Verlate vergoedingen en rente voor te laat betaalde facturen

Een factuur is een document dat wordt gebruikt om klanten te factureren. Eenmaal ontvangen, verplicht een factuur een persoon of bedrijf te betalen voor geleverde goederen of diensten. Maar wat gebeurt er als iemand weigert een factuur te betalen? Nadat een bedrijf of particulier schriftelijk in gebreke is gesteld, kan de organisatie die de factuur heeft uitgereikt, achterstallige kosten of rente in rekening brengen voor de te late betaling. Lokale regels en wetten zijn echter van invloed op de kosten en rente van achterstallige facturen.

Berekening van kosten en rente.

Wat zijn achterstallige kosten?

Bedrijven hebben de vrijheid om extra kosten in rekening te brengen wanneer een factuur gedurende langere tijd niet is betaald. Bovenop die vergoeding kunnen bedrijven een extra rentetarief in rekening brengen over het onbetaalde bedrag.

Waarom Late Fees in rekening brengen?

Late fees zijn prikkels voor klanten om te betalen voor de diensten die zij ontvangen en om binnen een redelijke termijn te betalen. Anders zullen bedrijven die deze diensten leveren onderbrekingen en mogelijk complicaties in hun cashflow ondervinden. Uiteindelijk kan dit leiden tot financiële complicaties, vooral voor kleine bedrijven.

Waardoor ontstaat een Late Fee?

Late vergoedingen en rente op achterstallige facturen zijn afhankelijk van de tijd die een bedrijf een klant of abonnee heeft gegeven om voor een factuur te betalen. De standaard vervaldatum voor een factuur is 30 dagen na ontvangst van de factuur, maar kan elke door een bedrijf vastgestelde datum zijn.

Als er een onbetaalde factuur is na de toegewezen tijd, kunnen bedrijven late vergoedingsbedragen in rekening brengen voor bedrijven en particulieren. Typisch zal de contractuele betalingstermijnclausule van een bedrijf een clausule bevatten over de betalingsstructuur en eventuele boetes voor te late betalingen. Dit kan onder meer een dagelijkse strafrente of een aantal andere standaard late fees.

Standard late fees worden niet gereguleerd door staten of de federale overheid. Er zijn echter staat caps op de rente. Rentetarieven worden meestal vermeld als een jaarlijks percentage, maar kan jaarlijks, maandelijks, dagelijks, of echt elke periode van time.

Local Laws Affect Interest Charged on Te late Invoices

Sommige staten hebben een percentage voor contracten met reeds bestaande schriftelijke overeenkomsten met expliciete rentetarieven en een ander percentage voor overeenkomsten die zwijgen over te late vergoedingen. Bijvoorbeeld, Alabama heeft een wettelijke maximale rente van 8% per jaar voor schriftelijke overeenkomst en een maximale rente van 6% per jaar voor overeenkomsten die geen specifieke clausule bevatten.

Hier zijn enkele voorbeelden van staten wettelijke tarieven:

• Californië beperkt contract tarief op 12%.
• Massachusetts op 6%, tenzij er een contract is.
• Colorado op 8% als er geen overeenkomst is en een maximum van 45%, een van de hoogste rentelimieten in het land.
• Nevada heeft geen limiet voor gecontracteerde rentetarieven, anders is er een prime rate bij de grootste bank in Nevada plus 2%.

Het wordt aan het oordeel van een bedrijf overgelaten of ze klanten een vaste vergoeding of een percentage van het onbetaalde achterstallige bedrag in rekening brengen. Verlate vergoedingen en vertragingsrente zijn alleen afdwingbaar als het oorspronkelijke contract of de oorspronkelijke overeenkomst tussen partijen een expliciete en duidelijke vertragings- of renteclausule bevat.

Een voorbeeld van een duidelijke clausule kan zijn: “Rekeningen die niet binnen de termijnen zijn betaald, zijn onderhevig aan % maandelijkse financieringskosten.” Dit moet worden weergegeven in een leesbaar, vet lettertype op het contract in de buurt van de ondertekeningslijn om eventuele conflicten te voorkomen.

Het bepalen van een late fee

Een bedrijf kan de late fee bepalen en een aanmaningsbrief bij de volgende factuur voegen met het nieuwe verschuldigde bedrag. Om een late vergoeding te bepalen, is er een online calculator die vereist het invoeren van het aantal dagen (of maanden) te laat de betaling is, het bedrag van de oorspronkelijke factuur is, en de rente die uw contract specifieert.

