De 2020 Gids voor Online Uitnodigingen – Reviews, Prijzen & Meer

Het algemene idee achter online uitnodigingen is sinds het begin onveranderd gebleven – geef mensen de informatie die ze nodig hebben om hun beslissing te nemen, en (hopelijk) een manier om een RSVP in te dienen als ze van plan zijn te komen!

Maar niet alle online RSVP’s zijn gelijk geschapen. Sommige zijn gratis, sommige zijn betaald, en sommige zijn beter geschikt voor bepaalde soorten evenementen dan andere. Hier zijn een paar vragen om te overwegen voordat u beslist welke online uitnodigingsmaker u wilt gebruiken:

• Wat voor soort evenement plant u?
• Wordt het een klein evenement met alleen genodigden? Of een groot feest met open uitnodiging?
• Hoe belangrijk is het dat u van tevoren een nauwkeurige schatting krijgt van het aantal genodigden?
• Dient u kosten in rekening te brengen (d.w.z. kaartjes te verkopen)?
• Welke details hebben uw gasten nodig? Maar ook, wat willen ze misschien nog meer?

Hier vindt u een lijst van alle online RSVP-sites die in dit rapport worden genoemd. Klik op een van deze om te bladeren naar de Online Invitation Comparison sectie aan de onderkant van deze pagina, die screenshots, prijsinformatie, en hun opmerkelijke functies bevatten.

• Evite
• Eventbrite
• Facebook Events
• Guestboard
• Greenvelope
• Hobnob
• Paperless Post
• Punchbowl
• RSVPify

Een online uitnodiging kiezen op basis van het type evenement

“Gewoon komen opdagen”-evenementen

De meeste evenementen waarvoor je een uitnodiging verstuurt, zijn wat wij classificeren als “gewoon komen opdagen”-evenementen, waarvoor uw gasten niet veel hoeven te doen. Misschien moeten ze iets te eten of een cadeautje meebrengen, maar in het algemeen hoeven ze alleen maar te komen en plezier te maken. Voorbeelden kunnen zijn:

• Birthday Parties
• Baby Showers
• Baptis
• Brunches/Dinner Parties
• Graduation Parties
• Holiday Parties (New Years, 4th of July, Thanksgiving, enz. enz.)
• Sport/Superbowl-feestjes

Opties voor uitnodigingen:

Punchbowl, Evite, en Greenvelope zijn hier de topkeuzes (en allemaal vrij vergelijkbaar in stijl en functionaliteit) als je op zoek bent naar gratis online uitnodigingen. Je kunt kiezen uit honderden mooie, “leuke” ontwerpen, laad je gastenlijst in, en je bent helemaal klaar.

Paperless Post biedt een slankere ervaring en een meer “moderne” evenement landingspagina die een kaart kan bevatten, verbeterde RSVP-mogelijkheden, en meer. Schoonheid komt echter met een prijs – soms kost het bijna $ 0,80 per uitnodiging. Maar als je alleen een snelle RSVP nodig hebt, kijk dan eens naar hun Flyer-product, dat opvallend en leuk is.

Ten slotte, als je liever alles via je telefoon doet, kijk dan eens naar Hobnob, waar je uitnodigingen kunt versturen en RSVP’s kunt verzamelen via sms. Hobnob heeft geanimeerde, goed ontworpen (en voor mobiel geoptimaliseerde) uitnodigingsachtergronden om uit te kiezen, en is geweldig voor sociale bijeenkomsten.

Evenementen die… een beetje meer

Voor bepaalde evenementen is iets meer groepscommunicatie nodig, vooral als ze zich over meerdere dagen uitstrekken of veel bewegende onderdelen bevatten, zoals:

• Vrijgezellenfeestjes
• Vrijgezellenfeestjes
• Kampeertrips
• Groepsuitjes
• Retreats (bedrijfsuitjes, wellness, yoga, etc)
• Reünies
• Seminars &Toppen
• Kleinere conferenties/festivals
• Bruiloften &meer

Je zult meteen merken dat deze evenementen complexer zijn voor zowel de organisator als de gasten. En als je een “kom gewoon opdagen” online evenementuitnodiging gebruikt, zul je op andere manieren met je gastenlijst moeten communiceren – zoals een lange massamail of een aparte evenementwebsite. Hoe verstuur je de routebeschrijving? Hoe zit het met paklijsten? Informatie over vluchten/hotels/reizen? Wat als mensen vragen hebben?

Opties voor uitnodigingen:

Kijk eens naar Guestboard (hey, dat zijn wij!) voor het beheren van uitnodigingen voor grote groepen en het centraal houden van alle communicatie. Je kunt een aantal handige tools (widgets) inschakelen, zoals een prikbord voor georganiseerde gespreksthema’s, een gezamenlijke checklist, een volledig schema/routebeschrijving en een plek om gedeelde bronnen of belangrijke links te plaatsen. Guestboard heeft ook een bibliotheek met op foto’s gebaseerde RSVP-uitnodigingen, die iets moderner/professioneler overkomen dan de uitnodigingssjablonen die je op Evite of Punchbowl vindt. Je kunt natuurlijk ook je eigen foto (of een gif!) uploaden.

