Inleiding tot het bedrijfsleven

Beslissingen, beslissingen: Management Support Systems

Transactieverwerkingssystemen automatiseren routinematige en vervelende back-office processen zoals boekhouding, orderverwerking, en financiële rapportage. Zij verminderen de administratieve kosten en leveren snel operationele basisinformatie. Managementondersteuningssystemen (MSS) gebruiken de interne hoofddatabase om analyses op hoog niveau uit te voeren die managers helpen betere beslissingen te nemen.

Informatietechnologieën zoals data warehousing maken deel uit van meer geavanceerde MSS’s. Een datawarehouse combineert vele databases in het hele bedrijf tot één centrale database die de besluitvorming door het management ondersteunt. Met een datawarehouse kunnen managers gemakkelijk toegang krijgen tot gegevens over de hele onderneming en deze delen om een breed overzicht te krijgen in plaats van slechts geïsoleerde segmenten van informatie. Data warehouses bevatten software om gegevens uit operationele databases te extraheren, de gegevens in het warehouse te onderhouden, en gegevens aan gebruikers te verstrekken. Zij kunnen gegevens veel sneller analyseren dan transactieverwerkende systemen. Data warehouses kunnen vele data marts bevatten, speciale subsets van een data warehouse die elk een enkel gebied van gegevens behandelen. Data marts zijn georganiseerd voor snelle analyse.

Bedrijven gebruiken data warehouses om gegevens te verzamelen, te beveiligen en te analyseren voor vele doeleinden, met inbegrip van systemen voor relatiebeheer, opsporing van fraude, analyse van productlijnen, en beheer van bedrijfsmiddelen. Detailhandelaren willen misschien de demografische kenmerken en winkelpatronen van klanten identificeren om direct-mailingreacties te verbeteren. Banken kunnen gemakkelijker fraude met creditcards opsporen en gebruikspatronen van klanten analyseren.

Volgens Forrester Research gebruikt ongeveer 60 procent van de bedrijven met een omzet van 1 miljard dollar of meer data warehouses als managementtool. Union Pacific (UP), een spoorwegmaatschappij met een omzet van 19 miljard dollar, maakte gebruik van data warehouse-technologie om haar bedrijfsvoering te stroomlijnen. Door meerdere afzonderlijke systemen te consolideren, bereikte UP een verenigd supply-chain systeem dat ook de klantenservice verbeterde. Voordat ons data warehouse er was, hadden we “stovepipe” systemen,” zegt Roger Bresnahan, hoofdingenieur. “Geen van hen sprak met elkaar. . . . We kregen geen volledig beeld van de spoorlijn.”

UP’s data warehouse systeem kostte vele jaren en de betrokkenheid van 26 afdelingen om te creëren. De resultaten waren de moeite waard: UP kan nu nauwkeurigere voorspellingen doen, de beste verkeersroutes identificeren en de meest winstgevende marktsegmenten bepalen. De mogelijkheid om seizoensgebonden patronen te voorspellen en de brandstofkosten beter te beheren heeft UP miljoenen dollars bespaard door het gebruik van locomotieven en andere activa te optimaliseren en door een efficiënter beheer van de bemanning. In slechts drie jaar, zo meldt Bresnahan, had het data warehouse systeem zichzelf terugverdiend.

Op het eerste niveau van een MSS is een informatie-rapportage systeem, dat gebruik maakt van samengevatte gegevens verzameld door de TPS om zowel regelmatig geplande als speciale rapporten te produceren. De mate van gedetailleerdheid zou afhangen van de gebruiker. Het loonlijstpersoneel van een bedrijf zou een wekelijks loonlijstrapport kunnen krijgen dat laat zien hoe het loonstrookje van elke werknemer is vastgesteld. Hogere managers zouden een samenvattend loonlijstrapport kunnen krijgen met de totale loonkosten en overuren per afdeling en een vergelijking van de huidige loonkosten met die van het voorgaande jaar. Uitzonderingsrapporten tonen gevallen die niet aan een bepaalde norm voldoen. Een uitzonderingsrapport over debiteuren met een lijst van alle klanten met achterstallige rekeningen kan het incassopersoneel helpen zich te concentreren op hun werk. Speciale rapporten worden alleen gegenereerd wanneer een manager daarom vraagt; bijvoorbeeld een rapport met de verkoop per regio en type klant kan de redenen voor een omzetdaling duidelijk maken.