Voor het berekenen van late vergoedingen met de toevoeging van de rente, deelt u het jaarlijkse tarief door 12 om rekening te houden met de 12 maanden van het jaar. Als een staat 12% per jaar toestaat, komt dat neer op 1% per maand. Als u een factuur hebt die $ 1.000 is, is de rente voor die maand $ 10.

Wanneer een late vergoeding toepassen

Het is de beste praktijk om een betalingsherinnering naar een klant te sturen voordat u de late vergoeding of de rentekosten in rekening brengt. Dit biedt een respijtperiode voor klanten, vooral wanneer het onbekend is waarom de klant te laat is met een betaling of ongewoon is voor de klant om te laat te zijn met een betaling.

Het is belangrijk om de voors en tegens van het toepassen van een late vergoeding aan een klant af te wegen. Er zijn vaak indirecte redenen waarom klanten te laat zijn met betalingen. De eerste verplichting van een onderneming zou moeten zijn om eerlijk en oprecht zaken te doen en vriendschappelijke zakelijke relaties te onderhouden, in welk geval het toepassen van een vergoeding voor te late betaling zodra een betaling te laat is of wordt gemist, alleen maar turbulentie zal veroorzaken en een klant kan kosten.

Wanneer worden late vergoedingen in rekening gebracht?

Een vergoeding voor te late betaling kan op elk moment in rekening worden gebracht nadat een betaling verschuldigd is (d.w.z. na de factuurperiode van 30 dagen). Een bedrijf dat waarde hecht aan de relatie met zijn klanten zal echter een respijtperiode bieden tussen het moment waarop de betaling verschuldigd is en het moment waarop het de vastgestelde vertragingsrente in rekening brengt.

Rente op achterstallige facturen

Het in rekening brengen van rente op onbetaalde facturen is in de meeste bedrijfstakken standaardpraktijk. Bedrijven zijn wettelijk gerechtigd om rente in rekening te brengen. Maar dit soort rente is alleen afdwingbaar als er een bestaande overeenkomst over late vergoedingen bestaat tussen het bedrijf en de klant over de betalingsvoorwaarden en de voorwaarden voor rente op onbetaalde facturen. Als er geen bestaande overeenkomst is, is de klant niet verplicht om rente te betalen over onbetaalde facturen.

Hoewel rentetarieven niet direct gereguleerd zijn, beperken sommige staten wel het bedrag dat een bedrijf in rekening mag brengen aan late vergoedingen en stellen zij een maximum aan het rentepercentage. Doorgaans mogen bedrijven niet meer dan 10% per jaar in rekening brengen voor te late vergoedingen en facturen. Organisaties moeten echter de toepasselijke staatsvoorschriften controleren om te bevestigen welk percentage in hun rechtsgebied is toegestaan.

Hoe te late vergoedingen en rentetarieven te vermijden

Het kan een verspilling van tijd en middelen zijn om klanten op te sporen voor facturen, en vooral voor onbetaalde facturen. Om te voorkomen dat er te late vergoedingen en rente op facturen in rekening moeten worden gebracht, moeten bedrijven een financiële prikkel geven voor het op tijd betalen van facturen. Organisaties kunnen overwegen een korting aan te bieden voor volledige betaling vooraf of binnen de betalingstermijn van de factuur. Dit is een succesvolle tactiek om te voorkomen dat klanten te maken krijgen met late vergoedingen of rentekosten en een zakelijke relatie op het spel zetten.

Om ervoor te zorgen dat ze niet onbedoeld facturen onbetaald laten, moeten bedrijven investeren in goede boekhoudsystemen. Overweeg het creëren van herinneringen en elektronische berichten om te helpen georganiseerd te blijven en betalingen op tijd te doen. Het opzetten van elektronische betalingen of overschrijvingen kan het ook gemakkelijk maken om rechtstreeks van uw bedrijfsrekening naar het bedrijf of de dienstverlener te schrijven.

Natuurlijk moet niets van deze informatie worden opgevat als juridisch of financieel advies, noch moet het u ervan weerhouden de hulp in te roepen van een gelicentieerde advocaat, accountant of financiële dienstverlener. Maar als u ervoor wilt zorgen dat het beleid van uw bedrijf met betrekking tot late vergoedingen of rente op achterstallige facturen in overeenstemming is met de beste praktijken, is dit een geweldige plek om te beginnen!

Maandelijkse en dagelijkse rente calculator voor het berekenen van rente op onbetaalde facturen.