How to Balance Your Cash Drawer Like a Boss

Het balanceren van uw kassalade is een essentieel onderdeel van de dagelijkse routine van uw bedrijf. Net als het poetsen van uw tanden, moet u ook uw kassalade dagelijks balanceren.

Als je worstelt om je kassalade in evenwicht te brengen, ben je niet alleen. Lees verder om te leren hoe u uw kassalade in evenwicht te brengen, evenals tips en trucs om uw lade in shipshape.

Wat is een kassalade?

Voordat u zich verdiept in hoe u een kassalade in evenwicht te brengen, moet je een beetje achtergrondinformatie over het te leren.

Uw kassalade, ook wel een register of kassa, slaat contant geld, munten, cheques, en andere waardevolle items (bijv, coupons) op de point-of-sale (POS).

Aan het einde van elke dag, shift, of periode, moet u uw kassalade evenwicht om alle inkomende transacties te verantwoorden. Transacties omvatten niet alleen contant geld en cheques, maar ook creditcardbetalingen en fooien (indien van toepassing).

Het is het beste als u aangewezen werknemers of managers aan te wijzen om de kassalade in evenwicht te brengen. Op die manier heb je vertrouwde medewerkers werken met uw inkomende geld versus meerdere personen.

Bedrijven die gewoonlijk verantwoordelijk zijn voor het uitbalanceren van een kassalade zijn onder meer:

• Kledingwinkels
• Supermarkten
• Restaurants
• Bakkerijen
• Andere detailhandels

Hoe vaak moet u een kassalade uitbalanceren?

Om uw boekhouding zo nauwkeurig mogelijk te houden, moet u uw kassa elke dag of na elke dienst balanceren. Op die manier kunt u snel (en gemakkelijk) correcties aanbrengen als iets niet klopt.

Correctie van iets van een paar dagen, een week of zelfs weken geleden kan tijdrovend en complex zijn, omdat u terug moet gaan en elke dag afzonderlijk moet controleren op fouten. Dagelijks balanceren helpt de pijn van het opsporen van afwijkingen in de kassalade te verminderen.

Stappen voor het balanceren van de kassalade

Wanneer het gaat om het balanceren van uw kassalade, kunnen uw stappen verschillen van die van een ander bedrijf. Een grotere onderneming moet bijvoorbeeld in de loop van de dag meerdere stortingen doen. Of een kleiner bedrijf heeft misschien maar één kassalade om te tellen.

Of uw bedrijf nu klein of groot is, hier volgen vier stappen om u op de juiste weg te helpen bij het in balans brengen van uw kassalade.

Haal het POS-rapport

Voordat u begint met het in balans brengen van uw kassalade en het verantwoorden van inkomende geldstromen, moet u een POS-rapport afdrukken of openen waarin staat hoeveel u in uw kassa zou moeten hebben.

Een POS-rapport zal de totalen uitsplitsen per categorie, zoals contant geld, cheques en creditcardtransacties.

Tel het contante geld

Zodra u uw POS-rapport bij de hand hebt, is het tijd om uw contanten te tellen.

U moet aan het begin van elke dag of shift een consistent bedrag in uw register houden, zoals $ 100. Dit zorgt ervoor dat je genoeg contant geld hebt om wisselgeld te geven aan uw klanten.

Wanneer u uw kassa aan het einde van elke shift of dag telt, telt u uw contanten en telt u uw cheques, creditcardontvangsten en andere transacties op.

Om het proces minder vervelend te maken, overweeg dan om te investeren in een telmachine. Met een telmachine, hoeft u zich geen zorgen te maken over het handmatig tellen van contant geld of wisselgeld met de hand.

Zorg ervoor dat u ook uw start kassaldo aftrekt van uw huidige kassaldo (bijvoorbeeld, trek $ 100 af).

Registreer hoeveel de kassa heeft in contanten, cheques, coupons, krediet, enz. Hier is een voorbeeld van hoe u uw totalen zou kunnen bijhouden:

Nadat u uw credit-cardontvangsten, cheques en contant geld, vergelijkt u de totalen met uw kassarapport. Komen ze overeen? Zo ja, dan bent u klaar om te gaan!

Ophelderen afwijkingen

Heeft u een afwijking in de kassalade? Geen zorgen! Dit gebeurt met kleine ondernemers de hele tijd.

De meeste discrepanties worden veroorzaakt door menselijke fouten, zoals het geven van de verkeerde verandering aan een klant of het misplaatsen van een credit card receipt.

Bij het balanceren van uw kassalade, kijk uit voor zowel overages en tekorten. Een overage is wanneer uw lade is meer dan het bedrag dat uw POS-rapport zegt dat je zou moeten hebben. Een tekort is wanneer het totaal van uw register tekort is.

Tekorten kan betekenen contant geld was ofwel verloren, gestolen, of verkeerd geteld. Een overmaat betekent meestal dat uw klanten werden kortgesloten.

Wanneer het proberen om afwijkingen op te lossen, voltooi de volgende stappen:

1. Tel uw contant geld, cheques, coupons, credit card ontvangsten, etc.
2. Check in en rond uw lade en register voor ontbrekende informatie (bijv, bonnen)
3. Bekijk POS-transacties op informatie, zoals creditcardtransacties (indien van toepassing)

Zorg ervoor dat iemand contante afwijkingen op uw kleine zakelijke winst- en verliesrekening (P&L) registreert. Voeg een regel toe aan uw P&L-overzichten om contante afwijkingen te verantwoorden.

