Project Roadmap: Wat is het en hoe maak je er een om de verwachtingen van belanghebbenden te managen?

In dit artikel leert u hoe u een project roadmap kunt maken om de verwachtingen van belanghebbenden te managen en uw team op schema te houden om deadlines te halen.

We zullen ook kijken naar:

• Wat is een project roadmap?
• Hoe verschilt het van een projectplan?
• Redenen waarom u een roadmap zou moeten maken
• Sjablonen voor projectroadmaps
• Hoe maakt u een tijdlijn voor een roadmap?
• Hoe houdt u belanghebbenden up-to-date met roadmaps?

Als projectmanager is het uw taak om de belanghebbenden up-to-date te houden zonder u te richten op de dagelijkse details. Tegelijkertijd wilt u uw team gefocust houden op de dagelijkse taken.

Aan het eind van dit artikel leert u hoe u dit evenwicht kunt bewaren met behulp van een roadmap voor uw project.

Laten we beginnen.

Wat is een projectroadmap?

Een projectroadmap is een visueel overzicht op hoog niveau van een project. Typisch weergegeven op een tijdlijn, een roadmap bestaat uit:

• Project scope: Project scope vertegenwoordigt de big-picture visie van wat u wilt bereiken aan het einde van het project.
• Deliverables: Deliverables zijn de output of de eindresultaten van de activiteiten van een project. Deliverables kunnen van alles zijn – een document, software, of zelfs een fysiek eindproduct.
• Projectplanning op hoog niveau: De planning beschrijft de chronologische volgorde waarin projectactiviteiten worden gedaan en mijlpalen worden bereikt.
• Projectmijlpalen: Mijlpalen zijn gebeurtenissen op de tijdlijn van het project die een verandering in de fase van het project aangeven.
• Risico’s: Risico’s zijn uitdagingen met projectactiviteiten, teamleden, middelen of externe factoren die ertoe kunnen leiden dat het project van zijn schema of budget afwijkt.

Waarom heb je een Project Roadmap nodig?

Dit zijn vijf redenen waarom u zou moeten overwegen een stappenplan op te stellen:

Start van een project

De eerste dagen van een project zijn vaak gevuld met onzekerheid.

Dat komt omdat er nog niet genoeg details beschikbaar zijn. Er kunnen geen concrete projectplannen worden gemaakt en geen middelen worden toegewezen. Bijgevolg kunnen teamleden zich verloren voelen of kunnen belanghebbenden hun belangstelling verliezen.

Een projectdraaiboek is van een niveau dat hoog genoeg is om de onzekerheid te managen. Tegelijkertijd helpt het bij het identificeren van voldoende taken om het project van start te laten gaan.

Blijf bovenop projectdoelen

Volgens een projectmanagementonderzoek van KPMG levert slechts 33 procent van de organisaties projecten op die de oorspronkelijke doelen of bedrijfsdoelstellingen waarschijnlijk zullen halen.

Vaak verwachten belanghebbenden dat teams tijdens de uitvoering van een project kleine wijzigingen kunnen doorvoeren. Maar vaak stapelen dergelijke kleine wijzigingen zich op en ontspoort het project van zijn oorspronkelijke doelstellingen. Als gevolg daarvan voldoen projecten niet aan de zakelijke doelstellingen.

Project roadmaps helpen bij het beheersen van deze situaties. Als gevolg daarvan blijven alle belanghebbenden bij het project gefocust op de projectdoelen.

Voldoe aan de verwachtingen van belanghebbenden

Uit hetzelfde KPMG-onderzoek kwam ook naar voren dat slechts één op de drie organisaties projecten oplevert die waarschijnlijk tot tevredenheid van de belanghebbenden zullen leiden.

Project roadmaps houden belanghebbenden op de hoogte van de projectdoelstellingen, de voortgang en de wegversperringen. Op die manier kunnen belanghebbenden op het juiste moment beslissingen nemen om een project op schema te houden.

Scherm teamleden af van belanghebbenden

Sommige belanghebbenden houden van een hands-on benadering van het managen van projecten.

Hoewel betrokkenheid van stakeholders cruciaal is, kan micromanagen van stakeholders het team ongemakkelijk maken.

Een dergelijke situatie kan ook leiden tot verwarring met teamleden die rapporteren aan en instructies krijgen van meerdere managers.

