Goed schrijven
On september 28, 2021 by admin4.3 Goed schrijven
Leerdoelen
- Identificeer zes basiskwaliteiten die kenmerkend zijn voor goed zakelijk schrijven.
- Identificeer en verklaar de retorische elementen en cognate strategieën die bijdragen aan goed schrijven.
Een veelvoorkomende zorg is om eenvoudigweg de vraag te beantwoorden, wat is goed schrijven? In de loop van onze studie van schriftelijke bedrijfscommunicatie zullen we proberen die vraag te beantwoorden. Maar bedenk wel dat de vraag misschien eenvoudig is, maar het antwoord complex. Edward P. BaileyBailey, E. (2008). Schrijven en spreken. New York, NY: McGraw-Hill. biedt een aantal belangrijke punten om te onthouden.
Goed zakelijk schrijven
- volgt de regels,
- is gemakkelijk te lezen, en
- aantrekkelijk voor de lezer.
Laten we deze kwaliteiten eens nader onderzoeken.
Bailey’s eerste punt is er een die een behoorlijke hoeveelheid discussie oplevert. Wat zijn de regels? Zijn “de regels” afhankelijk van de verwachtingen van het publiek of de normen van de industrie, van wat je leraar Engels je heeft geleerd, of worden ze weerspiegeld in het geweldige schrijven van auteurs die je als positieve voorbeelden zou kunnen aanwijzen? Het antwoord is “al het bovenstaande”, met een punt van verduidelijking. Het kan zijn dat je voor een document een evenwicht moet vinden tussen de verwachtingen van het publiek en de normen van de industrie, en dat je een evenwicht of compromis moet vinden. BaileyBailey, E. (2008). Schrijven en spreken. New York, NY: McGraw-Hill. wijst op gezond verstand als een basiscriterium voor goed schrijven, maar gezond verstand is een product van ervaring. Bij het zoeken naar evenwicht is het begrip van de lezer de doorslaggevende factor. Het juiste gebruik van een puntkomma is misschien niet wat nodig is om een zin te laten werken. Uw lezerspubliek moet extra aandacht krijgen bij alles wat u schrijft, want zonder hen zult u niet veel schrijfopdrachten meer krijgen.
Wanneer we zeggen dat goed schrijven volgens de regels verloopt, bedoelen we niet dat een schrijver niet creatief kan zijn. Net zoals een kunststudent moet weten hoe hij een scène in het juiste perspectief moet tekenen voordat hij de regels kan “breken” door het perspectief te “verbuigen”, zo moet een schrijver de regels van de taal kennen. Goed weten hoe je woorden correct gebruikt, zinnen met de juiste grammatica vormt en logische alinea’s opbouwt, zijn vaardigheden die de schrijver kan gebruiken, ongeacht de opdracht. Hoewel sommige zakelijke omgevingen kunnen vragen om conservatief schrijven, zijn er andere gebieden waar creativiteit niet alleen is toegestaan, maar zelfs verplicht is. Stel je voor dat je werkt voor een reclamebureau of een softwareontwikkelingsbedrijf; in dergelijke situaties komt succes voort uit het uiten van nieuwe, onbeproefde ideeën. Door de regels van taal en correct schrijven te volgen, kan een schrijver die creatieve ideeën uitdrukken in een vorm die duidelijk overkomt en het begrip bevordert.
Ook gemakkelijk leesbaar schrijven is niet hetzelfde als “dommer” of simplistisch schrijven. Wat is gemakkelijk te lezen? Voor een jong publiek moet je misschien rechttoe rechtaan, eenvoudige termen gebruiken, maar hun taalgebruik negeren is een kunstmatige en onnodige barrière opwerpen. Een voorbeeld dat verwijst naar Miley Cyrus kan werken bij het ene lezerspubliek en plat vallen bij een ander. Beroepsspecifieke termen kunnen een waardevol doel dienen als we over precieze concepten schrijven. Niet iedereen zal alle termen in een vak begrijpen, maar als uw publiek grotendeels onderlegd is in de termen van het vakgebied, zal het gebruik van vaktermen u helpen een relatie met uw lezers op te bouwen.
