OneNote 101: Organize-se e produza com o Microsoft OneNote

Se o seu escritório é algo como o nosso, as reuniões, os coffee-catchups e as datas improvisadas do corredor acontecem todas as semanas. Para alguns, é todos os dias. E quando o fazem, ir embora com uma tonelada de notas, ideias, perguntas, seguimentos e afazeres é inevitável.

O problema é que, manter o registo das suas notas pode ficar muito confuso, muito rápido.

Na verdade, é provável que tenha algumas notas de uma reunião assinaladas na sua caixa de entrada, talvez sejam guardadas num documento de palavras ou, melhor ainda, rabiscadas numa página do seu caderno de notas de confiança que tentará decifrar amanhã.

Com inúmeras reuniões, tarefas diárias e a sua pilha sempre crescente de notas pegajosas, manter em cima das suas coças de galinha – e do seu dia – pode sentir-se duro, mas não precisa.

Quando se trata de simplificar e organizar as suas notas, você tem uma pletora de aplicações para escolher. Mas não vamos perder tempo a pesar os prós e os contras de cada um. Recomendamos que utilize o Microsoft OneNote.

É o melhor aplicativo de anotações disponível

Porquê?

Bem, desde a sua fácil navegação e disponibilidade em todos os seus dispositivos, até à sua pesquisa instantânea e capacidade de partilhar, colaborar e criar em tempo real, faz com que se sinta em cima das suas notas – e do seu dia – como um passeio no parque.

E acima de tudo, ser um Microsoft Gold Partner significa que não temos preconceitos.

Mas pondo de lado os nossos troféus dourados, recomendamos que utilize o OneNote, mesmo que seja parcial para um caderno e uma pena em pele.

Posto de parte, o Microsoft OneNote é um caderno digital que lhe permite tomar notas e organizar o seu dia – da forma que quiser.

Need um caderno dedicado para um projecto?

Easy.

E que tal um caderno que toda a sua equipa possa aceder e actualizar simultaneamente?

Sem problemas.

Or talvez apenas um lugar para guardar as suas notas pessoais e receitas favoritas?

Simples.

No entanto, se optar por usar o OneNote, a sua sincronização ao vivo significa que terá um bloco de notas digital na ponta dos seus dedos, por isso encontrará sempre as suas notas exactamente onde as deixou.

Neste tutorial, vamos apresentar-lhe o OneNote e mostrar-lhe como começar, para que possa varrer a confusão e levar a sua produtividade e o seu jogo de tomar notas para o próximo nível.

OneNote 101: Começando

Começar com o OneNote começa com uma rápida conversa com sua equipe de suporte de TI favorita – ou com uma visita ao site do Microsoft OneNote para baixar e configurar o aplicativo gratuito – sim, é 100% gratuito.

Até onde você estiver, sugerimos que você baixe e configure uma versão para seus dispositivos Android, Windows e IOS também.

Note: Para este tutorial, estaremos usando o OneNote para Windows 10. As diferentes versões podem ter recursos e interfaces ligeiramente diferentes, mas a funcionalidade central permanece consistente em todas as versões do aplicativo OneNote.

Se você já passou algum tempo tentando se ‘organizar’ arrastando um notebook físico, você notará que o OneNote compartilha uma hierarquia similar:

Introdução de Notebooks, Seções e Páginas

Notebooks

Notebooks se sentam no topo da cadeia e normalmente representam um tópico amplo. Por exemplo, você pode decidir ter blocos de notas separados para a sua vida pessoal e trabalho. Ou, você pode querer ser mais granular e criar um caderno separado para cada um de seus clientes ou projetos. Seja qual for a sua decisão, não há aqui nenhuma abordagem certa ou errada, apenas determine o que funciona melhor para si e avance.

Seções

No seu caderno de notas pode segmentar as suas notas em separadores coloridos conhecidos como secções. As secções ajudam-no a organizar o seu caderno de notas em sub-tópicos e grupos. Por exemplo, se tiver um bloco de notas para ‘Cliente Z’ poderá optar por ter secções separadas para reuniões, projectos e informações gerais.

