Electronic Data Interchange (EDI)

EDI (Electronic Data Interchange) is de overdracht van gegevens van het ene computersysteem naar het andere door middel van gestandaardiseerde berichtopmaak, zonder dat menselijke tussenkomst nodig is. EDI stelt meerdere bedrijven — mogelijk in verschillende landen — in staat documenten elektronisch uit te wisselen. Gegevens kunnen worden uitgewisseld via seriële verbindingen en peer-to-peer netwerken, hoewel de meeste uitwisselingen momenteel afhankelijk zijn van het Internet voor connectiviteit.

Een EDI bericht bevat een string van data elementen, die elk een enkelvoudig feit vertegenwoordigen, zoals een prijs, product model nummer, enzovoorts, gescheiden door een scheidingsteken. De gehele string wordt een datasegment genoemd. Een of meer datasegmenten omlijst door een header en trailer vormen een transactieset, die de EDI transmissie-eenheid is (gelijk aan een bericht). Een transactieset bestaat vaak uit wat normaal gesproken in een typisch bedrijfsdocument of formulier zou staan.

Bij het verzenden van een EDI document, moeten beide partijen of handelspartners zich aan dezelfde set regels houden. Deze normen bepalen waar en hoe de informatie uit het document zal worden gevonden. Vertaalsoftware verwerkt de informatie verschillend voor verzonden en ontvangen berichten en voert een volledige controle uit van elke stap om ervoor te zorgen dat de informatie in EDI-formaat wordt verzonden of ontvangen. Wanneer de vertaler op de ontvangende computer een document leest, weet hij waar hij bijvoorbeeld de bedrijfsnaam van de koper, het ordernummer, de inkoopartikelen en de prijs kan vinden. Deze informatie wordt dan naar het orderinvoersysteem van de ontvanger gestuurd zonder dat handmatige orderinvoer nodig is.

EDI is van toepassing op documenten zoals inkooporders, facturen, verzendberichten en commissieverkooprapporten, alsmede andere belangrijke of geclassificeerde informatie. Een verzekeringsmaatschappij kan bijvoorbeeld via een EDI-uitwisseling verifiëren of een aanvrager een rijbewijs heeft.

EDI wordt vooral door grote bedrijven gebruikt om over een uniform verwerkingssysteem te beschikken, waardoor efficiency mogelijk wordt. Kosten, snelheid, nauwkeurigheid en efficiëntie zijn de belangrijkste voordelen van EDI. Het systeem is duur om te implementeren en vereist meestal hulp van een consultant die gespecialiseerd is op dit gebied.

EDI concurreert met XML, dat vertrouwt op tags om gegevens te organiseren. Het kan ook concurreren met application programming interfaces — code waarmee twee softwareprogramma’s kunnen communiceren. Hoewel vergelijkbaar met EDI, ontbreekt het bij API aan een standaard voor gebruikers, waardoor het voor verschillende bedrijven moeilijk is om informatie via API’s uit te wisselen.

Het gebruik van EDI-systemen elimineert de noodzaak — en dus de kosten — om papieren documenten af te drukken, te archiveren, op te slaan, te posten en op te halen. Het doel is om van papier af te komen en iedereen met dezelfde factuur te laten werken, zodat informatie gemakkelijk kan worden verwerkt en gelezen.

Sommige gebruikers, zoals artsen die informatie over de gezondheidszorg verzenden, kunnen EDI lastiger vinden dan papier, maar de standaardisatie en elektronische conversie betaalt zich op de lange termijn terug.

Het automatiseren van op papier gebaseerde taken verbetert de kwaliteit van gegevens, en transacties worden binnen seconden of minuten uitgewisseld in plaats van dagen of weken. EDI maakt tijd vrij voor belangrijkere taken. Bedrijfskritische gegevens worden op tijd verzonden en in real time gevolgd door de overdracht van gegevens tussen applicaties in een toeleveringsketen te automatiseren.

