Elon University

1.0 Cel

Celem tej polityki jest zapewnienie, że usługi poczty elektronicznej (e-mail) Elon pozostają dostępne i niezawodne dla społeczności Uniwersytetu i są wykorzystywane do celów właściwych dla misji Uniwersytetu.

2.0 Zakres

Niniejsze zasady dotyczą wszystkich członków społeczności Elon korzystających z systemu poczty elektronicznej.

3.0 Polityka

3.1 Korzystanie z adresów i kont poczty elektronicznej Elon University

Email Elon jest środkiem oficjalnej komunikacji z osobami, które są członkami społeczności Elon. Jako takie, oficjalne mechanizmy komunikacyjne Uniwersytetu (w tym, ale nie tylko, oficjalne masowe e-mail i kurs e-mail) powinny być regularnie czytane, ponieważ mogą one wpływać na codzienne działania i obowiązki. Listy dystrybucji masowej poczty elektronicznej do wszystkich studentów, wszystkich wydziałów i/lub wszystkich pracowników są zarządzane przez Instructional and Campus Technologies (I&CT) w oparciu o listy obecnych wykładowców i pracowników dostarczone przez Human Resources i obecnych studentów dostarczone przez Registrar’s Office. Nie ma przepisu opt-out dla tych list.

Email jest przywilejem i pewne obowiązki są związane z jego użyciem. Oczekuje się, że wszyscy użytkownicy będą przestrzegać granic przyzwoitości, prawa, etyki, zdrowego rozsądku i dobrego smaku w komunikacji mailowej. Użytkownik Poczty Elektronicznej Elon powinien dbać o swoje konto, nie przechowując dużych plików lub dużej ilości wiadomości e-mail. Aby zapewnić stałą dostępność miejsca na dysku, wiadomości e-mail nie powinny być przechowywane w systemie dłużej niż przez 90 dni. Jeśli konieczne jest przechowywanie wiadomości dłużej niż 90 dni, użytkownik powinien pobrać wiadomość na swój komputer.

Aby zapewnić bezpieczeństwo i ochronę kont poczty elektronicznej, wszystkie hasła muszą być zmieniane raz w roku, ale każdy jest zachęcany do zmiany hasła co 120 dni. Hasło powinno być złożone i trudne do odgadnięcia – patrz polityka haseł Elon University. Użytkownik powinien wykonać kopię zapasową wszystkich ważnych wiadomości i plików, aby zapobiec utracie informacji i powinien natychmiast zgłosić wszelkie obawy dotyczące bezpieczeństwa do Campus Technology Support pod numerem 278-5200.

3.2 Ochrona Usług Komunikacji Elektronicznej

Systemy Elon University skanują przychodzące i wychodzące wiadomości e-mail pod kątem zawartości, która może być określona jako spam. W przypadku znalezienia znaków spamu, wiadomość może zostać oznaczona lub poddana kwarantannie. Elon rutynowo skanuje również całą pocztę elektroniczną w poszukiwaniu wirusów. Skanowanie w poszukiwaniu wirusów może również prowadzić do modyfikacji nagłówków wiadomości e-mail lub dalszych konsekwencji, jak wyjaśniono poniżej.

Ze względu na potencjalnie szkodliwy charakter zawartości wielu wiadomości lub załączników, Instructional & Campus Technologies obecnie:

• Nie dostarcza wiadomości zawierających załączniki, które zostały zidentyfikowane jako robaki przez nasz obecny system antywirusowy.
• Usuwa załączniki, które zostały zidentyfikowane jako zawierające wirusy przez nasz obecny system antywirusowy i zastępuje je plikiem o nazwie „deleted.txt”
• Blokuje wiadomości od zewnętrznych nadawców, którzy nie podają właściwej identyfikacji DNS (Niektórzy spamerzy korzystają z niewłaściwie skonfigurowanych serwerów SMTP, próbując zamaskować swoją prawdziwą tożsamość).

Uniwersytet Elona zastrzega sobie prawo do blokowania innych przychodzących wiadomości e-mail, które wykazują cechy spamu, wirusów, trojanów lub czegokolwiek innego, co mogłoby zagrozić infrastrukturze sieciowej kampusu lub usługom.

Usługi poczty elektronicznej Elona ograniczają również rozmiar przychodzących wiadomości do 15 MB (łącznie z załącznikami).

