How to Balance Your Cash Drawer Like a Boss

Balancing your cash drawer is an essential part of your business’s daily routine. Tak jak mycie zębów, powinieneś również codziennie wyważać szufladę kasy.

Jeśli zmagasz się z wyważeniem szuflady kasy, nie jesteś sam. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się jak zrównoważyć szufladę kasową, jak również poznać wskazówki i sztuczki, które pomogą Ci utrzymać szufladę w dobrym stanie.

Co to jest szuflada kasowa?

Przed zagłębieniem się w temat jak zrównoważyć szufladę kasową, musisz poznać kilka podstawowych informacji na jej temat.

Twoja szuflada kasowa, zwana również rejestrem lub kasą, przechowuje gotówkę, monety, czeki i inne wartościowe przedmioty (np, Kupony) w punkcie sprzedaży (POS).

Na koniec każdego dnia, zmiany lub okresu, należy zbilansować szufladę kasową, aby uwzględnić wszystkie przychodzące transakcje. Transakcje obejmują nie tylko gotówkę i czeki, ale również płatności kartą kredytową i napiwki (jeśli dotyczy).

Najlepiej, jeśli przydzielisz wyznaczonych pracowników lub kierowników do bilansowania szuflady gotówkowej. W ten sposób, masz zaufanych pracowników pracujących z przychodzącą gotówką, a nie wiele osób.

Biznesy, które są typowo odpowiedzialne za równoważenie szuflady gotówkowej zawierają:

• Sklepy odzieżowe
• Supermarkety
• Restauracje
• Piekarnie
• Inne sklepy detaliczne

Jak często powinieneś wyważać szufladę gotówkową?

Aby utrzymać księgi tak dokładne jak to tylko możliwe, powinieneś bilansować swoją kasę codziennie lub po każdej zmianie. W ten sposób można szybko (i łatwo) dokonać korekty, jeśli coś się nie zgadza.

Korekta czegoś sprzed kilku dni, tygodnia lub nawet tygodni może być czasochłonna i skomplikowana, ponieważ trzeba się cofnąć i sprawdzić każdy dzień indywidualnie pod kątem błędów. Codzienne bilansowanie pomaga zredukować ból związany ze śledzeniem rozbieżności w szufladach gotówkowych.

Kroki równoważenia szuflady gotówkowej

Jeśli chodzi o równoważenie szuflady gotówkowej, Twoje kroki mogą się różnić od kroków innych firm. Na przykład, większa firma może potrzebować dokonywać wielu wpłat w ciągu dnia. Lub, mniejszy biznes może mieć tylko jedną szufladę do liczenia.

Niezależnie od tego, jak mały lub duży jest Twój biznes, oto cztery kroki, które pozwolą Ci stanąć na właściwej stopie, jeśli chodzi o równoważenie szuflady gotówkowej.

Zdobądź raport POS

Przed rozpoczęciem równoważenia szuflady gotówkowej i rozliczania się z każdego przychodzącego przepływu gotówki, musisz wydrukować lub uzyskać dostęp do raportu POS, który wyszczególnia, ile powinieneś mieć w kasie.

Raport POS rozbije sumy według kategorii, takich jak gotówka, czeki i transakcje kartą kredytową.

Przelicz gotówkę

Gdy już masz pod ręką swój raport POS, czas policzyć gotówkę.

Na początku każdego dnia lub zmiany powinieneś mieć w kasie stałą kwotę pieniędzy, na przykład 100 dolarów. Gwarantuje to, że masz wystarczającą ilość gotówki, aby wydać resztę klientom.

Pod koniec każdej zmiany lub dnia policz gotówkę i zsumuj czeki, rachunki z kart kredytowych i inne transakcje.

Aby uczynić ten proces mniej żmudnym, rozważ zainwestowanie w maszynę liczącą. Dzięki maszynie liczącej nie musisz się martwić o ręczne liczenie gotówki lub reszty.

