To File or Not to File – Fictieve Namen

Een veelgemaakte fout van een nieuw bedrijf is het niet registreren van een fictieve naam. Als u een naam gebruikt waaruit niet duidelijk blijkt wie het bedrijf leidt, zoals Sam’s Painting Services, moet u deze naam laten registreren bij het Corporations Bureau van Pennsylvania. Het registreren van een bedrijfsnaam moet niet worden verward met incorporatie, aangezien het registreren van een fictieve naam en incorporeren twee afzonderlijke en verschillende juridische processen zijn.

Een fictieve naam is een aangenomen naam, anders dan de wettelijke naam, die een onderneming gebruikt om zaken te doen in Pennsylvania. In een eenmanszaak is de achternaam van de eenmanszaak op zichzelf, of in combinatie met woorden die het bedrijf beschrijven, geen fictieve handelsnaam. Sally Smith exploiteert een groentekraam en gebruikt alleen haar wettelijke naam Sally Smith. Dit is een eenmanszaak en hoeft niet te worden geregistreerd. Sally Smith die als eenmanszaak een groentekraam runt, maar het bedrijf Cukes & Zuchs noemt, moet echter bij het Corporations Bureau van de staat Pennsylvania als fictieve naam worden geregistreerd. Als in een vennootschap onder firma de achternamen van alle vennoten worden gebruikt, zoals Smith, Jones en Brown Landscaping, is er geen sprake van een fictieve handelsnaam. Het opnemen van woorden die extra eigenaren suggereren, zoals “Company”, “& Company”, “& Sons”, “& Associates”, maakt de naam tot een aangenomen of fictieve naam. Het doel van de registratie van een fictieve naam is anderen in staat te stellen te weten met wie zij zaken doen. Daarom moet elke naam die de eigenaar van het bedrijf niet gemakkelijk identificeert, worden geregistreerd als een fictieve naam.

Talk to an Expert

Er zijn vele redenen waarom de wet vereist dat de fictieve naam moet worden geregistreerd. De belangrijkste reden voor de meeste bedrijfseigenaren om zich te registreren is de straf voor het niet indienen van een fictieve naamsregistratie: de niet-geregistreerde entiteit kan geen beroep doen op de rechtbanken van Pennsylvania om een contract af te dwingen dat is aangegaan terwijl de niet-geregistreerde fictieve naam werd gebruikt. Stel dat Flowering Giants een contract aangaat met ABC Corporation. Als u Flowering Giants niet hebt geregistreerd en ABC Corporation u niet heeft betaald voor de geleverde goederen of diensten, kunt u geen vordering instellen om uw schade te verhalen zolang de naam niet is geregistreerd. Het verzuim om de fictieve naam te registreren maakt de overeenkomst niet ongeldig, maar verhindert slechts de tenuitvoerlegging ervan tot de registratie. De rechter heeft de mogelijkheid om een boete van $500 op te leggen in deze gevallen waarin de entiteit het contract wil afdwingen en vervolgens de fictieve naam op een niet-tijdige manier registreert.

De theorie is dat het publiek het recht heeft om te weten met wie het zaken doet. In Pennsylvania geldt de verplichting om een fictieve naam te registreren dus niet alleen voor individuele personen, maar ook voor bedrijven. Bedrijven kunnen, net als natuurlijke personen, hun activiteiten onder hun eigen naam uitoefenen; maar voor een bedrijf is de eigennaam die welke in de oprichtingsakte is opgenomen. ABC Corporation mag handel drijven onder haar eigen naam zonder enige registratie buiten haar statuten, maar zij mag geen handel drijven onder enige andere naam tenzij zij is geregistreerd. Als de heer Jones een vennootschap heeft met de naam Jones, Inc. en de vennootschap van plan is handel te drijven onder de naam Get it Here!, moet de vennootschap de fictieve naam laten registreren. Als een klant letsel oploopt, moet hij bovendien weten wie wettelijk aansprakelijk is. Registratie stelt ook de klanten en verkopers van het bedrijf in staat om precies te weten wie wettelijk verantwoordelijk is in het geval dat er een claim is voor goederen, diensten of betaling.

Registratie van een fictieve naam geeft de bedrijfsentiteit niet het exclusieve gebruik van de naam. Er zijn geen eigendomsrechten op een fictieve naam en de naam is niet beschermd tegen gebruik door iemand anders. Dezelfde fictieve naam kan herhaaldelijk worden gebruikt door verschillende zakelijke entiteiten.

Het is belangrijk om een fictieve naamsregistratie niet te verwarren met een handelsmerk of auteursrecht. Registratie volgens de Pennsylvania Fictitious Names Act schept geen wettelijk recht op de naam. Als Mr. Smith handel wil drijven onder de naam Flowering Giants in Main Street, belet dat Mr. Brown niet om dezelfde naam te gebruiken voor handel in Elm Street. Er zijn echter andere manieren voor Mr. Smith om de naam Flowering Giants te beschermen. De naam van zijn zaak kan worden beschermd met een handelsmerk. Daarnaast, en in veel gevallen zelfs zonder formele merkregistratie, kan meneer Smith een rechtszaak aanspannen om een einde te maken aan oneerlijke handelspraktijken, zoals het stelen van de naam Flowering Giants. Snel handelen is immers vaak essentieel voor het behoud van het recht van een bedrijf om een bepaalde naam te gebruiken.