Páginas

No seu bloco de notas encontrará as suas páginas – é aqui que introduz as suas notas, imagens, áudio, vídeo, links e quase tudo o que se possa pensar. Continuando com o exemplo ‘Cliente Z’ acima, na sua seção ‘reuniões’ você pode escolher ter uma página para cada reunião que tiver com seu cliente.

A maior força da OneNote é sua flexibilidade. A forma como você escolhe estruturar seus Notebooks, Seções e Páginas sempre dependerá dos seus requisitos individuais, mas não se preocupe com ‘a melhor estrutura’ para começar. Você pode sempre mover Seções e Páginas, e até abrir e fechar quantos Notebooks quiser.

Ficar em cima do seu jogo de tomar notas sem papel depende da sua capacidade de capturar suas idéias e conteúdo de forma rápida e fácil. A boa notícia? As ferramentas ricas em recursos do OneNote fazem disso uma brisa, eis como:

OneNote 101: Como capturar suas notas de qualquer lugar

Entrada de formulário livre

Digitar um novo no OneNote é um pouco como usar o Microsoft Word, embora, ao contrário do Word, você tenha a liberdade de inserir conteúdo em qualquer lugar da página – e a flexibilidade de arrastá-lo para onde você quiser.

E isso não se restringe ao texto. Um rápido clique na aba Insert permite que você insira um monte de dados diferentes, desde imagens, links web e formas até detalhes de reuniões, vídeos e áudio, na verdade, ele até fará equações matemáticas se você pedir.

E se você ainda preferir rabiscar suas notas à mão livre, você pode.

Known como Inking, quando você usa o OneNote em um dispositivo touchscreen – como seu tablet ou smartphone – você pode anotar notas, formas e idéias usando seu stylus ou dedo. Melhor ainda, o OneNote tem a inteligência de converter seus arranhões em texto legível – e pesquisável – para que você não fique tentando descobrir o que você escreveu.

Calcando suas anotações – e sua caixa de entrada – squeaky clean

“Tem um momento?”

Quantas vezes você é interrompido na sua mesa para uma conversa improvisada sobre um cliente, projeto ou tarefa?

E, quantas vezes você mexe na sua mesa em busca de um dispositivo de escrita apenas para desistir, abrir um novo e-mail e enviar a si mesmo uma lista de seus novos contatos?

“O tempo todo”! ?

Se sim, gaste 2 minutos agora para configurar o e-mail para a nota – ou peça à sua equipa de TI inteligente, perspicaz e humilde para o fazer por si.

Isto significa que da próxima vez que for apanhado no meio de algo com as suas notas em baixo, não terá de desarrumar a sua caixa de entrada. Em vez disso, basta enviar as suas notas para [email protected], elas estarão imediatamente disponíveis no seu caderno OneNote. É tão fácil quanto isso.

Note: Você também pode encaminhar uma cópia de seus planos de viagem, recibos ou e-mails importantes para [email protected] para facilitar o arquivamento e encontrar suas informações importantes.

Web Clipper

Se você passar qualquer parte do seu dia pesquisando conteúdo online, como novos produtos para o seu chefe, uma nova variedade de café para o escritório, ou uma lista muito curta dos melhores provedores de suporte de TI de Perth… 😉 O Web Clipper do OneNote irá capturar o conteúdo de uma página da Web para o seu Notebook, onde você poderá editar, anotar e compartilhar as informações de forma rápida e fácil.

Há mais, porque o OneNote sincroniza automaticamente seus notebooks em todos os seus dispositivos, você poderá até mesmo acessar suas páginas da Web recortadas em qualquer computador, tablet ou telefone – mesmo quando você estiver offline.

