14 Jan 2021 / by Jessica Ellspermann / in Internal Communications
Updated January 2021.
Jak przekazać wiadomość jest równie ważne jak sama wiadomość. Jeśli chodzi o komunikację wewnętrzną, jest to z pewnością prawdą. Kultura firmy może dać Twojej organizacji znaczącą przewagę strategiczną w tych zmieniających się czasach. Ale to, co składa się na kulturę – cele, wartości i praktyki – musi być skutecznie przekazywane zgodnie z najlepszymi praktykami, jeśli pracownicy mają ją zrozumieć i działać zgodnie z nią. Dlatego ważne jest, aby skupić się nie tylko na tym, co komunikujesz, ale także jak to komunikujesz.
W 2021 roku nadszedł czas na wdrożenie nowych taktyk, które mogą poprawić Twoją strategię komunikacji wewnętrznej i sprawić, że Twój zespół będzie połączony, zaangażowany i zmotywowany. Poniższe 18 najlepszych praktyk w zakresie komunikacji wewnętrznej pomoże Ci właśnie to zrobić.
Wizja, strategia & planowanie komunikacji
Dobre pomysły potrzebują dobrej strategii, aby zrealizować swój potencjał.
Reid Hoffman, założyciel, LinkedIn
Co chcesz, aby komunikacja wewnętrzna zrobiła dla Twojego zespołu i Twojej firmy? Jak zamierzasz to osiągnąć? Jak wygląda to obecnie i co wymaga poprawy? Jak szybko chciałbyś osiągnąć swoje cele?
Przed wszystkim, wykorzystaj swoje odpowiedzi na tego typu pytania, aby stworzyć strategię i/lub plan komunikacji wewnętrznej. To, jak go ułożysz, zależy od Ciebie – niech będzie tak prosty lub rozbudowany, ogólny lub szczegółowy, jak tylko zechcesz. Dobrze sformułowana strategia powinna utrzymać Cię na właściwym torze i sprawić, że będziesz bardziej efektywny w osiąganiu sukcesu w komunikacji wewnętrznej. Przynajmniej da Ci pomysł, od czego zacząć.
Użyj właściwych narzędzi komunikacji
Jestem przekonany, że każde narzędzie, które usprawnia komunikację, ma głęboki wpływ na to, jak ludzie mogą uczyć się od siebie nawzajem.
– Bill Gates
Twój zespół jest zajęty, więc ostatnią rzeczą, jakiej potrzebuje, jest system komunikacji wewnętrznej, który jest uciążliwy i pełen tarć. Na szczęście, rosnący nacisk na najlepsze praktyki komunikacji wewnętrznej przyniósł liczne programy, które sprawiają, że jest ona prosta i bezbolesna. Zachowaj ten sposób, aby zapewnić swoim pracownikom udział i faktycznie cieszyć się nim.
Narzędzia, które wspierają najlepsze praktyki komunikacji wewnętrznej obejmują:
Wdrożenie oprogramowania do czatu firmowego, takiego jak Slack, Microsoft Teams lub Google Hangouts
Używanie technologii chmury, takiej jak Dysk Google, gdy tylko jest to możliwe
Używanie jednej platformy dla wszystkich wiadomości e-mail, kalendarzy, dokumentów itp. (np. Google, Apple, Microsoft)
Unikanie przeciążenia pocztą elektroniczną dzięki komunikacji wizualnej za pomocą digital signage
Be visual
Wizualizacje wyrażają idee w sposób łatwy do przyswojenia.
Kim Garst, CEO, Boom Social
Powszechnie cytowana statystyka mówi, że 65% populacji to wzrokowcy, więc są szanse, że jest ich wielu w Twoim miejscu pracy. Jeśli są dobrze wykonane, materiały wizualne przekazują informacje w łatwy do przyswojenia sposób i wywierają trwalsze wrażenie niż tekst. Zamiast drukować plakaty, zalecamy przejście na technologię cyfrową: Zamontuj telewizory w swoich biurach i wykorzystaj je do wyświetlania rotacyjnego wyboru komunikatów wizualnych.
Rozważ użycie specjalnie skonstruowanego, opartego na chmurze oprogramowania Digital Signage – takiego jak Enplug – do wyświetlania wizualizacji w biurze. Ekrany te mogą służyć do wielu celów, takich jak:
Informowanie zespołu o ogłoszeniach firmowych, ofertach pracy, metrykach sprzedaży i marketingu lub informacjach niezwiązanych z firmą, takich jak łamiące się wiadomości i pogoda
Inspirowanie zespołu poprzez wyświetlanie celów, osiągnięć lub cytatów motywacyjnych
Zabawianie zespołu za pomocą kanałów mediów społecznościowych, ścian hashtagów na żywo lub zdjęć zespołowych
Uczyń komunikację zabawną
Zabawa jest podstawą sposobu, w jaki lubię prowadzić biznes, i była kluczem do wszystkiego, co robiłem od samego początku.
