10 spostrzeżeń do skutecznego wdrożenia systemów informacji zarządczej EHS

Przygotowując się do naszego zbliżającego się corocznego Forum Liderów Myśli o Systemach Informacji Zarządczej w zakresie Środowiska, Zdrowia i Bezpieczeństwa, zastanawiamy się nad spostrzeżeniami z zeszłorocznego programu. Najlepsze umysły i wiodące firmy wykorzystujące EHS MIS spotkały się, aby podzielić się najlepszymi praktykami, zbadać wspólne wyzwania i podzielić się wyciągniętymi wnioskami. Było jasne, że te spostrzeżenia koncentrowały się głównie na ludziach i procesach, a nie na oprogramowaniu, aby z powodzeniem wdrożyć systemy informacji zarządczej i przenieść organizację na kolejny poziom wydajności opartej na informacjach.

Chcielibyśmy podzielić się naszymi 10 najważniejszymi wnioskami wyciągniętymi z forum 2017 dla każdego, kto planuje lub prowadzi programy MIS dla przedsiębiorstw w zakresie EHS, zrównoważonego rozwoju, jakości lub ryzyka.

Top Ten Lessons Learned

1. Rozważ duży obraz.

Zadaj sobie pytanie, gdzie Twoja organizacja będzie za dziesięć lat, i pozwól, aby te odpowiedzi pomogły napędzać Twój program. Systemy są wdrażane wyłącznie w celu osiągnięcia celów biznesowych. Jasność co do tych celów będzie napędzać proces. Pozostań w kontakcie z jednostkami biznesowymi i działami, aby zapewnić zgodność z tymi celami.

2. Rozszerz swoją sieć.

Porozmawiaj z innymi w swojej branży lub grupie rówieśniczej o produktach, rozwiązaniach i sprzedawcach, które sprawdziły się w ich przypadku – i tych, które się nie sprawdziły. Jednak ważne jest, aby pamiętać, że tylko dlatego, że produkt, system lub sprzedawca pracował dobrze lub słabo dla jednego z rówieśników, to nie znaczy, że to samo stanie się dla Twojej realizacji. Zrozumieć źródło zmagań swoich rówieśników w ich podróży, jak wszystkie wdrożenia są różne.

3. Dążenie do poprawy przed zastąpieniem.

Lessons learned i wewnętrzne punktacji może być pomocne w rozważaniu opcji dla rozwiązań. Zawęź pole rozwiązań przed kontynuowaniem dialogu z wykorzystaniem podejścia opartego na danych. Zacznij od firmowej „listy życzeń” dotyczącej ulepszeń i zmian w istniejącym systemie przed rozważeniem pełnej wymiany – zmniejsza to niepokój i usprawnia zarządzanie zmianą. Ten proces tworzenia listy życzeń jest często nazywany analizą luk. Rozważmy wiele rozwiązań, a nie jedno duże, złożone rozwiązanie, które może pozostawić pewne problemy za sobą.

4. Dokumentuj swoją podróż.

Prowadzenie dobrej dokumentacji – najlepiej stworzonej przez właścicieli procesów i ekspertów tematycznych – w całym procesie wdrażania zapewnia historię i kontekst dla w dół drogi. Notatki te pozwalają na przejrzystość we wszystkich grupach interesariuszy, ciągłe doskonalenie w trakcie procesu i po jego zakończeniu, a także rozwój zdobytych doświadczeń i strategii zarządzania zmianą.

5. Prowadź odważnie.

Silni liderzy powinni znosić bariery i podejmować trudne, ale konieczne decyzje. Liderzy odgrywają kluczową rolę w kształtowaniu kultury poprzez wypowiadane i niewypowiadane słowa. Brak silnego przywództwa jest predyktorem numer jeden niepowodzeń programów systemowych.

6. Bądź zwinny.

Używanie metody zbliżonej do zwinnej – przeprowadzanie przeglądów konfiguracji na wczesnym etapie i często w celu identyfikacji obszarów wymagających konfiguracji i personalizacji klienta – pozwala zaoszczędzić czas i wysiłek od początku do końca. Większość firm ma podobne potrzeby w stosunku do swojego oprogramowania EHS MIS, a większość komercyjnych opcji z półki spełnia podstawowe potrzeby „po wyjęciu z pudełka”, co pozwala na łatwą personalizację klienta jako rozszerzenie standardowej funkcjonalności.

7. Wykorzystanie historii użytkowników.

Jako część „zwinnego” procesu tworzenia systemu EHS, pozyskiwanie historii użytkowników – zamiast technicznych wymagań systemowych – pozwala zespołowi projektowemu na identyfikację potrzeb i linii bazowych. Po opracowaniu historii użytkowników, zespół powinien uszeregować je według priorytetów, pytając: „Które historie są najbardziej krytyczne? Które historie są spełnione i niespełnione przez obecne systemy? Jak można usprawnić bieżące procesy za pomocą nowego systemu?”

8. Przyjrzyj się swoim procesom i danym.

Dąż do uzyskania elastycznych danych, aby dostosować system do istniejących procesów. Rozważ sposoby usprawnienia procesów i zmniejszenia nakładów poprzez ocenę wymaganych danych wyjściowych – jeśli dane nie pojawiają się w raportach, dlaczego są rejestrowane? Wiele czasu i pieniędzy poświęca się na zbieranie, zarządzanie i integrowanie danych, które nigdy nie są wykorzystywane.

9. Wdróż silne zarządzanie programem.

Silne zarządzanie programem definiuje role i obowiązki, które są kluczowe w zespołach międzyorganizacyjnych. Celem programu zarządzania jest opisanie konkretnych ról i obowiązków kierownictwa programu i jego interesariuszy, skupiając się przede wszystkim na poziomie uprawnień i strukturach decyzyjnych. Często obejmuje on:

• Monitorowanie wyników programu i zapewnienie, że przyjęte dobre praktyki są przestrzegane.
• Monitorowanie środków, które koncentrują się na dostosowaniu strategicznym; ocenie inwestycji; monitorowaniu i kontrolowaniu szans i zagrożeń ryzyka akceptowalnych dla organizacji; oraz zapewnieniu, że oczekiwane korzyści są zgodne z pierwotnym planem biznesowym.

Identyfikacja superużytkowników funkcjonalnych pomaga w procesie zarządzania zmianą poprzez posiadanie lokalnych, wewnętrznych, zaufanych „ewangelistów” nowego systemu. Takie umocowanie jest krytyczne dla przyjęcia przez użytkowników.

.