Hoge routekaarten helpen het team te vrijwaren van inmenging van belanghebbenden. Tegelijkertijd blijven belanghebbenden gefocust op de routekaart zonder zich zorgen te maken over de dagelijkse projectactiviteiten.

Creëer fundamenten voor het projectplan

Een projectplan is niets anders dan een granulair plan op taakniveau om een mijlpaal te bereiken die in de routekaart is gedefinieerd. Zodra alle belanghebbenden de routekaart hebben goedgekeurd, is het eenvoudig om de routekaart uit te breiden tot een plan.

Door een projectplan uit een routekaart te laten groeien, blijven zowel belanghebbenden als het team op dezelfde pagina. Dit betekent dat projectopleveringen beter zijn afgestemd op de verwachtingen van belanghebbenden.

Projectplan vs Project Roadmap: Wat is het verschil?

Nu u het doel van een roadmap kent, laten we eens kijken naar wat een roadmap onderscheidt van een projectplan.

Een projectplan is een gedetailleerd document dat communiceert:

• Welke taken moeten worden uitgevoerd?
• Wanneer?
• En door wie?

Voornamelijk intern, het helpt projectmanagers om taken aan teamleden te communiceren en de voortgang van mijlpalen bij te houden.

Projectplannen kunnen worden gemaakt en beheerd met behulp van takenlijsten, Kanban-borden, of tijdlijnen.

Een routekaart daarentegen geeft een overzicht van het project zonder in details te treden. Het is nuttig voor projectmanagers om belanghebbenden op de hoogte te houden.

Samengevat biedt de routekaart een macroperspectief van het project. Terwijl het projectplan een meer microniveau overzicht biedt.

Beide zijn belangrijke artefacten van projectmanagement, waarbij het projectplan zich ontwikkelt vanuit een roadmap.

Project Roadmap Templates: Voordelen & Nadelen

Een sjabloon voor een projectstappenplan is een kant-en-klaar spreadsheet- of presentatiedocument. U kunt een sjabloon bewerken en uw eigen stappenplan maken.

Er zijn tal van sjablonen online beschikbaar die u meteen kunt gebruiken.

Maar deze sjablonen zijn niet zonder nadelen:

• Templates worden steeds moeilijker te beheren naarmate u meer projectdetails toevoegt.
• Het aanbrengen van snelle wijzigingen in een sjabloon is niet eenvoudig of intuïtief.
• Samenwerken aan sjablonen is bijna onmogelijk zonder veel heen-en-weer.

Overweeg in plaats daarvan het gebruik van project planning tools

In plaats van inflexibele sjablonen, kunt u een eenvoudige project planning tool zoals Toggl Plan gebruiken. Toggl Plan is de perfecte oplossing voor al uw project road-mapping behoeften.

• Het wordt geleverd met een Gantt-diagram tijdlijn voor een gedetailleerd maar eenvoudig project road-mapping proces.
• U kunt eenvoudig het kader voor het project vastleggen, delen en samenwerken met iedereen in uw team.
• U kunt klikken en details toevoegen aan specifieke taken, kleurcodes aanbrengen voor een betere visuele weergave, en een lang en ingewikkeld project opdelen met behulp van mijlpalen.
• En zodra u de routekaart hebt opgezet, kunt u deze uitbreiden tot een gedetailleerd projectplan. En beheer uw projectuitvoering door de voortgang van taken bij te houden met behulp van Kanban-borden.

Roadmap-sjabloonbronnen

Als u nog steeds een projectroadmap-sjabloon nodig hebt ter inspiratie of om ze te gebruiken in uw kantoortools, zijn hier drie bronnen om u op weg te helpen:

• Timeline sjablonen voor MS office
• Open-source project roadmap sjablonen
• Gantt chart sjablonen voor Google Sheets

Hoe maak je een project roadmap?

Tot nu toe hebben we gezien wat een stappenplan is en wat het doel ervan is. Laten we nu eens kijken hoe u een roadmap maakt.

Hier volgen de stappen:

1. Houd een project kickoff-bijeenkomst.
2. Verzamel de benodigde projectinformatie.
3. Maak een tijdlijn voor de roadmap.