Richard Branson
Zniknęło przekonanie, że praca jest nazywana „pracą” nie bez powodu i nie powinna sprawiać przyjemności. W rzeczywistości, badanie przeprowadzone w 2013 roku przez PGi wykazało, że 88% millenialsów chce pracować w „zabawnym i społecznym środowisku pracy”. Podobnie, 90% osób z pokolenia Z ceni miejsca pracy, które oferują możliwości nawiązywania kontaktów międzyludzkich. Praca może być zabawna, ale również produktywna, co dotyczy również komunikacji wewnętrznej.
Na przykład, Enplug ma kanał w Slacku zatytułowany „random”, gdzie członkowie zespołu mogą dzielić się dziwnymi wiadomościami, zabawnymi filmami z YouTube i wszystkim, co ich bawi. Jest to zabawny sposób, aby pracownicy mogli się wyładować, budując jednocześnie poczucie koleżeństwa.
Włącz metryki, kiedy to tylko możliwe
Wszystko, co jest mierzone i obserwowane, poprawia się.
Bob Parsons, założyciel, GoDaddy
Bycie w stanie określić ilościowo i zobaczyć, jak firma sobie radzi, może zdziałać cuda dla etyki pracy twojego zespołu. Metryki powinny informować pracowników o bieżących i przeszłych wynikach firmy, trendach w wydajności, celach do osiągnięcia i poczynionych postępach. Możesz wykorzystać digital signage do wyświetlania wskaźników w całym biurze. Motywuj swój zespół na różnych poziomach, pokazując wskaźniki dla firmy, działów, a nawet poszczególnych osób.
Nie trać z oczu szerszego obrazu
Odwoływanie się do wyższego celu pomaga wszystkim zjednoczyć się i lepiej współpracować.
Fran Maier, założyciel, Match.com
Komunikowanie konkretnych, ukierunkowanych informacji jest fantastyczne, ale może odbywać się kosztem pomijania nadrzędnych celów firmy, jej misji i innych elementów kultury. Oprócz codziennych spraw, pamiętaj o komunikowaniu wielkich idei, tak aby pracownicy o nich pamiętali. Uwzględnij swoją wizję w e-mailach, cyfrowych wyświetlaczach lub wewnętrznych biuletynach, aby przypomnieć swojemu zespołowi o szerszej perspektywie. W końcu są oni ważną częścią czegoś większego niż oni sami.
Zapewnij kanały dla informacji zwrotnych i pomysłów
Naszą tajną bronią w budowaniu najlepszej kultury jest otwarta & szczera informacja zwrotna. Każdy członek zespołu przyczynia się do naszego życia w HelloSign, każdego dnia, więc jest to dla nas kluczowe, aby wiedzieć, co działa, a co ważniejsze, co nie działa, abyśmy mogli stale się doskonalić.
Gina Lau, Team Operations, HelloSign
Czy wiesz, że „feedback” jest najkrótszym słowem w języku angielskim zawierającym litery a-b-c-d-e-f? Pomijając ten interesujący fakt, informacja zwrotna jest niezbędna dla przetrwania i sukcesu każdej firmy. Obejmuje to informacje zwrotne od klientów, oczywiście, ale także informacje zwrotne od pracowników.
Jaka jest wartość myśli lub idei, jeśli nigdy nie jest wyrażona? Upewnij się, że zapewniłeś swojemu zespołowi kanały do przekazywania informacji zwrotnych i dzielenia się pomysłami, niezależnie od tego, czy dotyczą one miejsca pracy, bieżącego produktu, potencjalnych przyszłych produktów czy całej firmy. Może to być firmowe forum, wyznaczony kanał w firmowym oprogramowaniu do czatowania, tablica w biurze lub usługa oparta na chmurze. Bez tych kanałów błyskotliwe pomysły i pomocna krytyka mogą zostać przeoczone, na co żadna firma nie powinna sobie pozwolić.
Zachęcaj do komunikacji i współpracy między działami
Efektywna komunikacja jest niezbędnym składnikiem sukcesu zawodowego niezależnie od tego, czy odbywa się na poziomie interpersonalnym, międzygrupowym, wewnątrzgrupowym, organizacyjnym czy zewnętrznym.