Evenementen waarvoor u een kaartje moet kopen om te kunnen deelnemen:

Een evenementenplatform voor de verkoop van tickets is een hele wereld op zich, en er zijn letterlijk tientallen opties om zowel een evenementenpagina te hosten als de betaling voorafgaand aan de toegang te innen. De lijst met voorbeelden zou eindeloos door kunnen gaan, maar een paar voor de hand liggende voorbeelden zouden kunnen zijn:

• Betaaldiners/Fundraisers
• Concerten
• Conferenties & Trade Shows
• Food Festivals

Uitnodigingsopties:

De kans is groot dat als u een evenement plant waarvoor toegang moet worden betaald, u hoogstwaarschijnlijk meerdere marketingkanalen hebt om de link naar uw evenementpagina te promoten. Maar als je een al bestaande gastenlijst hebt om uit te nodigen, is Eventbrite de toonaangevende naam op het gebied van evenementkaartverkoop. U kunt uw uitnodigingen online verzenden, in enkele minuten een duidelijke en openbare evenementpagina maken en een beschrijving in lange opmaak opnemen van wat een genodigde moet weten.

Er is echter geen geweldige manier om te communiceren op Eventbrite, dus het is het meest geschikt voor het promoten van je evenement, het stimuleren van ticketverkoop en het bijhouden van belangrijke statistieken.

Een interessant alternatief voor Eventbrite is RSVPify, dat gemakkelijk te maken gratis RSVP-uitnodigingen, +1-mogelijkheden en ook ticketverkoop biedt, als je dat nodig hebt. Als je een evenementenplanner of een nauwgezette trouwgoeroe bent, kun je misschien genieten van hun hulpprogramma voor tafelschikking!

Wat gasten nodig hebben, en wat ze willen

Het is gemakkelijk om overweldigd te raken met alle verantwoordelijkheden die je hebt als de organisator van het evenement (ELK evenement van formaat vereist meer inspanning dan mensen denken). Maar door al in een vroeg stadium vanuit het perspectief van de gasten te denken, kun je jezelf later een enorme hoofdpijn besparen.

Bedenk wat er door je heen gaat als een gast wordt uitgenodigd voor een nieuw evenement. Als er gereisd moet worden, waar verblijven ze dan? Wat moeten ze meenemen/voorbereiden? Hoe laat is alles klaar? En tenslotte, als u een gast was, zou u realistisch gezien de tijd nemen om een evenementbeschrijving van 8 alinea’s te lezen? Waarschijnlijk niet. Houd uw uitnodigingen voor evenementen dus informatief, maar kort.

Aanvullende details die u misschien aan uw uitnodiging wilt toevoegen:

• Antwoorden op mogelijk veelgestelde vragen – parkeersituatie, dresscode, enz.
• Zichtbare gastenlijst – zodat gasten kunnen afstemmen met anderen die ze kennen
• Links naar nuttige bronnen – info over de locatie, tijdschema, plattegronden, enz.

Overzicht online uitnodigingen (met prijzen)

Het is belangrijk op te merken dat elk van deze uitnodigingssites voor evenementen boordevol functies zit – van beheer van gastenlijsten tot geavanceerde e-mailmogelijkheden. We noemen een aantal bepalende functies, maar niet alles wat ze bieden!

• Prijs
• Beste geschikt voor:

	Prijs	Beste geschikt voor:
Evite	Gratis (met advertenties), 14.99 – $79,99 per evenement voor Premium	Gratis online uitnodigingen. BBQ’s, familiebijeenkomsten, jonge verjaardagen.
Eventbrite	Beginnend bij 2% ticketkosten + $0.79/ea, maar deze vergoeding kan worden doorberekend aan de koper	Verkopen van tickets voor een evenement, of bekendheid geven aan een gratis evenement
Facebook Events	Gratis met een Facebook account	Promotie van een openbaar, lokaal evenement live muziek shows, demonstraties, etc.
Guestboard	Gratis tot 30 geaccepteerde gasten, zo laag als 0,30/gast voor evenementen met meer dan 30 aanwezigen.	Evenementen die een no-frills uitnodiging nodig hebben + meer. Groepscommunicatie &georganiseerde planning Retraites, Conferenties, Groepsreizen, Bruiloften, Meerdaagse evenementen, enz.
Greenvelope	$39 voor maximaal 40 gasten, $124 voor 150 gasten	Versturen van digitale uitnodigingen die bij uw kleurenschema passen &ondersteunen van onafhankelijke grafisch ontwerpers
Hobnob	Start bij $3.99/mo, tot $47.99/mo	Verstuurt uitnodigingen rechtstreeks vanaf uw telefoon via sms of link Feestjes met vrienden, happy hours, BBQ’s
Paperless Post	$10 voor 25 munten, $50 voor 400 munten.	Stylish uitnodigingen en save-the-dates die eruit zien als de echte
Punchbowl	Sommige gratis tot 50 gasten, $5.99/mo voor maximaal 100 gasten, $7.99/mo voor maximaal 500.	Kinderfeestjes, verjaardagsfeestjes, baby showers.
RSVPify	Gratis tot 100 gasten (basisplan), $29+ voor meer gasten/uitgebreidere functies, $189+ voor professionele evenementen	Het verzamelen van RSVP’s, +1’s, Plaatstabellen, Gastenbeheer