Elon University

1.0 Purpose

Het doel van dit beleid is ervoor te zorgen dat de elektronische post (e-mail) diensten van Elon beschikbaar blijven voor en betrouwbaar zijn voor de universitaire gemeenschap en worden gebruikt voor doeleinden die passen bij de missie van de universiteit.

2.0 Toepassingsgebied

Dit beleid is van toepassing op alle leden van de Elon-gemeenschap die gebruikmaken van het e-mailsysteem.

3.0 Beleid

3.1 Gebruik van e-mailadressen en accounts van Elon University

Elon’s e-mail is een officieel communicatiemiddel voor personen die lid zijn van de Elon-gemeenschap. Als zodanig moeten de officiële communicatiemechanismen van de universiteit (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, officiële bulk e-mail en cursus e-mail) regelmatig worden gelezen, omdat ze van invloed kunnen zijn op de dagelijkse activiteiten en verantwoordelijkheden. Bulk e-mail distributielijsten naar alle studenten, alle faculteit en / of alle medewerkers worden beheerd door Instructional and Campus Technologies (I&CT) op basis van lijsten van de huidige faculteit en het personeel verstrekt door Human Resources en de huidige studenten zoals verstrekt door het Registrar’s Office. Er is geen opt-out bepaling voor deze lijsten.

Email is een voorrecht, en aan het gebruik ervan zijn bepaalde verantwoordelijkheden verbonden. Van alle gebruikers wordt verwacht dat zij zich houden aan de grenzen van het fatsoen, de wet, ethiek, gezond verstand en goede smaak in e-mailcommunicatie. Een gebruiker van Elon’s Electronic Mail dient zijn of haar account te onderhouden door geen grote bestanden of grote hoeveelheden e-mail te bewaren. Om ervoor te zorgen dat de schijfruimte beschikbaar blijft, mogen e-mailberichten niet langer dan 90 dagen op het systeem worden bewaard. Als het nodig is om een bericht langer dan 90 dagen te bewaren, moet de gebruiker het bericht downloaden naar zijn/haar computer.

Om de veiligheid en beveiliging van e-mailaccounts te waarborgen, moeten alle wachtwoorden eenmaal per jaar worden gewijzigd, maar iedereen wordt aangemoedigd om het wachtwoord elke 120 dagen te wijzigen. Een wachtwoord moet complex en moeilijk te raden zijn – zie het wachtwoordbeleid van Elon University. De gebruiker dient een back-up te maken van alle belangrijke berichten en bestanden om verlies van informatie te voorkomen en dient eventuele beveiligingsproblemen onmiddellijk te melden bij Campus Technology Support op 278-5200.

3.2 Bescherming van elektronische communicatiediensten

De systemen van Elon University scannen inkomende en uitgaande e-mail op inhoud die als spam kan worden aangemerkt. Wanneer spamtekens worden gevonden, kan het bericht worden gelabeld of in quarantaine worden geplaatst. Elon scant ook routinematig alle e-mail op virussen. Het scannen op virussen kan ook leiden tot een wijziging van de headers van de e-mail, of verdere gevolgen, zoals hieronder wordt uitgelegd.

Omdat de inhoud van veel berichten of bijlagen mogelijk schadelijk is, levert Instructional & Campus Technologies momenteel:

• geen berichten af die bijlagen bevatten die door ons huidige antivirussysteem als wormen zijn geïdentificeerd.
• Wist bijlagen die door onze huidige anti-virus leverancier zijn geïdentificeerd als zijnde virussen en vervangt deze door een bestand met de naam “deleted.txt”
• Blokkeert berichten van externe mailers die niet de juiste identificatie per DNS verschaffen (Sommige spammers maken gebruik van onjuist geconfigureerde SMTP servers in een poging om hun ware identiteit te maskeren).

Elon University behoudt zich het recht voor om andere inkomende e-mail te blokkeren die kenmerken vertoont van spam, virussen, Trojaanse paarden, of iets anders dat de netwerkinfrastructuur of diensten van de campus zou kunnen bedreigen.

