Electronic Data Interchange (EDI)

EDI (Electronic Data Interchange) to przekazywanie danych z jednego systemu komputerowego do drugiego przez standardowe formatowanie wiadomości, bez potrzeby interwencji człowieka. EDI pozwala wielu firmom – być może w różnych krajach – na elektroniczną wymianę dokumentów. Dane mogą być wymieniane poprzez łącza szeregowe i sieci peer-to-peer, chociaż większość wymian obecnie opiera się na Internecie dla łączności.

Komunikat EDI zawiera ciąg elementów danych, z których każdy reprezentuje pojedynczy fakt, taki jak cena, numer modelu produktu, i tak dalej, oddzielony delimiterem. Cały ciąg nazywany jest segmentem danych. Jeden lub więcej segmentów danych obramowanych nagłówkiem i zwiastunem tworzy zestaw transakcji, który jest jednostką transmisji EDI (odpowiednikiem komunikatu). Zestaw transakcji często składa się z tego, co zwykle byłoby zawarte w typowym dokumencie biznesowym lub formularzu.

Przesyłając dokument EDI, obie strony lub partnerzy handlowi muszą przestrzegać tego samego zestawu reguł. Standardy te określają, gdzie i w jaki sposób informacje z dokumentu zostaną znalezione. Oprogramowanie tłumaczące przetwarza informacje w różny sposób dla wysyłanych i odbieranych wiadomości i przeprowadza pełny audyt każdego kroku, aby upewnić się, że informacje są wysyłane lub odbierane w formacie EDI. Kiedy translator na komputerze odbierającym czyta dokument, wie gdzie znaleźć np. nazwę firmy kupującego, numer zamówienia, pozycje zakupu i cenę. Informacje te są następnie przesyłane do systemu wprowadzania zamówień odbiorcy bez konieczności ręcznego wprowadzania zamówień.

EDI ma zastosowanie do dokumentów takich jak zamówienia zakupu, faktury, zawiadomienia o wysyłce i raporty sprzedaży komisowej, a także inne ważne lub niejawne informacje. Na przykład, firma ubezpieczeniowa może sprawdzić, czy wnioskodawca posiada prawo jazdy poprzez wymianę EDI.

EDI jest głównie używany przez duże firmy, aby mieć jednolity system przetwarzania, umożliwiający wydajność. Koszty, szybkość, dokładność i wydajność to główne zalety EDI. System jest kosztowny we wdrożeniu i zwykle wymaga pomocy konsultanta specjalizującego się w tej dziedzinie.

EDI konkuruje z XML, który opiera się na znacznikach do organizowania danych. Może również konkurować z interfejsami programowania aplikacji – kodem, który pozwala dwóm programom na komunikację. Choć podobny do EDI, interfejs API nie ma standardu dla użytkowników, co utrudnia różnym firmom wymianę informacji za pośrednictwem interfejsów API.

Używanie systemów EDI eliminuje potrzebę — a co za tym idzie koszty — drukowania, archiwizowania, przechowywania, wysyłania i odzyskiwania dokumentów papierowych. Celem jest pozbycie się papieru i umożliwienie wszystkim pracy z tą samą fakturą, aby informacje były łatwo przetwarzane i odczytywane.

Niektórzy użytkownicy, tacy jak lekarze przesyłający informacje dotyczące opieki zdrowotnej, mogą uważać EDI za bardziej uciążliwe niż papier, ale standaryzacja i elektroniczna konwersja opłaca się na dłuższą metę.

Automatyzacja zadań opartych na papierze poprawia jakość danych, a transakcje są wymieniane w ciągu sekund lub minut zamiast dni lub tygodni. EDI zwalnia czas pracowników, którzy mogą pracować nad ważniejszymi zadaniami. Dane krytyczne dla biznesu są przesyłane na czas i śledzone w czasie rzeczywistym dzięki automatyzacji transferu danych między aplikacjami w całym łańcuchu dostaw.

