How to Prepare a Cash Budget

Digital Library > Acquiring and Managing Finances > Budgeting “How to Prepare a Cash Budget”

Op het meest basale niveau is een budget een plan voor eigenaren en managers om hun doelen voor het bedrijf te bereiken gedurende een specifieke tijdsperiode. Leer de fundamentele concepten van kasbegrotingen en om uw budget van maand tot maand te evalueren.

WAT TE VERWACHTEN

Deze Business Builder laat u kennismaken met de fundamentele concepten van kasbegrotingen en schetst de stappen die nodig zijn om een kasbegroting voor uw bedrijf op te stellen. Het zal u ook tonen hoe u uw budget van maand tot maand kan evalueren. Deze Business Builder gaat ervan uit dat een resultatenrekening en een balans zijn opgesteld voor uw bedrijf. Informatie uit deze financiële overzichten zijn een integraal onderdeel van het maken van een budget. Zonder deze informatie is deze Business Builder niet zo nuttig als hij zou kunnen zijn.

WAT U MOET WETEN VOORDAT U AAN DE START GAAT

Op het meest basale niveau is een budget een plan. Het is een plan voor eigenaren en managers om hun doelen voor het bedrijf te bereiken gedurende een bepaalde tijdsperiode.

Het opstellen van een liquiditeitsbegroting is een belangrijke managementtaak. Hoewel sommige kleine bedrijven misschien een tijd kunnen overleven zonder budgettering, zullen snuggere bedrijfseigenaren het belang ervan inzien. Een kasbegroting kan een bedrijf beschermen tegen onvoorbereid zijn op seizoensgebonden schommelingen in de cashflow of een bedrijf voorbereiden om te profiteren van onverwachte kwantumkortingen van leveranciers.

Terwijl er andere soorten budgetten kunnen worden opgesteld, zoals geprojecteerde of pro-forma financiële overzichten, is een kasbegroting een managementplan voor de belangrijkste factor van de levensvatbaarheid van een bedrijf – zijn kaspositie. De kaspositie van een bedrijf bepaalt hoe leveranciers zullen worden betaald, hoe een bankier zal reageren op een leningaanvraag, hoe snel een bedrijf kan groeien, evenals een directe invloed op dividenden, verhogingen van het eigen vermogen van de eigenaar, en winstgevendheid.

Veel kleine bedrijven vinden het nuttig om maandelijkse kasbegrotingen op te stellen en om eventuele variaties tussen de gebudgetteerde en werkelijke bedragen op maandbasis te analyseren. Dit stelt eigenaren en managers van kleine bedrijven in staat om op de hoogte te blijven van eventuele onverwachte kasuitgaven.

Watch Out For…Het opstellen van een kasbegroting vereist dat u schattingen (of beste gissingen) maakt over veel verschillende aspecten van uw bedrijf en de omgeving waarin het opereert. Toekomstige verkopen zijn afhankelijk van vele dingen, niet de minste daarvan is de concurrentie, het lokale economische klimaat en uw eigen interne operaties en capaciteit. Bovendien moeten, nadat de verkoop is geraamd, ook de potentiële kosten worden afgeleid. Het belangrijkste dat u bij het berekenen van deze cijfers in gedachten moet houden, is dat ervaring uit het verleden belangrijk is, maar intuïtie ook. De ramingen die u zult moeten ontwikkelen, moeten op de realiteit zijn gebaseerd en toch een dosis creativiteit en, indien gerechtvaardigd, optimisme bevatten.

Er zijn nog andere budgetten dan het kasbudget, die voor uw onderneming van belang zijn. De cashbegroting is echter een goede eerste stap als u nieuw bent met budgetteren.

Een cashbegroting kan niet in een vacuüm worden gemaakt. Voor en tijdens het budgetteringsproces moeten bedrijfseigenaren overleggen met lijnmanagers, leveranciers en belangrijk personeel om een zo goed mogelijke inschatting te maken van de relatie tussen de doelen voor de periode en hun effect op kasontvangsten en kasuitgaven.

Waarom een kasbegroting opstellen?

Een kasbegroting is om verschillende redenen belangrijk. Ten eerste stelt het u in staat managementbeslissingen te nemen met betrekking tot uw kaspositie (of kasreserve). Zonder het soort monitoring dat door het budgetteringsproces wordt opgelegd, bent u zich mogelijk niet bewust van de cash-cyclus door uw bedrijf. Op het einde van een jaar of van een bedrijfscyclus zal een reeks maandelijkse cash budgetten u tonen hoeveel cash uw bedrijf binnenkomt en op welke manier het wordt gebruikt. Seizoensgebonden schommelingen zullen duidelijk worden.