De werkelijk uitstekende schrijver is iemand die complexe ideeën kan uitleggen op een manier die de lezer kan begrijpen. Soms komt het leesgemak voort uit de keuze van de schrijver voor een briljant illustratief voorbeeld om een punt over te brengen. In andere situaties kan het zijn dat de schrijver definities in de tekst opneemt, zodat de betekenis van onbekende woorden duidelijk wordt. Het kan ook een kwestie zijn van het kiezen van dynamische, specifieke werkwoorden die duidelijk maken wat er gebeurt en wie de actie uitvoert.
Bailey’s derde punt betreft de interesse van de lezer. Zullen ze het willen lezen? Deze vraag zou de leidraad moeten zijn voor veel van wat u schrijft. We krijgen steeds meer informatie uit onze omgeving via visuele, auditieve en multimediakanalen, van YouTube tot streaming audio, en het bekijken van het nieuws online. Sommigen beweren dat dit heeft geleid tot een verminderde aandachtsspanne voor lezen, wat betekent dat schrijvers lezers moeten aanspreken met korte, pakkende zinnen en pakkende zinsneden. Er zijn echter nog steeds genoeg mensen die zich graag verdiepen in het lezen van een interessant artikel, voorstel of marketingstuk.
De meest universeel bruikbare strategie om de aandacht van je lezer te trekken, is misschien wel om aan te geven hoe je schrijven aan de behoeften van de lezer kan voldoen. Als uw document informatie verschaft om een vraag te beantwoorden, een probleem op te lossen of uit te leggen hoe u de winst kunt verhogen of de kosten kunt verlagen, kunt u dit in het begin aangeven. Door te openen met een “what’s in it for me”-strategie, geef je je publiek een reden om geïnteresseerd te zijn in wat je hebt geschreven.
Meer kwaliteiten van goed schrijven
Aan de bovenstaande lijst van Bailey, laten we nog wat extra kwaliteiten toevoegen die goed schrijven definiëren. Goed schrijven
- voldoet aan de verwachtingen van de lezer,
- is duidelijk en beknopt,
- is efficiënt en effectief.
Om aan de verwachtingen van de lezer te voldoen, moet de schrijver begrijpen wie de beoogde lezer is. In sommige zakelijke situaties schrijft u slechts aan één persoon: uw baas, een collega van een andere afdeling, of een individuele klant of verkoper. Als u die persoon goed kent, is het voor u misschien net zo gemakkelijk om hem of haar te schrijven als een briefje aan uw ouder of huisgenoot. Als u de persoon niet kent, kunt u op zijn minst een aantal redelijke veronderstellingen maken over zijn of haar verwachtingen, op basis van de functie die hij of zij bekleedt en de relatie met uw werk.
In andere situaties schrijft u misschien een document dat moet worden gelezen door een groep of team, een hele afdeling, of zelfs een groot aantal volslagen onbekenden. Hoe kunt u anticiperen op hun verwachtingen en uw schrijven daarop afstemmen? Natuurlijk wilt u zo veel mogelijk te weten komen over uw waarschijnlijke publiek. Hoeveel u te weten kunt komen en welke soorten informatie dat zijn, hangt af van de situatie. Als u bijvoorbeeld inhoud voor een website schrijft, zult u de mensen die de site zullen bezoeken misschien nooit ontmoeten, maar u kunt wel voorspellen waarom ze naar de site zullen komen en wat ze daar verwachten te lezen. Naast het leren kennen van uw publiek, zal uw duidelijke begrip van de schrijfopdracht en het doel ervan u helpen om aan de verwachtingen van de lezer te voldoen.
Onze toevoeging van het vijfde punt betreffende duidelijk en beknopt schrijven weerspiegelt de toenemende tendens in zakelijk schrijven om fouten te elimineren. Fouten kunnen die zijn welke verband houden met de productie, van het schrijven tot het redigeren, en de reactie van de lezer. Uw tweeledige doelstelling van duidelijk en beknopt schrijven wijst op een centraal doel in alle communicatie: getrouwheid. Dit concept behelst ons doel om alle bedoelde informatie accuraat over te brengen met een minimum aan signaal- of berichtstoringen of misinterpretatie. Het zodanig ontwerpen van uw documenten, met inbegrip van schrijven en presentatie, dat er zo min mogelijk storing in de boodschap optreedt, is een belangrijk onderdeel van effectieve zakelijke communicatie.