Jeśli jednym z celów Twojej komunikacji wewnętrznej jest sprawienie, aby Twoi pracownicy uczyli się od siebie nawzajem, to komunikacja międzywydziałowa jest kluczowa. Zorganizuj sesję Q&A lub specjalne spotkanie pomiędzy różnymi działami, aby skłonić je do komunikacji, współpracy i dzielenia się spostrzeżeniami. Na przykład firma Enplug regularnie organizuje sesje Q&A, podczas których pracownicy mogą zadawać pytania zespołowi innemu niż ich własny. Dzięki temu działy nie czują się odizolowane od siebie nawzajem.
Unikaj przeciążenia komunikacyjnego
Efektywna komunikacja wewnętrzna nie tylko łączy ludzi ze sobą, ale również przekazuje im właściwe informacje we właściwym czasie.
Marijn Deurloo, dyrektor generalny, imgZine
Era Internetu dała nam dostęp do większej ilości informacji i natychmiastowej korespondencji niż kiedykolwiek wcześniej, co może być zarówno błogosławieństwem, jak i przekleństwem. W przypadku komunikacji wewnętrznej, myśl, że mniej znaczy więcej. Bądź prosty, zwięzły i na temat. Rozważ wysyłanie wewnętrznego biuletynu rzadziej lub pokazanie mniejszej liczby wskaźników. Skup się na wysyłaniu właściwych informacji do właściwych osób we właściwym czasie. Twój zespół będzie Ci wdzięczny.
Nie tylko informuj – inspiruj do działania
Firmy, które chcą pozostać konkurencyjne i odnosić sukcesy, muszą zapewnić zaangażowanie, motywację i inspirowanie współpracowników.
Viktoria Tegard, dyrektor ds. komunikacji wewnętrznej, Virgin Atlantic Airways
Przede wszystkim należy informować swój zespół, ale praktyki komunikacji wewnętrznej powinny ostatecznie prowadzić do działania. Jak wspomina Viktoria Tegard z Virgin Atlantic w powyższym cytacie, komunikacja wewnętrzna powinna angażować, motywować i inspirować Twój zespół do przekraczania granic.
Możesz to osiągnąć poprzez:
Włączanie wezwań do działania do wiadomości
Podawanie motywujących cytatów, misji i celów Twojej firmy itp.
Oferowanie nagradzania osób lub zespołów za określone osiągnięcia
Otwórz linie komunikacji
Komunikacja nie zawsze może odbywać się według modelu „od góry do dołu”. Przy dzisiejszej płynności informacji w biznesie liderzy muszą być mistrzowskimi słuchaczami; muszą być w stanie zarówno odbierać, jak i wysyłać.
Joseph Badaracco, profesor etyki biznesu, Harvard Business School
Nie ograniczaj swojej „polityki otwartych drzwi” do fizycznej przestrzeni biurowej. Twój system komunikacji wewnętrznej powinien ułatwiać każdemu pracownikowi kontakt z innymi pracownikami firmy, w tym z kierownictwem wyższego szczebla. Kiedy otworzysz linie komunikacyjne w ten sposób, członkowie zespołu będą czuli się mile widziani w rozmowach między sobą, a nie onieśmieleni. Niezależnie od tego, czy jesteś dużą korporacją, czy startupem, ta praktyka komunikacji wewnętrznej niweluje różnice i pomaga budować otwarte, szczere relacje między pracownikami.
Utrzymaj przejrzystość
„Przejrzystość zaczyna się od zmiany sposobu myślenia.”
– Kevan Lee, Content Crafter, Buffer
Jak stwierdził powyżej Kevan Lee z Buffera, przejrzystość to coś więcej niż tylko polityka, to sposób myślenia. Przejrzystość ma kluczowe znaczenie dla komunikacji wewnętrznej, ponieważ rodzi zaufanie, odpowiedzialność i otwarty dialog. Jeśli Twój zespół ma wrażenie, że w pewnych kwestiach jest pozostawiony w niewiedzy, może obawiać się zadawania pytań i dzielenia się swoimi przemyśleniami na ten temat. Oczywiście nie wszystkie informacje mogą być dostępne dla wszystkich, ale utrzymanie przynajmniej pewnej przejrzystości może mieć ogromny wpływ na harmonię i relacje w Twojej firmie.
Zachęcaj do korzystania z mediów społecznościowych związanych z firmą
Nieużywanie mediów społecznościowych w miejscu pracy, w rzeczywistości, zaczyna mieć tyle samo sensu, co nieużywanie telefonu lub poczty elektronicznej.
