Dobre pisanie
On 28 września, 2021 by admin4.3 Dobre pisanie
Cele nauczania
- Zidentyfikuj sześć podstawowych cech, które charakteryzują dobre pisanie biznesowe.
- Zidentyfikuj i wyjaśnij elementy retoryczne i strategie poznawcze, które przyczyniają się do dobrego pisania.
Jednym z powszechnych problemów jest po prostu odpowiedzieć na pytanie, czym jest dobre pisanie? W miarę postępów w naszym badaniu pisemnej komunikacji biznesowej będziemy próbować odpowiedzieć na to pytanie. Należy jednak pamiętać, że choć pytanie może być proste, odpowiedź jest złożona. Edward P. BaileyBailey, E. (2008). Pisanie i mówienie. New York, NY: McGraw-Hill. oferuje kilka kluczowych punktów, o których należy pamiętać.
Dobre pisanie biznesowe
- podąża za zasadami,
- jest łatwe do odczytania i
- przyciąga czytelnika.
Przeanalizujmy te cechy bardziej szczegółowo.
Pierwszy punkt Baileya jest jednym z tych, które generują sporą ilość dyskusji. Jakie są zasady? Czy „zasady” zależą od oczekiwań publiczności lub standardów branżowych, tego, czego nauczył cię nauczyciel angielskiego, czy też są odzwierciedlone w niesamowitym pisarstwie autorów, których możesz wskazać jako pozytywne przykłady? Odpowiedź brzmi: „wszystko z powyższych”, z pewnym wyjaśnieniem. Może się okazać, że trzeba będzie zrównoważyć oczekiwania odbiorców z normami branżowymi dla dokumentu, i może trzeba będzie znaleźć równowagę lub kompromis. BaileyBailey, E. (2008). Pisanie i mówienie. New York, NY: McGraw-Hill. wskazuje na zdrowy rozsądek jako jedno z podstawowych kryteriów dobrego pisania, ale zdrowy rozsądek jest produktem doświadczenia. W poszukiwaniu równowagi czynnikiem decydującym jest zrozumienie czytelnika. Prawidłowe użycie średnika może nie być tym, co jest potrzebne, aby zdanie działało. Twój czytelnik publiczność powinna nosić dodatkową uwagę we wszystkim, co piszesz, bo bez nich, nie będziesz miał wiele więcej zadań pisania.
Gdy mówimy, że dobre pisanie przestrzega zasad, nie mamy na myśli, że pisarz nie może być twórczy. Podobnie jak student sztuki musi wiedzieć, jak narysować scenę w prawidłowej perspektywie, zanim będzie mógł „złamać zasady” przez „naginanie” perspektywy, tak pisarz musi znać zasady języka. Bycie dobrze zorientowanym w tym, jak poprawnie używać słów, tworzyć zdania z poprawną gramatyką i budować logiczne akapity, to umiejętności, które pisarz może wykorzystać bez względu na zadanie. Nawet jeśli niektóre ustawienia biznesowe mogą wymagać konserwatywnego pisania, istnieją inne obszary, w których kreatywność jest nie tylko dozwolona, ale wręcz obowiązkowa. Wyobraź sobie, że pracujesz w agencji reklamowej lub firmie zajmującej się tworzeniem oprogramowania; w takich sytuacjach sukces wynika z wyrażania nowych, niesprawdzonych pomysłów. Postępując zgodnie z zasadami języka i poprawnego pisania, pisarz może wyrazić te twórcze pomysły w formie, która dociera jasno i promuje zrozumienie.
Podobnie, pisanie, które jest łatwe do odczytania nie jest to samo, co „dumbed down” lub uproszczone pisanie. Co jest łatwe do odczytania? Dla młodej publiczności może być konieczne użycie prostych, nieskomplikowanych terminów, ale ignorowanie ich użycia języka jest tworzeniem sztucznej i niepotrzebnej bariery. Przykład odnoszący się do Miley Cyrus może działać z jedną grupą odbiorców, a nie pasować do innej. Specyficzne dla danej profesji terminy mogą służyć cennemu celowi, gdy piszemy o precyzyjnych pojęciach. Nie każdy będzie rozumieć wszystkie terminy w zawodzie, ale jeśli publiczność jest w dużej mierze literat w warunkach pola, przy użyciu terminów branżowych pomoże Ci nawiązać relację z czytelnikami.
