Jak przygotować budżet gotówkowy

Biblioteka cyfrowa > Pozyskiwanie i zarządzanie finansami >Budżetowanie „Jak przygotować budżet gotówkowy”

Na swoim najbardziej podstawowym poziomie, budżet jest planem dla właścicieli i menedżerów, aby osiągnąć swoje cele dla firmy w określonym czasie. Naucz się podstawowych pojęć związanych z budżetem gotówkowym i oceń swój budżet z miesiąca na miesiąc.

CO SIĘ OCZEKUJE

Ten Business Builder wprowadzi Cię w podstawowe pojęcia związane z budżetem gotówkowym i nakreśli kroki niezbędne do przygotowania budżetu gotówkowego dla Twojej firmy. Pokaże również, jak oceniać budżet z miesiąca na miesiąc. Niniejszy Business Builder zakłada, że rachunek zysków i strat oraz bilans zostały przygotowane dla Twojej firmy. Informacje zawarte w tych sprawozdaniach finansowych są integralną częścią tworzenia budżetu. Bez tych informacji ten Business Builder może nie być tak pomocny, jak mógłby być.

CO POWINIENEŚ WIEDZIEĆ PRZED ROZPOCZĘCIEM DZIAŁALNOŚCI

Na swoim najbardziej podstawowym poziomie, budżet jest planem. Jest to plan dla właścicieli i menedżerów, aby osiągnąć swoje cele dla firmy w określonym okresie czasu.

Przygotowanie budżetu pieniężnego jest ważnym zadaniem zarządzania. Podczas gdy niektóre małe firmy mogą być w stanie przetrwać przez pewien czas bez budżetowania, bystrzy właściciele firm zdają sobie sprawę z jego znaczenia. Budżet gotówkowy może uchronić firmę przed brakiem przygotowania do sezonowych wahań w przepływie gotówki lub przygotować firmę do skorzystania z nieoczekiwanych rabatów ilościowych od dostawców.

Podczas gdy istnieją inne rodzaje budżetów, które można przygotować, takie jak przewidywane lub pro forma sprawozdania finansowe, budżet gotówkowy jest planem zarządzania dla najważniejszego czynnika rentowności firmy – jej pozycji gotówkowej. Pozycja gotówkowa firmy określa, jak dostawcy zostaną zapłacone, jak bankier odpowie na prośbę o pożyczkę, jak szybko firma może się rozwijać, jak również bezpośrednio wpływa na dywidendy, wzrost kapitału własnego i rentowność.

Wiele małych firm uważa, że pomocne jest przygotowanie miesięcznych budżetów gotówkowych i analizowanie wszelkich różnic między kwotami budżetowanymi i rzeczywistymi w skali miesiąca. Umożliwia to właścicielom małych firm i menedżerom utrzymanie się na szczycie wszelkich nieoczekiwanych zastosowań gotówki.

Uwaga na…Tworzenie budżetu gotówkowego wymaga dokonania szacunków (lub najlepszych przypuszczeń) dotyczących wielu różnych aspektów Twojej firmy i środowiska, w którym działa. Przyszła sprzedaż będzie zależała od wielu czynników, z których nie najmniej ważnym jest konkurencja, lokalny klimat gospodarczy oraz wewnętrzne działania i możliwości firmy. Ponadto, po oszacowaniu sprzedaży, należy również określić potencjalne koszty. Ważną rzeczą, o której należy pamiętać podczas dochodzenia do tych liczb jest to, że doświadczenie z przeszłości jest ważne, ale także intuicja. Szacunki, które będziesz musiał opracować muszą być oparte na rzeczywistości, a jednocześnie zawierać dozę kreatywności i, jeśli to uzasadnione, optymizmu.

Istnieją budżety, inne niż budżet gotówkowy, które są ważne dla Twojej firmy. Jednak budżet gotówkowy jest dobrym pierwszym krokiem, jeśli jesteś nowy w budżetowaniu.

Budżet gotówkowy nie może być tworzony w próżni. Przed i podczas procesu budżetowania, właściciele firm muszą konsultować się z menedżerami liniowymi, dostawcami i kluczowym personelem, aby jak najlepiej odgadnąć związek pomiędzy celami na dany okres i ich wpływem na wpływy i wydatki gotówkowe.

Dlaczego warto przygotować budżet gotówkowy?

Budżet gotówkowy jest ważny z wielu powodów. Po pierwsze, pozwala na podejmowanie decyzji zarządczych dotyczących pozycji gotówkowej (lub rezerwy gotówkowej). Bez tego rodzaju monitoringu, jaki narzuca proces budżetowania, możesz być nieświadomy cyklu przepływu gotówki przez Twoją firmę. Na koniec roku lub cyklu biznesowego, seria miesięcznych budżetów gotówkowych pokaże Ci, ile gotówki wpływa do Twojej firmy i jak jest ona wykorzystywana. Sezonowe fluktuacje staną się jasne.

