Construction Management Closeout Procedures & Processes

Of u nu net een 25.000 SF custom home in Beverly Hills of een belangrijke commerciële faciliteit heeft voltooid, closeout construction management procedures zijn van cruciaal belang voor een effectieve oplevering. Een voltooide en grondige project closeout toont aan dat het project is uitgevoerd volgens de contractdocumenten, alle kosten zijn gefactureerd en betaald, het gebouw voldoet aan alle juiste statuten en regelgeving en de eigenaar kan het pand legaal bewonen zonder angst voor bezwaring. Het zorgt er ook voor dat de klant over de kennis en middelen beschikt die nodig zijn om zijn nieuwe of gerenoveerde gebouw te onderhouden en te exploiteren.
De beste praktijken op het gebied van bouwbeheer omvatten de implementatie van een verplicht projectmanagement closeout-proces als een standaardwerkwijze voor elk project. Zorg ervoor dat uw team vroeg in het project begint met het proces van het bewaren van kopieën van relevante documenten. Belangrijke closeout-documenten zoals garanties en systeemtrainingshandleidingen komen in verschillende formaten van verschillende bronnen naarmate het werk wordt voltooid, niet alleen aan het einde van een project. Wanneer bijvoorbeeld een apparaat wordt geleverd, kan het garantie-informatie bevatten die aan de eigenaar moet worden overhandigd, vaak vele maanden voordat het project is voltooid. Voortdurende aandacht van uw team voor closeout documentatie voorkomt dat u op het laatste moment nog moet zoeken naar documenten van bronnen die misschien niet meer direct beschikbaar zijn.
Projectafsluiting. Het proces van projectafsluiting dient een combinatie van onsite en administratieve taken te omvatten. Site closeout wordt gewoonlijk gecoördineerd door de hoofdaannemer (GC).
On-site Project Closeout Checklist dient de volgende taken te omvatten:

• Voltooi alle punchlist-items. Het is al te typisch voor de meeste projecten dat de hoofdaannemer de onderaannemers moet pushen om hun werk in het veld af te ronden. Over het algemeen wordt de voltooiing van de punch list gecontroleerd door de project architect.
• Demobiliseer alle aannemers opslag/aanhangwagens, tijdelijke faciliteiten en apparatuur inclusief tijdelijke elektriciteitspalen en toiletten van het werkterrein.
• Lever, organiseer en sla de zoldervoorraad op (contractueel vereiste overtollige materialen) zoals dakbedekking, tegels, HVAC-filters, plafondtegels, enz.
• Zorgt ervoor dat de permanente nutsvoorzieningen zijn geïnstalleerd, getest en werken en dat alle projectgerelateerde diensten en contracten, d.w.z. telefoon-, water-, stroom-, gas- en internetdiensten zijn geannuleerd.
• Zorg ervoor dat de site volledig schoon en klaar voor bewoning is.
• Zorg ervoor dat alle eigenaarstraining van systemen is voltooid.

Gebouw inbedrijfstelling. De meeste grote projecten hebben specifieke contractuele vereisten voor de inbedrijfstelling van systemen. Volgens Wiki is Building Commissioning (Cx) het proces van het verifiëren in nieuwbouw van de subsystemen voor mechanische (HVAC), sanitair, elektrisch, brand/levensveiligheid, gebouwschil, controles, gebouwbeveiliging en andere systemen om de projectvereisten van de eigenaar te bereiken, zoals ontworpen door de architect en ingenieurs van het gebouw. De omvang van de inbedrijfstelling varieert afhankelijk van de complexiteit van de systemen en de wens van de eigenaar voor kwaliteitscontrole en verificatie. Bij grote projecten wordt het steeds gebruikelijker om een Commissioning Authority of Agent (CxA) aan te stellen, vaak een externe ingenieur, om te controleren en te bevestigen dat de systemen correct zijn gekalibreerd, uitgebalanceerd en getest, dat de prestaties voldoen aan de ontwerpcriteria en dat de eigenaar of zijn vertegenwoordigers zijn opgeleid in het juiste gebruik. Inbedrijfstelling, voor zover vereist, is daarom een belangrijk aspect van projectafsluiting bij commerciële of grote woningbouwprojecten.

Oplevering van het project. Na ontvangst van een verzoek van de bouwdirectie om de oplevering te bevestigen, dienen de architect en de eigenaar een inspectie uit te voeren om de punchlist voor de oplevering vast te stellen. In het algemeen wordt substantiële oplevering bereikt wanneer het gebouw bruikbaar is voor het beoogde doel, alle nutsvoorzieningen functioneren, het project goedgekeurd is voor gebruik of ingebruikname en het werk voor meer dan 97,5% voltooid is. In typische AIA-contracten is substantiële oplevering een mijlpaal die de aanvang van garantieperiodes inluidt. De bouwmanager of architect bepaalt deze mijlpaal doorgaans door een Certificaat van Substantiële Voltooiing af te geven.
Definitieve oplevering betekent dat de bouw is voltooid in overeenstemming met de contractdocumenten. Dit betekent dat de punchlist is afgewerkt, meestal gecertificeerd door de projectarchitect. Bovendien zijn alle taken op de bouwplaats voltooid en zijn de administratieve documenten, garanties, close-out documentatie, handleidingen, as-builts, enz. aan de eigenaar overhandigd en op volledigheid gecontroleerd. Klik op de link als u zich afvraagt wat een lien waiver is in de bouw.
In de meeste rechtsgebieden, geeft de bevoegde autoriteit een Certificate of Occupancy af, waarin wordt verklaard dat de bouwvergunning is afgetekend en alle inspecties zijn voltooid en waarin wordt aangegeven dat het gebouw klaar is voor het beoogde gebruik of de beoogde bezetting. De betaling van het voorschot door de eigenaar aan de aannemer is vastgelegd in het contract en is gekoppeld aan de definitieve voltooiing, de substantiële voltooiing of soms het certificaat van ingebruikneming.

