Hoe beheer je de groei van een klein bedrijf (als een pro)

Kleine bedrijven worden elke dag gestart, vaak door een gepassioneerde ondernemer met een probleem dat hij of zij dolgraag wil oplossen.

Hoewel het hebben van een eigen bedrijf niet zonder slag of stoot gaat, zijn de beloningen vaak de moeite waard. Als ondernemer geniet u van veel meer vrijheid en flexibiliteit dan u ooit als gewone werknemer zou kunnen hebben. En met de juiste instelling en een goed begrip van de ontberingen waarmee u te maken krijgt, kunt u een plan opstellen om eventuele hobbels op de weg aan te pakken.

Dat gezegd hebbende, is een van de grootste uitdagingen waarmee bijna alle kleine bedrijven worden geconfronteerd, dat het vrijwel onmogelijk is om meteen break-even te draaien of winst te maken. Vaak duurt het twee tot drie jaar voordat een bedrijf een van deze doelen kan bereiken. Hoe snel u winstgevendheid bereikt, hangt af van een aantal factoren, waaronder uw soort bedrijf. Dus, als u de grens van drie jaar gepasseerd bent, lees dan verder. Dit is niet noodzakelijk een teken dat het tijd is om de handdoek in de ring te gooien.

Om het nog erger te maken, hebben eigenaren van kleine bedrijven meestal niet de luxe van een grote kredietlijn of een aanzienlijk startkapitaal dat ze kunnen investeren in marketing- en promotiestrategieën. Dit vereist dat ze met een zo klein mogelijk budget werken terwijl het bedrijf groeit, en daarom goedkope methoden gebruiken om hun bedrijf te laten groeien.

Het mag geen verrassing zijn dat deze dunne lijn voor veel kleine bedrijven te moeilijk is om te lopen. En dat is het doel van dit artikel. Uitleg geven over groeidoelstellingen, tactieken voor financieel beheer en hoe u de groei en cashflow van uw kleine bedrijf kunt analyseren om u te helpen uw bedrijf te laten groeien en een succesvoller bedrijf te runnen.

Laten we beginnen.

Groeidoelstellingen

Vele studies tonen aan dat het effectief stellen van doelen een sterke correlatie heeft met bedrijfsprestaties. Een bedrijf dat zijn doelstellingen in de hele organisatie goed op elkaar afstemt, behaalt over het algemeen een hoger niveau van financieel succes. Doelstellingen stellen bedrijfseigenaren in staat zichzelf en hun werknemers te beoordelen, middelen toe te wijzen en managers richting te geven. Om uw kansen op vooruitgang te vergroten, raden wij u aan elk doel duidelijk te definiëren en te schetsen hoe u het zult bereiken. Het is ook belangrijk om realistische doelen te stellen en specifieke tijdlijnen toe te wijzen voor wanneer u verwacht elk van hen te bereiken.

Om u te helpen bij het plannen van uw doelen, raden wij u ook aan ze in te delen als kortetermijn-, tussentijdse en langetermijndoelen.

• Kortetermijndoelen hebben meestal betrekking op cashflow en verkoop.
• Tussentijdse doelen hebben betrekking op de winstgevendheid van de inhuur.
• Lange-termijndoelen hebben vaak te maken met de persoonlijke rijkdom van de eigenaar.

Kortetermijndoelen

Voor een nieuw bedrijf kunnen kortetermijndoelen doelen zijn die u in slechts een maand of twee wilt bereiken. In sommige gevallen kan het iets zijn dat op uw to-do-lijst staat en dat u deze week nog moet doen, zoals het repareren van een kapotte koelkast voor voedselopslag. Zoals u zich misschien kunt voorstellen, zijn deze doelen meestal specifieke taken die gemakkelijk te definiëren zijn en dus gemakkelijk te bepalen wanneer het doel is bereikt. Andere kortetermijndoelen voor kleine bedrijven zijn bijvoorbeeld het kiezen van een verkooppuntsysteem of het verbeteren van de prestaties van uw wekelijkse e-mailnieuwsbrief.