Een cash budget stelt u ook in staat om uw kapitaalbehoeften te evalueren en te plannen. De liquiditeitsbegroting zal u helpen te beoordelen of er periodes zijn tijdens uw exploitatiecyclus waarin u misschien op korte termijn moet lenen. Het zal u ook helpen bij het beoordelen van de behoefte aan langetermijnleningen. In wezen is een liquiditeitsbegroting een planningsinstrument voor managementbeslissingen.

HOW TO CREATE A CASH BUDGET

Er zijn drie belangrijke onderdelen die nodig zijn voor het opstellen van een liquiditeitsbegroting. Deze zijn:

• Tijdsperiode
• Gewenste kaspositie
• Geschatte omzet en uitgaven

Tijdsperiode

De eerste beslissing die u moet nemen bij het opstellen van een liquiditeitsbegroting is het bepalen van de tijdsperiode waarvoor uw begroting zal gelden. Dat wil zeggen, stel je een budget op voor de komende drie maanden, zes maanden, twaalf maanden of een andere periode? In deze Business Builder maken we een budget voor 3 maanden. De gegeven instructies zijn echter van toepassing op elke periode die u zou kunnen kiezen.

Kaspositie

De hoeveelheid kasgeld die u achter de hand wilt houden, hangt af van de aard van uw bedrijf, de voorspelbaarheid van debiteuren en de waarschijnlijkheid van snel optredende kansen (of ongelukkige gebeurtenissen) die kunnen vereisen dat u over een aanzienlijke kasreserve beschikt.

U kunt uw kasreserve overwegen in termen van een bepaald aantal verkoopdagen. Uw budgetteringsproces zal u helpen om te bepalen of u aan het einde van de periode over een adequate kasreserve beschikt.

Geschatte verkopen en uitgaven

Het fundamentele concept van een kasbegroting is het schatten van alle toekomstige kasontvangsten en kasuitgaven die tijdens de periode zullen plaatsvinden. De belangrijkste schatting die u zult maken, is echter een schatting van de verkoop. Als deze eenmaal vaststaat, kan de rest van de liquiditeitsbegroting op zijn plaats vallen.

Als een omzetstijging van bijvoorbeeld 10 procent gewenst en verwacht wordt, moeten diverse andere rekeningen in uw begroting worden aangepast. Grondstoffen, voorraden en de kosten van verkochte goederen moeten worden herzien om de stijging van de verkoop weer te geven. Daarnaast moet u zich afvragen of de verkoopkosten of de algemene en administratieve kosten moeten worden verhoogd, of dat de toegenomen verkoop kan worden opgevangen met de huidige overcapaciteit? En hoe zal de omzetstijging de loon- en overwerkkosten beïnvloeden?

In plaats van elke kostenpost met 10 procent te verhogen, moet serieus worden nagedacht over bepaalde schaalvoordelen die zich kunnen ontwikkelen. Met andere woorden, misschien biedt een leverancier een korting als u de hoeveelheden waarin u een bepaald artikel koopt, verhoogt, of misschien kan de verkoopstijging gemakkelijk worden opgevangen door het huidige verkoopapparaat; met al dit soort overwegingen moet rekening worden gehouden voordat u begint met budgetteren. Elk type uitgave (zoals vermeld op uw resultatenrekening) moet worden geëvalueerd op zijn potentieel om te stijgen of te dalen. Uw ramingen moeten gebaseerd zijn op uw ervaring met het runnen van uw bedrijf en op uw doelstellingen voor uw bedrijf gedurende het tijdsbestek waarvoor het budget wordt opgesteld. Ten minste moeten de volgende categorieën van verwachte kasontvangsten en verwachte kasbetalingen in aanmerking worden genomen:

• Kassaldo:
• Verwachte kasontvangsten
• Kasverkopen
• Inning van vorderingen
• Overige inkomsten
• Verwachte kasuitgaven:
• Ruw materiaal (inventaris)
• Loonkosten
• Andere directe uitgaven:
• Adverteren
• Verkoopkosten
• Administratieve kosten
• Uitgaven voor fabrieken en apparatuur
• Overige betalingen

Hieronder volgt een beschrijving van elke post:

Kassaldo. Het kassaldo is uw kasgeld. Dit omvat wat er op uw betaalrekeningen, spaarrekeningen, kleine kas en eventuele andere contante rekeningen die u zou kunnen hebben.

