What’s The Most Popular Therapist Billing & Practice Management Tool?

Voor veel therapeuten is de zakelijke logistiek een van de minst boeiende aspecten van het runnen van een bloeiende privépraktijk. Marketing, het beheren van klantnotities en facturering leiden allemaal af van wat het belangrijkste is – tijd doorbrengen met klanten.

Wij bij Zencare helpen op het marketingfront, dus we waren natuurlijk nieuwsgierig naar de toptools voor facturering en praktijkbeheer. We onderzochten en analyseerden de resultaten van meer dan 100 therapeuten in de Zencare-gemeenschap om te leren welke praktijkbeheertools de voorkeur hebben onder therapeuten in privépraktijken.

Lees verder voor ons eerlijke inzicht uit eerste hand in de populairste tools, inclusief welke functies therapeuten het meest waarderen, hun droomfuncties en echte praatjes over kosten, gebruiksgemak en integratie.

SimplePractice is het platform van keuze!

De resultaten zijn binnen, en SimplePractice wint! Meer dan een derde van de ondervraagde Zencare therapeuten (34%) gebruikt SimplePractice, waardoor het de nummer een voorkeur platform is voor facturering en software management voor therapeuten in ons netwerk.

SimplePractice verdiende een 8.7/10 tevredenheidsscore onder de therapeuten die het gebruiken, waarbij 90% van de therapeuten “gebruiksgemak” noemt als de functie die zij het meest waarderen.

Therapeuten gebruiken een grote verscheidenheid aan tools voor facturering en praktijkbeheer – geen enkel platform heeft de meerderheid.

We waren verrast om te leren dat er zo veel verschillende opties zijn voor therapeutfacturering en praktijkbeheerdiensten en -methoden. In onze enquête gaven therapeuten 15 verschillende manieren aan om facturering en patiëntinformatie te beheren, waaronder online platforms, offline/papiergebaseerde systemen en werken met een factureringsprofessional. Geen enkele methode veroverde de meerderheid van de markt; in plaats daarvan lijken de meeste therapeuten een hulpmiddel en systeem te vinden dat voor hen het beste werkt. Hier is de uitsplitsing van welke platforms de ondervraagde therapeuten gebruiken:

• SimplePractice (34%)
• Office Ally (16%)
• Offline/Paper-gebaseerd (13%)
• TherapyNotes (11%)
• Therapy Appointment (6%)
• Theranest (5%)
• Billing professional (4%)
• My ClientsPlus (3%)
• Availity (2%)
• ShrinkRapt (2%)
• A+Delphi (1%)
• Carepaths (1%)
• CounSol (1%)
• Optum (1%)
• Therapist Helper (1%)

SimplePractice, Office Ally, en TherapyNotes vormen het grootste deel van de markt.

De top drie van online tools voor facturering en praktijkbeheer – SimplePractice, Office Ally, en TherapyNotes – zijn samen goed voor 61% van alle gebruikte methoden voor facturering en praktijkbeheer. SimplePractice (34%) heeft de leiding genomen, gevolgd door Office Ally (16%) en TherapyNotes (11%).

Therapeuten kiezen SimplePractice en TherapyNotes vanwege het gebruiksgemak, en Office Ally en op papier gebaseerde offline systemen vanwege de kosten en betaalbaarheid.

Waarom kiezen therapeuten voor elk platform? Het lijkt op een afweging tussen gebruiksgemak en kosten.

SimplePractice en TherapyNotes in op gebruiksgemak.

90% van de therapeuten noemde “gebruiksgemak” als de top eigenschap voor zowel SimplePractice als TherapyNotes.

Wat maakt de #1 keuze, SimplePractice, uniek in gebruiksvriendelijkheid? We spraken met Zencare-therapeuten en ontdekten dat ze dol zijn op de mobiele apps van het platform, het volledig elektronische intakeproces en de gebruiksvriendelijke esthetiek.

SimplePractice heeft zowel iOS als Android mobiele apps – in de iOS app store heeft het 4.289 beoordelingen met een gemiddelde van 4.7 van de 5 sterren.

Image courtesy of SimplePractice

“I like and use the mobile app for SimplePractice all the time,” zegt Dr. Ruben Hopwood, een gelicenseerde psycholoog in Cambridge, Massachusetts.

Dr. Hopwood noemt deze functies als extraatjes van de SimplePractice-app:

• Check on any pending items/documents
• Send and receive secure instant messages from clients (e.g. cliënten kunnen hem direct waarschuwen als ze te laat zijn)
• Betalingen verwerken
• Agenda bekijken en wijzigen
• Interface tussen de computer en de mobiele app maakt het werk gemakkelijk en toegankelijk

Kristen Acciari, een Licensed Clinical Social Worker in Warwick, Rhode Island, zegt dat de doorslaggevende reden waarom ze SimplePractice boven elke andere tool heeft geselecteerd, hun volledig elektronische intakeproces is. “Het is een onmisbare waarde – als een groepspraktijk met zes clinici, is er geen manier waarop we ons huidige cliëntvolume zouden kunnen beheren met ons oude papieren formulier en data transcriptieproces.”