Naprawdę doskonały pisarz jest jeden, który może wyjaśnić złożone idee w sposób, że czytelnik może zrozumieć. Czasami łatwość czytania może pochodzić z wyboru pisarza genialny przykład ilustracyjny, aby uzyskać punkt w poprzek. W innych sytuacjach, może to być pisarz włączenie definicji do tekstu tak, że znaczenie nieznanych słów jest jasne. Może to być również kwestia wyboru dynamicznych, konkretnych czasowników, które sprawiają, że jasne jest, co się dzieje i kto przeprowadza akcję.
Trzeci punkt Bailey’a dotyczy zainteresowania czytelnika. Czy będą chcieli to przeczytać? To pytanie powinno kierować większością tego, co piszesz. Coraz częściej czerpiemy informacje z naszego otoczenia poprzez kanały wizualne, słuchowe i multimedialne, od YouTube po streaming audio i oglądanie wiadomości online. Niektórzy twierdzą, że doprowadziło to do zmniejszenia czasu poświęcanego na czytanie, co oznacza, że pisarze muszą przemawiać do czytelników krótkimi zdaniami i chwytliwymi frazami. Jednak nadal istnieje wiele osób, które kochają zanurzyć się w czytaniu ciekawy artykuł, wniosek, lub kawałek marketing.
Perhaps najbardziej uniwersalnie użyteczne strategii w przechwytywanie uwagę czytelnika jest, aby stwierdzić, w jaki sposób pisanie może spełnić potrzeby czytelnika. Jeśli twój dokument dostarcza informacji, aby odpowiedzieć na pytanie, rozwiązać problem lub wyjaśnić, jak zwiększyć zyski lub obniżyć koszty, możesz chcieć to stwierdzić na początku. Otwierając się strategią „co ja z tego będę miał”, dajesz odbiorcom powód do zainteresowania się tym, co napisałeś.
Więcej cech dobrego pisania
Do powyższej listy Bailey’a dodajmy kilka dodatkowych cech, które definiują dobre pisanie. Good writing
- meets the reader’s expectations,
- is clear and concise,
- is efficient and effective.
Aby spełnić oczekiwania czytelnika, pisarz musi zrozumieć, kim jest zamierzony czytelnik. W niektórych sytuacjach biznesowych, piszesz tylko do jednej osoby: swojego szefa, współpracownika w innym dziale, lub indywidualnego klienta lub sprzedawcy. Jeśli dobrze znasz tę osobę, pisanie do niej może być równie łatwe, jak napisanie listu do rodzica lub współlokatora. Jeśli nie znasz tej osoby, możesz przynajmniej poczynić pewne rozsądne założenia dotyczące jej oczekiwań, na podstawie stanowiska, jakie zajmuje i jego związku z Twoją pracą.
W innych sytuacjach możesz pisać dokument, który ma być czytany przez grupę lub zespół, cały dział, a nawet dużą liczbę zupełnie obcych osób. Jak możesz przewidzieć ich oczekiwania i odpowiednio dostosować swoje pismo? Oczywiście chcesz dowiedzieć się jak najwięcej o swoich prawdopodobnych odbiorcach. To, ile można się dowiedzieć i jakiego rodzaju informacje będą się różnić w zależności od sytuacji. Na przykład, jeśli piszesz treść strony internetowej, możesz nigdy nie spotkać ludzi, którzy będą ją odwiedzać, ale możesz przewidzieć, dlaczego będą na nią wchodzić i czego będą oczekiwać. Poza poznaniem odbiorców, jasne zrozumienie zadania pisarskiego i jego celu pomoże Ci spełnić oczekiwania czytelników.
Dodanie przez nas piątego punktu dotyczącego jasnego i zwięzłego pisania odzwierciedla rosnącą tendencję w pisarstwie biznesowym do eliminowania błędów. Błędy mogą obejmować te związane z produkcją, od pisania do edycji, i odpowiedzi czytelnika. Twoje bliźniacze cele jasnego i zwięzłego pisania wskazują na centralny cel w całej komunikacji: wierność. Koncepcja ta obejmuje nasz cel dokładnego przekazywania wszystkich zamierzonych informacji z minimalną ilością sygnałów lub wiadomości uszkodzonych lub błędnie zinterpretowanych. Projektowanie dokumentów, w tym pisania i prezentacji, w celu zmniejszenia podziału wiadomości jest ważną częścią skutecznej komunikacji biznesowej.