Extra soorten kortetermijndoelen voor een nieuw bedrijf zouden kunnen zijn om uw eerste werknemer binnen drie maanden na de opening van uw bedrijf in dienst te nemen en op te leiden. Een andere doelstelling kan zijn een bepaald verkoopvolume te halen, zodat u bij uw leverancier een betere prijs kunt bedingen. Dit kan uw winstmarge ten goede komen en u dichter bij een break-even of zelfs winstgevendheid brengen, afhankelijk van de rest van uw financiële situatie.

SEE ALSO: Wilt u uw cashflow verbeteren? Ontdek of u in aanmerking komt voor ShopKeep Capital!

Tussentijdse doelen

Tussentijdse doelen voor het nieuwe bedrijf zijn typische doelen die u wilt bereiken binnen zes maanden tot een jaar nadat u in bedrijf bent. Zij omvatten gewoonlijk doelstellingen voor omzet en netto-inkomen. Tussentijdse doelstellingen kunnen ook betrekking hebben op personeelskwesties, zoals aanwervings- en opleidingsdoelstellingen. Andere voorbeelden van tussentijdse doelstellingen voor kleine bedrijven zijn het verlagen van de kosten en het upgraden van apparatuur.

Tussentijdse planning omvat vaak de toepassing van een meer permanente oplossing voor een probleem op korte termijn. Stel in dit voorbeeld dat een basisopleidingsprogramma enkele problemen op korte termijn oplost die u met specifieke werknemers hebt. Vervolgens zou u een soortgelijke training voor alle werknemers kunnen plannen om proactief te voorkomen dat deze problemen zich ontwikkelen wanneer u nieuwe werknemers aanneemt en uw team laat groeien. In dit voorbeeld voorkomt tussentijdse planning dat kortetermijnproblemen zich opnieuw voordoen, waardoor u grotere doelen kunt bereiken en een duurzaam bedrijf kunt opbouwen.

Langetermijndoelen

Het tijdsbestek voor langetermijndoelen is meestal twee tot drie jaar, afhankelijk van het groeitempo van uw bedrijf. Deze doelstellingen hebben doorgaans betrekking op winstgevendheid of, op zijn minst, het bereiken van het break-evenpoint. Als u een duurzaam bedrijf wilt opbouwen dat winst maakt, wilt u zo snel mogelijk break-even draaien. Vanaf dat punt is het doel om winst te gaan maken.

Dit zorgt er niet alleen voor dat uw bedrijf kan blijven bestaan, maar als eigenaar kunt u ook de vruchten beginnen te plukken van het runnen van uw eigen bedrijf. Namelijk, genieten van de vrijheid en flexibiliteit die eigen baas zijn biedt. U kunt ook beginnen met het innen van een salaris op dit punt.

De uitbreiding van een bedrijf naar nieuwe markten of industrieën is ook een veelvoorkomend doel op lange termijn, vaak met het uiteindelijke doel om het grootste en meest winstgevende bedrijf in een bepaalde industrie of geografische locatie te worden.

Ondernemers die dit soort doelen stellen, hebben meestal een groter plan in gedachten wanneer ze hun bedrijf starten, waarvoor meestal extra financiële middelen van buitenaf nodig zijn, zoals durfkapitaal en hoog opgeleide personen om dit te bereiken. Sommige eigenaren van kleine bedrijven streven ernaar hun bedrijf zo snel mogelijk uit te breiden, wat een langetermijndoelstelling met een hoog risico is die een grote potentiële beloning met zich meebrengt.

Een bedrijf naar de beurs brengen is een ander langetermijndoel van sommige ondernemers. Het bedrijf moet een consistente geschiedenis van financiële prestaties laten zien om het soort investeerders aan te trekken dat nodig is om dit te doen. Dit proces vereist ook dat een eigenaar de juiste mensen inhuurt om de operationele veranderingen te creëren die nodig zijn om naar de beurs te gaan.

Financieel beheer

Om de groei op een duurzame manier te beheren, moet een bedrijfseigenaar een aantal taken op zich nemen, waaronder het beheer van de financiën. Dit proces vereist meestal dat een eigenaar specifieke gebieden van financieel beheer prioriteert en zich op de belangrijkste concentreert. Aangezien dit soort werk gespecialiseerde kennis vereist, is het vaak nodig om professionals in te huren die experts zijn in het helpen van bedrijven bij het beheren van hun financiën. Dat betekent echter niet dat er geen dingen zijn die u als bedrijfseigenaar kunt doen om uw bedrijf te helpen financiële discipline te handhaven.

