De 6-stappengids voor strategie-implementatie

U kunt meer over deze aanpak te weten komen in onze gids Hoe schrijf ik een strategisch plan? En als u het leuk vindt, hebben we ook een gratis sjabloon dat u kunt downloaden om uw eigen strategie in te voegen. Maar de essentie is dat het ons een duidelijke manier geeft om zowel te structureren als te praten over strategie implementatie. Het vermijdt het gebruik van te veel jargon. We hebben er ook bewust voor gekozen om alleen een visieverklaring op te nemen, in plaats van de meer populaire ‘visie/missie’-combinatie. De reden waarom we dit hebben gedaan is omdat we hebben gemerkt dat mensen vaak moeite hebben om het verschil tussen de twee te begrijpen. Verwarring van welke aard dan ook is het laatste wat we willen wanneer we het hebben over strategie-implementatie, dus kozen we voor de aanpak van alleen een visieverklaring.

Als je meer diepgang wilt toevoegen aan je strategie, overweeg dan het gebruik van een strategieraamwerk zoals de Balanced Scorecard of McKinsey’s Strategic Horizons. Wij hebben een gids geschreven om u te helpen beslissen welk raamwerk voor u geschikt is. Welk raamwerk u ook kiest, houd het wel zo eenvoudig mogelijk. (Alle raamwerken in onze gids slagen met vlag en wimpel voor deze test!).

Stap #2: Bouw uw plan

In de volgende stap van onze gids voor strategie-implementatie begint u met het maken van uw plan. Nu u uw kader(en) op orde hebt, kunt u overgaan tot de eigenlijke creatie van uw strategisch plan. We hebben eerder diepgaande gidsen geschreven voor het schrijven van strategische plannen, dus die zullen we hier niet opnieuw behandelen – maar ervan uitgaande dat u een kader gebruikt dat vergelijkbaar is met het bovenstaande, stellen we hier voor hoe u de creatie van uw plan benadert:

Stappen om uw plan op te bouwen.

1. Verzamel de leiders van de organisatie (oprichters, CEO, directeuren, enz.) om het eens te worden over uw visie. U kunt dit doen in een workshop, en we hebben een zeer populaire post geschreven die ook zou moeten helpen.
2. Tijdens dezelfde workshop, begin met het opschrijven van de waarden die de organisatie hanteert. Als je het moeilijk vindt, bekijk dan deze post over het creëren van waarden, of deze post over hoe we het hier bij Cascade hebben gedaan.
3. Ten slotte (nog steeds dezelfde workshop) schrijf 3 of 4 aandachtsgebieden op waarvan het team denkt dat ze moeten worden aangepakt om de visie te bereiken. Onze gids voor aandachtsgebieden is hier als je die nodig hebt.
4. Stop dan! Kom niet in de verleiding om nu al over te gaan tot het formuleren van strategische doelstellingen.
5. Neem uw basiskader mee terug naar uw team(s) en laat ze onafhankelijk van elkaar ideeën voor strategische doelstellingen aandragen voor elk van de aandachtsgebieden. Misschien wilt u één aandachtsgebied toewijzen aan elk lid van uw leiderschapsteam, en hen de leiding laten nemen bij het uitwerken van dat aandachtsgebied. Dit is een geweldige manier om de buy-in voor het eindproduct van uw strategisch plan te waarborgen.
6. Nadat u de strategische doelstellingen hebt uitgewerkt, komt u weer bij elkaar als groep en stelt u zichzelf een aantal moeilijke vragen:
   – Als we elk van deze strategische doelstellingen onder een bepaald aandachtsgebied realiseren, hebben we dat aandachtsgebied dan goed aangepakt?
   – Als we al onze aandachtsgebieden realiseren, bereiken we dan onze visie?
   – Zullen onze waarden ons onderweg helpen of hinderen?
7. Als u over de hele linie op groen staat, is het tijd om uw strategisch plan te lanceren – bekijk hier onze tips voor de beste manier om strategieën in actie om te zetten.

Mist u nog iets?

Het is u misschien opgevallen dat we de onderste laag van ons strategiehuis nog niet hebben behandeld: projecten en KPI’s. Dat komt omdat een deel van het strategie-implementatieproces zou moeten bestaan uit het in staat stellen van mensen in de hele organisatie om met hun eigen projecten te komen. Nu je een solide basis hebt, zijn de risico’s van dat proces sterk verminderd en zal het je helpen om momentum te krijgen en je strategisch plan te kopen.

Stap #3: Definieer KPI’s

Stap 3 van onze gids voor strategie-implementatie vereist dat je je KPI’s definieert. Kernprestatie-indicatoren zijn een van de oudste managementinstrumenten die er zijn – omdat ze werken. Ze houden u eerlijk over uw vooruitgang, en gericht op uw resultaten. Ze moeten uw bakens worden voor de implementatie van uw strategie. Hier zijn een paar tips voor het bedenken van uw eigen – en een paar voorbeelden van KPI’s die we gebruiken in onze SaaS business.