Różne standardy EDI zaspokajają potrzeby konkretnych branż, regionów lub innych specyfikacji. ANSI ASC X12 (X12) jest rutynowo używany w USA, a EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) jest używany poza USA. Ponadto wiele innych standardów odnosi się do konkretnych branż, takich jak VDA dla niemieckiego przemysłu motoryzacyjnego.

The Data Interchange Standards Association (DISA), firma, która rozwija i rozpowszechnia standardy wymiany elektronicznej w wielu branżach, wspiera ASC X12. X12. Trzy razy w roku członkowie X12 współpracują ze sobą w różnych pionach przemysłu, takich jak finanse i opieka zdrowotna, w celu opracowania nowych wersji standardu.

Systemy EDI

Różne typy EDI są wdrażane w celu dostosowania do potrzeb, możliwości i budżetu firmy — pomoc wielu spójnym partnerom biznesowym, wspieranie partnerów na całym świecie lub w innych sytuacjach. Metody obejmują EDI bezpośrednie (punkt-punkt); EDI przez VAN lub dostawcę usług sieciowych EDI; EDI przez E S2; EDI przez FTP/VPN, SFTP lub FTPS; Web i Mobile EDI; oraz outsourcing EDI.

Direct EDI: Z Direct EDI, jedno połączenie jest tworzone między dwoma partnerami biznesowymi. Większe firmy mogą wybrać tę metodę, jeśli mają wiele transakcji z tym samym partnerem dziennie.

EDI przez VAN (sieć wartości dodanej), EDI Network Services Provider: Model ten chroni przedsiębiorstwa przed komplikacjami wynikającymi z obsługi wielu protokołów komunikacyjnych, które są wymagane przy kontaktach z wieloma partnerami biznesowymi. Jest to bezpieczna sieć, w której dokumenty są przesyłane pomiędzy partnerami biznesowymi.

EDI via Applicability Statement version 2 (AS2): Ten protokół komunikacyjny bezpiecznie wymienia dane przez Internet. Dwa komputery (klient i serwer) łączą się w trybie punkt-punkt przez Internet. AS2 jest przesyłany bezpiecznie w kopercie, która wykorzystuje certyfikaty cyfrowe i szyfrowanie.

EDI przez FTP/VPN, SFTPS, FTPS: Protokół transferu plików (FTP) przez wirtualną sieć prywatną (VPN), bezpieczny protokół transferu plików (SFTP) lub bezpieczny protokół transferu plików (FTPS) wymieniają dokumenty przez Internet, łącząc bezpośrednio partnerów biznesowych. Protokoły te szyfrują dane podczas transmisji z jednej firmy do drugiej, aby chronić poufne informacje. Dane są odszyfrowywane po dotarciu na miejsce.

Web EDI: EDI jest kierowany przez przeglądarkę internetową, powielając dokumenty papierowe do formularzy internetowych, które zawierają pola, w których użytkownicy wprowadzają informacje. Następnie są one automatycznie przekształcane w komunikat EDI i wysyłane za pośrednictwem bezpiecznych protokołów internetowych.

Mobile EDI: Ta metoda umożliwia przesyłanie dokumentów za pośrednictwem urządzeń mobilnych.

Usługi zarządzane: Systemy usług zarządzanych zlecają kontrolę dokumentów EDI zewnętrznemu dostawcy.

Potrzeby i procesy biznesowe określają, który system EDI należy wdrożyć. Przed przejściem na EDI w Twojej organizacji, ustal strukturę kierowniczą. Członkowie zespołu powinni mieć doświadczenie w zakresie EDI i zarządzania. Następnie ustal priorytety dotyczące przyjęcia systemu, a potem przeanalizuj, które obszary działalności odniosą największe korzyści z EDI. Wybierz dostawcę sieci EDI, który koncentruje się na potrzebach Twojej firmy. Aby nakreślić, w jaki sposób dane w transakcji EDI korelują z danymi w systemie wewnętrznym, stwórz mapę, która określi, gdzie trafia każde przychodzące pole i czy dane muszą być przeformatowane. Przetestuj system przed wdrożeniem go na żywo.

.