De 2-minutenregel en waarom u meer tijd zou moeten besteden aan de makkelijke dingen

Als u geïnteresseerd bent in persoonlijke productiviteit, hebt u meer dan waarschijnlijk op zijn minst gehoord van Getting Things Done (GTD) – het productiviteitssysteem dat is ontworpen om elke taak, elk idee en elk project dat zich momenteel in uw hoofd bevindt (waar ze de neiging hebben om u te stressen en op te borrelen wanneer u zich probeert te concentreren) te verplaatsen naar een georganiseerd extern systeem.

Hoewel het hele GTD-systeem de moeite waard is om in te duiken, bevat het één vaak over het hoofd geziene strategie die uw productiviteit, focus en tijdbeheer enorm kan verbeteren: De 2-minuten regel.

Wat is de 2-minuten regel in productiviteit?

Om de kracht van de 2-minuten regel te begrijpen, moeten we eerst begrijpen hoe het past in GTD.

We hebben eerder geschreven over de basis van het GTD-systeem, maar in een notendop komt het systeem neer op 5 stappen:

1. Vastleggen. Schrijf alles wat je moet doen op in een centrale opslagplaats. Dit kan een stuk papier, Google Doc, of een project management tool zijn.
2. Verduidelijken. Verdeel elke taak in een uitvoerbare volgende stap. Met andere woorden, wat is het volgende dat u moet doen om dichter bij dit doel te komen?
3. Organiseer. Zet elk van deze uitvoerbare taken op een specifieke lijst:
   • Actie: Dingen die u nu moet doen
   • Wachten op: Taken of projecten die u hebt gedelegeerd of waarvoor u op andere mensen wacht
   • Projecten: Grotere taken die u opsplitst in meerdere volgende stappen
   • Vandaag: Taken waarin u geïnteresseerd bent, maar die op dit moment een lage prioriteit hebben
4. Reflecteren. Maak tijd vrij om uw prioriteiten opnieuw te beoordelen en werk uw lijsten wekelijks of dagelijks bij.
5. Ga aan de slag. Begin uw actielijst op volgorde af te werken.

Er zit veel meer in GTD dan alleen deze 5 stappen. Echter, waar we ons nu op willen richten is stap 2. Tijdens het verduidelijkingsproces suggereert Allen: “Als het minder dan twee minuten duurt, doe het dan nu.”

Waarom?

Twee minuten is meestal een arbitrair getal. Wat Allen eigenlijk suggereert is dat als de inspanning om een taak te blijven herinneren meer is dan het nu uit de weg te krijgen, doe het dan.

Hoewel dit een voor de hand liggende uitspraak lijkt, zit er een verborgen kracht in.

De kracht van kleine dingen goed doen

Naast dat de 2 minuten-regel u toestemming geeft om e-mails door te nemen of boodschappen te doen, helpt hij u ook om uw gedachten te ordenen.

We weten al dat mensen niet kunnen multitasken. En dat het ons meer dan 23 minuten kost om gefocust te raken na het schakelen tussen taken. Maar waar we niet genoeg over nadenken, is wat er eigenlijk de oorzaak van is dat we proberen te multitasken.

Denk eens terug aan de laatste keer dat je werd afgeleid terwijl je zinvol werk deed. Onderbrekingen daargelaten, was het hoogstwaarschijnlijk een of andere kleine, schijnbaar dringende taak die in je hoofd opdook en je aandacht wegtrok.

In plaats van vast te houden aan al deze potentiële taken die je op een gegeven moment moet doen, haal je ze uit de weg, zodat je je meer kunt concentreren op wat belangrijk is.

Door slepende items van je to-do-lijst te schrappen, krijg je meer mentale ruimte om je echt te concentreren op de taak die voor je ligt. Leer hoe je je productiviteit kunt verhogen met de 2-minuten regel. Klik om te tweeten

Maar meer dan je helpen concentreren, zijn er enkele extra voordelen aan het afmaken van kleine taken:

• Dingen oplossen geeft je kracht. Er is een reden waarom we zoveel voldoening halen uit het uitvoeren van eenvoudige taken. Volgens consultant en auteur John Brubaker neemt ons zelfvertrouwen toe of af op basis van ons vermogen om vooruitgang te boeken. Hoe meer dingen we doen, hoe zelfverzekerder we worden en hoe meer we onszelf zien als “productieve mensen.”
• Elke vooruitgang bouwt momentum (en je humeur): Hoe klein de taak ook is – of het nu gaat om het beantwoorden van een e-mail of het onderzoeken van de naam van een blog – studies hebben aangetoond dat het afvinken van uw takenlijst u een impuls van momentum geeft en uw humeur verbetert.
• Kleine stappen veranderen in gewoonten: Wanneer een taak gemakkelijk te doen is en snel is voltooid, is het veel gemakkelijker om er een gewoonte van te maken. Zoals Atomic Habits-auteur James Clear uitlegt: “Als je eenmaal bent begonnen met het juiste te doen, is het veel gemakkelijker om het te blijven doen.”