• Houd ze eenvoudig. Probeer niet met complexe ratio’s te komen die alleen een kleine groep mensen begrijpt. Maak ze eenvoudig en relatable voor iedereen in de organisatie.
• Kies ten minste 1 KPI voor elk van uw strategische doelstellingen. Meer dan 1 is prima – maar houd het totale aantal voor de organisatie op niet meer dan 6 of 7.
• Maak ze niet te moeilijk om snel te meten. Ik heb mooie KPI’s gezien die pas jaren na het begin van de strategie meetbaar zijn. Dat werkt gewoon niet om je strategie-implementatie in de eerste dagen gefocust te houden.
• Doe ze niet alleen voor de $$$ – zeker, winst en omzet zijn misschien je eindspel, maar KPI’s moeten de drijfveren voor die dingen zijn – het meten van de uitkomsten alleen voegt weinig waarde toe.

Hier zijn onze aandachtsgebieden en de KPI’s die we voor elk gebruiken:

Een laatste punt: je moet de voortgang van je KPI’s ten minste één keer per maand bijwerken, anders loop je het risico snel de focus erop te verliezen. Besteed nu tijd aan uw strategische planningsproces om uit te zoeken hoe u toegang krijgt tot de statistieken/gegevens die u nodig hebt.

Stap #4: Bepaal uw strategieritme

In stap 4 van onze gids voor strategie-implementatie kunt u beginnen met het bepalen van uw strategieritme. Het ironische aan strategie-implementatie is dat hoewel iedereen erkent hoe belangrijk het is – het vaak het eerste is dat wordt vergeten als het moeilijk wordt. Mensen raken zo verstrikt in de dagelijkse gang van zaken dat ze geen tijd meer hebben om zich te concentreren op de grote lijnen die de organisatie vooruit helpen. Dit wordt al snel een zichzelf vervullende cyclus en is een van de meest voorkomende redenen waarom strategieën mislukken.

Beslis van tevoren wat het ritme van uw strategie zal zijn – d.w.z.:

• Hoe vaak komt u bijeen om de voortgang te bespreken?
  Wij stellen een minimum van driemaandelijks voor, maar maandelijks zou een goede plek zijn om mee te beginnen totdat de dingen zijn ingebed.
• Wie komt bijeen?
  U hebt minimaal het leiderschapsteam nodig – maar u moet ook nadenken over hoe u de rest van de organisatie bij deze strategiebijeenkomsten kunt betrekken.
• Hoe lang duurt de bijeenkomst?
  Degradeer strategie niet tot een ‘overig’ agendapunt! Geef het minimaal 1 uur.
• Welke structuur krijgt de bijeenkomst – welke rapporten zullen worden gebruikt?
  Meer hierover in stap #5 hieronder

Als u op zoek bent naar een goed startpunt, is dit wat wij zouden voorstellen:

Een maandelijkse bijeenkomst genaamd ‘Strategy Checkpoint’ met het leiderschapsteam. Een uur in de agenda. Bij voorkeur in een directie-/vergaderruimte. Een wisselende voorzitter (strategie moet niet worden gezien als het domein van de CEO alleen) die een afgesproken rapportagekader doorloopt, en updates vraagt van de eigenaren van alle belangrijke initiatieven onder de strategie.

Volg dit op met een driemaandelijkse sessie voor het voltallige personeel, waar u de hoogtepunten van de vooruitgang tegen de strategie deelt en teams noemt die een bijzonder grote inspanning hebben geleverd.

Ten slotte, probeer uw teamleiders aan te moedigen een ‘Strategie Checkpoint’ in hun eigen teamvergaderingen op te nemen – dit kan korter (15 minuten zou prima zijn), maar is van cruciaal belang om de cascade van de strategie-uitvoering naar alle niveaus van de organisatie te waarborgen.

U zult het bovenstaande waarschijnlijk aanpassen op basis van uw eigen cultuur. Misschien vindt u maandelijks te regelmatig om te vergaderen, afhankelijk van de lengte van uw totale plan. Begin dus met iets vergelijkbaars en pas aan waar nodig.

Stap #5: Implementeer consistente & eenvoudige strategierapporten

Stap 5 van onze gids voor strategie-implementatie richt zich op rapportage. Nu uw vergaderingen zijn gehouden, zult u een consistente manier willen kiezen om de voortgang van uw strategie-implementatie te rapporteren. De belangrijkste doelstellingen van deze rapportage moeten zijn:

• Consistentie. Iedereen weet wat hij kan verwachten en wat hij voorafgaand aan de vergadering(en) moet bijwerken.
• Eenvoudigheid. Het verslag moet in één oogopslag laten zien hoe de strategie vordert.
• Verantwoordingsplicht. Zorg ervoor dat het verslag de namen bevat van de eigenaar van elk doel (verantwoordingsplicht), alsmede de namen van de mensen die daadwerkelijk dingen gedaan krijgen (erkenning).
• Insightful. Het rapport moet niet alleen een overzicht bevatten van hoe de strategie er nu uitziet, maar ook hoe deze zich in de loop der tijd ontwikkelt. Probeer een vergelijkingsperiode of grafieken/grafieken op te nemen die de voortgang in de tijd laten zien, om ervoor te zorgen dat het momentum behouden blijft.

Hier volgt een voorbeeld van een dergelijk rapport van Cascade (download het volledige voorbeeld als pdf hier):

Deze stijl van rapporteren is geweldig voor de leiderschapsvergadering, omdat het gedetailleerd is zonder overdreven opdringerig te zijn. Maar als u het bedrijf in bredere zin informeert, kunt u beter kiezen voor een visueel aantrekkelijker benadering. Probeer eens iets als een Strategiedashboard (nog een voorbeeld hieronder van Cascade):