Se você estiver digitando, recortando, pintando ou enviando e-mails, há muitas maneiras do OneNote ajudar você a colocar suas idéias em uma página de forma rápida e eficiente. O que significa que você terá um Notebook cheio de notas maravilhosas em pouco tempo. O que é ótimo, desde que você não perca tempo rolando pelas páginas para encontrar coisas.

Felizmente, o OneNote tem algumas ferramentas que tornam a busca, compartilhamento e segurança de suas anotações tão fácil quanto uma torta. Dê uma olhada:

OneNote 101: Como procurar, compartilhar e proteger suas notas

A melhor coisa em usar o OneNote sobre um caderno tradicional é a capacidade de recuperar instantaneamente o que quer que você esteja procurando, sem ter que folhear página após página para encontrá-lo.

Procura do OneNote

Um clique no ícone de busca, ou um CTRL + F bem temporizado para aqueles que são parciais ao atalho ímpar do teclado, abrirá a barra de busca do OneNote. Basta digitar seu critério de busca e o OneNote explorará rapidamente todo o seu texto digitado, notas manuscritas e até mesmo palavras que aparecem em imagens para recuperar uma correspondência.

Note: Se você quiser restringir seus resultados de pesquisa você pode escolher limitar a pesquisa OneNotes ao seu caderno atual, à sua seção atual ou à sua página atual usando a opção dropdown na barra de pesquisa.

Tagging

Com o seu conteúdo organizado em Cadernos, Seções e Páginas você pode pensar que essa é toda a organização que você vai precisar. O que é óptimo. É hora de rapidamente empurrar seu antigo notebook para um lado.

Mas pouco antes de você fazer. Uma olhada no sistema de etiquetagem do OneNote pode fazer com que você empurre aquele notebook velho para o caixote da reciclagem. O que é ainda melhor.

Como funcionam as tags do OneNote?

Digamos que você está executando um Projeto, vamos chamá-lo de Projeto: Tagswinatlife.

E vamos assumir – porque você é um extraordinário – que você criou um Notebook dedicado ao Projeto.

E dentro deste Notebook você criou uma seção para “Meetings” – que contém várias páginas de notas, uma para cada reunião que você teve ao longo do projeto.

Brilhante. Deverá ser algo parecido com isto:

Agora, ao longo do projecto é inevitável que tenha várias reuniões. Podem surgir dúvidas, novas tarefas podem ser definidas, ou informações importantes são compartilhadas. E é seu trabalho comunicar as informações, delegar as tarefas, responder às perguntas e salvar o mundo.

Bem, e se, sem ter que folhear cada página de notas, você pudesse:

• Reavivar constantemente todas as questões levantadas em cada uma das reuniões?
• Recuperar uma lista de cada item de acção que precisa de delegar; ou mesmo
• Localizar todas as sugestões e ideias partilhadas ao longo de todo o projecto?

Bem, você pode, usando Tags.

Tagir as suas notas significa que pode rapidamente voltar a itens importantes, lembrar-se das tarefas, ou filtrar as suas notas da forma que quiser. Você pode marcar qualquer coisa desde uma única linha de texto até uma página inteira. E também é fácil:

Para marcar suas notas, basta colocar o cursor ao lado do conteúdo, clicar na guia Home e selecionar sua Tag na lista suspensa.

Por padrão, o OneNote vem pré-carregado com uma seleção de tags, como “Importante”, “Fazer” e “Pergunta”, que você pode usar imediatamente. Mas você também pode criar as suas próprias tags personalizadas. Se, como nós, você tem várias equipes em sua organização, você pode querer criar uma tag para cada equipe, ou uma série de tags para diferentes prioridades e assim por diante.

Para criar uma tag personalizada, basta clicar em “Create New Tag” dentro do menu suspenso Tag, dar um nome à sua tag e escolher um ícone que você gostaria de usar para a tag. A sua Tag personalizada estará agora disponível para usar no menu pendente Tag.