Esthetiek kan ook een andere reden zijn waarom aanbieders SimplePractice kiezen – 31% van de ondervraagde gebruikers geniet van het algehele uiterlijk van SimplePractice.

Image courtesy of SimplePractice

“De software is gemakkelijk te gebruiken, zeer interactief, en aangenaam voor het oog,” zegt Dr. Sarah Karytko, een psycholoog die SimplePractice gebruikt in haar praktijk in Brookline, Massachusetts.

TherapyNotes, aan de andere kant, mag dan (nog!) geen app hebben, maar gebruikers lijken tevreden met het algehele product. “Ik heb Therapy Notes meer dan een jaar gebruikt en ben zeer tevreden over zowel de functionaliteit als de gebruiksvriendelijkheid”, zegt Jamie Bloom, een gelicenseerde klinisch maatschappelijk werker in Brooklyn, New York.

Image courtesy of TherapyNotes

TheraNest, dat door 5% van de ondervraagde therapeuten wordt gebruikt, heeft ook een iOS-app, maar met slechts 9 beoordelingen in de App Store op het moment van schrijven wordt deze app (letterlijk!) onderschat. Stephanie Saklad, een gediplomeerd Creative Arts Therapeut in Queens, New York, gebruikt TheraNest al zo’n twee jaar met veel plezier. Als kunstzinnig therapeut waardeert ze het dat “er een gedeelte is waar ik documenten in kan scannen, zodat ik kunstwerken van cliënten kan scannen, evenals hun intakepapieren.”

Office Ally en andere gratis tools winnen op kosten.

Driekwart van de therapeuten gaf “kosten/betaalbaarheid” aan als het belangrijkste dat ze leuk vinden aan Office Ally.

En dat is logisch – omdat het grootste deel van Office Ally gratis is! (Met een non-par claim vergoeding, die van toepassing is wanneer 50% of meer van de maandelijkse claim volume is aan non-par betalers).

Image courtesy of Office Ally/Vimeo

Vergeleken met een basisvergoeding van $39-$59/mo voor SimplePractice en $49-$59/mo voor TherapyNotes – en dat is nog vóór extra kosten voor claimverwerking, creditcardkosten en extra functies zoals tele-therapie.

Ook therapeuten die hun eigen systemen of op papier gebaseerde systemen gebruiken, kiezen die route voor de kostenvoordelen.

Claudia Giolitti, een gelicenseerde psychotherapeut in New York City, gebruikt Google Sheets van G-Suite voor haar praktijk. G-Suite is de bedrijfsgeoriënteerde versie van Google’s producten, en biedt de optie om een Business Associates Agreement (BAA) te ondertekenen om HIPAA-beveiligd te zijn; Google Sheets werkt als Excel, waarmee gebruikers spreadsheets kunnen bouwen en beheren.

Giolitti vindt het geweldig dat ze haar bedrijfsadministratie gratis kan beheren – maar in termen van esthetiek en gebruiksgemak is ze niet zo verkocht. “Het zou mooi zijn als het een auto-correctie functie had, of sjablonen van verschillende nuttige formulieren,” zegt ze. “Bijvoorbeeld een sjabloonformulier voor belastingdoeleinden, uitgaven, inkomsten, patiëntenlogboek, enzovoort. Ook een wachtwoord beveiligde optie om formulieren te delen tussen therapeuten in dezelfde praktijk, en een beter uiterlijk. Het is nogal gewoon en groen!”

Therapeuten zijn over het algemeen blij met hun keuzes!

Hebben therapeuten de kunst van het gelukkig zijn onder de knie? Voor het grootste deel zijn het tevreden klanten! Bijna de helft van de gebruikers van de top drie online platforms gaf aan dat ze over het algemeen tevreden waren met hun platform van keuze.

Bijna de helft van de therapeuten die SimplePractice gebruiken (47%), gaf aan dat ze over het algemeen tevreden waren en geen klachten hadden. Iets meer dan een derde van de gebruikers (37%) wenste dat het platform betaalbaarder was, gevolgd door 17% van de therapeuten die de klantenservice niet behulpzaam of toegankelijk vonden.

Droomfuncties: therapeuten wensten dat hun platform beveiligde batch-e-mailing had, de mogelijkheid voor cliënten om documenten te uploaden, en meer mogelijkheden voor branding van de praktijk.

Facturatie- en softwareprogramma’s zouden hier kennis van kunnen nemen: therapeuten hebben genoeg ideeën voor verbetering!

“Ik zou willen dat ik de beveiligde berichten kon gebruiken om een volledige e-mail in één keer naar alle patiënten te sturen over praktijkupdates,” zegt Dr. Karytko, de verder tevreden SimplePractice-klant. “Momenteel kan ik veilig individuele berichten naar patiënten sturen, maar een e-mail blast zou de voorkeur hebben.”

Dr. Hopwood heeft ook een paar ideeën voor SimplePractice. “Een item dat ik echt nodig heb en dat momenteel niet beschikbaar is, is de mogelijkheid voor cliënten om documenten te uploaden die ik vraag, zoals kopieën van beoordelingsrapporten, medische informatie, ontslag- of testsamenvattingen en releases van informatieformulieren.” Een andere (zelf toegegeven kleine) wens? “De middelen om formulieren te hebben die zijn opgemaakt met mijn briefhoofd en/of logo.”