Houd een project kickoff-bijeenkomst

De kick-off-bijeenkomst is het kanonschot bij de start van een race. Met andere woorden, het doel van de bijeenkomst is:

• Introduceer de belanghebbenden en maak kennis met het team.
• Ontdek de verwachtingen van de belanghebbenden.
• Verklar eventuele vragen of vroege hiaten in het project.

Verzamel de noodzakelijke projectinformatie

U moet alle informatie verzamelen die van invloed kan zijn op een project voordat u kunt beginnen met het maken van een stappenplan. Dit omvat de projectdoelstellingen, deliverables, mijlpalen, betrokken mensen, benodigde middelen, risico’s, afhankelijkheden, enz.

• Project scope en deliverables om te helpen prioriteit te geven aan de levering.
• Overeengekomen mijlpalen om het team te helpen op schema te blijven om deadlines te halen.
• Teamleden en middelen voor het project en hun beschikbaarheid tijdens het projectschema.
• Risico’s die ertoe kunnen leiden dat het project van het schema of budget afwijkt.

Maak de projectroutekaart

U kunt altijd een routekaart maken met behulp van een spreadsheet of een sjabloon. Het maken van een roadmap wordt echter heel eenvoudig met behulp van een visuele project planning tool zoals Toggl Plan.

Hier ziet een eenvoudig stappenplan voor een websiteontwerp eruit op de Toggl Plan-tijdlijn.

Om een stappenplan te maken:

• Prioriteer project deliverables op basis van afhankelijkheden en zakelijke doelstellingen.
• Schat de inspanning en tijd die nodig is voor elke deliverable. Vergeet niet om rekening te houden met de beschikbaarheid van middelen en teams, evenals met eventuele risico’s die het project kunnen vertragen.
• Voeg mijlpalen toe voor elke deliverable.
• Zet de taken op hoog niveau die tot de mijlpaal leiden, op de tijdlijn.

Hier vindt u een korte video die laat zien hoe u een stappenplan maakt met Toggl Plan.

Voldoe aan de verwachtingen van belanghebbenden

Nu u een stappenplan voor het project klaar hebt, laten we eens begrijpen hoe u de belanghebbenden tevreden kunt houden. Dit is hoe:

• Betrek belanghebbenden bij het samenstellen van een stappenplan. Dit zorgt ervoor dat belanghebbenden op de hoogte zijn van wat er wanneer gebeurt, zelfs voordat het project begint.
• Werk de routekaart regelmatig bij. Projectplanningen veranderen door nieuwe doorbraken of risico’s. Daarom moeten alle wijzigingen onmiddellijk worden bijgewerkt op de routekaart en worden gedeeld met de belanghebbenden.
• Communiceer projectrisico’s vroegtijdig. Als projectmanager bent u voortdurend bezig risico’s te bestrijden en te beperken. Door belanghebbenden op de hoogte te houden, voorkomt u verrassingen en onaangenaamheden op het laatste moment.

Met Toggl Plan kunt u belanghebbenden op twee manieren up-to-date houden.

Ten eerste kunt u belanghebbenden aan uw team toevoegen. Op die manier kunnen ze met u samenwerken bij het maken van de roadmap. Ze kunnen ook via e-mail op de hoogte worden gebracht wanneer er iets verandert.

De tijdlijn in Toggl Plan is eenvoudig te gebruiken en intuïtief. Zelfs minder technisch onderlegde belanghebbenden zullen het een koud kunstje vinden om het te gebruiken.

Ten tweede kunt u een alleen-lezen weergave van de tijdlijn delen met belanghebbenden. Zo kunnen ze op de hoogte blijven van wat er in het project gebeurt zonder te worden lastiggevallen met de kleinste details.

Samenvatting

Een project roadmap helpt bij de start van een project en het managen van de verwachtingen van belanghebbenden. Het helpt ook uw team gemotiveerd te houden om zich aan deadlines te houden.

Het maken van een roadmap bestaat uit drie stappen:

• Het houden van een kickoff-bijeenkomst.
• Verzamelen van projectinformatie (doelen, scope, deliverables, mijlpalen, risico’s, etc.).
• Maken van de tijdlijn voor de roadmap.

U kunt met elk kantoorsoftwareprogramma een roadmap voor een project maken. Maar met behulp van een visuele tijdlijntool zoals Toggl Plan is het maken en bijwerken van een roadmap supereenvoudig.

Intekenen voor een gratis Toggl Plan-account