Jak poprawić swoje pisanie w biznesie

Prawdopodobnie piszesz w pracy cały czas: propozycje dla klientów, notatki dla kierownictwa wyższego szczebla, ciągły strumień e-maili do kolegów. Ale jak możesz zapewnić, że Twoje teksty są tak jasne i skuteczne, jak to tylko możliwe? Jak sprawić, by Twoje komunikaty się wyróżniały?

Co mówią eksperci
Zapracowani menedżerowie z niewielką ilością czasu mogą myśleć, że poprawa jakości pisania jest żmudnym, a nawet niepoważnym ćwiczeniem. Ale wiedza, jak ułożyć interesujące i inteligentne zdanie, jest niezbędna do skutecznej komunikacji, wygrywania interesów i wyróżniania się. Jak powiedział Marvin Swift, „jasne pisanie oznacza jasne myślenie” – powiedziała Kara Blackburn, starszy wykładowca komunikacji menedżerskiej w MIT Sloan School of Management. „Możesz mieć wszystkie wspaniałe pomysły na świecie, a jeśli nie potrafisz się komunikować, nikt ich nie usłyszy”. Na szczęście każdy ma zdolność do doskonalenia się, mówi Bryan Garner, autor książki The HBR Guide to Better Business Writing. Skuteczne pisanie „nie jest darem, z którym się rodzisz”, mówi. „To umiejętność, którą się kultywuje”. Oto, jak pisać prosto, jasno i precyzyjnie.

Pomyśl, zanim napiszesz
Zanim przyłożysz pióro do papieru lub ręce do klawiatury, zastanów się, co chcesz powiedzieć. „Błąd, który popełnia wiele osób, polega na tym, że zaczynają pisać przedwcześnie” – mówi Garner. „Opracowują myśli w trakcie pisania, co sprawia, że ich pismo jest mniej ustrukturyzowane, meandryczne i powtarzalne”. Zadaj sobie pytanie: Co powinni wiedzieć lub myśleć moi odbiorcy po przeczytaniu tego e-maila, propozycji lub raportu? Jeśli odpowiedź nie jest od razu jasna, to znaczy, że działasz zbyt szybko. „Cofnij się i poświęć więcej czasu na zebranie myśli” – radzi Blackburn.

Bądź bezpośredni
Przedstaw swój punkt widzenia od razu na początku. Wiele osób odkrywa, że styl i struktura pisania, które wypracowali w szkole, nie sprawdzają się tak dobrze w świecie biznesu. „Jedną z największych chorób pisma biznesowego jest odkładanie przekazu na środkową część tekstu” – mówi Garner. Przedstawiając najpierw w zwięzły sposób swoją główną ideę, oszczędzasz czas czytelnika i wyostrzasz swój wywód, zanim przejdziesz do większej części tekstu. Pisząc dłuższe notatki i propozycje, Garner sugeruje, aby przedstawić problem i proponowane rozwiązanie w „nie więcej niż 150 słowach” na górze pierwszej strony. „Nabierz wprawy w podsumowywaniu” – mówi. „Jeśli twój otwieracz nie jest dobry, to cały kawałek pisma nie będzie dobry.”

Cięcie tłuszczu
Nie „używaj trzech słów, kiedy wystarczyłoby jedno”, mówi Blackburn. Czytaj swoje teksty krytycznym okiem i upewnij się, że każde słowo ma na celu osiągnięcie większego celu. Wytnij każde niepotrzebne słowo lub zdanie. Nie ma potrzeby mówić na przykład „ogólny konsensus opinii”, kiedy wystarczy „konsensus”. „W momencie, gdy czytelnik poczuje, że tekst jest rozwlekły, zaczyna się wyciszać” – mówi Garner. Sugeruje on usuwanie przyimków (punkt widzenia staje się punktem widzenia); zastępowanie słów z jonami czasownikami czynnościowymi (zapewniona ochrona staje się chroniona); stosowanie skrótów (don’t zamiast do not i we’re zamiast we are); oraz zamianę is, are, was i were z mocniejszymi czasownikami (indicates zamiast is indicative of).