Registreer transacties in de kassalade

Nadat u uw lade hebt geteld en eventuele afwijkingen hebt gecontroleerd, legt u uw transacties in de kassalade vast in uw boeken.

Wanneer u uw kassatotalen vastlegt, moet u ervoor zorgen dat u uw beginsaldo (bijvoorbeeld $ 100) verantwoordt. Registreer alle contant geld, krediet, winkel krediet (indien van toepassing), cheques, coupons, en andere verkopen in uw boeken.

Als er afwijkingen die je niet kon oplossen, rekening voor overages of tekorten in een aparte kolom.

Kijkt u eens naar een voorbeeld van een sluitende kas hieronder:

Hoe ziet het er dus uit als uw kassarapport en uw tellingen niet met elkaar overeenkomen? Kijk eens naar een lade met enkele afwijkingen.

.00

Zoals u ziet, ontbreekt in de bovenstaande lade $17,78 aan contanten en $2,50 aan bonnen.

In de kassa zit ook nog eens $12,78 aan cheques die niet bij de verkoop zijn opgenomen. Wanneer de verkoop van cheques lager is dan het totaal aan geïnde cheques, kan dit te wijten zijn aan een werknemer die een transactie onder een onjuiste betaalmethode inboekt.

Tips voor het in evenwicht brengen van kassalades

Het in evenwicht brengen van kassalades hoeft niet ingewikkeld te zijn. Gebruik de onderstaande tips om uw lade in topvorm te houden.

Heb één persoon per lade

Wanneer het gaat om uw kassalade, hoe minder mensen die er toegang toe hebben, hoe beter. Overweeg het aantal mensen dat elke lade gebruikt te beperken. Beperkingen stellen u in staat om afwijkingen in de kassalade te voorkomen en kunnen u helpen diefstal op de werkplek te voorkomen.

Hetzelfde idee zou moeten gelden voor uw kassaladebeheerder. Beperk hoeveel mensen de kassa’s balanceren en de boekhouding van de kassalade in uw bedrijf afhandelen.

Taken toewijzen

Voor verantwoordingsdoeleinden wijst u een of twee vertrouwde werknemers toe om uw kassalade(s) te balanceren. U kunt één persoon aanwijzen om de lade te tellen, terwijl een andere medewerker de bankstorting voorbereidt. Laat medewerkers die kassalades beheren een rapport ondertekenen waarin wordt aangegeven dat ze de lade hebben gebalanceerd.

Tel aan het begin van de volgende dag of de volgende dienst het contante geld in elke lade opnieuw om te controleren of het beginsaldo juist is. Als uw bedrijf maakt gebruik van meerdere laden, toewijzen deze taak aan elke kassier en laat ze tellen hun individuele lade.

Gebruik verkooprapporten

Als u een POS-systeem, wees niet bang om verkooprapporten te gebruiken in uw voordeel. U kunt rapporten gebruiken om de begin-, huidige-, en eindedagsaldi van een lade te bekijken. Verkooprapporten kunnen u helpen:

• Voorkomen dat u te veel contant geld in een lade hebt
• Verifiëren of een klant te weinig heeft gekregen
• Diefstal door een werknemer opsporen

Verkooprapporten kunnen u ook een kijkje geven in uw cashflow van die dag. Als u wilt zien hoe de verkoop verloopt, haalt u een verkooprapport op.

Deponeer contant geld gedurende de dag

Om uw kassalade mooi en opgeruimd te houden, overweeg dan om deze gedurende de dag schoon te maken. Hoe kunt u dat doen? Stortingen.

Als u merkt dat uw kassalade gedurende de dag overloopt, maak dan meerdere kleine stortingen in uw kluis of bank om het aantal contanten in uw kassa laag te houden. Anders zou u te maken kunnen krijgen met een ongeorganiseerde lade en misplaatst of gestolen geld.

Maak stortingen tijdens langzamere tijden gedurende de dag. Op die manier bent u niet klauteren om te verwijderen en te tellen cash.

Depending on the size of your business and your incoming cash, you might need to make multiple deposits throughout the day. Als uw bedrijf kleiner is, kunt u deze stap waarschijnlijk helemaal overslaan.

Kijk uit naar consistente discrepanties

Als u keer op keer discrepanties in de kassalade begint op te merken, kan er iets aan de hand zijn. U zou te maken kunnen hebben met gestolen geld als contant geld consequent niet overeenkomt met uw POS-rapporten.

Waak voor patronen, zoals routinetekorten. Bijvoorbeeld, als u merkt dat een werknemer lade is voortdurend off $ 20, moet u misschien wat meer graven en observeren doen.

Nodig om de cash flow van uw kassalade te verantwoorden? Geen probleem! Met de boekhoudsoftware van Patriot kunt u eenvoudig de inkomsten en uitgaven van uw bedrijf registreren. Begin vandaag nog met uw demo!

Vindt u het leuk wat u leest? Laten we contact maken, vriend! Like ons op Facebook en laten we praten.

Dit is niet bedoeld als juridisch advies; voor meer informatie, klik hier.