10 Foolproof Ideeën voor uw bedrijfsvrijwilligersdag

Gaan van start

Heronderzoek uw bedrijfswaarden: Vrijwilligerswerk geeft meer voldoening als het aansluit bij de visie en waarden van uw bedrijf. Zoals we eerder op TINYpulse hebben geschreven, leggen waarden de basis voor hoe werknemers het werk dat ze dagelijks doen, benaderen en erover denken. Vrijwilligerswerk is niet anders.

Softwarebedrijf Moz is bijvoorbeeld een samenwerking aangegaan met Unloop, een organisatie die gedetineerde bevolkingsgroepen in staat stelt vaardigheden en training te verwerven om een loopbaan in de technologie te beginnen. Tijdens TINYcon 2018 vertelde Moz CEO Sarah Bird dat Moz al vroeg samenwerkte met Unloop en hun eerste afgestudeerde als stagiair aannam. Dit gaf Moz-medewerkers de kans om iets terug te doen voor bevolkingsgroepen die doorgaans ondervertegenwoordigd zijn in tech.

Geef iedereen een stem: Net als bij veel andere bedrijfsbeslissingen is de betrokkenheid van werknemers belangrijk bij het nemen van een beslissing over een vrijwilligersactiviteit. Aangezien het hier om een bedrijfsbrede activiteit gaat, moet de leiding ervoor zorgen dat werknemers uit alle lagen van het bedrijf de kans krijgen om mee te wegen in de beslissing.

Met behulp van een tool als TINYpulse kan uw bedrijf enquêtes opstellen om te peilen voor welke doelen of organisaties werknemers belangstelling hebben om vrijwilligerswerk te doen. Dit kan zelfs logistieke informatie bevatten: Willen ze vrijwilligerswerk liever off-site of in-office doen? Hoe vaak zouden ze vrijwilligerswerk willen doen? Sommige werknemers doen misschien al vrijwilligerswerk bij een lokale organisatie buiten het werk – als dat zo is, vraag dan of je hun contacten kunt gebruiken om een gesprek te beginnen over bedrijfssponsoring of mogelijkheden voor vrijwilligerswerk.

Op dezelfde manier moet je bedrijf ook bepalen wie verantwoordelijk is voor de logistiek van deze activiteit. Wie zal de planning verzorgen? Wie zullen de uiteindelijke beslissers zijn? Organisaties die al een cultuurcommissie hebben die door de werknemers wordt geleid, nemen vrijwilligerswerk als onderdeel van deze activiteiten meestal op in het bedrijf. Door dit te delegeren aan een commissie waarin medewerkers uit meerdere lagen van de organisatie zitting hebben, wordt ervoor gezorgd dat de planning transparant en inclusief is.

Als u een grote organisatie bent met meerdere kantoren, kunt u overwegen om elk kantoor zijn eigen vrijwilligersevenement te laten organiseren rond een centraal thema. Dit maakt de planning van deze evenementen meer lokaal gericht en gemakkelijker uit te voeren door het team op de grond in die gemeenschap. Het vinden van een gelegenheid waarbij grote groepen mensen betrokken kunnen zijn, kan moeilijk zijn, maar door het op te splitsen in regio’s of kantoren, ontstaan er meer mogelijkheden.

Begin uw zoektocht: Zodra u specifieke oorzaken hebt geïdentificeerd die op één lijn liggen met uw bedrijfswaarden, gebruikt u de volgende hulpmiddelen om te zoeken naar mogelijkheden die hiermee overeenkomen en ook in de geografische locatie van uw organisatie zijn:

• VolunteerMatch
• Points of Light
• United We Serve
• Taproot Foundation

Deze bronnen moeten u opties bieden om contact op te nemen met deze organisaties, hetzij rechtstreeks of via de site zelf. Als u op uw hoede bent voor sommige organisaties – misschien hebt u nog nooit van ze gehoord en wilt u zeker weten dat ze legitiem zijn – GuideStar is een database met profielen van doorgelichte non-profitorganisaties. Dit omvat zelfs belastingafschriften, als u benieuwd bent hoeveel de non-profit fondsen werft en waar die financiering naartoe gaat.