Het doel van administratieve afsluitingsprocedures en projectcontractbeheer is te bevestigen dat aan alle contractuele voorwaarden is voldaan, afsluitingsdocumenten zijn verstrekt en betalingen door de aannemer aan alle onderaannemers en materiaalleveranciers zijn gedaan. Hoewel de deliverables variëren naargelang de specifieke behoeften van elke eigenaar, is het doel een transparante en georganiseerde overdracht van het project aan de eigenaar, inclusief alle informatie of documenten die zij in de toekomst nodig kunnen hebben voor referentie.
Hier volgt een checklist met administratieve taken en documenten die tijdens de Projectafsluiting in acht moeten worden genomen:

• Bekijk alle contractuele vereisten en zorg ervoor dat aan alle voorwaarden is voldaan.
• Bekijk alle wijzigingsopdrachten om ervoor te zorgen dat ze allemaal zijn verantwoord en ofwel zijn geannuleerd, afgewezen of voltooid.
• Verzamel alle uitstaande verzekerings- en onderhoudsobligaties, voor zover vereist door het contract.
• Zorg ervoor dat u beschikt over Final Permit Cards, die eigendom zijn van de eigenaar, samen met bouwvergunningsplannen en alle andere documenten van instanties die jurisdictie hebben.
• Bekijk en verzeker u van de volledigheid van as-built tekeningen.
• Bevestig dat alle Operations & Maintenance Handleidingen door de aannemer aan de eigenaar zijn verstrekt, dat de eigenaar is opgeleid en weet wie & wanneer moet bellen.
• Bekijk alle garanties, inclusief volledige informatie over garantiestatus, voorwaarden en contactinformatie.
• Verwerf onvoorwaardelijke definitieve vrijwaringen van retentierechten van onderaannemers en leveranciers – als zij legaal een voorlopige kennisgeving hebben ingediend. Alle andere lien releases moeten al zijn opgenomen met de maandelijkse boekhouding.
• Vergewis u ervan dat alle uitstaande deposito’s, juridische kaswaarborgen, prestatie- en betalingswaarborgen, enz, indien van toepassing, worden vrijgegeven of terugbetaald.
• Deponeer een kennisgeving van voltooiing bij de bevoegde gerechtelijke instantie binnen het tijdsbestek dat door de staatswet wordt vereist.
• Voer een eindafrekening uit om een volledig overzicht te hebben van alle projectuitgaven, ten behoeve van de voltooiing van de onkostenadministratie en om een kostenbasis voor het onroerend goed vast te stellen.

Een succesvol afsluitingsproces is pas voltooid wanneer de laatste en volledige betalingen zijn gedaan, de laatste voorschotten zijn vrijgegeven, de vergunningen zijn afgesloten en alle partijen tevreden zijn. Vertragingen komen vaak voor op het laatste moment tijdens het closeout-proces wanneer vitale stukken informatie moeten worden opgespoord of wanneer hangende of onvolledige wijzigingsopdrachten verwarring veroorzaken. Het hebben van een goed ontwikkeld proces voor bouwwijzigingen kan deze verwarring verminderen.
Levering van documenten. De algemene aannemer of de bouwmanager zal alle closeout documentatie organiseren volgens de vereisten van het project. De meeste opdrachtgevers geven de voorkeur aan elektronische distributie van de meeste documenten, hoewel een gedrukte projecthandleiding met garantie- en contactinformatie over het algemeen zeer nuttig is.
De rol van de bouwmanager tijdens de oplevering. Voor grote projecten, met name projecten die inbedrijfstelling vereisen, dient een bouwmanager toezicht te houden op het proces. Het is van belang dat hij de gehele afbouw zorgvuldig doorneemt en zich ervan vergewist dat de in zijn project gebruikte apparatuur en systemen compleet zijn en dat de eigenaar op de hoogte is van de garantie en de noodzaak van doorlopend onderhoud om die garanties te behouden. Wij vestigen hun aandacht op de lijst met contactpersonen en zorgen ervoor dat de eigenaar weet wie hij wanneer moet bellen. Er is veel werk gemoeid met de projectafsluiting van grote projecten – zorg ervoor dat uw team een kampioen heeft die dit proces en het gehele bouwproces zal beheren.
Het bewaren van projectdocumentatie. In Californië is er een verjaringstermijn van 10 jaar voor het indienen van claims, dus het is belangrijk om alle documenten gedurende die periode na de substantiële voltooiing te bewaren. Architecten bewaren projectdocumentatie over het algemeen voor een langere periode. Houd in gedachten dat in het geval een verborgen gebrek wordt ontdekt na de voltooiing van een project en de eigenaar een claim of civiele procedure indient, alle documentatie die aantoont dat een partij haar contractuele verplichtingen met de juiste toewijding heeft uitgevoerd, goed van pas zal komen bij hun verdediging.
Voordelen van een grondige projectafsluiting. Grondige documentatie beschermt tegen potentiële risico’s van toekomstige geschillen over scope, contracten, garanties of verwachtingen. Het verifieert dat aan alle projectvereisten is voldaan en legt de toekomstige verantwoordelijkheid voor onderhoud en garanties vast. Volledige en goed georganiseerde documentatie onderstreept de geloofwaardigheid van het projectteam. Het implementeren van een uitgebreide, stapsgewijze benadering van de procedures voor de oplevering van het bouwbeheer garandeert dat een voltooid project met vertrouwen wordt overgedragen.