OneNote 101: word georganiseerd en productief met Microsoft OneNote

Als uw kantoor op dat van ons lijkt, zijn er elke week wel vergaderingen, bijpraten tijdens de koffie en geïmproviseerde statusupdates in de gang. Voor sommigen is het zelfs elke dag. En wanneer ze dat doen, weglopen met een ton aan notities, ideeën, vragen, follow-ups en to-do’s is onvermijdelijk.

Het probleem is, het bijhouden van uw notities kan echt rommelig worden, echt snel.

In feite is het waarschijnlijk dat je een paar notities van een vergadering hebt gemarkeerd in je inbox, misschien zijn ze opgeslagen in een word-doc of, beter nog, gekrabbeld op een pagina in je vertrouwde notitieblok dat je morgen zult proberen te ontcijferen.

Met talloze vergaderingen, dagelijkse taken en je steeds groeiende stapel plakbriefjes, kan het moeilijk zijn om je dag – en die van jou – bij te houden, maar dat hoeft niet.

Als het aankomt op het vereenvoudigen en organiseren van je aantekeningen, heb je een overvloed aan apps om uit te kiezen. Maar we gaan geen tijd verspillen aan het afwegen van de voor- en nadelen van elke app. We raden u aan Microsoft OneNote te gebruiken.

Het is de beste app voor het maken van notities die beschikbaar is

Waarom?

Wel, van de eenvoudige navigatie en beschikbaarheid op al uw apparaten, tot de directe zoekfunctie en de mogelijkheid om te delen, samen te werken en in realtime te creëren, maakt het op de hoogte blijven van uw notities – en uw dag – aanvoelen als een wandeling in het park.

En bovenal, omdat we een Microsoft Gold Partner zijn, zijn we onverbeterlijk bevooroordeeld.

Maar onze gouden trofeeën opzij schuivend, raden we je aan OneNote te gebruiken, zelfs als je een voorkeur hebt voor een deftig in leer gebonden notitieboek en ganzenveer.

Eenvoudig gezegd, Microsoft OneNote is een digitaal notitieboek waarmee je aantekeningen kunt maken en je dag kunt indelen – zoals jij dat wilt.

Een speciaal notitieblok voor een project nodig?

Gemakkelijk.

Wat dacht u van een notitieblok dat uw hele team tegelijkertijd kan openen en bijwerken?

Geen probleem.

Of misschien gewoon een plek voor uw persoonlijke aantekeningen en favoriete recepten?

Simple.

Hoe u OneNote ook gebruikt, met live synchronisatie hebt u een digitaal notitieblok binnen handbereik, zodat u uw aantekeningen altijd vindt waar u ze hebt achtergelaten.

In deze Tips & Tricks laten we u kennismaken met OneNote en laten we zien hoe u aan de slag kunt, zodat u de rommel kunt opruimen en uw productiviteit en notities naar een hoger niveau kunt tillen.

OneNote 101: Aan de slag

Op weg met OneNote begint met een snel gesprek met uw favoriete IT-ondersteuningsafdeling – of een bezoek aan de Microsoft OneNote-website om de gratis app te downloaden en in te stellen – ja, het is 100% gratis.

Terwijl u daar bent, raden we u aan ook een versie voor uw Android-, Windows- en IOS-apparaten te downloaden en in te stellen.

Note: Voor deze zelfstudie gebruiken we OneNote voor Windows 10. De verschillende versies kunnen enigszins verschillende functies en interfaces hebben, maar de kernfunctionaliteit blijft consistent in alle versies van de OneNote-app.

Als u eerder lange tijd hebt geprobeerd om ‘georganiseerd’ te worden door een fysiek notitieblok mee te slepen, zult u merken dat OneNote een vergelijkbare hiërarchie heeft:

Inleiding tot notitieblokken, secties en pagina’s

Notitieblokken

Notitieblokken staan bovenaan de keten en vertegenwoordigen meestal een breed onderwerp. U kunt bijvoorbeeld besluiten aparte notitieboeken te maken voor uw persoonlijke leven en uw werk. Of misschien wilt u het wat korreliger aanpakken en voor al uw klanten of projecten een apart notitieboek maken. Wat u ook besluit, er is geen goede of foute aanpak, bepaal gewoon wat voor u het beste werkt en ga verder.