Pamiętaj również o odjęciu początkowego salda gotówkowego od aktualnego salda gotówkowego (np. odejmij 100$).

Zapisz, ile kasy jest w gotówce, czekach, kuponach, kredytach, itp. Oto przykład, w jaki sposób można śledzić sumy:

.

Po zsumowaniu wpływów z kart kredytowych, czeki, i gotówkę, porównaj sumy z raportem POS. Czy się zgadzają? Jeśli tak, to dobrze trafiłeś! Jeśli nie, masz trochę kopania do zrobienia.

Wyeliminuj rozbieżności

Masz rozbieżności w szufladach gotówkowych? Nie martw się! Zdarza się to właścicielom małych firm przez cały czas.

Większość rozbieżności jest spowodowana błędami ludzkimi, takimi jak wydanie klientowi niewłaściwej reszty lub zgubienie paragonu karty kredytowej.

Podczas bilansowania szuflady kasowej należy zwracać uwagę zarówno na nadwyżki, jak i niedobory. Nadwyżka to sytuacja, gdy w szufladzie znajduje się więcej pieniędzy niż wynika to z raportu kasowego. Niedobór jest wtedy, gdy suma w rejestrze jest krótka.

Skróty mogą oznaczać, że gotówka została zgubiona, skradziona lub policzona nieprawidłowo. Nadwyżka zazwyczaj oznacza, że klienci zostali źle potraktowani.

Próbując rozwiązać problem rozbieżności, wykonaj następujące czynności:

1. Przelicz gotówkę, czeki, kupony, paragony z kart kredytowych itp.
2. Sprawdź, czy w szufladzie i wokół niej oraz w rejestrze nie ma brakujących informacji (np, paragonów)
3. Przeglądaj transakcje POS pod kątem informacji, takich jak transakcje kartą kredytową (jeśli dotyczy)

Upewnij się, że ktoś rejestruje rozbieżności gotówkowe w rachunku zysków i strat małej firmy (P&L). Dodaj linię do swoich zestawień P&L, aby rozliczyć rozbieżności gotówkowe.

Rejestruj transakcje w szufladzie kasowej

Po podliczeniu szuflady i sprawdzeniu wszelkich rozbieżności, zarejestruj transakcje w szufladzie kasowej w swoich księgach.

Podczas rejestrowania sum kasowych, upewnij się, że uwzględniasz saldo początkowe (np. $100). Zarejestruj w swoich księgach każdą gotówkę, kredyt, kredyt sklepowy (jeśli dotyczy), czeki, kupony i inne sprzedaże.

Jeśli występują jakiekolwiek rozbieżności, których nie mogłeś rozwiązać, rozlicz nadwyżki lub niedobory w osobnej kolumnie.

Przyjrzyjrzyj się przykładowi zrównoważonej kasy fiskalnej poniżej:

Więc jak to wygląda, jeśli twój raport POS i twoje zliczenia się nie zgadzają? Spójrzmy na szufladę z pewnymi rozbieżnościami.

Jak widać, w powyższej szufladzie brakuje $17.78 w gotówce i $2.50 w kuponach.

Kasa ma również dodatkowe $12.78 w czekach nie zarejestrowanych w sprzedaży. Gdy sprzedaż czeków jest niższa niż suma zebranych czeków, może to być spowodowane tym, że pracownik zaksięgował transakcję przy użyciu nieprawidłowej metody płatności.

Wskazówki dotyczące bilansowania szuflad

Bilansowanie szuflad gotówkowych nie musi być skomplikowane. Skorzystaj z poniższych wskazówek, aby utrzymać szufladę w jak najlepszym stanie.

Jedna osoba na szufladę

Jeśli chodzi o szufladę gotówkową, im mniej osób ma do niej dostęp, tym lepiej. Rozważ ograniczenie liczby osób, które korzystają z każdej szuflady. Ograniczenia pozwolą Ci uniknąć rozbieżności w szufladach gotówkowych i mogą pomóc Ci uniknąć kradzieży w miejscu pracy.