Elon’s e-maildiensten beperken ook de grootte van inkomende berichten tot 15 MB (inclusief bijlagen).

Elon University is eigenaar van het e-mailsysteem en behoudt zich het recht voor om alle e-mails of bestanden te onderzoeken. Systeembeheerders zullen zich onthouden van het onderzoeken van e-mail en bestanden, en deze als vertrouwelijk behandelen tenzij de President, Provost, Vice President for Business, Finance, and Technology, of Assistant Vice President for Technology/CIO hiertoe opdracht geeft.

Uitgaande e-mail

– Alle uitgaande e-mail moet via de e-mailrelaydiensten van de universiteit worden geleid.
– Berichten tot een grootte van 15 MB (inclusief bijlagen) mogen via de e-maildiensten van Elon worden verzonden.

3.3 Privacy

Persoonlijke informatie mag niet elektronisch via het e-mailsysteem van Elon University worden verzonden. Persoonlijke informatie wordt gedefinieerd als de voor- en achternaam van een individu gekoppeld aan een van de volgende:

• Social Security nummer
• Rijbewijsnummer
• Financieel rekeningnummer
• Credit of Debit Card nummer
• Elke beveiligingscode of wachtwoord dat toegang zou kunnen verschaffen tot de financiële rekening van een individu

Gebruikers moeten uiterste voorzichtigheid betrachten bij het gebruik van e-mail om vertrouwelijke of gevoelige zaken te communiceren en mogen er niet van uitgaan dat e-mail privé en vertrouwelijk is. Het is vooral belangrijk dat gebruikers zorgvuldig zijn en berichten alleen naar de beoogde ontvanger(s) sturen. Bijzondere voorzichtigheid is geboden bij het gebruik van de commando’s “reply” of “reply all” tijdens e-mail correspondentie.

3.4 Misbruik van e-mail

Elon University e-mail diensten mogen niet worden gebruikt voor het verzenden van commerciële of ongevraagde bulk e-mail. Ze mogen niet worden gebruikt voor het verzenden van berichten (zoals grote hoeveelheden e-mailberichten of extreem grote individuele e-mailberichten) met de bedoeling een server of de account van een individu op een server te verstoren.

Om de beschikbaarheid van de e-maildiensten bij Elon te beschermen, moeten gebruikers zich onthouden van het verzenden van kettingbrieven, vakantiekaarten of soortgelijke items naar meer dan een paar mensen. Ongeoorloofde berichten die naar grote groepen worden gestuurd, kunnen de e-maildiensten op een nadelige manier beïnvloeden. Als een gebruiker vragen heeft over het al dan niet versturen van een bericht naar een grote distributie, dient die persoon dit te overleggen met een supervisor of contact op te nemen met de Assistant Vice President for Technology.

Hierna volgt een niet-uitputtende lijst van voorbeelden van e-mailmisbruik:

• Excessief persoonlijk gebruik
• Inmenging in andermans gebruik van e-mail
• Opzettelijke ongeoorloofde toegang tot andermans e-mail
• Het verzenden van ‘spams’, kettingbrieven, briefbommen of enige andere vorm van wijdverspreide verspreiding van ongevraagde e-mail
• Valsemunterij
• De indruk wekken dat u de universiteit vertegenwoordigt tenzij u daartoe bevoegd bent
• E-mail gebruiken voor commerciële activiteiten
• Versturen van beledigende of kwetsende berichten
• Onrechtmatige activiteiten uitvoeren
• Spoofing, vervalsen, wijzigen of verwijderen van e-mail headers is ook verboden
• Gebruik niet de account van een andere gebruiker

Meld onmiddellijk alle problemen met e-mail aan Campus Technology Support op [email protected] of bel (336) 278-5200. Overtredingen moeten worden gemeld aan de systeembeheerder op [email protected] of de Assistant Vice President for Technology/CIO.

Overtreding van dit of enig ander beleid van de Elon University kan leiden tot disciplinaire maatregelen, tot en met schorsing of ontslag.