Ryan Holmes, założyciel i dyrektor generalny, Hootsuite
Wiemy, co możesz sobie myśleć: „Media społecznościowe nie mają miejsca w miejscu pracy”. Co jednak, gdybyśmy powiedzieli Ci, że w niektórych aspektach powinny być wręcz zachęcane? Poproś swój zespół, aby udostępniał zdjęcia z pracy i zabawy w biurze na Facebooku, Twitterze, Instagramie, itp. i oznaczał oficjalną stronę firmy. Jest to nie tylko świetne dla zaangażowania i morale pracowników, ale również dla ekspozycji firmy i nadania twarzy temu, kim jesteś i co robisz.
Podziel się wiadomościami branżowymi, trendami i spostrzeżeniami
Jeśli nie dasz ludziom informacji, wymyślą coś, aby wypełnić pustkę.
Carla O’Dell, dyrektor generalny, American Productivity and Quality Center
Twój zespół nie jest tylko częścią firmy, jest częścią branży. Wszyscy członkowie zespołu powinni być na bieżąco z najnowszymi informacjami z branży, od dyrektora generalnego po projektanta stron internetowych. Zachęcaj ich do dzielenia się nowinkami, trendami rynkowymi, opiniami i innymi ciekawostkami związanymi z branżą. Podobnie jak w przypadku #6, chcesz, aby Twój zespół czuł, że przyczynia się do czegoś większego niż on sam i że jest agentem zmian, które są potężnymi motywatorami.
Użyj komunikacji wewnętrznej, aby rozpoznać i pochwalić sukces
Uznanie nie jest ograniczonym zasobem. Nie można go zużyć ani wyczerpać.
Susan M. Heathfield, ekspert ds. zasobów ludzkich, About.com
Najmniejsza ilość pochwał może przejść długą drogę, zwłaszcza w czasach, gdy pracownicy chcą czuć się doceniani i dowartościowani. Badanie przeprowadzone w 2012 roku przez American Psychological Association wykazało, że pracownicy, którzy czują się doceniani, zgłaszają „wyższy poziom zaangażowania, satysfakcji i motywacji”, więc jest to zdecydowanie coś, w co warto zainwestować. Może to być tak proste, jak informowanie o sukcesach poszczególnych osób lub działów za pośrednictwem oprogramowania do czatowania, wewnętrznego biuletynu lub innych kanałów. Ta najlepsza praktyka jest korzystna nie tylko dla morale pracowników, ale także dla produktywności i rozwoju Twojej firmy.
Stwórz zespół skoncentrowany na kliencie za pomocą person
Najlepszy sposób, aby pomóc członkom zespołu skupić się na klientach? Przywróć klientów do życia.
Alison Davis, CEO & Founder, Davis & Company
Alison sugeruje wykorzystanie najlepszych praktyk komunikacji wewnętrznej, aby zrównać swoich pracowników z klientami. Stwórz „profile typowych klientów, wraz ze zdjęciami, danymi demograficznymi, upodobaniami i niechęciami – włączając w to programy telewizyjne, które oglądają (Walking Dead czy Downton Abbey?) i przekąski, które preferują (edamame czy beef jerky?). W ten sposób klienci stają się żywi, namacalni i najważniejsi”. Często dziel się tymi personami ze swoim zespołem – w rozmowach, newsletterach, a nawet za pomocą cyfrowych tablic informacyjnych w biurach.
17. Promuj zasoby i szkolenia dla pracowników
Pracownicy chcą wiedzieć, że ich firma jest tak samo zaangażowana w ich rozwój osobisty i zawodowy, jak oni sami. Informuj, jakie zasoby zapewnia Twoja firma, aby pracownicy nie przegapili fantastycznych możliwości.
Belén Alemán, Learning & Development Program Manager, Meltwater San Francisco
Twoja komunikacja wewnętrzna powinna konsekwentnie przekazywać informacje o tym, jakie świadczenia i zasoby są dostępne dla pracowników. Może to dotyczyć wszystkiego, od podstawowego ubezpieczenia zdrowotnego i planów 401K po sponsorowane przez firmę seminaria, możliwości szkoleń poza siedzibą firmy i warsztaty rozwijające karierę. Użyj kombinacji e-maili, czatów, digital signage, wewnętrznych blogów lub osobistych spotkań zespołu, aby przekazać te informacje. Zachęcając pracowników do inwestowania w swój własny rozwój osobisty i zawodowy za pośrednictwem firmy, każdy korzysta na dłuższą metę.