Dit brengt onze discussie op efficiëntie. Er zitten maar vierentwintig uur in een dag en er wordt steeds meer van ons gevraagd om meer te doen met minder, met kortere deadlines bijna gegarandeerd. Hoe kun je als schrijver aan de steeds hogere verwachtingen voldoen? Elke schrijfopdracht vereist een duidelijk begrip van de doelstellingen en de gewenste resultaten, en wanneer een van deze twee aspecten onduidelijk is, kan de efficiëntie van uw schrijfwerk in het gedrang komen. Herschrijven kost tijd die je misschien niet hebt, maar wel zult moeten maken als de opdracht de eerste keer niet goed is gedaan.
Zoals we eerder hebben besproken, kan het maken van een gewoonte om soortgelijke documenten te lezen voordat je aan je schrijfproces begint, helpen een mentaal sjabloon van je gewenste product vast te stellen. Als u in uw geestesoog kunt zien wat u wilt schrijven, en het perspectief hebt van soortgelijke documenten in combinatie met de behoeften van het publiek, kunt u efficiënter schrijven. Uw geschreven documenten zijn producten en zullen nodig zijn op een schema dat van invloed is op uw collega’s en uw bedrijf. Uw vermogen om efficiënt effectieve documenten te produceren is een vaardigheid die zal bijdragen aan uw succes.
Ons zesde punt versterkt dit idee met een nadruk op effectiviteit. Wat is effectief schrijven? Het is schrijven dat slaagt in het bereiken van zijn doel. Inzicht in het doel, de doelstellingen en de gewenste resultaten van uw schrijfopdracht zal u helpen dit succes te bereiken. Je werkgever wil misschien dat een inleidende verkoopbrief resulteert in een toename van het aantal verkoopleads, of potentiële contacten voor follow-up die tot verkoop leiden. Uw publiek ziet het document misschien niet vanuit dat perspectief, maar zal in plaats daarvan lezen met de instelling van: “Hoe helpt dit mij X probleem op te lossen?” Als u beide doelen bereikt, benadert uw schrijven de effectiviteit. Effectiviteit wordt hier gekwalificeerd met het woord “benaderen” om aan te geven dat schrijven zowel een proces als een product is, en dat uw schrijven voortdurend inspanning en aandacht zal vergen voor revisie en verbetering.
Rhetorische Elementen en Cognate Strategieën
Een andere benadering voor het definiëren van goed schrijven is te kijken naar hoe het de doelen van twee bekende communicatiesystemen vervult. Een van deze systemen omvat de drie klassieke elementen van de retorica De kunst van het argumenteren., of de kunst van het argumenteren. Deze elementen zijn logos (logica), ethos (ethiek en geloofwaardigheid), en pathos (emotionele aantrekkingskracht), voor het eerst voorgesteld door de oude Griekse leraar Aristoteles. Hoewel retorica vaak wordt toegepast op mondelinge communicatie, met name spreken in het openbaar, is het ook van fundamenteel belang voor goed schrijven.
Een tweede reeks doelstellingen heeft betrekking op wat cognate strategieën worden genoemd: manieren om een boodschap te kaderen, uit te drukken en weer te geven voor een publiek, of manieren om begrip te bevorderen,Kostelnick, C., & Roberts, D. (1998). Het ontwerpen van visuele taal: Strategieën voor professionele communicatoren (p. 14). Needham Heights, MA: Allyn & Bacon. in de afgelopen decennia ontwikkeld door Charles Kostelnick en David Rogers. Net als retorische elementen kunnen cognate strategieën worden toegepast op spreken in het openbaar, maar ze zijn ook nuttig bij het ontwikkelen van goed schrijven. Tabel 4.2 “Rhetorical Elements and Cognate Strategies” beschrijft deze doelen, hun doeleinden, en voorbeelden van hoe ze kunnen worden uitgevoerd in zakelijk schrijven.