Brennan Mallonee, een Licensed Mental Health Counselor in Somerville, Massachusetts, gebruikt MyClientsPlus – en terwijl ze de feilloos warme klantenservice waardeert, ziet ze ruimte voor verbetering op het gebied van functies. “Planning, afspraak alerts, en credit card on file worden gedaan door Jituzu, dat blijkbaar vroeger een apart bedrijf van MyClientsPlus was. Sommige van de integratie tussen de twee systemen is nog steeds een beetje onhandelbaar.”

G-Suite gebruiker Giolitti voegt een laatste droom functie: de mogelijkheid om “set up afspraak herinneringen voor klanten en stuur automatische e-mails wanneer het is hun verjaardag!”

Papieren, offline systemen is nog steeds de #3 keuze!

Is beheer op papier verleden tijd? Nog niet, zo lijkt het – van de ondervraagde therapeuten geeft 13% aan dat zij hun facturering offline beheren of met een op papier gebaseerd systeem. Dit maakt papier-gebaseerd beheer de derde in de voorkeursopties, tussen Office Ally (16%) en TherapyNotes (11%).

Waarom kiezen sommige therapeuten ervoor om offline te blijven? 85% geeft kosten en betaalbaarheid aan als de nummer een ding dat ze leuk vinden aan het blijven sans tech. Maar therapeuten lijken ook gewend aan het systeem dat ze hebben ontwikkeld – 70% geeft gebruiksgemak aan als de reden waarom ze graag op papier blijven, inclusief opmerkingen zoals:

• “Gebrek aan problemen die ik heb ervaren met op technologie gebaseerde-tools”
• “Ik ben eraan gewend”
• “Geen digitaal veiligheidsrisico”

Fun shoutouts: Een therapeut deelde dat hun “man mijn facturering doet” en dat ze deze methode verkiezen omdat “hij geen fouten maakt en late terugbetalingen opvolgt.” We houden van het teamwerk! En één respondent had zijn eigen platform “zelf gecreëerd” – ondernemersgeest daar!

Zeer weinig therapeuten besteden uit aan een factureringsprofessional.

Ondanks hun drukke agenda’s beheerden bijna alle ondervraagde therapeuten hun eigen facturering en praktijkbeheer, terwijl slechts 4% werkte met een ingehuurde factureringsprofessional. De #hustle is echt!

Therapeuten in NYC, Boston en Rhode Island hebben vergelijkbare keuzes als het gaat om praktijkbeheerplatforms – maar Rhode Islanders zijn een beetje meer gediversifieerd in hun voorkeuren.

Verschillen voorkeursplatforms per geografie? De resultaten verschilden niet veel tussen de drie onderzochte regio’s, met zeer kleine verschillen in de volgorde van topplatform.

Voor NYC-therapeuten won SimplePractice meer dan een derde van de therapeuten (37%), gevolgd door offline/paper-based (16%), Office Ally (14%), en TherapyNotes (9%).

Al bijna de helft van de therapeuten in Boston toonde zich trouw aan SimplePractice (45%), gevolgd door Office Ally (20%), offline/paper-based (15%), en TherapyNotes (10%).

Rhode Island-therapeuten waren meer verdeeld in hun voorkeursmethoden, waarbij de populairste optie, SimplePractice, door minder dan een derde van de therapeuten werd gekozen; dit werd gevolgd door Office Ally (15%), een gelijkspel tussen TherapyNotes en Therapy Appointment (elk 13%), en offline/paper-based (8%).

Conclusie? SimplePractice wint op gebruiksgemak en overvloed aan functies, Office Ally wint op kosten en betaalbaarheid, en TherapyNotes is misschien een ondervertegenwoordigd juweeltje – met een parallelle tevredenheidsscore aan SimplePractice.

Lees meer over elk facturerings- en praktijkbeheerplatform via onze analyse van functies en kosten voor TherapyNotes, TheraNest, Office Ally, en SimplePractice, inclusief beoordelingen door Zencare-zorgverleners. Lees hier hoe u kunt kiezen tussen SimplePractice en TherapyNotes, en ook een vergelijking van platforms voor therapeutenfacturering en praktijkbeheer.

Begint u een eigen praktijk of wilt u deze uitbreiden? Word lid van het Zencare therapeutennetwerk om deel uit te maken van een ondersteunende gemeenschap van doorgelichte therapeuten! U kunt vragen stellen via onze actieve e-mail listserv, een professionele online aanwezigheid opbouwen, en verwijzingen ontvangen voor cliënten die goed bij uw praktijk passen. Plan vandaag nog een gratis gesprek met ons Therapist Success Team voor meer informatie.

Onze enquête is van 18 januari tot 21 januari 2019 verstuurd naar meer dan 500 therapeuten in het Zencare-netwerk in New York City, Rhode Island, en Massachusetts. Onze analyse werd uitgevoerd op de 102 antwoorden die we van aanbieders ontvingen.