To prowadzi naszą dyskusję do wydajności. Jest tylko dwadzieścia cztery godziny na dobę i jesteśmy coraz bardziej proszeni, aby zrobić więcej za mniej, z krótszymi terminami prawie gwarantowane. Jako pisarz, jak sprostać stale rosnącym oczekiwaniom? Każde zadanie wymaga jasnego zrozumienia celów i pożądanych rezultatów, a gdy którykolwiek z tych dwóch aspektów jest niejasny, efektywność Twojego pisania może być zagrożona. Przepisywanie wymaga czasu, którego możesz nie mieć, ale będziesz musiał go poświęcić, jeśli zadanie nie zostało wykonane poprawnie za pierwszym razem.
Jak już omawialiśmy wcześniej, wyrobienie sobie nawyku czytania podobnych dokumentów przed rozpoczęciem procesu pisania może pomóc w ustaleniu mentalnego szablonu pożądanego produktu. Jeśli możesz zobaczyć w swoim umyśle, co chcesz napisać, i mieć perspektywę podobnych dokumentów w połączeniu z potrzebami publiczności, można pisać bardziej efektywnie. Twoje dokumenty pisemne są produkty i będą wymagane w harmonogramie, który wpływa na współpracowników i biznesu. Twoja zdolność do tworzenia skutecznych dokumentów skutecznie jest zestaw umiejętności, które przyczynią się do Twojego sukcesu.
Nasz szósty punkt wzmacnia tę ideę z naciskiem na skuteczność. Czym jest skuteczne pisanie? Jest to pismo, które z powodzeniem osiąga swój cel. Zrozumienie celu, założeń i pożądanych rezultatów zadania pisarskiego pomoże Ci osiągnąć sukces. Twój pracodawca może chcieć, aby list wprowadzający do sprzedaży zaowocował zwiększeniem liczby potencjalnych kontaktów prowadzących do sprzedaży. Twoi odbiorcy mogą nie postrzegać dokumentu z tej perspektywy, ale zamiast tego będą czytać z nastawieniem „Jak to pomoże mi rozwiązać X problem?”. Jeśli spełniasz oba cele, Twoje pismo zbliża się do skuteczności. Skuteczność jest tutaj określona słowem „zbliża się”, aby wskazać, że pisanie jest zarówno procesem, jak i produktem, a Twoje pismo będzie stale wymagało wysiłku i uwagi, aby je skorygować i poprawić.
Elementy retoryczne i strategie poznawcze
Innym podejściem do zdefiniowania dobrego pisma jest spojrzenie na to, jak spełnia ono cele dwóch dobrze znanych systemów komunikacji. Jeden z tych systemów składa się z trzech klasycznych elementów retoryki, czyli sztuki przedstawiania argumentów. Elementy te to logos (logika), ethos (etyka i wiarygodność) oraz pathos (odwołanie emocjonalne), po raz pierwszy zaproponowane przez starożytnego greckiego nauczyciela Arystotelesa. Chociaż retoryka jest często stosowana w komunikacji ustnej, zwłaszcza w wystąpieniach publicznych, ma ona również fundamentalne znaczenie dla dobrego pisania.
Drugi zestaw celów obejmuje to, co nazywamy strategiami kognatycznymiSposoby formułowania, wyrażania i przedstawiania wiadomości publiczności. lub sposoby promowania zrozumienia,Kostelnick, C., & Roberts, D. (1998). Projektowanie języka wizualnego: Strategie dla profesjonalnych komunikatorów (s. 14). Needham Heights, MA: Allyn & Bacon. opracowana w ostatnich dekadach przez Charlesa Kostelnicka i Davida Rogersa. Podobnie jak elementy retoryczne, strategie kognatyczne mogą być stosowane w wystąpieniach publicznych, ale są również przydatne w rozwijaniu dobrego pisania. Tabela 4.2 „Elementy retoryczne i strategie kognitywne” opisuje te cele, ich przeznaczenie i przykłady, w jaki sposób można je realizować w piśmie biznesowym.
