Hoe ontwikkel je een wervingsplan

Een succesvol wervingsplan is meer dan cijfers alleen. Vacatures en wervingsbudgetten vormen de basis van wervingsplannen, maar door goede wervingspraktijken toe te passen kunnen ze worden opgewaardeerd.

Hoe maak je een wervingsplan:

Herzie je functiebeschrijvingen

Jobtaken kunnen in de loop der tijd veranderen. Praat met teamleiders en vraag hen hoe hun rollen, en die van hun teamleden, zijn veranderd. Als uw verkoopteam nu accountmanagement uitvoert, moet u hun functiebeschrijvingen bijwerken.

Als u nog geen formele functiebeschrijvingen hebt, overweeg dan een functieanalyse uit te voeren – een proces om de taken en vereisten van een functie vast te stellen. Organiseer interviews met het personeel om hun rollen en verantwoordelijkheden te bespreken. U kunt ook functiebeschrijvingssjablonen gebruiken, een handig alternatief voor het uitvoeren van een functieanalyse.

Uitvoeren van een analyse van de vaardighedenkloof

Het uitvoeren van een analyse van de vaardighedenkloof is een systematische manier om het huidige vaardigheidsniveau van uw personeel te analyseren en vaardigheden te identificeren die u in de toekomst wilt hebben.

Om een analyse van de vaardighedenkloof uit te voeren:

1. Bepaal de vaardigheden die u in de toekomst nodig hebt.
2. Bepaal de vaardigheden waarover uw bedrijf al beschikt.
3. Vergelijk de huidige met de gewenste vaardigheden en maak een plan om de lacunes op te vullen.

Bepaal de toekomstige wervingsbehoeften door te praten met het senior management en teamleiders om de bestaande vaardigheidsniveaus te begrijpen. Zoek uit hoe ze van plan zijn de doelstellingen voor volgend jaar te halen. Vul hun inzichten aan met recente functioneringsgesprekken of personeelsenquêtes. Beoordeel elke vaardigheid waarnaar u op zoek bent op een schaal (meestal een drie- of vijfpunts.)

Prioriteer alle vaardigheidstekorten die u ontdekt. U kunt de lacunes ook aanpakken door opleidingsplannen voor uw werknemers op te stellen. Als de lacunes in vaardigheden te groot zijn, overweegt u nieuwe mensen in te huren om ze op te vullen.

Visualiseer uw wervingsactiviteit

Een analyse van de lacunes in vaardigheden geeft een algemeen idee van het aantal nieuwe aanwervingen dat u nodig zult hebben om lacunes op te vullen, maar er zijn andere manieren om de wervingsbehoeften te voorspellen. U kunt kwantitatieve methoden gebruiken om toekomstige aanwervingen te voorspellen in uw wervingsplan. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld dagelijkse verkoopdoelen stellen om hun omzetdoelstellingen te halen. Zij kunnen productiviteitsmetingen gebruiken om na te gaan of hun huidige aantal werknemers deze doelstellingen kan halen. Zo niet, dan kunnen ze berekenen hoeveel mensen ze nog moeten aannemen.

Inzicht van hiring managers kan u ook een goede schatting geven van het aantal mensen dat u moet aannemen. Plan vergaderingen met hiring managers om uw aanwervingsplan en hun personeelsbehoeften te bespreken. Gebruik de informatie om een spreadsheet te maken met het aantal verwachte nieuwe aanwervingen per kwartaal of maand. Hier volgt een voorbeeld:

Verhuur ruim van tevoren voor belangrijke team- of afdelingsinitiatieven, zodat uw nieuwe werknemers voldoende tijd hebben om hun taken te leren en hun inwerkperiode af te ronden. Als uw marketingteam bijvoorbeeld van plan is in juni een nieuwe campagne te lanceren, moet u ruim voor die tijd – bij voorkeur in het eerste kwartaal – in uw aanwervingsbehoeften voorzien. Houd uw gemiddelde time-to-fill en time-to-hire in gedachten. Een Applicant Tracking System (ATS) kan u deze informatie automatisch geven.