Budżet gotówkowy pozwala również na ocenę i planowanie potrzeb kapitałowych. Budżet gotówkowy pomoże ocenić, czy w cyklu operacyjnym występują okresy, w których mogą być potrzebne krótkoterminowe pożyczki. Pomoże on również ocenić potrzeby w zakresie pożyczek długoterminowych. Zasadniczo, budżet gotówkowy jest narzędziem planowania decyzji zarządczych.

JAK TWORZYĆ BUDŻET PIENIĘŻNY

Są trzy główne składniki niezbędne do tworzenia budżetu gotówkowego. Są to:

• Okres czasu
• Pożądana pozycja gotówkowa
• Oszacowana sprzedaż i wydatki

Okres czasu

Pierwszą decyzją, jaką należy podjąć podczas przygotowywania budżetu gotówkowego, jest określenie okresu czasu, dla którego budżet będzie obowiązywał. To znaczy, czy przygotowujesz budżet na następne trzy miesiące, sześć miesięcy, dwanaście miesięcy czy jakiś inny okres? W tym Business Builderze, będziemy przygotowywać budżet na 3 miesiące. Jednak podane instrukcje mają zastosowanie do każdego okresu czasu, który możesz wybrać.

Pozycja gotówkowa

Wysokość gotówki, którą chcesz mieć pod ręką, będzie zależeć od charakteru Twojej firmy, przewidywalności należności i prawdopodobieństwa szybko pojawiających się okazji (lub niefortunnych zdarzeń), które mogą wymagać od Ciebie posiadania znacznej rezerwy gotówki.

Możesz chcieć rozważyć swoją rezerwę gotówkową w kategoriach pewnej liczby dni sprzedaży. Proces budżetowania pomoże Ci określić, czy na koniec okresu posiadasz odpowiednią rezerwę gotówki.

Oszacowanie sprzedaży i wydatków

Podstawową koncepcją budżetu gotówkowego jest oszacowanie wszystkich przyszłych wpływów i wydatków gotówkowych, które będą miały miejsce w danym okresie czasu. Najważniejszym szacunkiem jest jednak szacunkowa wartość sprzedaży. Jeśli wzrost sprzedaży, na przykład o 10 procent, jest pożądany i oczekiwany, różne inne rachunki muszą być dostosowane w budżecie. Surowce, zapasy i koszty sprzedanych towarów muszą być skorygowane, aby odzwierciedlić wzrost sprzedaży. Ponadto, należy zadać sobie pytanie, czy jakiekolwiek dodatki muszą być wykonane do sprzedaży lub kosztów ogólnych i administracyjnych, lub może zwiększona sprzedaż może być obsługiwane przez obecny nadmiar mocy produkcyjnych? Ponadto, jak wzrost sprzedaży wpłynie na płace i wydatki na nadgodziny?

Zamiast zwiększania każdej pozycji wydatków o 10 procent, należy poważnie rozważyć pewne korzyści skali, które mogą się rozwijać. Innymi słowy, być może dostawca oferuje rabat, jeśli zwiększysz ilości, w których kupujesz pewną pozycję lub, być może, wzrost sprzedaży może być łatwo dostosowany przez obecną siłę sprzedaży; wszystkie te rodzaje rozważań muszą być brane pod uwagę przed rozpoczęciem budżetowania. Każdy rodzaj wydatków (wykazany w rachunku zysków i strat) musi zostać oceniony pod kątem możliwości jego zwiększenia lub zmniejszenia. Szacunki powinny być oparte na doświadczeniu w prowadzeniu firmy oraz na celach firmy w okresie, na który tworzony jest budżet. Jako minimum należy rozważyć następujące kategorie oczekiwanych wpływów gotówkowych i oczekiwanych płatności gotówkowych:

• Saldo gotówki:
• Przewidywane wpływy gotówkowe
• Sprzedaż gotówkowa
• Wpływy należności
• Pozostałe przychody
• Przewidywane wydatki gotówkowe:
• Surowce (zapasy)
• Płace
• Inne wydatki bezpośrednie:
• Reklama
• Wydatki na sprzedaż
• Koszty administracyjne
• Wydatki na fabryki i sprzęt
• Inne płatności

Poniżej znajduje się opis każdej pozycji wiersza:

Saldo gotówki. Saldo gotówki to gotówka w ręku. Obejmuje to, co jest na rachunkach czekowych, rachunkach oszczędnościowych, petty cash i wszelkich innych kont gotówkowych, które możesz mieć.

