Hoe u uw zakelijk schrijven kunt verbeteren

U schrijft waarschijnlijk voortdurend: voorstellen aan klanten, memo’s aan hogere leidinggevenden, een constante stroom e-mails aan collega’s. Maar hoe kunt u ervoor zorgen dat uw teksten zo duidelijk en effectief mogelijk zijn? Hoe zorgt u ervoor dat uw communicatie opvalt?

Wat de experts zeggen
Overwerkte managers met weinig tijd denken misschien dat het verbeteren van hun manier van schrijven een vervelende of zelfs frivole exercitie is. Maar weten hoe je een interessante en intelligente zin moet schrijven is essentieel om effectief te communiceren, zaken te winnen en jezelf te onderscheiden. “Zoals Marvin Swift memorabel zei: helder schrijven betekent helder denken,” zegt Kara Blackburn, hoofddocent bestuurlijke communicatie aan de MIT Sloan School of Management. “Je kunt alle geweldige ideeën van de wereld hebben en als je niet kunt communiceren, zal niemand ze horen.” Gelukkig heeft iedereen de capaciteit om te verbeteren, zegt Bryan Garner, auteur van The HBR Guide to Better Business Writing. Effectief schrijven “is geen gave waar je mee geboren wordt,” zegt hij. “Het is een vaardigheid die je cultiveert.” Hier lees je hoe je eenvoudig, duidelijk en precies schrijft.

Denk na voordat je schrijft
Voordat je pen op papier zet of handen aan het toetsenbord, bedenk wat je wilt zeggen. “De fout die veel mensen maken is dat ze te vroeg beginnen met schrijven,” zegt Garner. “Ze werken de gedachten uit terwijl ze schrijven, waardoor hun schrijven minder gestructureerd, meanderend en repetitief wordt.” Vraag jezelf af: Wat moet mijn publiek weten of denken na het lezen van deze e-mail, dit voorstel of dit verslag? Als het antwoord niet meteen duidelijk is, ga je te snel. “Doe een stapje terug en besteed meer tijd aan het verzamelen van je gedachten,” adviseert Blackburn.

Be direct
Maak je punt meteen duidelijk. Veel mensen merken dat de schrijfstijl en -structuur die ze op school hebben ontwikkeld, niet zo goed werkt in de zakenwereld. “Een van de grote ziektes van zakelijk schrijven is het uitstellen van de boodschap naar het middengedeelte van het schrijven,” zegt Garner. Door eerst beknopt je hoofdidee te presenteren, bespaar je je lezer tijd en verscherp je je argument voordat je in het grootste deel van je tekst duikt. Als je langere memo’s en voorstellen schrijft, stelt Garner voor om het probleem en de voorgestelde oplossing in “niet meer dan 150 woorden” bovenaan de eerste pagina te vermelden. “Zorg dat je aanleg krijgt voor samenvatten,” zegt hij. “

Cut the fat
Gebruik niet “drie woorden wanneer één voldoende is”, zegt Blackburn. Lees je tekst met een kritische blik, en zorg ervoor dat elk woord bijdraagt aan je grotere punt. Schrap elk overbodig woord of zin. Het is bijvoorbeeld niet nodig om “algemene consensus” te zeggen als “consensus” ook volstaat. “Garner: “Zodra lezers het gevoel krijgen dat een stuk tekst langdradig is, beginnen ze af te haken. Hij stelt voor om voorzetsels te schrappen (standpunt wordt standpunt); om -ionen te vervangen door actiewerkwoorden (bescherming bieden aan wordt beschermd); om samentrekkingen te gebruiken (niet doen in plaats van niet doen en we zijn in plaats van we zijn); en om is, zijn, was en waren te vervangen door sterkere werkwoorden (geeft aan in plaats van is indicatief voor).

Vermijd jargon en $10 woorden
Zakelijke teksten zitten vol met industriespecifieke modewoorden en acroniemen. En hoewel deze termen soms onvermijdelijk zijn en soms nuttig kunnen zijn als steno, duiden ze vaak op luiheid of onoverzichtelijk denken. Als je er te veel gebruikt, zal je lezer denken dat je op de automatische piloot werkt – of erger nog, niet begrijpen wat je zegt. “Jargon heeft geen toegevoegde waarde,” zegt Blackburn, “maar duidelijkheid en beknoptheid gaan nooit uit de mode.” Garner stelt voor om een “zwarte lijst met modewoorden” op te stellen met termen die je moet vermijden, zoals “actiegericht”, “kerncompetentie”, “impactvol” en “stimuleren”. Vermijd ook grandioos taalgebruik. Schrijvers denken vaak ten onrechte dat het gebruik van een groot woord wanneer een eenvoudig woord volstaat, een teken van intelligentie is. Dat is niet zo.

Lees wat u schrijft
Stel uzelf in de schoenen van uw lezer. Is je punt duidelijk en goed gestructureerd? Zijn de zinnen rechtlijnig en beknopt? Blackburn raadt aan passages hardop te lezen. “Dan komen de zwakke plekken aan het licht: de gaten in je argumenten, de onhandige zin, de paragraaf die twee alinea’s te lang is,” zegt ze. En wees niet bang om een collega of vriend – of beter nog, meerdere collega’s en vrienden – te vragen je werk te redigeren. Wees blij met hun feedback; wees er niet rancuneus over. “Redigeren is een daad van vriendschap,” zegt Garner. “Het is geen daad van agressie.”