Revamp uw wervingsproces:

Bekijk uw wervingsplannen en wervingsgewoonten uit het verleden en vraag uzelf af:

• Gaven de wervingsteams goede communicatie?
• Voldeden de wervingsprocessen aan de eisen van de managers?
• Hoe presteerden de nieuwe medewerkers in hun proeftijd?
• Wat was het verloop (nieuwe medewerkers die in de eerste drie maanden vertrokken)?
• Waren er juridische problemen met de wervingsprocessen of met de ervaringen van kandidaten? (Denk bijvoorbeeld aan illegale interviewvragen en hun juridische alternatieven)
• Zijn er wijzigingen nodig in uw wervings- of aannamebeleid?

De antwoorden op deze vragen zullen van invloed zijn op de manier waarop u mensen aanneemt en hoeveel u zult uitgeven om dit efficiënt te doen. Als u bijvoorbeeld merkt dat uw aanwervingsteams problemen hebben met communicatie via e-mail, kunt u kiezen voor een gebruiksvriendelijker aanwervingstool. Als managers merken dat nieuwe aanwervingen bepaalde vaardigheden missen die ze verwachten, kunt u overwegen te investeren in pre-employment tests.

Een verbeterd aanwervingsproces begint met effectieve sourcing. Download gratis onze complete sourcinggids.

Maak een wervingsbudget

Als u uw wervingsactiviteit al hebt gepland, bereken dan uw kosten-per-huur en de wervingsrendementsverhouding. Tel alle interne (bijvoorbeeld incentives voor verwijzingsprogramma’s en salarissen van recruteerders) en externe wervingskosten (bijvoorbeeld kosten voor uitzendbureaus, vacatures en antecedentenonderzoek) bij elkaar op en deel de som door het aantal nieuwe aanwervingen. Maak als onderdeel van uw personeelsbudgetteringsproces een prognose van het bedrag dat u aan uw toekomstige werknemers zult betalen aan personeelskosten (salarissen, secundaire arbeidsvoorwaarden en volledig belaste kosten.)

Denk in termen van het inhuren van teams

Uw aanwervingsproces moet niet alleen efficiënt zijn voor elke individuele aanwerving. Het moet een effectieve teamcultuur opbouwen die blijvend is. Hier leest u hoe u betere teams kunt aantrekken – en behouden:

• Stel diversiteitsdoelen. Diverse teams presteren beter dan hun homogene tegenhangers. Neem diversiteitsdoelen op in uw wervingsproces en ga samenwerkingsverbanden aan met organisaties zoals Society of Women Engineers en Ascend, een Pan-Aziatische organisatie voor zakelijke professionals in Noord-Amerika.

• Train interviewers. Zelfs ervaren interviewers kunnen bevooroordeeld zijn. Een EEO-training (Equal Employment Opportunity) kan interviewers helpen de wettelijke richtlijnen te volgen. Verkopers als Interview EDGE en The Lou Adler Group kunnen interviewers helpen hun vaardigheden te ontwikkelen. HR kan ook interne trainingssessies organiseren.

• Gebruik processen die vooroordelen verminderen. Vooroordelen zijn vaak onbewust. Het is niet eenvoudig om ze uit te bannen, maar door uw processen aan te passen, kunt u ze verminderen. Overweeg het gebruik van blinde werving en gestructureerde interviewtechnieken om vooroordelen bij de werving te verminderen.

Het opstellen van een wervingsplan is een kans om uw wervingsbeleid te versterken en de manier waarop u aanneemt te herzien. Als u objectiever wilt werven en vooroordelen wilt verminderen, zult u productievere teams opbouwen en een meer inclusieve bedrijfscultuur bevorderen.

Lees hoe u uw wervingsplan kunt verbeteren met Workable!