Secties

In uw notitieboek kunt u uw aantekeningen onderverdelen in kleurrijke tabbladen die secties worden genoemd. Met behulp van secties kunt u uw notitieblok indelen in subonderwerpen en groepen. Als u bijvoorbeeld een notitieboek hebt voor ‘Klant Z’, kunt u ervoor kiezen om aparte secties te hebben voor vergaderingen, projecten en algemene informatie.

Pagina’s

In uw secties vindt u uw pagina’s – dit is waar u uw aantekeningen, afbeeldingen, audio, video, links en bijna alles wat u maar kunt bedenken, invoert. In het voorbeeld van ‘Klant Z’ hierboven kun je in de sectie ‘Vergaderingen’ een pagina maken voor elke vergadering die je met je klant hebt.

De grootste kracht van OneNote is de flexibiliteit. De manier waarop u uw notitieblokken, secties en pagina’s wilt structureren, hangt altijd af van uw individuele behoeften, maar u hoeft zich geen zorgen te maken over ‘de beste structuur’ om mee te beginnen. U kunt altijd secties en pagina’s verplaatsen, en zelfs zoveel notitieblokken openen en sluiten als u wilt.

U kunt alleen papierloos aantekeningen maken als u uw ideeën en inhoud snel en gemakkelijk kunt vastleggen. Het goede nieuws? OneNote’s rijke functies maken dit een koud kunstje, hier is hoe:

OneNote 101: Hoe u uw notities overal vandaan kunt vastleggen

Vrije formulierinvoer

Het typen van een nieuwe in OneNote is een beetje zoals het gebruik van Microsoft Word, hoewel u, in tegenstelling tot Word, de vrijheid hebt om inhoud overal op de pagina in te voegen – en de flexibiliteit om het te slepen waar u maar wilt.

En dit is niet beperkt tot tekst. Met een snelle klik op het tabblad Invoegen kun je een heleboel verschillende gegevens invoegen, van afbeeldingen, weblinks en vormen tot vergaderdetails, video’s en audio, en als je wilt kun je zelfs wiskundige vergelijkingen maken.

En als u nog steeds liever uw notities uit de losse hand neerkrabbelt, dan kan dat ook.

Bekend als Inking, wanneer u OneNote gebruikt op een apparaat met aanraakscherm – zoals uw tablet of smartphone – kunt u notities, vormen en ideeën neerpennen met uw stylus of vinger. Nog beter, OneNote is slim genoeg om uw krabbels om te zetten in leesbare – en doorzoekbare – tekst, zodat u niet hoeft uit te zoeken wat u hebt geschreven.

Houd uw aantekeningen – en uw inbox – brandschoon

“Hebt u een momentje?”

Hoe vaak wordt u aan uw bureau onderbroken voor een spontane bijpraten over een klant, project of taak?

En hoe vaak scharrelt u niet rond uw bureau op zoek naar een schrijfapparaat om het vervolgens op te geven, een nieuwe e-mail te openen en uzelf een lijst te sturen met uw nieuwe to-dos?

“De hele tijd!”

Als dat zo is, besteed dan nu 2 minuten om email-to-OneNote in te stellen – of vraag uw slimme, inzichtelijke en nederige IT-team om het voor u te doen.

Dit betekent dat de volgende keer dat u ergens middenin zit met uw aantekeningen op papier, u uw inbox niet meer hoeft te verstoppen. Stuur je aantekeningen naar [email protected] en ze zijn direct beschikbaar in je OneNote-notitieblok. Zo eenvoudig is het.

Note: U kunt ook een kopie van uw reisplannen, bonnetjes of belangrijke e-mails doorsturen naar [email protected] om het archiveren en terugvinden van uw belangrijke informatie te vergemakkelijken.

Web Clipper

Als u een deel van uw dag besteedt aan het onderzoeken van online content, zoals nieuwe producten voor uw baas, een nieuwe koffiesoort voor op kantoor, of een zeer korte lijst van Perth’s beste IT-ondersteuningsleveranciers … 😉 OneNote’s Web Clipper zal de inhoud van een webpagina vast te leggen op uw Notebook, waar u kunt bewerken, annoteren en delen van de informatie snel en gemakkelijk.

Er is meer, omdat OneNote automatisch synchroniseert uw notebooks op al uw apparaten, zult u zelfs in staat zijn om uw geclipt webpagina’s te openen op elke computer, tablet of telefoon – zelfs wanneer u offline bent.