Logistiek: Zodra uw bedrijf een paar non-profitorganisaties heeft geïdentificeerd, is het tijd om na te denken over logistiek en structuur.

• Wat is de structuur van de vrijwilligerswerkmogelijkheid? Als uw doel met vrijwilligerswerk is om communicatie of teambuilding op te bouwen, bereikt de activiteit dan dat doel? Is er een specifieke vaardigheid die uw medewerkers bezitten die bijzonder goed bij deze activiteit zou kunnen passen? Werk samen met uw contactpersoon bij de non-profit om te bepalen welke soorten activiteiten goed bij uw bedrijf passen.
• Vindt deze activiteit plaats op uw kantoor of daarbuiten? Afhankelijk van de aard van de activiteit en de non-profit, kunnen sommige organisaties een personeelslid naar uw kantoor sturen om een activiteit te faciliteren. Als het vrijwilligerswerk op een andere locatie wordt gedaan, zorg er dan voor dat de non-profit organisatie een ruimte heeft die groot genoeg is voor het aantal medewerkers dat u in dienst hebt. Bepaal ook of u van plan bent uw werknemers te vervoeren, en als dat niet het geval is, geef hen dan duidelijke alternatieven. Vraag ook of hiervoor een verzekering, afstandsverklaring of de aankoop van materiaal voor het evenement nodig is, of dat de non-profit dit dekt.
• Hoe lang zal de activiteit duren, en hoe vaak? Als dit uw eerste bedrijfsactiviteit als vrijwilliger is, is een eenmalig evenement misschien een beter startpunt. Maar als uw bedrijf eenmaal meer gewend is aan deze activiteiten, kunt u vaker kansen krijgen met dezelfde of meerdere non-profitorganisaties, misschien op kwartaal- of maandbasis.
• Hoe garandeert u de aanwezigheid van werknemers? Sommige organisaties kunnen het een vereiste maken, terwijl andere proberen de ervaring te stimuleren of te gamificeren. Bijvoorbeeld, als uw bedrijf doet een voedsel donatie drive in uw kantoor, misschien verschillende afdelingen kunnen concurreren met elkaar om een prijs te winnen.

Marketing: Zoals Lola.com CEO Mike Volpe ons op TINYcon 2018 vertelde: “Als je all-stars wilt werven, moet je hun pad naar je deur uitzoeken.” En vaak impliceert het pad van een nieuwe aanwinst naar uw deur een vorm van marketing – iets om top-of-mind te houden bij het doen van elk type bedrijfsbrede activiteit.

Medewerkersvrijwilligerswerk biedt een geweldige kans voor uw bedrijf om zijn cultuur te delen. Werk samen met het marketingteam van uw bedrijf om een plan op te stellen voor het promoten van dit evenement, evenals een verslag ervan (foto’s, video, enz.) op de dag zelf. Gebruik deze middelen om de cultuur van uw personeel te promoten en, indien van toepassing, om de betrokkenheid van uw bedrijf bij het doel en uw waarden verder aan te tonen. Deze vorm van marketing kan potentiële werknemers laten zien hoe uw organisatie zich onderscheidt van haar collega’s.

Controleer interne vooroordelen: Zoals we hier bij TINYpulse al eerder over hebben geschreven, werken initiatieven voor diversiteit en inclusie het best als er voortdurend transparante gesprekken worden gevoerd over vooroordelen met betrekking tot ras, geslacht, seksualiteit, sociaaleconomische status en handicaps op de werkplek. Aangezien vrijwilligerswerk waarschijnlijk met een (of meer) van deze onderwerpen te maken zal hebben, zou de benadering van uw bedrijf van vrijwilligerswerk niet anders moeten zijn. Werk als onderdeel van uw doorlopende diversiteits- en inclusietrainingen samen met uw Human Resources-team om te benadrukken hoe deze richtlijnen ook van toepassing zijn op vrijwilligerssituaties – misschien in een toolkit of one-pager die gemakkelijk toegankelijk is voor werknemers voorafgaand aan het evenement.