Sprzedaż gotówki. Po osiągnięciu bazowej wielkości sprzedaży gotówkowej, musi ona zostać skorygowana o wszelkie rabaty handlowe lub inne oraz o ewentualne zwroty. Jak stwierdzono wcześniej, bazowy poziom sprzedaży (i należności) zostanie określony przez prognozy firmy, cele i doświadczenia z przeszłości.

Odzyskiwanie należności. Po bazowy poziom należności jest ustalona (w oparciu o prognozy sprzedaży), to musi być dostosowane do odzwierciedlają kwotę, która będzie rzeczywiście wypłacane w okresie czasu. Typowa korekta dla małej firmy może polegać na założeniu, że 90 procent należności zostanie zebrane w kwartale, w którym nastąpiła sprzedaż, 9 procent zostanie zebrane w kolejnym kwartale, a 1 procent pozostanie nieściągalny. Oczywiście, doświadczenie z przeszłości będzie najbardziej wiarygodnym wskaźnikiem dla dokonania tych korekt.

Inne dochody. Na Twoją pozycję gotówkową może mieć pozytywny wpływ dochód inny niż ten uzyskany ze sprzedaży. Być może istnieją inwestycje, dywidendy lub spodziewane pożyczki, które będą wprowadzać gotówkę do firmy w danym okresie czasu. Tego typu źródła gotówki są określane jako „inne przychody”.

Przewidywane wydatki gotówkowe:

• Surowce (zapasy).

Dla małych firm detalicznych i producentów, największym wydatkiem gotówkowym jest zazwyczaj kwota wydana na zapasy lub surowce. Ponownie, doświadczenie z przeszłości będzie najlepszym wskaźnikiem przyszłych nakładów gotówkowych. Nie zapominaj jednak o uwzględnieniu wszelkich niezbędnych podwyżek, aby nadążyć za przewidywaną sprzedażą. Możesz również skonsultować się ze swoimi dostawcami, czy spodziewane są jakiekolwiek zmiany cenowe.

• Płace.

Wynagrodzenia są zazwyczaj drugą co do wielkości pozycją wydatków w okresie rozliczeniowym. Nie zapomnij uwzględnić szacunków dla wszystkich odpowiednich podatków lokalnych, stanowych i federalnych.

• Inne wydatki bezpośrednie.

Użyj tej pozycji dla każdego dodatkowego wydatku, który nie mieści się wygodnie w innych pozycjach. Jeśli dokonujesz płatności z tytułu pożyczki, uwzględnij ją tutaj.

• Reklama.

Rola reklamy różni się w zależności od rodzaju działalności. Jeśli przewidujesz wzrost sprzedaży, czy istnieje towarzysząca kampania marketingowa lub reklamowa? Koszty te muszą być ujęte w budżecie. Uwzględnij wszelkie wydatki na druk (broszury, ulotki, reklamy w gazetach), radio lub inne usługi reklamowe.

• Wydatki na sprzedaż.

Typowe wydatki na sprzedaż obejmują pensje i prowizje dla personelu sprzedaży oraz wydatki na biuro sprzedaży. Jednakże ta pozycja może również obejmować wszelkie podróże lub inne wydatki związane ze sprzedażą, które nie zostały uwzględnione gdzie indziej.

• Wydatki administracyjne.

Są tu uwzględnione ogólne wydatki biurowe. Będzie to obejmować media, telefon, kopiowanie i codzienne wydatki biurowe. O ile nie szykują się duże zmiany, poprzednie doświadczenia poprowadzą Cię w ocenie przyszłych wydatków administracyjnych.

• Zakłady i wyposażenie.

Płatności gotówkowe za pożyczki na wyposażenie, kredyty hipoteczne, naprawy lub inne utrzymanie powinny być włączone tutaj. Doświadczenie z przeszłości będzie, ponownie, Twoim przewodnikiem.

• Inne płatności.

Jeśli istnieją jakiekolwiek płatności gotówkowe, których spodziewasz się dokonać, a które nie są ujęte w powyższym wykazie, uwzględnij je tutaj. (Jeśli są one powtarzalne, można rozważyć dodanie oddzielnej pozycji). Jednak zazwyczaj płatności odsetek i podatki spadają tutaj.

Oto przykład budżetu gotówkowego dla małej firmy:

BUDŻET PIENIĘŻNY MAŁEJ FIRMY
Za trzy miesiące kończące się 31 marca 200x

PozycjaJanFebMarchPoczątkowe saldo gotówkowe15,000-13,50020,000 Oczekiwane wpływy gotówkowe: Sprzedaż gotówkowa 20.00025.00030.000Odbiór należności45.00055.00070.000Pozostałe przychody005.000Razem zebrane środki pieniężne80.00066.500125.000 Oczekiwane płatności gotówkowe: Surowce (lub zapasy)50,00011,0005,000Płace10,40010,400Pozostałe wydatki bezpośrednie2,0002,000Reklama10,00000Koszty sprzedaży6,0008,0006,000Koszty administracyjne4,5004,5004,500Nakłady i wyposażenie10,00010,00010,000Inne płatności600600600Razem wydatki gotówkowe93,50046,50038,500Nadwyżka (lub deficyt)gotówkowy -13,500*20,000*86,500

* Końcowy stan gotówki staje się początkowym stanem gotówki na następny okres.