Quando quiser filtrar rapidamente as suas notas por uma Tag específica basta navegar até à barra de pesquisa e digitar o nome da sua Tag. Por exemplo, se você quiser recuperar todas as questões do seu caderno, você pode pressionar CTRL+F para abrir a barra de busca, digite “Pergunta” e o OneNote exibirá todos os itens que você marcou com a tag.

Note: Se você quiser restringir os resultados da sua busca com a tag, você pode limitar a busca OneNotes ao seu caderno atual, à sua seção atual ou à sua página atual usando a opção dropdown na barra de busca.

Partilha e Colaboração

Se estiver a tirar actas para uma reunião importante, notas numa conferência, ou ideias de brainstorming para um projecto, chegará uma altura em que receberá uma mensagem exactamente como esta:

E sendo o herói das notas que você é, você obriga-se e começa a copiar e colar as suas notas num e-mail e a disparar – iniciando um jogo épico de ténis por e-mail… Mas e se você não precisasse?

OneNote dá-lhe a possibilidade de partilhar o seu Notebook com membros da equipa, amigos ou família, para que possa colaborar, partilhar, recolher feedback e ideias – em tempo real. Na verdade, o OneNote irá até mesmo manter um registo de quem contribuiu com o quê, inserindo automaticamente as suas iniciais junto ao conteúdo.

Então, da próxima vez que quiser partilhar as suas notas, basta navegar para o botão Partilhar no canto superior direito e introduzir o endereço de e-mail da pessoa com quem gostaria de partilhar o seu bloco de notas.

“Mas e se eu não quiser que eles editem as minhas notas?”

Nós recebemo-lo. Nós também podemos ser preciosos com as nossas notas. Felizmente, você tem controle total sobre quem tem o direito de editar ou apenas ver as suas notas.

Pois clique no menu suspenso sob o endereço de e-mail do destinatário para seleccionar entre “Can Edit” e “Can View”.

“Mas eu não quero que eles possam ver todas as minhas notas…”

Nós também obtemos isto – você não quer que informações sensíveis caiam nas mãos erradas, certo? Bem, ao contrário do seu bloco de notas antigo, o OneNote facilita a protecção das suas informações com secções protegidas por palavra-passe.

Como proteger as suas notas com palavra-passe

1. Navegue até à secção do seu bloco de notas que pretende proteger e clique com o botão direito do rato na tabulação da secção para abrir o menu de opções.
2. Seleccionar “Protecção por palavra-passe” e clicar em “Adicionar palavra-passe”.
3. Entrar e confirmar a sua palavra-passe, depois clique em Enter.

Com sua seção sob cadeado e chave, ninguém poderá ver as páginas dentro dessa seção sem a senha, mesmo que você compartilhe seu notebook.

Algumas notas importantes sobre senhas:

• Senhas são sensíveis a maiúsculas e minúsculas e só podem ser aplicadas às seções do seu notebook
• OneNote usa criptografia para proteger suas seções protegidas por senha. Isso significa que se você esquecer suas senhas de seção, ninguém será capaz de redefinir e desbloquear suas anotações – nem mesmo a Microsoft. Portanto, tenha cuidado ao inserir notas, e use um gerenciador de senhas para colocar sua senha – jogo no piloto automático.
• Ainda isso, as seções bloqueadas não são incluídas nas pesquisas de notebooks. Por isso, terá de desbloquear primeiro a secção com a sua palavra-passe, para que as suas notas possam ser pesquisadas.

Seu Dia, Organizado.

Se estiver no seu computador ou no seu dispositivo móvel, usar o OneNote significa que encontrará sempre as suas notas exactamente onde as deixou.

Há muito que o OneNote tem para oferecer quando se trata de organizar o seu dia. E gostaríamos de saber como você está usando o OneNote para se manter organizado nos comentários abaixo.

Se você é novo no OneNote, e está farto de e-mails, notas pegajosas e ilegíveis para -dos desorganizar o seu mundo, dê algumas das sugestões acima uma tentativa – Pode tornar o negócio de tomar notas tão fácil quanto uma torta. Desfrutável, mesmo.