Het moeilijke aan kleine taken: Wat als je niet weet hoe lang het duurt om iets te doen?

Natuurlijk is dit makkelijker dan het klinkt. Mensen zijn notoir slecht in het inschatten hoe lang een taak zal duren, zelfs als we die taak eerder hebben gedaan (psychologen noemen dit de planningsfout).

Wanneer je probeert de 2-minutenregel toe te passen, kun je merken dat je uren bezig bent met die “gemakkelijke” e-mail die je wilde schrijven. Hoewel dit iets is waar je met de tijd beter in kunt worden, zijn er een paar manieren om je te helpen nauwkeuriger in te schatten hoe lang een taak zal duren om te doen.

Ten eerste wil je je mentaliteit veranderen door gebruik te maken van wat psychologen “Reference class forecasting” noemen. Dit is in feite een deftig woord voor het veranderen van uw aanpak van het vragen van “hoe lang heeft dit me in het verleden gekost?” naar “hoe lang duurt dit type project voor mensen zoals ik?”

Volgende, om jezelf eerlijk te houden, kun je een tool als RescueTime gebruiken om je precies te vertellen waar je tijd elke dag naartoe gaat.

Uw Applications & Websites-rapport in RescueTime kan zelfs uw digitale tijd uitsplitsen naar de specifieke apps, websites en zelfs documentnamen en vensters die u gebruikt (zodat u kunt zien hoe lang u besteedt aan specifieke projecten of e-mails).

(En vergeet ook de kleinere taken niet. We hebben al eerder geschreven over hoe u uw “long tail”-taken kunt identificeren en afhandelen. Dit zijn de dingen waar u slechts een paar minuten per dag/week aan besteedt, maar die bij elkaar een groot deel van de tijd in beslag nemen.)

3 kleine dingen die u nu kunt doen om u meer mentale ruimte en focus te geven

Het oplossen van kleine dingen is een van de beste manieren om uw geest op te ruimen, u meer ruimte te geven om te focussen en zelfs uw vertrouwen, momentum en stemming op te bouwen.

Zoals AirBnB-ontwikkelaar Jonathan White ons vertelde:

“Hoe meer je kijkt naar de meest productieve mensen, hoe meer je je realiseert dat ze niet alleen hard werken, maar dat ze beginnen met het optimaliseren van de kleine dingen die ze elke dag doen.”

Hier zijn 3 kleine dingen die u nu al kunt doen om gewoonten op te bouwen die u elke dag meer ruimte en tijd geven.

Ontwoord het “waarom” en “wat” voor elk van uw regelmatig geplande vergaderingen

Vergaderingen zijn een van de “noodzakelijke kwaden” van de meeste werkplekken. Hoewel de intenties van de vergadering-zitter meestal goed zijn (d.w.z. iedereen op de hoogte houden). De resultaten zijn niet altijd evenredig met de moeite, tijd en energie die ze kosten.

In feite, volgens de British Psychological Society, zijn onproductieve vergaderingen goed voor maar liefst $ 37 miljard aan verliezen voor Amerikaanse bedrijven elk jaar. Gelukkig kunt u helpen het probleem van onproductieve vergaderingen in minder dan 2 minuten op te lossen.

Hier is hoe Michael Lopp, VP of Engineering bij Slack het uitlegt op zijn blog. Werp eerst een blik op je agenda en vraag je af: “Wat is de waarde die door elke vergadering wordt gecreëerd?”

In een seconde moet je die vraag kunnen beantwoorden. Als je dat niet kunt, is er een goede kans dat de vergadering moet worden geannuleerd of omgezet in iets anders (zoals een e-mail of telefoontje).

Volgende, voor elke vergadering, schrijf drie vragen die u zou willen krijgen beantwoord. Dit duurt minder dan een minuut en bereikt twee belangrijke resultaten. Zoals Lopp uitlegt:

“Ten eerste, het kadert mijn doelen voor deze vergadering. Wat is top of mind voor mij en wat ga ik vragen als ik de kans krijg?