Volunteenheid Activiteit Ideeën

1. Grootschaligere voedselbanken/donatie distributiecentra: Locaties in pakhuis-stijl zijn waarschijnlijk beter in staat om grote groepen te ontvangen, en zijn waarschijnlijk ook al bekend met de logistiek rond het plannen van een activiteit.
2. Park/strand opruimacties: Hoewel weersafhankelijk, bieden deze activiteiten werknemers de mogelijkheid om wat tijd buiten door te brengen met minder beperkingen rond de groepsgrootte. Sommige non-profitorganisaties geven uw bedrijf ook materiaal voor de schoonmaak, zoals vuilniszakken en plastic handschoenen.
3. Mentoring: Of het nu gehost op uw kantoor of op een school, sommige non-profitorganisaties vergemakkelijken mentoring mogelijkheden tussen uw medewerkers en studenten of leden van onderbediende gemeenschappen. Deze mogelijkheden kunnen een goede bron van permanente activiteiten voor het personeel zijn, omdat ze waarschijnlijk het hele jaar door vaker voorkomen.
4. Evenement Staffing: Sommige non-profitorganisaties kunnen grotere evenementen hebben waar uw werknemers als vrijwilliger aan mee kunnen doen, zoals een 5K-race, festival of sprekersserie. Medewerkers kunnen helpen met het opzetten en opruimen van evenementen of andere taken. Bij grotere evenementen, zoals Relay for Life, kan uw bedrijf een team samenstellen om de loop bij te wonen en fondsen te werven.
5. Pro bono-werk: Identificeer mogelijkheden om uw product pro bono (gratis) aan te bieden voor non-profitorganisaties en/of onderbedeelde gemeenschappen. Bijvoorbeeld, Accessibility Internet Rally is een eendaags evenement in Austin, Texas, waar webontwikkelaar vrijwilligers websites bouwen voor lokale non-profitorganisaties in de loop van een dag.
6. Host een fundraiser: Heeft uw kantoor een grote ruimte die geschikt is voor het organiseren van een publiek evenement? Zo ja, bied dan aan om in uw ruimte een fondsenwervingsevenement voor de non-profit te sponsoren. Werknemers kunnen ook helpen bij de voorbereiding of het personeel van het evenement.
7. Crowdfunding: Hoewel een meer virtuele optie, hebben sommige non-profitorganisaties mogelijkheden voor crowdfunding, of individuen die geld inzamelen namens de non-profitorganisatie via sociale media of andere donatieplatforms die zich op het publiek richten. Dit kan veel authentieker en persoonlijker overkomen, omdat werknemers kunnen laten zien waarom ze geld inzamelen voor de zaak.
8. Zamel donaties in: Houd toezicht op een inzamelingsactie voor ingeblikte goederen, kleding, speelgoed of hygiëneartikelen op uw kantoor. Tijdens de feestdagen stellen sommige organisaties en postkantoren mensen in staat een gezin te adopteren om cadeaus voor te kopen.
9. In-kantoor activiteiten: Sommige non-profitorganisaties staan u toe om activiteiten met hen te doen recht in uw eigen ruimte. Dit kan het schrijven van brieven omvatten of het knutselen van activiteiten die de missie van de organisatie ondersteunen, zoals het maken van dierenspeelgoed van gedoneerde materialen voor een lokaal dierenasiel.
10. Gezondheidsevenementen: Werk samen met agentschappen in de gemeenschap om een bloedbank of vaccinatiedag te organiseren om het welzijn ter plaatse te ondersteunen. Werknemers kunnen helpen het evenement te organiseren en te promoten in samenwerking met andere organisaties.

Na het evenement

Als uw activiteit is afgerond, houdt het werk daar niet op. Om de betrokkenheid van de werknemers bij dit proces voort te zetten, laat u een enquête rondgaan om te zien hoe de werknemers het evenement hebben ervaren. Wat werkte goed? Wat kan er verbeterd worden? Dit geeft uw bedrijf cruciale aanwijzingen voor de planning van activiteiten in de toekomst.

Bedenk ook hoe u de relatie met deze non-profitorganisatie kunt koesteren voor verdere samenwerking in de toekomst. Dit opent niet alleen de deur voor meer vrijwilligerswerk, maar ook voor andere wederzijds voordelige mogelijkheden met betrekking tot bedrijfssponsoring en service in de toekomst.