, przepływu gotówki i wzrostu sprzedaży w odpowiednim czasie i w skuteczny sposób. Gwałtowny wzrost biurokracji, np. spotkań i notatek, może wskazywać na potrzebę zastosowania lepszego rozwiązania do zarządzania projektami lub modernizacji innych narzędzi wewnętrznych, takich jak nowe oprogramowanie księgowe lub marketingowe. Ważne jest również dokładne monitorowanie systemów informatycznych w tym okresie, aby upewnić się, że zapotrzebowanie na ich usługi nie przekroczyło ich możliwości.

Wzrastające koszty ogólne

Szybkiemu wzrostowi często towarzyszy bezpośredni wzrost kosztów operacyjnych, który może zniwelować marżę zysku firmy. Proces ten może znacznie utrudnić finansowanie w czasie, gdy jest ono najbardziej potrzebne. Zwiększone koszty ogólne mogą również utrudnić spełnienie wymagań płacowych, powodując, że pracownicy będą się obijać lub całkowicie zrezygnują z pracy. Bez wystarczająco dużego zespołu, aby poradzić sobie ze zwiększonym nakładem pracy, jest bardzo prawdopodobne, że Twoja firma upadnie.

Trudności w spłacie kredytów

Mała firma zazwyczaj musi zaciągać kredyty podczas fazy ekspansji, ale obsługa tych kredytów może szybko pochłonąć przepływ gotówki. Co więcej, rozwijające się firmy mają problemy z zarządzaniem należnościami, pomimo zwiększonej sprzedaży. Wynikające z tego problemy finansowe mogą prowadzić do upadku małych firm.

Utrzymywanie niewłaściwych pracowników

Właściciele małych firm często tracą kontakt z kluczowymi pracownikami, którzy prowadzili firmę podczas fazy wzrostu, a ci odchodzą w poszukiwaniu lepszych możliwości. Co więcej, faza szybkiego wzrostu może spowodować, że firma straci koncentrację i zatrzyma bezproduktywnych pracowników.

Przesadna zależność od partnerów

Przedsiębiorstwa często polegają na bardzo małej liczbie kluczowych partnerów, gdy się rozwijają, w tym klientów, pożyczkodawców i dostawców. Jeśli któremuś z tych partnerów coś się stanie (np. zakończy działalność), może to poważnie sparaliżować rozwój firmy. Dla małych firm szczególnie ważna jest dywersyfikacja linii produktów, rynków i kanałów dystrybucji w okresie wczesnego wzrostu, kiedy margines błędu jest niewielki.

Zarządzanie przepływami pieniężnymi

Większość firm działa dziś na zasadzie „kup teraz, zapłać później”, co sprawia, że zarządzanie przepływami pieniężnymi (CFM) jest krytycznym elementem codziennych operacji. Jednak traktowanie CFM jako funkcji księgowej ogranicza jego możliwości. Może ona również pomagać właścicielom firm w podejmowaniu decyzji związanych z różnymi kwestiami finansowymi, takimi jak:

• Terminowość regulowania zobowiązań
• Krótkoterminowekrótkoterminowe potrzeby finansowe
• Harmonogram dużych zakupów
• Ceny
• Przewidywanie zapotrzebowania na gotówkę
• Analiza należności i zobowiązań
• Kontrola kosztów i długów

Monitorowanie przepływów pieniężnych

Prowadzenie dobrze prosperującego przedsiębiorstwa wymaga dokładnego zrozumienia jego przepływów pieniężnych. Monitorowanie i analiza przepływów pieniężnych daje także szerszy obraz działalności przedsiębiorstwa, wykraczający poza kontrolę nad jego codziennymi operacjami. Dzięki temu można zidentyfikować potencjalne problemy i skorygować je, zanim staną się poważne.

Przewidywanie zapotrzebowania na gotówkę

Przewidywanie przyszłego zapotrzebowania na gotówkę jest również istotne ze względu na dalekosiężny wpływ, jaki przepływy pieniężne mają na przedsiębiorstwo. Inteligentny system prognozowania przepływów pieniężnych pozwala właścicielowi na dokładne monitorowanie zobowiązań i należności. Skuteczne zarządzanie należnościami jest konieczne, ponieważ w zależności od branży firma może czekać od czterech do sześciu tygodni, zanim otrzyma zapłatę za swoje produkty i usługi. Należności powinny być traktowane priorytetowo w zależności od pilności ich uzyskania w określonym terminie. Ta strategia pozwala właścicielowi małej firmy określić, czy dana należność jest krytyczna dla dokonania krótkoterminowych wydatków, takich jak zatrudnienie dodatkowego personelu lub tymczasowe zwiększenie zapasów na sezon wakacyjny.

Kontrola kosztów i długów

Kluczem do kontroli kosztów i długów jest zapewnienie, że przychody zawsze przewyższają koszty. Ta strategia często wymaga od właściciela firmy ustalenia priorytetów długów, aby określić, które z nich należy zapłacić w pierwszej kolejności. Na przykład, listy płac powinny mieć najwyższy priorytet, ponieważ pracownicy, którzy nie otrzymują wynagrodzenia, mają tendencję do odchodzenia z pracy. Dostawcy powinni być opłacani w następnej kolejności, zwłaszcza jeśli są to dostawcy lokalni. Krótkoterminowe ujemne przepływy pieniężne są również dobrym powodem do korzystania z istniejącej linii kredytowej.

Sprawozdania finansowe obejmują bilans firmy, rachunek przepływów pieniężnych i rachunek zysków i strat. Niektóre firmy udostępniają również zestawienia kapitału własnego. Sprawozdania finansowe powinny być publikowane co najmniej raz w roku, chociaż SBO szybko rozwijających się firm mogą preferować miesięczne lub kwartalne sprawozdania.

Mamy nadzieję, że ten post pomógł Ci zrozumieć znaczenie planowania i monitorowania postępów w kierunku celów wzrostu. Zwłaszcza, że pomoże to zapobiec zbyt szybkiej ekspansji firmy, która jest częstą przyczyną niepowodzeń. Istotne jest również analizowanie wzrostu firmy, aby upewnić się, że rozwija się ona z właściwych powodów. Wreszcie, należy uważnie monitorować przepływy pieniężne, ponieważ jest bardzo prawdopodobne, że w fazie rozruchu będziemy mieli ujemne przepływy pieniężne. Jak staraliśmy się wyjaśnić, proces zarządzania wzrostem, szczególnie jeśli jest on gwałtowny, nie jest łatwy. Ale z poświęceniem, determinacją i dbałością o szczegóły, osiągniesz sukces.

Zobacz także: Your Foolproof Strategy to Forecasting Retail Sales