“Ten tweede, als ik er niet in slaag om met drie vragen te komen, vraag ik mezelf af: ‘Waarom ga ik naar deze vergadering?’ Vergaderingen zijn een virus. Ze infecteren en ze vermenigvuldigen zich. Hoe langer ze bestaan, hoe groter de kans dat de mensen vergeten waarom de vergadering werd bijeengeroepen.

“Als het meer dan 30 seconden duurt om na te denken over mijn drie vragen of als ik geen enkele vraag kan bedenken die ik wil stellen, wijs ik de vergadering af met een duidelijke uitleg.”

Stel kantoortijden in voor onderbrekingen, e-mails en gesprekken

Net zoals u de 2-minutenregel kunt gebruiken om door kleine taken te komen en uw tijd en focus vrij te maken, kan een snelle verandering in de planning hetzelfde doen voor vergaderingen, onderbrekingen en afleidingen.

Toen we honderden RescueTime-gebruikers ondervroegen over onderbrekingen op het werk, ontdekten we dat 98% van de mensen de dag niet doorkomt zonder ten minste een paar keer te worden onderbroken (met 52% die zegt dat ze vaak worden onderbroken!)

Echter, slechts 13% had zelfs met een baas of collega over dit probleem gesproken.

In plaats van overgeleverd te zijn aan onverwachte onderbrekingen of erover te klagen zonder een oplossing te vinden, waarom niet een paar minuten nemen om elke dag een specifieke tijd voor hen opzij te zetten?

Denk hieraan als uw persoonlijke “kantooruren”-tijdstippen gedurende de dag of week waarop u beschikbaar bent voor alles wat niet uw kernwerk is. Als iemand je gedurende de dag benadert met een verzoek of “snel over een idee wil praten”, stuur ze dan een link naar je kantooruren.

Dit bespaart je niet alleen het omgaan met onverwachte onderbrekingen gedurende de dag, maar je weet ook precies hoe je moet omgaan met elk verzoek dat binnenkomt zonder dat het je focus doet ontsporen.

Schoon je bureau (en je bureaublad)

We worden ongelooflijk beïnvloed door onze omgeving. En hoewel weinig mensen denken aan het upgraden van hun werkomgeving als een levensvatbare productiviteitshack, kunnen enkele eenvoudige veranderingen een grote invloed hebben op uw vermogen om u te concentreren en dingen gedaan te krijgen.

Ten eerste, overweeg uw fysieke locatie. Volgens neurowetenschappers van de Princeton University concurreert fysieke rommel in uw omgeving om uw aandacht en kan dit leiden tot verminderde prestaties en meer stress.

Dit betekent niet alleen het opruimen van uw bureau. Maar bewust zijn van welke herinneringen je elke dag in je directe zicht plaatst. Is er een stapel boeken die je nog moet doen? Of plakbriefjes om je aan taken te herinneren?

Zoals Michael Lopp schrijft, kan het je op de lange termijn helpen om een paar minuten de tijd te nemen om “kleine kapotte dingen te repareren”.

“Er liggen nog vijf kleine kapotte dingen op mijn bureau die ik – in minder dan tien minuten – zou kunnen repareren. Dit zijn kleine kapotte dingen waar ik al een maand naar staar en over stress, en in 10 minuten is dat samengestelde schuldgevoel beter. Die 10 minuten maakten het staan aan mijn bureau vrolijker.”

Hetzelfde ont-klonteringsadvies geldt ook voor onze digitale apparaten:

• Hoeveel tabbladen hebt u momenteel open in uw browser?
• Hoe zit het met tools die u elke dag heen en weer schakelt?
• Zijn uw bureaublad en uw map met downloads tot de nok toe gevuld?

Spendeer een paar minuten om uw digitale rommel te verminderen en focus aan te brengen in uw werkomgeving. Als u hulp nodig hebt, kan RescueTime u een nauwkeurig beeld geven van de hulpmiddelen die u elke dag gebruikt en wat uw aandacht wegneemt.

U kunt uw leven (en uw productiviteit) in 2 minuten veranderen

Het is gemakkelijk om in de val te trappen van het denken dat de kleine dingen er niet toe doen. Maar niet elke grote verandering in uw dagelijkse schema of pad hoeft een enorme inspanning te zijn. In feite zijn het soms de kleine veranderingen die een verreikend en diepgaand effect hebben op hoe we werken en leven.

Neem dus een paar minuten de tijd en kijk waar u de 2-minutenregel op uw eigen leven kunt toepassen. Je zult verbaasd zijn hoeveel tijd en mentale energie je kunt besparen door steeds kleine dingen te herstellen.