Of je nu typt, knipt, tekent of e-mailt, er zijn vele manieren waarop OneNote je helpt om je ideeën snel en efficiënt op een pagina te krijgen. Dat betekent dat je in een mum van tijd een notitieboek vol prachtige aantekeningen hebt. En dat is mooi, als je tenminste geen tijd verspilt aan het doorbladeren van pagina’s.

Gelukkig heeft OneNote een paar tools die het zoeken, delen en beveiligen van je aantekeningen heel eenvoudig maken. Neem een kijkje:

OneNote 101: Hoe u uw notities kunt zoeken, delen en beveiligen

Het beste aan het gebruik van OneNote boven een traditioneel notitieblok is de mogelijkheid om direct terug te vinden wat het ook is dat u zoekt, zonder pagina na pagina te hoeven doorbladeren om het te vinden.

OneNote Zoeken

Een klik op het zoekpictogram, of een goed getimede CTRL + F voor degenen die gedeeltelijk van de oneven sneltoets zijn, opent de zoekbalk van OneNote. Voer gewoon uw zoekcriteria in en OneNote zal snel al uw getypte tekst, handgeschreven notities en zelfs woorden die in afbeeldingen voorkomen onderzoeken om een overeenkomst te vinden.

Note: Als u de zoekresultaten wilt beperken, kunt u ervoor kiezen om OneNotes zoekopdracht te beperken tot uw huidige notitieblok, uw huidige sectie of uw huidige pagina met behulp van de vervolgkeuzelijst onder de zoekbalk.

Tagging

Met uw inhoud geordend in notitieblokken, secties en pagina’s denkt u misschien dat dat alle organisatie is die u nodig zult hebben. En dat is mooi. Het is tijd om je oude notitieblok snel aan de kant te schuiven.

Maar net voordat je dat doet. Een blik op OneNote’s tagging systeem kan u duwen dat oude notebook in de recycling bin. En dat is maar goed ook.

Hoe werken OneNote Tags?

Laten we zeggen dat je een Project hebt, laten we het Project noemen: Tagswinatlife.

En laten we aannemen – omdat je een notitie-extraordinaire bent – dat je een speciaal notitieblok hebt gemaakt voor het Project.

En binnen dit notitieblok heb je een sectie gemaakt voor “Vergaderingen” – die verschillende pagina’s met notities bevat, een voor elke vergadering die je hebt gehad gedurende het project.

Briljant. Het zou er ongeveer zo uit moeten zien:

Nu, in de loop van het project is het onvermijdelijk dat u verschillende vergaderingen zult hebben. Er kunnen vragen rijzen, er kunnen nieuwe taken worden vastgesteld of er wordt belangrijke informatie gedeeld. En het is uw taak om de informatie door te geven, de taken te delegeren, de vragen te beantwoorden en de wereld te redden.

Wat als u, zonder elke pagina met aantekeningen te hoeven doornemen, alle vragen die tijdens elke vergadering aan de orde zijn gekomen, direct zou kunnen terugvinden?

Wel, dat kan met behulp van tags.

Het taggen van uw aantekeningen betekent dat u snel naar belangrijke items kunt terugkeren, uzelf aan taken kunt herinneren of uw aantekeningen op elke gewenste manier kunt filteren. U kunt alles taggen, van een enkele regel tekst tot een hele pagina. En het is nog gemakkelijk ook:

Om uw notities te taggen, plaatst u gewoon uw cursor naast uw inhoud, klikt u op het tabblad Home en selecteert u uw tag in de vervolgkeuzelijst.

Standaard OneNote, wordt geleverd vooraf geladen met een selectie van tags, zoals “Belangrijk”, “Te doen” en “Vraag” die u meteen kunt gebruiken. Maar u kunt ook uw eigen aangepaste tags maken. Als u, zoals wij, meerdere teams in uw organisatie hebt, wilt u misschien een tag voor elk team maken, of een reeks tags voor verschillende prioriteiten, enzovoort.

Om een aangepaste tag te maken, klikt u op “Nieuwe tag maken” in het vervolgkeuzemenu Tag, geeft u uw tag een naam en kiest u een pictogram dat u voor de tag wilt gebruiken. Uw aangepaste Tag zal nu beschikbaar zijn voor gebruik in het Tag dropdown menu.