Krok 1: Stwórz budżet gotówki dla swojej firmy na okres trzech miesięcy.

JAK ANALIZOWAĆ BUDŻET GOTÓWKOWY

Przygotowanie budżetu gotówki jest tylko pierwszym krokiem w kierunku dobrego zarządzania finansami. Następnym krokiem jest analiza, aby zobaczyć, jak blisko firma wykonuje do oczekiwań. Czy wystąpiły jakieś niespodziewane wypływy gotówki? Jeśli tak, to czy pozycja finansowa firmy jest poważnie zagrożona?

Prostą metodą monitorowania budżetu gotówkowego jest comiesięczne sporządzanie raportu budżet-versus-actual z rzeczywistych i budżetowanych wydatków. Tego typu raport składa się z trzech kolumn. Pierwsza kolumna pokazuje kwoty zapisane w budżecie, druga kolumna pokazuje rzeczywiste wyniki firmy, a trzecia kolumna pokazuje różnicę w procentach.

Poniżej znajduje się przykładowy raport budżetowy na koniec miesiąca dla fikcyjnej firmy Turtle Company.

Budget Versus Actual Report
For May 200x

ItemBudgetActualVarianceCash balance 5,0005,0000% Cash Receipts: Sprzedaż gotówkowa20.00022.000110%Odbiór należności15.00013.50090%Pozostałe przychody00 Razem gotówka40.00040.500101%Płatności gotówkowe: Surowce (lub zapasy)15,00015,000100%Płace7,2009 400130%Inne wydatki bezpośrednie500500100%Reklama5001,000200%Koszty sprzedaży1,5001,40093%Koszty administracyjne500500100%Nakłady i wyposażenie5,0007,500150%Pozostałe płatności00 Razem wydatki gotówkowe30 20035 300116%Nadwyżka (lub deficyt)gotówkowy9 8005 20053%

Jak widać, wydatki gotówkowe na płace, reklamę oraz maszyny i urządzenia przekroczyły kwoty zapisane w budżecie firmy Żółw. Ponieważ jednak firma analizuje te dane co miesiąc, można dokonać zmian, zanim zwiększone wydatki staną się niemożliwe do opanowania. Użycie raportu budżet vs. rzeczywisty raport pozwala właścicielom wskazać, jak rzeczywiste wpływy i wypływy gotówki różnią się od oczekiwań i dokonać korekt.

Krok 2: Jeśli dane są dostępne, skonstruuj budżet vs. rzeczywisty raport dla swojej firmy.

KONKLUZJA

Ten Business Builder skupia się na tworzeniu budżetu gotówkowego dla Twojej firmy. Podczas gdy istnieje kilka innych rodzajów budżetów, które można przygotować, właściciele małych firm powinni zwracać baczną uwagę na swoją pozycję gotówkową i stworzyć budżet gotówkowy dla swojej firmy. Przygotowanie miesięcznego raportu budżet vs. rzeczywisty da właścicielom małych firm informacje, których potrzebują, aby podjąć ważne decyzje dotyczące pozycji gotówkowej ich firmy.

CHECKLISTA

___ Czy podczas przygotowywania budżetu gotówkowego, pamiętałeś, aby końcowe saldo gotówkowe było początkowym saldem gotówkowym dla następnego okresu?

___ Czy szacując wydatki gotówkowe pamiętałeś o uwzględnieniu dodatkowych materiałów, robocizny lub innych wydatków związanych z przewidywaną sprzedażą?

___ Czy Twój cel sprzedażowy na dany okres jest realistyczny?

___ Czy pamiętałeś o skorygowaniu należności o ewentualne nieściągalne kwoty?

___ Czy wydatki na płace uwzględniają podatki?

ŹRÓDŁA

Książki

Financial Decisionmaking: A CPA/Attorney’s Perspective autorstwa David L. Fraley. (PSI Research/Oasis Press, 1998).

Fundamentals of Financial Management, 11th ed. by James C. Van Horne and John Martin Wachowicz. (Prentice Hall, 2001).

Handbook of Budgeting, 4th ed. by Robert Rachlin. (Wiley, 2000).

Handbook of Financial Analysis for Corporate Managers, Revised ed. by Vincent Muro. (AMACOM, 1998).

Pisarz: E. Bond

.