Tabel 4.2 Retorische Elementen en Cognate Strategieën
| Aristoteles’ Retorische Elementen | Cognate Strategieën | Focus | Voorbeeld in Business Writing |
|---|---|---|---|
| Logos | Clarity | Clear understanding | Een aankondiging zal later in de week aan het bedrijf worden gedaan, maar ik wilde u persoonlijk vertellen dat ik met ingang van de eerste van de volgende maand, mijn functie zal neerleggen om een driejarige opdracht in ons kantoor in Singapore te aanvaarden. Zodra nadere details over het beheer van uw account beschikbaar zijn, zal ik die met u delen. |
| Concurrentie | Kernpunten | In de conference call van morgen wil Sean de nieuwe teamleden introduceren, de planning en het budget voor het project schetsen, en ieders verantwoordelijkheden voor het bereiken van onze doelen verduidelijken. | |
| Arrangement | Orde, hiërarchie, plaatsing | Onze afdeling heeft een matrixstructuur. We hebben drie productontwikkelingsgroepen, één voor elke productcategorie. We hebben ook een productiegroep, een financiële groep, en een verkoopgroep; verschillende groepsleden zijn toegewezen aan elk van de drie productcategorieën. Binnen de matrix is onze structuur plat, wat betekent dat we geen groepsleiders hebben. Iedereen rapporteert aan Beth, de afdelingsmanager. | |
| Ethos | Credibility | Character, vertrouwen | Hoeveel ik Jesse al meer dan vijf jaar ken en met hem heb samengewerkt, kan ik hem ten zeerste aanbevelen om mijn plaats als uw adviseur in te nemen. Jesse heeft niet alleen uitstekende kwalificaties, maar staat ook bekend om zijn toewijding, eerlijkheid en zorgzame houding. Hij zal altijd de extra mijl gaan voor zijn klanten. |
| Verwachting | Normen en verwachte uitkomsten | Zoals typisch is in onze branche, verzenden wij alle koopwaar FOB ons magazijn. De prijzen zijn exclusief enige federale, staats, of lokale belastingen. Betalingsvoorwaarden zijn netto 30 dagen na factuurdatum. | |
| Referentie | Bronnen en referentiekaders | Volgens een artikel in Business Week van 15 oktober 2009 is Doosan een van de grootste bedrijvenconglomeraten in Zuid-Korea. | |
| Pathos | Tone | Expression | Ik heb echt geen woorden om uit te drukken hoe dankbaar ik ben voor alle steun die jullie mij en mijn familie hebben gegeven in dit uur van nood. Jullie zijn de beste. |
| Emphasis | Relevantie | Het was gewetenloos dat een lid van onze organisatie een onderbreking riep terwijl de president aan het woord was. Wat nu moet gebeuren – en laat ik daar duidelijk over zijn – is een onmiddellijke verontschuldiging. | |
| Betrokkenheid | Relatie | Getrouwe soldaten beloven een gesneuvelde kameraad nooit op het slagveld achter te laten. |
Key Takeaway
Goed schrijven wordt gekenmerkt door correctheid, leesgemak, en aantrekkelijkheid; het voldoet ook aan de verwachtingen van de lezer en is duidelijk, beknopt, efficiënt, en effectief. Retorische elementen (logos, ethos, en pathos) en cognate strategieën (duidelijkheid, beknoptheid, rangschikking, geloofwaardigheid, verwachting, verwijzing, toon, nadruk, en betrokkenheid) zijn doelen die worden bereikt in goed zakelijk schrijven.
Oefeningen
- Kies een stuk van zakelijk schrijven dat uw interesse trekt. Wat maakte dat je het wilde lezen? Deel uw gedachten met uw klasgenoten.
- Kies een zakelijk geschrift en beoordeel het aan de hand van de kwaliteiten van goed schrijven die in dit deel aan bod komen. Vind je dat de tekst “goed” is? Waarom wel of waarom niet? Bespreek je mening met je klasgenoten.
- Benoem de ethos, pathos, en logos in een document. Deel en vergelijk met klasgenoten.
Geef een antwoord