Kas Verkopen. Nadat het basiscijfer van de contante verkopen is vastgesteld, moet het worden gecorrigeerd voor eventuele handels- of andere kortingen en voor mogelijke retouren. Zoals eerder gezegd, wordt het basisniveau van de verkoop (en van de debiteuren) bepaald door de prognoses, doelstellingen en ervaringen uit het verleden van de onderneming.

Collecties van debiteuren. Nadat een basisniveau van debiteuren is vastgesteld (op basis van verkoopprognoses), moet dit worden aangepast aan het bedrag dat in de loop van de periode daadwerkelijk zal worden betaald. Een typische aanpassing voor een klein bedrijf zou kunnen zijn dat ervan wordt uitgegaan dat 90% van de vorderingen wordt geïnd in het kwartaal waarin de verkoop plaatsvindt, 9% in het volgende kwartaal en 1% oninbaar blijft. Uiteraard zal ervaring uit het verleden de meest betrouwbare indicator zijn voor het maken van deze aanpassingen.

Andere inkomsten. Uw kaspositie kan positief worden beïnvloed door andere inkomsten dan die uit de verkoop. Misschien zijn er beleggingen, dividenden, of een verwachte lening die geld in het bedrijf zal brengen gedurende de periode. Dit soort kasbronnen worden “overige inkomsten” genoemd.

Verwachte kasuitgaven:

• Grondstoffen (inventaris).

Voor kleine detailhandelaren en fabrikanten is de grootste kasuitgave gewoonlijk het bedrag dat wordt uitgegeven voor inventaris of grondstoffen. Ook hier geldt dat ervaringen uit het verleden uw beste indicator zijn voor toekomstige kasuitgaven. Maar vergeet niet om rekening te houden met eventuele noodzakelijke verhogingen om de verwachte verkoop bij te houden. Misschien wilt u ook met uw leveranciers overleggen of er prijswijzigingen worden verwacht.

• Loonkosten.

Salarissen zijn vaak de op een na grootste uitgavenpost tijdens een boekhoudperiode. Vergeet niet om schattingen op te nemen voor alle toepasselijke lokale, provinciale en federale belastingen.

• Andere directe uitgaven.

Gebruik deze post voor alle extra uitgaven die niet goed in de andere rubrieken passen. Als u betalingen doet op een lening, vermeld deze dan hier.

• Reclame.

De rol van reclame varieert per type bedrijf. Als u een stijging van de verkoop verwacht, is er dan een begeleidende marketing- of reclamecampagne? Deze kosten moeten in de begroting worden opgenomen. Vermeld alle uitgaven voor drukwerk (brochures, mailers en krantenadvertenties), radio of andere reclamediensten.

• Verkoopkosten.

Typische verkoopkosten omvatten salarissen en commissies voor verkooppersoneel en verkoopkantoorkosten. Deze post kan echter ook alle reiskosten of andere verkoopgerelateerde kosten omvatten die niet elders worden gedekt.

• Administratieve kosten.

Algemene kantoorkosten worden hier opgenomen. Hieronder vallen uw nutsvoorzieningen, telefoon, kopieer- en dagelijkse kantoorkosten. Tenzij er grote veranderingen op til zijn, zal de ervaring uit het verleden u leiden bij de evaluatie van toekomstige administratieve uitgaven.

• Fabriek en apparatuur.

Contante betalingen voor leningen voor apparatuur, hypotheken, reparaties of ander onderhoud moeten hier worden opgenomen. Ervaring uit het verleden zal ook hier als leidraad dienen.

• Andere betalingen.

Als u betalingen in contanten verwacht die niet in de bovenstaande lijst zijn opgenomen, vermeld ze dan hier. (Als ze herhaaldelijk voorkomen, kunt u overwegen een aparte post toe te voegen.) Doorgaans vallen rentebetalingen en belastingen hier echter onder.

Hier volgt een voorbeeld van een liquiditeitsbegroting voor een klein bedrijf:

KASBEGROTING KLEIN BEDRIJF
Voor de drie maanden eindigend op 31 maart 200x

PostJanFebMaartBeginsaldo liquide middelen15.000-13.50020.000 Verwachte kasontvangsten: Contante verkopen 20.00025.00030.000Inning van vorderingen45.00055.00070.000Overige inkomsten005.000Totaal geïnde contanten80.00066.500125.000 Verwachte contante betalingen: Grondstoffen (of inventaris)50,00011,0005,000Loonkosten10,40010,40010,400Overige directe uitgaven2,0002,0002,000Advertising10,00000Verkoopkosten6,0008,0006,000Administratieve uitgaven4,5004,5004,500Uitgaven voor fabrieken en apparatuur10,00010.00010.000Overige betalingen600600600Totaal kasuitgaven93.50046.50038.500Kasoverschot (of -tekort)-13.500*20.000*86.500

* Het eindsaldo van de kasmiddelen wordt het beginsaldo van de kasmiddelen voor de volgende periode.