Verschillende EDI standaarden richten zich op de behoeften van specifieke industrieën of regio’s of andere specificaties. ANSI ASC X12 (X12) wordt routinematig gebruikt in de V.S., en EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) wordt gebruikt buiten de V.S. Ook zijn er tal van andere standaarden die betrekking hebben op specifieke industrieën, zoals VDA voor de Duitse automobiel industrie.

De Data Interchange Standards Association (DISA), een bedrijf dat de standaarden voor het uitwisselen van elektronische zaken over meerdere industrieën ontwikkelt en verspreidt, ondersteunt ASC X12. X12. Drie keer per jaar werken X12 leden samen in verschillende industrie verticals zoals financiën en gezondheidszorg om nieuwe versies van de standaard te ontwikkelen.

EDI systemen

Verschillende soorten EDI worden geïmplementeerd om aan de behoeften, mogelijkheden en budget van het bedrijf te voldoen — het assisteren van meerdere consistente zakelijke partners, het ondersteunen van partners over de hele wereld of in andere situaties. Methoden omvatten Direct EDI (point-to-point); EDI via VAN of EDI network services provider; EDI via E S2; EDI via FTP/VPN, SFTP of FTPS; Web en Mobile EDI; en EDI outsourcing.

Direct EDI: Met Direct EDI, wordt één verbinding gecreëerd tussen twee zakelijke partners. Grotere bedrijven zouden deze methode kunnen kiezen als ze talrijke transacties met dezelfde partner per dag hebben.

EDI via VAN (value-added network), EDI Network Services Provider: Dit model beschermt bedrijven tegen de complicaties die voortkomen uit het ondersteunen van de vele communicatieprotocollen die nodig zijn bij het handelen met meerdere zakenpartners. Het is een beveiligd netwerk waar documenten worden verzonden tussen zakelijke partners.

EDI via Applicability Statement versie 2 (AS2): Dit communicatieprotocol wisselt op veilige wijze gegevens uit over het Internet. Twee computers (een client en een server) maken een point-to-point verbinding via het Internet. AS2 wordt veilig verzonden in een enveloppe die gebruik maakt van digitale certificaten en encryptie.

EDI via FTP/VPN, SFTPS, FTPS: File Transfer Protocol (FTP) over Virtual Private Network (VPN), Secure File Transfer Protocol (SFTP) of File Transfer Protocol Secure (FTPS) wisselen documenten uit via het internet, waarbij zakenpartners rechtstreeks met elkaar worden verbonden. Deze protocollen coderen gegevens tijdens de overdracht van het ene bedrijf naar het andere, om gevoelige informatie te beschermen. De gegevens worden bij aankomst gedecodeerd.

Web EDI: EDI wordt via een internetbrowser gestuurd, waarbij papieren documenten worden gekopieerd naar webformulieren die velden bevatten waarin gebruikers informatie kunnen invoeren. De informatie wordt vervolgens automatisch omgezet in een EDI-bericht en verzonden via beveiligde internetprotocollen.

Mobiele EDI: Deze methode maakt de verzending van documenten via mobiele apparaten mogelijk.

Managed Services: Managed services-systemen besteden de EDI-documentcontrole uit aan een externe leverancier.

Bedrijfsbehoeften en -processen bepalen welk EDI-systeem moet worden geïmplementeerd. Voordat u overstapt op EDI in uw organisatie, dient u een management structuur op te zetten. Leden van het team moeten EDI en leidinggevende ervaring hebben. Stel vervolgens prioriteiten voor de adoptie en analyseer welke delen van het bedrijf het meest zullen profiteren van EDI. Selecteer een EDI netwerk provider die zich richt op uw bedrijfsbehoeften. Assimileer vervolgens EDI en data in het bedrijf.

Om te schetsen hoe de data in de EDI transactie correleert met de data in het interne systeem, maak een kaart die bepaalt waar elk inkomend veld heen gaat en of de data opnieuw geformatteerd moet worden. Test het systeem alvorens het live te implementeren.