Gesprek met een Expert

Fictitious Name Registration

Het gebruik van fictieve namen wordt geregeld door de Fictitious Names Act van 1982, (54 Pa.C.S. Section 301 et seq.), die eerdere wetten op dit gebied heeft ingetrokken. Dientengevolge behoeven fictieve namen niet langer te worden ingediend bij de districtszetel. Elke entiteit of entiteiten (met inbegrip van individuen, corporaties, partnerschappen of andere groepen) die zaken doet (doen) in Pennsylvania onder een aangenomen of fictieve naam moet (moeten) een dergelijke naam registreren door het indienen van een aanvraag voor registratie van fictieve naam.

Om een fictieve bedrijfsnaam te registreren waarvan is vastgesteld dat deze beschikbaar is, moet u een Aanvraag voor Registratie van Fictieve Naam (formulier DSCB: 54-311) indienen bij het Pennsylvania Department of State, Corporation Bureau.

Registreer de bedrijfsnaam bij de plaatselijke, staats- en/of federale autoriteiten.

• Als u uw eenmanszaak onder een andere naam dan uw eigen naam gaat exploiteren, moet u bij het Pennsylvania Department of State een Application for Registration of Fictitious Name (aanvraagformulier voor de registratie van een fictieve naam) indienen (verkrijgbaar op www.paopen4business.state.pa.us). De indieningskosten bedragen $70. U kunt uw fictieve naam online registreren met behulp van de interface Online Business Registration Interview of het juiste formulier downloaden en per post naar het Department of State sturen.

• Pennsylvania vereist ook dat u een advertentie publiceert in twee kranten in de county waar uw bedrijf is gevestigd, waarin staat dat u een aanvraag voor de registratie van een fictieve bedrijfsnaam hebt ingediend of van plan bent dit te doen. De advertentie moet de volgende informatie bevatten:

• De fictieve naam;
• Het adres, inclusief straat en nummer, indien aanwezig, van het hoofdkantoor of de plaats van vestiging van de onderneming die onder of door middel van de fictieve naam zal worden uitgeoefend; een postbus alleen is niet aanvaardbaar.
• De naam en het adres, met inbegrip van straat en nummer, indien van toepassing, van de persoon die de registratie indient; en
• Een verklaring dat een aanvraag voor registratie van een fictieve naam moet worden of werd ingediend “onder 54 Pa.C.S. (met betrekking tot namen).”

Een van de kranten moet een wettelijk periodiek of een krant zijn. Als er geen wettelijk periodiek of krant wordt uitgegeven in het graafschap, dan zijn twee kranten van algemene oplage voldoende. Als er slechts één krant met een algemene oplage in een county is, is een advertentie in die krant voldoende. Het ministerie van Staat heeft een lijst van legale kranten. Het bewijs dat u aan de advertentie-eisen voldoet, hoeft u niet bij het ministerie van Buitenlandse Zaken in te dienen, maar u moet het bewijs wel bewaren in uw bedrijfsadministratie.

• Hoewel u niet verplicht bent dit te doen, moet u overwegen uw bedrijfsnaam te registreren als een federaal en/of staatshandelsmerk. Als algemene regel geldt dat als iemand in een soortgelijke sector als de uwe al een bepaalde bedrijfs- of organisatienaam gebruikt, u deze naam niet mag gebruiken, noch een naam mag gebruiken die er verwarrend veel op lijkt. Een handelsmerk registreert een bedrijfsnaam of slogan bij het Department of State, waardoor de houder een rechtszaak kan aanspannen als een andere entiteit probeert de naam te gebruiken.

Hoe kan ik de exclusieve rechten op een naam krijgen?

Als een bedrijf wordt opgericht door het indienen van Articles of Incorporation bij het Pennsylvania Department of State, krijgt een bedrijf het exclusieve gebruik van een bedrijfsnaam. Een bedrijfsnaam mag niet hetzelfde zijn als of verwarrend veel lijken op de naam van een ander bedrijf, een commanditaire vennootschap, een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid of een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid. Dit artikel is niet bedoeld om in te gaan op de verschillende juridische en financiële overwegingen die moeten worden beoordeeld om de juiste bedrijfsentiteit te bepalen.

Hoewel het registreren van uw bedrijfsnaam onder de Fictitious Name Act alleen maar meer bureaucratie lijkt te zijn, helpt het naleven van de wet om u als een legitieme bedrijfsentiteit te vestigen. Registratie kan ook de datum vaststellen waarop uw bedrijf de naam voor het eerst is gaan gebruiken in geval van een geschil over het recht op de naam. Neemt u voor meer informatie gerust contact op met de advocaten van Maiello, Brungo & Maiello, LLP.

Gesprek met een deskundige

Terug naar artikelen