Cele edukacyjne mogą być również sformalizowane przez osoby z pomocą swoich menedżerów. Stamtąd, działania takie jak otwarte domy lub regularne synchronizacji nauki mogą być ustawione. Synchronizacja nauki odbywa się z każdym, kto może zaoferować Ci coś w kierunku osiągnięcia celów edukacyjnych. Jako menedżer, możesz przedstawić członkom swojego zespołu osoby, które mogą zaoferować nieformalny coaching lub mentoring w ramach tych spotkań. Synchronizacja nauki może również przybrać formę czegoś w rodzaju klubu książki. Miej bieżącą listę przydatnych książek i tematów, którymi ludzie są zainteresowani i dokumentuj zdobytą wiedzę, aby dzielić się nią z szerszą publicznością w firmie.
Otwarte domy mogą być świetne do nieformalnych dyskusji, zwłaszcza jeśli zespoły są rozproszone w różnych regionach geograficznych. SoundCloud ma otwarte domy, które każdy może ogłosić i skonfigurować w firmowym intranecie. Format jest elastyczny, dzięki czemu zespoły mogą przekazywać swoje spostrzeżenia innym zespołom, z którymi często nie mają kontaktu. Zespoły projektowe mogą dzielić się prototypami, którymi są podekscytowane, z zespołem marketingowym, co może być przydatne w nadchodzącej premierze, lub może zespół zajmujący się danymi odkrył jakieś interesujące cechy dotyczące segmentu, które mogą naprawdę pomóc zespołowi produktowemu.
18. Myśl jak marketer
„Nadszedł czas, aby osoby odpowiedzialne za komunikację z pracownikami zaczęły myśleć jak marketerzy, dostarczając właściwe informacje właściwym pracownikom we właściwym czasie i za pośrednictwem właściwego kanału.”
– Shel Holtz, dyrektor ds. komunikacji wewnętrznej i orędownik
Czasami komunikacja z pracownikami czuje się jak pobożne życzenie – otrzymując okruchy budżetu pozostawione przez reklamę, marketing i PR. Jednym z najbardziej jaskrawych przykładów jest brak zaawansowanych narzędzi do komunikacji wewnętrznej. Nasi koledzy z marketingu są w stanie kierować wiadomości i informacje do poszczególnych osób w oparciu o różne kryteria, jednak większość tego, co trafia do pracowników, jest uniwersalna.
Jak mówi Dan Woods, dyrektor generalny Evolved Media, „Spotify wie, czego słuchamy. Netflix może przewidzieć, co będziemy oglądać. Uber wie dokładnie, kiedy i gdzie po nas przyjechać. Wszystkie te narzędzia ułatwiają nam życie poza pracą. Dlaczego więc wciąż opieramy się na przestarzałych metodach komunikacji z pracownikami?”
Musimy korzystać z danych, aby wiedzieć, czego potrzebują pracownicy i kiedy tego potrzebują. Co najmniej dziesięć lat temu strona główna intranetu IBM zawierała informacje o tym, co dany pracownik robił danego dnia, oraz odnośniki do zasobów, które miały mu pomóc w wykonaniu zadania. Dzisiaj ten rodzaj komunikacji powinien być niezwykle prosty w wielu kanałach – z danymi, które pozwalają nam kierować odpowiednie treści do właściwych pracowników.
Musimy jednak sprzedać tę koncepcję kierownictwu, jeśli mamy zamiar uzyskać budżet niezbędny do zapewnienia pracownikom tego rodzaju doświadczeń. Relaunching stary intranet nie będzie go wyciąć. Musimy zobowiązać się do przyjęcia takiego samego podejścia do spersonalizowanej komunikacji z pracownikami, jakie nasi przyjaciele z marketingu przyjmują w stosunku do klientów.
***
About Enplug
Internal communicators around the world are using Enplug to turn TV screens in their offices into visual, interactive communications tools. Od ogłoszeń i wyróżnień dla pracowników po media społecznościowe i kanały informacyjne, tablice wskaźników i kalendarze sal konferencyjnych, Enplug jest wystarczająco potężny dla każdego przedsiębiorstwa i łatwy w użyciu.
Dowiedz się, jak digital signage może poprawić Twoją komunikację
Get a Demo
About Enplug Digital Signage Software
Enplug digital signage upraszcza firmom tworzenie i udostępnianie atrakcyjnych treści wizualnych dla ich marketingu i komunikacji pracowniczej. Nasze oprogramowanie zasila treścią tysiące telewizorów na całym świecie z kanałami informacyjnymi, ścianami mediów społecznościowych, wynikami sportowymi, tablicami liderów pracowniczych, grafiką i filmami. Firma Enplug została założona w 2012 roku w Los Angeles, w Kalifornii.
Dodaj komentarz