Stap 1: Stel een liquiditeitsbegroting op voor uw bedrijf voor een periode van drie maanden.

HOE ANALYSEER JE EEN KASBEGROTING

Het opstellen van een liquiditeitsbegroting is slechts de eerste stap op weg naar goed financieel beheer. De volgende stap is de analyse om te zien hoe dicht de onderneming bij de verwachtingen presteert. Zijn er onverwachte kasuitgaven geweest? Zo ja, wordt de financiële positie van de onderneming ernstig aangetast?

Een eenvoudige methode om het liquiditeitsbudget te bewaken is het maandelijks opstellen van een budget-versus-actual rapport van werkelijke en gebudgetteerde uitgaven. Zo’n rapport bestaat uit drie kolommen. In de eerste kolom staan de gebudgetteerde bedragen, in de tweede kolom de werkelijke bedrijfsprestaties, en in de derde kolom het verschil in procenten.

Hieronder staat een voorbeeld van een maandelijks budgetrapport voor de fictieve Turtle Company.

Budget Versus Actual Report
Voor mei 200x

ItemBudgetActualVarianceKassaldo 5.0005.0000% Kasontvangsten: Contante verkopen20.00022.000110%Inning van vorderingen15.00013.50090%Overige inkomsten00 Totaal kasmiddelen40.00040.500101% Kasbetalingen: Grondstoffen (of inventaris)15,00015,000100%Loonkosten7,2009,400130%Overige directe uitgaven500500100%Advertising5001,000200%Verkoopkosten1,5001,40093%Administratieve uitgaven500100%Uitgaven voor fabriek en apparatuur5,0007,500150%Overige betalingen00 Totaal kasuitgaven30.20035.300116%Kasoverschot (of tekort)9.8005.20053%

Zoals u kunt zien, waren de kasuitgaven voor lonen, reclame en installaties en uitrusting hoger dan de begrote bedragen voor de Turtle Company. Maar omdat de onderneming deze cijfers maandelijks analyseert, kunnen wijzigingen worden aangebracht voordat de gestegen uitgaven onbeheersbaar worden. Het gebruik van een budget versus werkelijk rapport stelt eigenaren in staat om nauwkeurig vast te stellen hoe de werkelijke in- en uitstroom van kasmiddelen afwijken van de verwachtingen en om aanpassingen te maken.

Stap 2: Als de gegevens beschikbaar zijn, stel dan een gebudgetteerd versus werkelijk rapport op voor uw bedrijf.

CONCLUSIE

Deze Business Builder richt zich op het maken van een kasbudget voor uw bedrijf. Hoewel er verschillende andere soorten budgetten kunnen worden opgesteld, moeten eigenaren van kleine bedrijven veel aandacht besteden aan hun kaspositie en een kasbegroting voor hun bedrijf maken. Het opstellen van een maandelijks budget versus werkelijk rapport zal eigenaren van kleine bedrijven de informatie geven die ze nodig hebben om belangrijke beslissingen te nemen over de kaspositie van hun bedrijf.

CHECKLIST

___ Bij het opstellen van uw kasbegroting, heeft u eraan gedacht om het eindkassaldo het beginkassaldo te maken voor de volgende periode?

___ Hebt u bij de raming van de kasuitgaven rekening gehouden met eventuele extra materiaal-, arbeids- of andere uitgaven voor de verwachte verkoop?

___ Is uw verkoopdoelstelling voor de periode realistisch?

___ Hebt u eraan gedacht debiteuren aan te passen voor mogelijke oninbare bedragen?

_ Zijn in de uitgaven voor de loonlijst de belastingen begrepen?

RESOURCES

Boeken

Financial Decisionmaking: A CPA/Attorney’s Perspective door David L. Fraley. (PSI Research/Oasis Press, 1998).

Fundamentals of Financial Management, 11th ed. door James C. Van Horne en John Martin Wachowicz. (Prentice Hall, 2001).

Handbook of Budgeting, 4th ed. by Robert Rachlin. (Wiley, 2000).

Handbook of Financial Analysis for Corporate Managers, Revised ed. door Vincent Muro. (AMACOM, 1998).

Schrijver: E. Bond