AccountingTools

Wat is een materiaalaanvraagformulier?

In een materiaalaanvraagformulier worden de artikelen opgesomd die uit de voorraad moeten worden geplukt en moeten worden gebruikt in het productieproces of bij het verlenen van een dienst aan een klant, meestal voor een specifieke opdracht. Het formulier heeft gewoonlijk drie doeleinden:

• Om artikelen uit voorraad te halen

• Om de voorraadadministratie te ontlasten met het bedrag van de opgehaalde artikelen

• Om de kosten van de opgehaalde artikelen in rekening te brengen bij de beoogde opdracht

Het formulier kan ook worden gebruikt als basis voor het nabestellen van inventarisartikelen die momenteel niet in voorraad zijn.

Inhoud van een materiaalaanvraagformulier

De meest voorkomende gegevens op een materiaalaanvraagformulier zijn:

• Koptekst: Job number to be charged

• Header section: Datum van aanvraag

• Hoofdvak: Datum waarop inventaris nodig is

• Main body: Artikelnummer of omschrijving dat aan de voorraad moet worden onttrokken

• Main body: Eenheidshoeveelheid die aan de voorraad moet worden onttrokken

• Onderdeel: Regel voor handtekening autorisatie

Indien de materialen op een specifieke plaats moeten worden geleverd, kan er in de kopregel ook ruimte zijn om de leveringsplaats te identificeren.

Tenzij van dit document een dienstfactuur moet worden opgemaakt, bevat het gewoonlijk geen artikelkosten of prijzen.

Hoe kopieën van materiaalaanvragen worden gebruikt

De aanvrager behoudt een kopie van het formulier voor materiaalaanvragen, evenals het magazijnpersoneel. Een ander exemplaar vergezelt de verzamelde goederen naar hun uiteindelijke bestemming. Als de op het formulier vermelde artikelen niet in voorraad zijn, kan een ander exemplaar naar de inkoopafdeling worden gestuurd om te worden besteld.

Het materiaalaanvraagformulier wordt niet gebruikt in een geautomatiseerde productieplanningsomgeving, waar deze orderinformatie in plaats daarvan als elektronisch bericht naar het magazijn wordt gestuurd.

Hoe auditors het materiaalaanvraagformulier gebruiken

Auditors kunnen de stroom van materiaalaanvraagformulieren door een bedrijf traceren, om te zien of inventarisitems op de juiste manier worden gebruikt en geregistreerd zoals voorgeschreven door de materiaalverwerkingsprocedures van het bedrijf. Als dat niet het geval is, kunnen de auditors concluderen dat zij niet kunnen vertrouwen op bepaalde aspecten van de controlesystemen van een bedrijf als onderdeel van hun auditactiviteiten, en zullen zij dus andere auditactiviteiten versterken.

Termen die lijken op het materiaalaanvraagformulier

Een materiaalaanvraagformulier kan ook bekend staan als een inkoopaanvraagformulier, hoewel een inkoopaanvraag kan worden gebruikt voor alle soorten aankopen, niet alleen die welke betrokken zijn bij het productieproces.

Gerelateerde cursussen

Inventory Management