Ten sam pomysł powinien dotyczyć osoby zarządzającej szufladami gotówkowymi. Ogranicz liczbę osób odpowiedzialnych za liczenie i rozliczanie szuflad gotówkowych w Twoim biznesie.

Przydziel obowiązki

Dla celów rozliczalności, przydziel jednego lub dwóch zaufanych pracowników do równoważenia szuflady (szuflad) gotówkowych. Możesz wyznaczyć jedną osobę do liczenia szuflady, podczas gdy inny pracownik przygotowuje depozyt bankowy. Poproś pracowników, którzy zarządzają szufladami gotówkowymi, aby podpisali raport wskazujący, że zbilansowali szufladę.

Na początku następnego dnia lub następnej zmiany, ponownie przelicz gotówkę w każdej szufladzie, aby zweryfikować, że saldo początkowe jest dokładne. Jeśli Twój biznes używa wielu szuflad, przydziel to zadanie każdemu kasjerowi i każ im policzyć ich indywidualne szuflady.

Użyj raportów sprzedaży

Jeśli masz system POS, nie bój się używać raportów sprzedaży na swoją korzyść. Możesz użyć raportów, aby zobaczyć początkowe, bieżące i końcowe salda szuflady. Raporty sprzedaży mogą pomóc Ci:

• Uniknąć posiadania zbyt dużej ilości gotówki w szufladzie
• Weryfikować, czy klient został oszukany
• Wykryć kradzież pracowniczą

Raporty sprzedaży mogą również dać Ci wgląd w przepływ gotówki w danym dniu. Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda sprzedaż, wyciągnij raport sprzedaży.

Deponuj gotówkę w ciągu dnia

Aby utrzymać szufladę na gotówkę ładną i schludną, rozważ wyczyszczenie jej w ciągu dnia. Jak można to zrobić? Depozyty.

Jeśli zauważysz, że Twoja szuflada przepełnia się w ciągu dnia, dokonuj wielu małych depozytów do sejfu lub banku, aby utrzymać liczbę gotówki w kasie na niskim poziomie. W przeciwnym razie, możesz mieć do czynienia z nieuporządkowaną szufladą i zagubionymi lub skradzionymi pieniędzmi.

Wprowadzaj depozyty w wolniejszych okresach w ciągu dnia. W ten sposób nie będziesz musiał się spieszyć z usuwaniem i liczeniem gotówki.

Zależnie od wielkości twojego biznesu i przychodzącej gotówki, możesz potrzebować dokonywać wielu depozytów w ciągu dnia. Jeśli Twój biznes jest mniejszy, możesz prawdopodobnie pominąć ten krok całkowicie.

Uważaj na stałe rozbieżności

Jeśli zaczynasz zauważać rozbieżności w szufladach gotówkowych raz po raz, coś może być nie tak. Możesz mieć do czynienia z kradzionymi funduszami, jeśli gotówka konsekwentnie nie zgadza się z raportami POS.

Uważaj na wzorce, takie jak rutynowe braki. Na przykład, jeśli zauważysz, że w szufladzie pracownika stale brakuje 20 dolarów, być może trzeba będzie trochę więcej kopać i obserwować.

Potrzebujesz rozliczyć się z przepływu gotówki w szufladzie? Nie ma problemu! Oprogramowanie księgowe Patriot pozwala na łatwe rejestrowanie przychodów i wydatków Twojej firmy. Zacznij od demo z przewodnikiem już dziś!

Lubisz to, co czytasz? Połączmy się, przyjacielu! Polub nas na Facebooku i zacznijmy rozmawiać.

Niniejszy dokument nie jest przeznaczony jako porada prawna; aby uzyskać więcej informacji, proszę kliknąć tutaj.