Georganiseerd blijven

Het onder controle en georganiseerd blijven is een van de sleutels tot gezond financieel beheer. Het kan verleidelijk zijn om deze taken naar behoefte uit te voeren, zoals het registreren van transacties wanneer ze binnenkomen of het versturen van factuurherinneringen wanneer u eraan denkt. Deze aanpak kan er echter toe leiden dat items worden gemist, vooral wanneer uw leven zo hectisch is als dat van de typische eigenaar van een klein bedrijf Om dit te voorkomen, plant u tijd in uw agenda die u zult wijden aan het aanpakken van financieel beheer en boekhoudkundige taken.

Krijg de juiste hulpmiddelen

Voor detailhandels- en foodservicebedrijven is verkooppuntsoftware (POS) een essentieel hulpmiddel voor financieel beheer, omdat het gegevens verzamelt die helpen het bedrijf op schema te houden. Deze gegevens helpen eigenaren de prestaties van werknemers te begrijpen, werkuren bij te houden, inventaris te beheren en de verkoop te controleren.

Alle POS-systemen bieden tot op zekere hoogte verkoopgegevens, hoewel hun specifieke rapportagemogelijkheden sterk variëren. Het is belangrijk om een oplossing te kiezen die gedetailleerde rapporten produceert die best verkopende artikelen, retouren en winstmarges registreren, die nodig zijn om de algehele financiële gezondheid van uw bedrijf te begrijpen.

Een POS-systeem moet ook de verkoop bijhouden op basis van criteria zoals afdeling, product en werknemer. Met deze mogelijkheid kan een eigenaar het personeel en de toewijzing van vloeroppervlak dienovereenkomstig aanpassen. Rapporten op het scherm bieden momentopnamen van verkoopgegevens die gemakkelijk te begrijpen zijn, terwijl geëxporteerde rapporten voornamelijk worden gebruikt voor boekhoudkundige doeleinden.

Blijf bovenop uw verantwoordelijkheden

Als bedrijfseigenaar valt de last van de financiële verantwoordelijkheid op uw bord. Dat betekent dat u zich ook moet bezighouden met de minder spannende aspecten van het runnen van een bedrijf. Het is bijvoorbeeld uw verantwoordelijkheid om uitgaven bij te houden, belastingen te betalen, leningen terug te betalen en de communicatie met investeerders en andere belanghebbenden te beheren. Het runnen van een bedrijf brengt ook dagelijkse verantwoordelijkheden met zich mee, zoals het registreren van transacties, het bewaken van betalingen en budgettering. Deze taken zijn niet altijd de meest aangename, maar er bovenop blijven zitten is van cruciaal belang om uw bedrijf soepel te laten draaien, en ook om de wettelijke naleving te handhaven.

Expertadvies

Vervaren bedrijfseigenaren kennen het belang van permanente educatie. U kunt meer leren over boekhouding en financieel beheer door artikelen te lezen, lessen online of op uw plaatselijke universiteit bij te wonen, naar podcasts te luisteren of webinars te bekijken. U kunt ook lid worden van de plaatselijke kamer van koophandel of vereniging van kleine bedrijven om in contact te komen met collega-ondernemers. U zult verbaasd zijn hoe vriendelijk andere ondernemers kunnen zijn. Aarzel niet om advies te vragen of de hersenen van een collega-ondernemer te peuteren. Wees alleen bereid om de gunst in natura terug te geven.

Professionele hulp

Dezelfde sterke wil en het gevoel van onafhankelijkheid dat bedrijfseigenaren helpt hun visie op te bouwen, kan hen ook terughoudend maken om hulp te zoeken. Financiële professionals zijn echter vaak nodig om problemen op te lossen. Soms vereist het voortbestaan van een bedrijf dat de eigenaar zijn nederlaag toegeeft en een professional inhuurt, zoals een registeraccountant.

