10 inzichten om EHS-managementinformatiesystemen met succes te implementeren

Aan de vooravond van het jaarlijkse Environment, Health, and Safety Management Information Systems Thought-Leaders Forum denken we na over de inzichten die we vorig jaar tijdens dit programma hebben opgedaan. De knapste koppen en toonaangevende bedrijven die EHS MIS gebruiken kwamen samen om best practices te delen, gemeenschappelijke uitdagingen te verkennen en geleerde lessen te bespreken. Het was duidelijk dat deze inzichten vooral gericht waren op mensen en processen, in plaats van op de software, om managementinformatiesystemen met succes te implementeren en hun organisatie naar het volgende niveau van informatiegestuurde prestaties te tillen.

We willen graag onze top 10 geleerde lessen van het 2017-forum delen voor iedereen die MIS-programma’s van de onderneming op het gebied van EHS, duurzaamheid, kwaliteit of risico’s plant of leidt.

Top Tien Geleerde Lessen

1. Bedenk het grote geheel.

Vraag jezelf af waar je organisatie over tien jaar zal staan, en laat die antwoorden helpen om je programma te sturen. Systemen worden alleen ingezet om bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Duidelijkheid over die doelstellingen zal het proces sturen. Blijf in contact met business units en divisies om te zorgen voor afstemming op die doelstellingen.

2. Breed uw netwerk uit.

Praat met anderen in uw branche of peer group over producten, oplossingen en leveranciers die voor hen hebben gewerkt – en degenen die dat niet hebben gedaan. Het is echter belangrijk om te onthouden dat alleen omdat een product, systeem of leverancier goed of slecht werkte voor een van uw collega’s, dat niet betekent dat hetzelfde zal gebeuren voor uw implementatie. Begrijp de wortels van de worstelingen van uw collega’s in hun reis, aangezien alle implementaties anders zijn.

3. Streef naar verbetering vóór vervanging.

Geleerde lessen en interne scores kunnen nuttig zijn bij het overwegen van opties voor oplossingen. Verklein het veld van oplossingen alvorens de dialoog voort te zetten met behulp van een gegevensgestuurde aanpak. Begin met een “wensenlijstje” van het bedrijf voor verbeteringen en veranderingen aan het bestaande systeem voordat volledige vervanging wordt overwogen – dit vermindert angst en verbetert het veranderingsmanagement. Dit proces van het opstellen van een wensenlijstje wordt vaak een gap-analyse genoemd. Overweeg meerdere oplossingen in plaats van één grote, complexe oplossing die mogelijk een aantal problemen achterlaat.

4. Documenteer uw reis.

Het bijhouden van goede documentatie – idealiter gemaakt door proceseigenaren en materiedeskundigen – gedurende het implementatieproces biedt geschiedenis en context voor verderop in het proces. Deze aantekeningen maken transparantie mogelijk voor alle groepen belanghebbenden, continue verbetering gedurende het proces en daarna, en de ontwikkeling van geleerde lessen en strategieën voor verandermanagement.

5. Leidt moedig.

Sterke leiders moeten barrières opheffen en de moeilijke maar noodzakelijke beslissingen nemen. Leiders spelen een cruciale rol in het vormgeven van cultuur door gesproken en onuitgesproken woorden. Het ontbreken van sterk leiderschap is de nummer één voorspeller van mislukkingen van systeemprogramma’s.

6. Be agile.

Het gebruik van een agile-achtige methode – het vroegtijdig en vaak houden van configuratiereviews om gebieden te identificeren die configuratie en klantpersonalisatie vereisen – bespaart tijd en moeite van begin tot eind. De meeste bedrijven hebben vergelijkbare behoeften aan hun EHS MIS-software, en de meeste commerciële kant-en-klare opties voldoen “out of the box” aan de basisbehoeften, waardoor de klant de software gemakkelijk kan personaliseren als uitbreiding op de standaardfunctionaliteit.

7. Gebruik gebruikersverhalen.

Als onderdeel van een “agile-achtig” proces van het opzetten van een EHS-systeem, stelt het verwerven van gebruikersverhalen – in plaats van technische systeemvereisten – het projectteam in staat om behoeften en basislijnen te identificeren. Zodra de gebruikersverhalen zijn ontwikkeld, moet het team de verhalen rangschikken naar prioriteit, met de vraag: “Welke verhalen zijn het meest kritisch? Aan welke verhalen wordt voldaan en niet voldaan door de huidige systemen? Hoe kunnen de huidige processen worden gestroomlijnd met het nieuwe systeem?”

8. Kijk met een frisse blik naar uw processen en gegevens.

Zoek naar flexibele gegevens om uw systeem af te stemmen op uw bestaande processen. Overweeg manieren om processen te stroomlijnen en de input te verminderen door de vereiste outputs te evalueren – als gegevens niet in de rapportage voorkomen, waarom worden ze dan vastgelegd? Er wordt veel tijd en geld besteed aan het verzamelen, beheren en integreren van gegevens die nooit worden gebruikt.

9. Implementeer een sterk programmabeheer.

Een sterke programmagovernance definieert rollen en verantwoordelijkheden die cruciaal zijn in cross-organisationele teams. Het doel van een governance-programma is om de specifieke rollen en verantwoordelijkheden van het programmamanagement en de belanghebbenden te beschrijven, waarbij de nadruk vooral ligt op het bevoegdheidsniveau en de besluitvormingsstructuren. Het omvat vaak:

• Monitoring van programmaresultaten en ervoor zorgen dat geaccepteerde goede praktijken worden gevolgd.
• Monitoringmaatregelen die zich richten op strategische afstemming; beoordeling van investeringen; monitoring en controle van risicokansen en bedreigingen die aanvaardbaar zijn voor de organisatie; en ervoor zorgen dat de verwachte voordelen in overeenstemming zijn met het oorspronkelijke bedrijfsplan.

Het identificeren van functionele supergebruikers helpt het veranderingsmanagementproces door lokale, interne, vertrouwde “evangelisten” van het nieuwe systeem te hebben. Deze “empowerment” is van cruciaal belang voor de acceptatie door gebruikers.