Unikaj żargonu i słów za 10 dolarów
Piśmiennictwo biznesowe jest pełne specyficznych dla branży buzzwordów i akronimów. I chociaż te terminy są czasami nieuniknione i mogą być czasami pomocne jako skróty, często wskazują na leniwe lub zagmatwane myślenie. Wrzuć ich zbyt wiele, a Twój czytelnik założy, że pracujesz na autopilocie – lub, co gorsza, nie zrozumie, co mówisz. „Żargon nie wnosi żadnej wartości dodanej” – mówi Blackburn, ale „jasność i zwięzłość nigdy nie wychodzą z mody”. Garner sugeruje stworzenie „czarnej listy buzzwordów”, na której znajdą się takie słowa, jak „actionable”, „core competency”, „impactful” i „incentivize”. Powinieneś również unikać używania górnolotnego języka. Pisarze często mylnie sądzą, że używanie wielkich słów, gdy wystarczą proste, jest oznaką inteligencji. Tak nie jest.

Czytaj, co piszesz
Postaw się na miejscu czytelnika. Czy Twój wywód jest jasny i dobrze skonstruowany? Czy zdania są proste i zwięzłe? Blackburn sugeruje czytanie fragmentów na głos. „To właśnie wtedy ujawniają się wady: luki w argumentacji, niezgrabne zdania, fragmenty o dwa akapity za długie” – mówi. Nie bój się też poprosić kolegę lub przyjaciela – albo jeszcze lepiej, kilku kolegów i przyjaciół – o zredagowanie swojej pracy. Przyjmij ich uwagi, nie miej do nich pretensji. „Redagowanie jest aktem przyjaźni” – mówi Garner. „To nie jest akt agresji.”

Praktykuj codziennie
„Pisanie to umiejętność”, mówi Blackburn, „a umiejętności doskonalą się wraz z praktyką.” Garner sugeruje codzienne czytanie dobrze napisanych materiałów i zwracanie uwagi na dobór słów, strukturę zdań i przepływ. „Zacznij zwracać uwagę na styl The Wall Street Journal”, mówi. Zainwestuj w przewodnik po stylu i gramatyce – Garner poleca Fowler’s Modern English Usage. Co najważniejsze, wbuduj w swój harmonogram czas na edycję i korektę. „Pisanie i przerabianie własnych tekstów to miejsce, w którym zachodzą zmiany, a to nie jest szybkie” – mówi Blackburn. „Czas ten jest dobrze spędzony, ponieważ dobrzy pisarze wyróżniają się w pracy.”

Zasady, o których należy pamiętać:

Do:

• Zaplanuj, co powiesz, aby twoje pisanie było bardziej bezpośrednie i skuteczne.
• Używaj słów oszczędnie i utrzymuj zdania krótkie i do rzeczy.
• Unikaj żargonu i „wymyślnych” słów. Dąż do jasności zamiast tego.

Nie:

• Argumentuj, że po prostu nie potrafisz pisać. Każdy może stać się lepszym pisarzem dzięki praktyce.
• Uważaj, że twój pierwszy projekt jest doskonały, a nawet zdatny. Każdy dokument można poprawić.
• Zakop swoje argumenty. Przedstaw swoją główną myśl tak szybko, jak to możliwe.

Studium przypadku #1: Nie bój się dzielić
Kiedy David McCombie rozpoczął pracę jako konsultant ds. zarządzania w McKinsey & Company, natychmiast zdał sobie sprawę, że styl pisania, który doskonalił w Harvard Law School, nie nadawał się dobrze do komunikacji na szczeblu kierowniczym. „Chodziło o strukturę moich argumentów” – mówi David. „Dostawałem informacje zwrotne, że muszę szybciej przechodzić do rzeczy.”