Tabela 4.2 Elementy retoryczne i strategie poznawcze
| Elementy retoryczne u Arystotelesa | Strategie poznawcze | Skupianie się | Przykład w Business Writing |
|---|---|---|---|
| Logos | Jasność | Jasne zrozumienie | Ogłoszenie zostanie przekazane firmie jeszcze w tym tygodniu, Chciałem jednak osobiście poinformować, że z pierwszym dniem przyszłego miesiąca odchodzę ze stanowiska i przyjmuję trzyletnią pracę w naszym biurze w Singapurze. Jak tylko będą dostępne dalsze szczegóły dotyczące zarządzania Twoim kontem, podzielę się nimi z Tobą. |
| Zgodność | Kluczowe punkty | W jutrzejszej telekonferencji Sean chce przedstawić nowych członków zespołu, nakreślić harmonogram i budżet projektu oraz wyjaśnić obowiązki każdej osoby w zakresie realizacji naszych celów. | |
| Arrangement | Order, hierarchia, umiejscowienie | Nasz dział ma strukturę macierzową. Mamy trzy grupy rozwoju produktu, po jednej dla każdej kategorii produktu. Mamy również grupę produkcyjną, grupę finansową i grupę sprzedaży; do każdej z trzech kategorii produktów przypisani są inni członkowie grupy. W ramach macierzy nasza struktura jest płaska, co oznacza, że nie mamy liderów grup. Wszyscy podlegają Beth, kierowniczce działu. | |
| Ethos | Kredytowalność | Charakter, zaufanie | Znając Jessego i pracując z nim od ponad pięciu lat, mogę go gorąco polecić, aby zajął moje miejsce jako Twój doradca. Oprócz doskonałych kwalifikacji, Jesse jest znany ze swojego poświęcenia, uczciwości i troskliwej postawy. Zawsze zrobi dodatkową milę dla swoich klientów. |
| Oczekiwania | Normy i przewidywane wyniki | Jak to jest typowe w naszej branży, wysyłamy wszystkie towary FOB naszego magazynu. Ceny nie zawierają żadnych podatków federalnych, stanowych ani lokalnych. Warunki płatności to 30 dni netto od daty wystawienia faktury. | |
| Odniesienia | Źródła i ramy odniesienia | Według artykułu w Business Week z 15 października 2009 r. firma Doosan jest jednym z największych konglomeratów biznesowych w Korei Południowej. | |
| Pathos | Tone | Expression | Naprawdę brak mi słów, aby wyrazić, jak bardzo jestem wdzięczny za całe wsparcie, jakie okazaliście mi i mojej rodzinie w tej godzinie potrzeby. You guys are the best. |
| Emphasis | Relevance | To było niewybaczalne dla członka naszej organizacji, aby wykrzyczeć przerwę, gdy prezydent przemawiał. To, co musi się teraz wydarzyć – i pozwólcie mi jasno to powiedzieć – to natychmiastowe przeprosiny. | |
| Zaangażowanie | Relacje | Wierni żołnierze zobowiązują się nigdy nie zostawiać poległego towarzysza na polu bitwy. |
Key Takeaway
Dobre pisanie charakteryzuje się poprawnością, łatwością czytania i atrakcyjnością; spełnia ono również oczekiwania czytelnika i jest jasne, zwięzłe, wydajne i skuteczne. Elementy retoryczne (logos, etos, i patos) i strategie poznawcze (jasność, zwięzłość, układ, wiarygodność, oczekiwanie, odniesienie, ton, nacisk i zaangażowanie) są celami, które są osiągane w dobrym piśmie biznesowym.
Ćwiczenia
- Wybierz fragment pisma biznesowego, który przyciąga twoje zainteresowanie. Co sprawiło, że chciałeś go przeczytać? Podziel się swoimi przemyśleniami z kolegami z klasy.
- Wybierz fragment pisma biznesowego i oceń go zgodnie z cechami dobrego pisania przedstawionymi w tej sekcji. Czy uważasz, że pismo kwalifikuje się jako „dobre”? Dlaczego tak lub dlaczego nie? Przedyskutuj swoją opinię z kolegami z klasy.
- Zidentyfikuj etos, patos, i logos w dokumencie. Podziel się i porównaj z kolegami z klasy.
.
Dodaj komentarz