Wanneer u snel uw notities wilt filteren op een specifieke Tag, navigeert u naar de zoekbalk en typt u de naam van uw Tag in. Als u bijvoorbeeld alle vragen in uw notitieblok wilt ophalen, drukt u op CTRL+F om de zoekbalk te openen, typt u “Vraag” en OneNote zal elk item weergeven dat u hebt getagd met de tag Vraag.

Note: Als u de zoekresultaten met tags wilt beperken, kunt u OneNotes-zoekopdracht beperken tot uw huidige notitieblok, uw huidige sectie of uw huidige pagina met behulp van de vervolgkeuzelijst onder de zoekbalk.

Delen en samenwerken

Of u nu notulen maakt voor een belangrijke vergadering, aantekeningen maakt tijdens een conferentie, of brainstormt over ideeën voor een project, er komt een moment dat u een bericht als dit ontvangt:

En als notulist-held die je bent, geef je gehoor aan de oproep en begin je je notities te kopiëren en in een e-mail te plakken en te versturen – waarmee je een episch spelletje e-mail-notentennis begint… Maar wat als dat niet nodig was?

OneNote biedt u de mogelijkheid om uw notitieboek te delen met teamleden, vrienden of familie, zodat u kunt samenwerken, delen, feedback verzamelen en brainstormen over ideeën – in real-time. OneNote houdt zelfs bij wie wat heeft bijgedragen door automatisch hun initialen naast de inhoud te zetten.

Dus de volgende keer dat u uw notities wilt delen, navigeert u gewoon naar de knop Delen in de rechterbovenhoek en voert u het e-mailadres in van de persoon met wie u uw notitieboek wilt delen.

“Maar wat als ik niet wil dat ze mijn notities bewerken?”

We snappen het. We kunnen ook kostbaar zijn met onze aantekeningen. Gelukkig heeft u volledige controle over wie de rechten heeft om uw notities te bewerken of alleen te bekijken.

Klik gewoon op het dropdown menu onder het e-mailadres van de ontvanger om te kiezen tussen “Mag bewerken” en “Mag bekijken”.

“Maar ik wil niet dat ze al mijn notities kunnen zien…”

Dat snappen wij ook – u wilt toch niet dat gevoelige informatie in verkeerde handen valt, toch? In tegenstelling tot uw oude notitieblok kunt u in OneNote uw informatie nu eenvoudig beveiligen met secties die zijn beveiligd met een wachtwoord.

Hoe beveiligt u uw aantekeningen met een wachtwoord

1. Navigeer naar de sectie van uw notitieblok die u wilt beveiligen en klik met de rechtermuisknop op het tabblad sectie om het optiemenu weer te geven.
2. Selecteer “Wachtwoordbeveiliging” en klik op “Wachtwoord toevoegen”.
3. Voer uw wachtwoord in en bevestig het, klik vervolgens op Enter.

Met uw sectie achter slot en grendel kan niemand de pagina’s in die sectie bekijken zonder het wachtwoord, zelfs niet als u uw notitieblok deelt.

Enkele belangrijke opmerkingen over wachtwoorden:

• Wachtwoorden zijn hoofdlettergevoelig en kunnen alleen worden toegepast op de secties van uw notitieblok.
• OneNote maakt gebruik van encryptie om uw met een wachtwoord beveiligde secties te beveiligen. Dit betekent dat als u uw sectiewachtwoorden vergeet, niemand in staat zal zijn om uw notities te resetten en te ontgrendelen – zelfs Microsoft niet. Wees dus voorzichtig bij het invoeren van aantekeningen en gebruik een wachtwoordbeheer om uw wachtwoord-spel op automatische piloot te zetten.
• Ook worden vergrendelde secties niet meegenomen bij het doorzoeken van notitieblokken. U moet het gedeelte dus eerst ontgrendelen met uw wachtwoord, zodat uw aantekeningen doorzoekbaar zijn.

Uw dag, georganiseerd.

Of u nu op uw computer of uw mobiele apparaat zit, met OneNote vindt u uw aantekeningen altijd terug op de plek waar u ze hebt achtergelaten.

Er is veel te doen met OneNote als het gaat om het organiseren van je dag. En we zijn benieuwd hoe u OneNote gebruikt om georganiseerd te blijven in de reacties hieronder.

Als u nieuw bent met OneNote, en genoeg hebt van e-mails, plakbriefjes en onleesbare to-dos die uw wereld bedekken, probeer dan een aantal van de bovenstaande suggesties uit – het zou het maken van notities wel eens heel gemakkelijk kunnen maken. Plezierig, zelfs.