Uniwersytet Elona jest właścicielem systemu poczty elektronicznej i zastrzega sobie prawo do badania wszelkich wiadomości e-mail lub plików. Administratorzy systemu będą powstrzymywać się od badania poczty elektronicznej i plików, i traktować je jako poufne, chyba że na polecenie prezydenta, Provost, wiceprezydenta ds. biznesu, finansów i technologii lub asystenta wiceprezydenta ds. technologii/CIO.

Outbound Email

– Wszystkie wychodzące wiadomości e-mail muszą być kierowane za pośrednictwem usług przekazywania poczty elektronicznej Uniwersytetu.
– Wiadomości o rozmiarze do 15 MB (w tym załączniki) mogą być wysyłane za pośrednictwem usług pocztowych Elon.

3.3 Prywatność

Informacje osobowe nie powinny być przesyłane elektronicznie za pośrednictwem systemu poczty elektronicznej Uniwersytetu Elon. Informacje osobiste są zdefiniowane jako imię i nazwisko osoby połączone z którymkolwiek z poniższych:

• Numer ubezpieczenia społecznego
• Numer prawa jazdy
• Numer konta finansowego
• Numer karty kredytowej lub debetowej
• Kod bezpieczeństwa lub hasło, które mogłyby zapewnić dostęp do konta finansowego osoby fizycznej

Użytkownicy powinni zachować szczególną ostrożność przy korzystaniu z poczty elektronicznej do przekazywania poufnych lub wrażliwych spraw i nie powinni zakładać, że poczta elektroniczna jest prywatna i poufna. Szczególnie ważne jest, aby użytkownicy uważali, aby wysyłać wiadomości tylko do zamierzonego odbiorcy(ów). Szczególną ostrożność należy zachować podczas korzystania z poleceń „odpowiedz” lub „odpowiedz wszystkim” podczas korespondencji e-mailowej.

3.4 Niewłaściwe wykorzystanie poczty elektronicznej

Usługi poczty elektronicznej Elon University nie mogą być wykorzystywane do wysyłania komercyjnych lub niezamówionych wiadomości masowych. Nie mogą być używane do wysyłania wiadomości (takich jak duże ilości wiadomości e-mail lub wyjątkowo duże indywidualne wiadomości e-mail) z zamiarem zakłócenia pracy serwera lub indywidualnego konta na serwerze.

Aby chronić dostępność usług poczty elektronicznej w Elon, użytkownicy powinni powstrzymać się od wysyłania łańcuszków, kartek świątecznych lub podobnych rzeczy do więcej niż kilku osób. Nieautoryzowane wiadomości wysyłane do dużych grup mogą mieć niekorzystny wpływ na usługi poczty elektronicznej. Jeśli użytkownik ma pytania dotyczące wysyłania wiadomości do dużej dystrybucji, powinien skonsultować się z przełożonym lub skontaktować się z asystentem wiceprezesa ds. technologii.

Poniżej znajduje się niewyczerpująca lista przykładów nadużyć związanych z pocztą elektroniczną:

• Nadmierne wykorzystanie osobiste
• Ingerencja w korzystanie z poczty elektronicznej przez inne osoby
• Umysłowy nieautoryzowany dostęp do poczty elektronicznej innych osób
• Wysyłanie „spamów”, listów łańcuszkowych, bomb listowych lub jakichkolwiek innych rodzajów szeroko zakrojonej dystrybucji niechcianych wiadomości e-mail
• Fałszowanie wiadomości e-mail
• Sprawianie wrażenia, że reprezentuje się Uniwersytet, chyba że jest się do tego upoważnionym
• Wykorzystywanie poczty elektronicznej do działalności komercyjnej
• Wysyłanie obraźliwych lub obelżywych wiadomości
• Prowadzenie działań niezgodnych z prawem
• Spoofing, fałszowanie, zmienianie lub usuwanie nagłówków poczty elektronicznej jest również zabronione
• Nie wolno używać konta innego użytkownika

Natychmiast zgłaszać wszelkie problemy z pocztą elektroniczną do działu pomocy technicznej Campus Technology Support pod adresem [email protected] lub pod numerem telefonu (336) 278-5200. Naruszenia należy zgłaszać administratorowi systemu pod adresem [email protected] lub asystentowi wiceprezesa ds. technologii/CIO.

Naruszenie tej lub jakiejkolwiek innej polityki Elon University może skutkować postępowaniem dyscyplinarnym, do zawieszenia lub rozwiązania umowy włącznie.

.