SEE ALSO: How to Increase Sales in Retail – The Ultimate Guide

Growth Analysis

Het lijkt misschien dat snelle groei altijd een goede zaak is voor kleine bedrijven. Toch groeien ze vaak te snel, vooral wanneer eigenaren overweldigd raken door hun vroege succes. Het is normaal dat een goed geleid bedrijf groeit, maar het is ook belangrijk te weten waarom het groeit, vooral als het dat heel snel doet. Groei kan soms grotere problemen veroorzaken, zoals de volgende, die u later enorme problemen kunnen bezorgen.

Arbitraire groei

Een uitbreiding moet worden gebaseerd op een gezonde financiële evaluatie in plaats van op de persoonlijke wens van de eigenaar om dit te doen. Dit soort te snelle expansie kan ertoe leiden dat bedrijven een marktkans aangrijpen, zelfs als ze niet over het nodige kapitaal beschikken om te slagen. Onderkapitalisatie tijdens expansie is een van de meest voorkomende redenen voor een klein bedrijf om failliet te gaan.

Onvermogen om bedrijfsprocessen te beheren

Snelle expansie kan ertoe leiden dat managers worstelen met het creëren van nieuwe processen om de toegenomen werklast aan te kunnen, vaak tot het punt dat ze essentiële bedrijfsfuncties verwaarlozen. Kleine bedrijven hebben vaak maar één of twee managers, wat het risico op mislukking van het bedrijf kan vergroten als die managers niet snel nieuwe processen kunnen creëren of zich daaraan kunnen aanpassen. Een groeiend bedrijf moet ook tijd hebben om gekwalificeerd personeel in dienst te nemen en te houden.

Internal Tools Unable to Keep Up

Om soepel te kunnen draaien, moet een bedrijf tijdig en efficiënt informatie kunnen krijgen over budgettering, cashflow en omzetgroei. Een dramatische toename van bureaucratie, zoals vergaderingen en memo’s, kan wijzen op de behoefte aan een betere projectbeheeroplossing, of andere upgrades van interne hulpmiddelen, zoals nieuwe boekhoud- of marketingsoftware. Het is ook belangrijk om informatiesystemen tijdens deze periode nauwlettend in de gaten te houden om ervoor te zorgen dat de vraag naar hun diensten hun capaciteit niet heeft overschreden.

Stijgende overheadkosten

Een snelle groei gaat vaak gepaard met een directe stijging van de bedrijfskosten, wat de winstmarge van een bedrijf kan uithollen. Dit proces kan de financiering sterk bemoeilijken in een tijd waarin die het hardst nodig is. Een toename van de overheadkosten kan het ook moeilijker maken om de lonen te betalen, waardoor werknemers minder snel gaan werken of zelfs helemaal stoppen. Zonder een team dat groot genoeg is om de toegenomen werklast aan te kunnen, is de kans groot dat uw bedrijf failliet gaat.

Moeilijkheden bij het betalen van leningen

Een klein bedrijf moet tijdens een uitbreidingsfase meestal leningen afsluiten, maar het aflossen van deze leningen kan de cashflow snel opslokken. Bovendien hebben groeiende bedrijven moeite om hun debiteuren te beheren, ondanks de toegenomen verkoop. De resulterende financiële nood kan kleine bedrijven doen mislukken.

De verkeerde werknemers behouden

Kleine bedrijfseigenaren verliezen vaak het contact met belangrijke werknemers die het bedrijf draaiende hielden tijdens een groeispurt, en deze werknemers vertrekken voor betere kansen. Bovendien kan een fase van snelle groei ertoe leiden dat een bedrijf zijn focus verliest en onproductieve werknemers behoudt.

Te grote afhankelijkheid van partners

Zaken zijn vaak afhankelijk van een zeer klein aantal belangrijke partners wanneer ze uitbreiden, waaronder klanten, geldschieters en leveranciers. Als er iets met een van deze partners gebeurt (bijvoorbeeld als ze failliet gaan), kan dat uw groei ernstig belemmeren. Het is vooral belangrijk voor kleine bedrijven om hun productlijnen, markten en distributiekanalen te diversifiëren tijdens een periode van vroege groei wanneer er weinig ruimte is voor fouten.

