Best Practices for Small Business Record-Keeping

Ik denk niet dat organisatie-maven Marie Kondo het hier over zakelijke dossiers had, maar het is zeker van toepassing: “Om dingen op orde te brengen, moet je ook je verleden op orde brengen.”

Business records bewijzen zakelijke transacties en activiteiten. Het opbouwen van een succesvol bedrijf vereist organisatie op alle niveaus, inclusief uw bedrijfsadministratie.

Een effectief records management-systeem kost niet veel tijd om te onderhouden en stroomlijnt de boekhouding, belastingvoorbereiding en financiële audits.

Volg deze tips om een records-keeping systeem te creëren dat uw bloeddruk laag houdt tijdens het belastingaangifteseizoen.

Implementeer een document management systeem

Alle zakelijke transacties moeten worden gedocumenteerd, of het nu op papier is of elektronisch. Naarmate uw bedrijf groeit, groeit ook de stapel papier en bestanden die uw bedrijf moet opslaan.

Ga eerst papierloos, zodat al uw records gemakkelijk toegankelijk zijn. Implementeer vervolgens een digitaal documentbeheersysteem dat uw bedrijfsdocumenten ordent. Voeg vervolgens een documentcontrolesysteem toe dat aangeeft hoe vaak documenten moeten worden beoordeeld en bijgewerkt.

Controleer op mandaten voor het bewaren van gegevens

Het bijhouden van gegevens is niet alleen bedoeld om een glimlach op het gezicht van uw belastingvoorbereider te toveren. Het is ook om te voldoen aan mandaten voor het bewaren van documenten.

IRS en Department of Labor (DOL) mandaten voor het bewaren van gegevens variëren van twee tot zes jaar, afhankelijk van het document. Hoe dan ook, bewaar alle zakelijke records gedurende ten minste zeven jaar.

Sommige zakelijke records, zoals de belastingvrijstellingscertificaten van een non-profit of een bedrijfsbelasting-ID, worden nooit irrelevant, dus houd ze altijd bij de hand.

IRS-regels voor het bewaren van records zijn van toepassing op records die u hebben geholpen bij het berekenen of rechtvaardigen van zakelijke inkomsten, belastingaftrek of belastingaftrek. De DOL vereist dat u alle documenten bewaart die u helpen de salarisadministratie te doen.

De IRS kan de financiële administratie van uw bedrijf tot zeven jaar in het verleden controleren en zelfs verder terug wanneer u geen belastingaangifte indient of wordt verdacht van fraude. De meeste CPA’s zeggen dat u alle bedrijfsdocumenten moet bewaren tot ten minste zeven jaar nadat ze niet langer relevant zijn.

De meest voorkomende zakelijke documenten zijn:

• Namen, adressen en contactgegevens van werknemers
• Tijdstaten van werknemers
• Loonstrookjes van werknemers
• Alle belastingformulieren ingediend bij de IRS
• Bankafschriften
• Verzekeringsdocumenten
• Contracten, inclusief leningen en hypotheken
• Aankoopbewijzen
• Facturen van klanten
• Belastingaangiften
• Financiële overzichten
• Afschrijvingsschema’s
• Bedrijfsregistratiedocumenten
• notulen van bestuursvergaderingen
• Rechtszaken
• E-mails

Staten kunnen de regels voor het bewaren van documenten verder specificeren, dus kijk op de website van het ministerie van financiën van uw staat voor meer gedetailleerde informatie.

Kies boekhoud- en salarissoftware die records genereert

Laat software leiden bij het maken van kleine zakelijke boekhoudkundige records, zoals klantfacturen en loonbelastingformulieren.

De meeste boekhoudsoftware kan klantfacturen genereren. De software moet u ook automatisch helpen met de boekhoudkundige basisprincipes, zoals het registreren van debiteuren wanneer u een klant factureert.

De meeste boekhoudsoftware kan klantenfacturen genereren. Bron: Xero.

Uw salarissoftware moet zorgen voor het aanmaken van loonbelastinggegevens, zoals:

• Formulieren W-2
• Formulieren W-3
• Formulieren 1099-MISC
• Formulieren 1099-NEC, nieuw in 2020
• Formulieren 941

De salarissoftware genereert en archiveert deze formulieren bij de juiste instantie, of dat nu de IRS, de Social Security Administration (SSA) of beide zijn. U kunt eenvoudig zoeken naar deze formulieren in uw payroll software wanneer u ze nodig hebt.

Match records met transacties tijdens bankreconciliaties

Bookkeeping 101 leert ons om documentatie te hebben voor alle zakelijke transacties. Beheers de boekhoudkundige basisprincipes door het bijhouden van gegevens onderdeel te maken van de boekhouding van uw kleine bedrijf.

Bankreconciliaties helpen kleine bedrijven fouten te ontdekken en inzicht te krijgen in hun financiële positie. Het is ook het ideale moment om ervoor te zorgen dat u records hebt voor alle zakelijke transacties.

Tijdens uw maandelijkse bankreconciliatie, vergelijkt u elke transactie in uw boekhoudsoftware met een record. Als u uw zakelijke transacties doorkamt, zorg er dan voor dat u een overeenkomende factuur, kwitantie of contract hebt.

Als uw software het toelaat, sla uw zakelijke records dan op in uw boekhoudsoftware. Met Intuit QuickBooks Online kunnen gebruikers documenten bij elke transactie voegen, zodat iedereen die uw boeken opent de bijbehorende record kan bekijken.

Breng records rechtstreeks bij zakelijke transacties in uw boekhoudsoftware aan. Bron: Intuit.

Back-up en beveilig uw records

We leven in een tijd waarin datalekken en natuurrampen welig tieren. Neem de tijd om back-ups te maken en uw administratie te beveiligen om catastrofes te voorkomen.

Voor documenten die op papier of op een harde schijf zijn opgeslagen, moet een back-up worden gemaakt op ten minste één andere locatie. Digitaliseer alle documenten om informatie te bewaren die verloren, gestolen of vernietigd zou kunnen worden.

Het opslaan van records op cloud-gebaseerde software verlaagt het risico dat ze verloren gaan, maar verhoogt het risico op diefstal. Uw bedrijfsadministratie bevat gevoelige informatie, zoals sofinummers van werknemers.

Wanneer u uw bedrijfsadministratie online opslaat, beveilig uw account dan met een uniek en sterk wachtwoord en schakel twee-factor authenticatie in.