Oefen elke dag
“Schrijven is een vaardigheid,” zegt Blackburn, “en vaardigheden verbeteren door oefening.” Garner stelt voor om elke dag goed geschreven materiaal te lezen, en te letten op woordkeuze, zinsbouw en flow. “Begin aandacht te besteden aan de stijl van The Wall Street Journal,” zegt hij. Investeer in een gids voor stijl en grammatica als naslagwerk – Garner raadt Fowler’s Modern English Usage aan. Het belangrijkste is dat je tijd in je agenda inruimt voor redigeren en reviseren. “Het schrijven en herschrijven van je eigen teksten is waar de verandering plaatsvindt, en dat gaat niet snel,” zegt Blackburn. “De tijd is goed besteed, want goede schrijvers onderscheiden zich op het werk.”

Beginselen om te onthouden:

Doen:

• Plan wat je gaat zeggen om je schrijven directer en effectiever te maken.
• Gebruik spaarzaam woorden en houd zinnen kort en bondig.
• Vermijd jargon en “fancy” woorden. Streef in plaats daarvan naar duidelijkheid.

Niet:

• Argumenteer niet dat je gewoon niet kunt schrijven. Iedereen kan een betere schrijver worden door te oefenen.
• Doen alsof je eerste opzet perfect is, of zelfs maar haalbaar. Elk document kan worden verbeterd.
• Begraaf je argumentatie. Presenteer je hoofdgedachte zo snel mogelijk.

Casus #1: Wees niet bang om te delen
Toen David McCombie als managementconsultant bij McKinsey & Company begon te werken, realiseerde hij zich onmiddellijk dat de schrijfstijl die hij op de Harvard Law School had aangescherpt, niet goed geschikt was voor communicatie op directieniveau. “Het was de structuur van mijn argumenten,” zegt David. “Ik kreeg feedback dat ik sneller ter zake moest komen.”

Bij juridisch of academisch schrijven, “begin je over het algemeen met het opbouwen van de zaak, en zet je het belangrijkste punt helemaal aan het eind,” zegt hij. “Maar in zakelijke communicatie kun je het beste eerst met je conclusie beginnen.”

Om zijn schrijven directer en effectiever te maken, vroeg David verschillende senior collega’s om al hun eerdere presentaties en rapporten, zodat hij de belangrijkste elementen van hun indeling en stijl kon nabootsen. Hij kopieerde ook vertrouwde collega’s die bijzonder vaardige communicatoren waren op belangrijke e-mails en vroeg om hun feedback.

David heeft deze praktijken meegenomen naar het private equity-bedrijf dat hij in Miami heeft opgericht, de McCombie Group. “Ik stuur alles wat belangrijk is naar mijn partner en hij leest het over,” zegt David, eraan toevoegend dat hij beter weet dan de bewerkingen persoonlijk op te vatten. “We bespreken of er een betere manier is om een idee over te brengen, hoe we beknopter kunnen zijn.”

Het verbeteren van zijn schrijven heeft een direct effect gehad op Davids vermogen om een invloedrijke stem in zijn vakgebied te worden. Hij schrijft momenteel een boek over de nichemarkt van zijn participatiemaatschappij, The Family Office Practitioner’s Guide to Direct Investments.

“Zelfs als ik vanaf het begin goed zakelijk kon schrijven, denk ik dat het voortdurend verbeteren van je schrijven en het naar een hoger niveau tillen absoluut de sleutel tot succes is”, zegt David. “Hoe vaker je het doet, hoe makkelijker het wordt.”

Casusstudie #2: Studeer goed schrijven
Tim Glowa had al een succesvolle carrière opgebouwd als strategisch marketingconsultant toen hij besloot zijn ambities wat hoger te leggen. “Ik wilde gezien worden als een thought leader,” zegt Tim, “en om dat te doen, moest ik een standpunt hebben en dat standpunt in het openbaar uitdragen.”

Hij wist dat het opstellen van slimme, verteerbare opiniestukken en onderzoeksartikelen de sleutel was tot het verbeteren van zijn professionele reputatie. Zijn schrijven werd al goed ontvangen door collega’s en vakgenoten, maar veel van zijn ervaring was geworteld in academisch schrijven. Dus begon hij zakelijke publicaties te lezen, zoals McKinsey Quarterly, om de stijl te achterhalen. “Ik bestudeerde hoe zij communiceren,” zegt Tim, “en probeerde mijn eigen schrijven directer en beknopter te maken.”

Hij voegde ook een ritueel toe aan zijn manier van schrijven. Voordat hij rapporten en memo’s schrijft, begint hij nu met een korte schets van de drie belangrijkste doelstellingen. “Je kunt niet zomaar beginnen met typen en verwachten dat je ergens komt,” zegt hij. “Dat is alsof je een wandeling maakt en niet weet waar de bestemming is.”

Tim, nu medeoprichter van een marketinganalysebedrijf genaamd Bug Insights, gelooft dat de inspanningen hem een effectievere communicator hebben gemaakt, waardoor niet alleen zijn langere geschriften zijn verbeterd, maar ook zijn e-mails en zelfs zijn voicemails. “Het werkt door in vrijwel al mijn communicatie,” zegt hij. En zijn werk vindt gehoor. Verschillende van zijn papers zijn meer dan 100.000 keer gedownload, en een Fortune 50 bedrijf heeft onlangs een van zijn papers gebruikt in een intern trainings- en ontwikkelingsprogramma.

Tim is blij met zijn vooruitgang, maar zegt dat hij niet zal stoppen met het leveren van extra inspanning. “Je moet eraan werken,” zegt hij. “Telkens als je een nieuwe vaardigheid ontwikkelt, moet je die bestuderen.”