Cash Flow Management

De meeste bedrijven werken tegenwoordig op basis van “koop nu, betaal later”, waardoor cash flow management (CFM) een essentieel onderdeel van de dagelijkse activiteiten is. Door CFM echter als een boekhoudkundige functie te beschouwen, worden de mogelijkheden ervan beperkt. Het kan bedrijfseigenaren ook helpen bij het nemen van beslissingen met betrekking tot verschillende financiële kwesties, zoals:

• Timing van crediteuren
• Korte-financieringsbehoeften op korte termijn
• Planning van grote aankopen
• Prijsstelling
• Voorspelling van kasbehoeften
• Analyse van vorderingen en schulden
• Controle van kosten en schulden

Monitoring van cashflow

Operating a successful business requires a clear understanding of its cash flow. Het toezicht op en de analyse van de cashflow geven ook een breder beeld van het bedrijf dan de controle over zijn dagelijkse activiteiten. Hierdoor kunnen potentiële problemen worden opgespoord en gecorrigeerd voordat zij ernstig worden.

Forecasting Cash Requirements

Predicting future cash requirements is also essential due to the far-reaching impact that cash flow has on a business. Met een intelligent cashflowprognosesysteem kan een eigenaar schulden en vorderingen nauwlettend in de gaten houden. Forecasting creëert ook meer mogelijkheden voor sterkere dagelijkse activiteiten en toekomstige groei.

Analyzing Account Receivables and Payables

Het effectieve beheer van debiteuren is noodzakelijk omdat, afhankelijk van uw branche, uw bedrijf vier tot zes weken kan wachten voordat het betaling ontvangt voor uw producten en diensten.

Verbetering van de snelheid waarmee een bedrijf zijn vorderingen omzet in contanten, vereist een proactieve aanpak. Vorderingen moeten worden geprioriteerd op basis van de urgentie om ze voor een bepaalde datum te krijgen. Met deze strategie kan een kleine ondernemer bepalen of een bepaalde vordering van cruciaal belang is voor het doen van kortetermijnuitgaven, zoals het inhuren van extra personeel of het tijdelijk vergroten van de voorraad voor de feestdagen.

Controlling Costs and Debts

De sleutel tot het beheersen van kosten en schulden is ervoor te zorgen dat de inkomsten altijd hoger zijn dan de kosten. Deze strategie vereist vaak dat een bedrijfseigenaar prioriteit geeft aan schulden om te bepalen welke het eerst moeten worden betaald. De salarisadministratie moet bijvoorbeeld de hoogste prioriteit hebben, omdat werknemers die niet worden betaald de neiging hebben ontslag te nemen. Leveranciers moeten daarna worden betaald, vooral als ze lokaal zijn. Een negatieve cashflow op korte termijn is ook een goede reden om een bestaande kredietlijn te gebruiken.

Financiële overzichten omvatten de balans, het kasstroomoverzicht en de winst- en verliesrekening van een bedrijf. Sommige bedrijven verstrekken ook overzichten van het eigen vermogen. Financiële overzichten moeten ten minste eenmaal per jaar worden gepubliceerd, hoewel de SBO’s van snelgroeiende bedrijven de voorkeur kunnen geven aan maand- of kwartaaloverzichten.

We hopen dat deze post u heeft geholpen het belang te begrijpen van planning en monitoring van uw voortgang naar uw groeidoelstellingen. Vooral omdat u hiermee kunt voorkomen dat uw bedrijf te snel groeit, wat een veelvoorkomende oorzaak van mislukking is. Het is ook van vitaal belang dat u de groei van uw bedrijf analyseert om er zeker van te zijn dat het groeit om de juiste redenen. Ten slotte moet u de cashflow zorgvuldig in het oog houden, aangezien de kans groot is dat u tijdens de opstartfase een negatieve cashflow zult hebben. Zoals we hebben geprobeerd duidelijk te maken, is het proces om groei te beheren, vooral als het snel gaat, niet gemakkelijk. Maar met toewijding, vastberadenheid en oog voor de details zult u succes boeken.

Zie OOK: Your Foolproof Strategy to Forecasting Retail Sales