Przy pisaniu tekstów prawnych lub akademickich „na ogół zaczynasz od budowania sprawy, a główny punkt umieszczasz na końcu”, mówi. „Ale w komunikacji biznesowej najlepiej najpierw zacząć od konkluzji.”

Aby uczynić swoje teksty bardziej bezpośrednimi i skutecznymi, David poprosił kilku starszych kolegów o wszystkie ich poprzednie prezentacje i raporty, aby mógł naśladować kluczowe elementy ich formatu i stylu. Skopiował również ważne e-maile od zaufanych kolegów, którzy byli szczególnie uzdolnieni w komunikacji, i poprosił ich o opinie.

David przeniósł te praktyki do firmy private equity, którą założył w Miami, McCombie Group. „Wysyłam wszystko, co jest ważne do mojego partnera, a on to czyta” – mówi David, dodając, że wie lepiej, niż brać poprawki do siebie. „Rozmawiamy o tym, czy jest lepszy sposób na przekazanie idei, jak możemy być bardziej zwięźli.”

Ulepszanie swojego pisania miało bezpośredni wpływ na zdolność Davida do stania się wpływowym głosem w swojej dziedzinie. Obecnie pisze on książkę na temat niszy rynkowej swojej firmy private equity, The Family Office Practitioner’s Guide to Direct Investments.

„Nawet gdybym od samego początku znał się na dobrym pisaniu o biznesie, myślę, że ciągłe doskonalenie pisania i podnoszenie go na wyższy poziom jest absolutnie kluczem do sukcesu” – mówi David. „Im częściej to robisz, tym łatwiejsze się to staje.”

Studium przypadku #2: Ucz się dobrego pisania
Tim Glowa zbudował już udaną karierę jako konsultant ds. marketingu strategicznego, kiedy postanowił ustawić swoje ambicje nieco wyżej. „Chciałem być postrzegany jako lider myśli”, mówi Tim, „a żeby to osiągnąć, musiałem mieć swój punkt widzenia i musiałem go publicznie przedstawić.”

Wiedział, że tworzenie inteligentnych, łatwych do przyswojenia artykułów op-eds i prac badawczych było kluczem do poprawy jego reputacji zawodowej. Jego pisma były już dobrze odbierane przez kolegów i rówieśników, ale większość jego doświadczenia była zakorzeniona w pisarstwie akademickim. Zaczął więc czytać publikacje biznesowe, takie jak McKinsey Quarterly, w poszukiwaniu stylu. „Studiowałem ich sposób komunikacji” – mówi Tim – „i starałem się, aby moje własne teksty były bardziej bezpośrednie i zwięzłe.”

Włączył również do swojego pisania rytuał tworzenia konspektów. Przed napisaniem raportów i notatek zaczyna od krótkiego zarysu trzech głównych celów. „Nie możesz po prostu zacząć pisać na maszynie i oczekiwać, że dokądś dojdziesz” – mówi. „To tak, jakby iść na spacer i nie wiedzieć, gdzie jest cel.”

Tim, obecnie współzałożyciel firmy zajmującej się analizą marketingową o nazwie Bug Insights, uważa, że te wysiłki uczyniły go bardziej skutecznym komunikatorem, poprawiając nie tylko jego dłuższe pisma, ale także jego e-maile, a nawet wiadomości głosowe. „To przekłada się na praktycznie całą moją komunikację” – mówi. A jego praca znajduje odbiorców. Kilka z jego dokumentów zostało pobranych ponad 100 000 razy, a firma z listy Fortune 50 wykorzystała ostatnio jeden z jego dokumentów w wewnętrznym programie szkoleniowym i rozwojowym.

Tim jest zadowolony ze swoich postępów, ale mówi, że nie zamierza przestać wkładać dodatkowego wysiłku. „Trzeba nad tym pracować” – mówi. „Zawsze, gdy rozwijasz nową umiejętność, musisz się jej uczyć”

.