Project Roadmap:
On 9月 20, 2021 by adminこの記事では、ステークホルダーの期待を管理し、チームが期限を守るためのプロジェクト ロードマップを作成する方法について説明します。
プロジェクト マネージャーとして、あなたの仕事は、日々の詳細に焦点を当てずに関係者を最新の状態に維持することです。
この記事の終わりまでに、プロジェクトのロードマップを使用してこのバランスを維持する方法を学びます。 一般的に、ロードマップは以下の項目で構成されています。 プロジェクトスコープは、プロジェクトの最後に達成したいことの大局的なビジョンを表します。
プロジェクトのキックオフ
プロジェクトの初期は、多くの場合、不確実性に満ちています。
それは、十分な詳細が得られていないためです。 具体的なプロジェクト計画も作れず、リソースも割り当てられない。 その結果、チームメンバーは迷いを感じたり、利害関係者が興味を失ったりすることもある。
プロジェクトロードマップは、不確実性を管理するのに十分な高いレベルにある。
Stay on top of project goals
KPMG のプロジェクト管理調査によると、当初の目標やビジネス目標を達成できそうなプロジェクトを提供する組織はわずか 33% に過ぎない。
多くの場合、利害関係者は、プロジェクトの実行中にチームが小さな変更に対応することを期待しています。 しかし、そのような小さな変更が積み重なって、プロジェクトが当初の目的から外れてしまうことはよくあることです。
プロジェクト・ロードマップは、このような状況を管理するのに役立つ。
Meet stakeholder expectations
KPMGの同じ調査では、ステークホルダーの満足を得られるようなプロジェクトを提供する組織は3つに1つしかないこともわかっている。
プロジェクト ロードマップは、プロジェクトの目標、進捗状況、障害物について利害関係者に常に最新情報を提供します。
利害関係者からチームメンバーを隔離する
一部の利害関係者は、プロジェクトを管理するための実践的なアプローチを好みます。
利害関係者の関与は重要であるが、利害関係者をマイクロマネジメントすることは、チームを不快にさせることがある。
そのような状況は、チームメンバーが複数のマネージャーに報告し、指示を受けることで混乱を招くこともある。
ハイレベルなロードマップは、ステークホルダーの干渉からチームを安全に保つのに役立つ。
プロジェクト計画の基礎を作る
プロジェクト計画とは、ロードマップで定義されたマイルストーンを達成するための詳細なタスクレベルの計画にほかならない。 すべての利害関係者がロードマップを承認すると、ロードマップを計画に拡張するのは簡単です。
ロードマップからプロジェクト計画を作成することにより、利害関係者とチームが同じページにいることができます。
Project Plan vs Project Roadmap.ロードマップからプロジェクト計画を作成することで、利害関係者とチームが同じ見解を持つことができます。
ロードマップの目的を理解したところで、ロードマップとプロジェクト計画の違いを見てみましょう。
- どのようなタスクが必要なのか、
- いつまでに、
- そして誰が、
ほとんどの場合、プロジェクトマネージャーがチームメンバーにタスクを伝え、マイルストーンの進捗を追跡するのに役立つものです。
一方、ロードマップは、詳細に立ち入ることなくプロジェクトの概要を提供するものです。 プロジェクトマネージャが利害関係者に最新情報を提供するのに役立つ。
まとめると、ロードマップはプロジェクトのマクロ的な視点を提供する。 一方、プロジェクトプランはよりミクロな視点を提供する。
両方ともプロジェクトマネジメントの重要な成果物であり、プロジェクト計画はロードマップから発展する。 長所 & 短所
プロジェクトのロードマップ テンプレートは、すぐに使えるスプレッドシートまたはプレゼンテーション ドキュメントです。 テンプレートを編集して、独自のロードマップを作成することができます。
オンラインには、すぐに使い始めることができるテンプレートが大量にあります。
しかし、これらのテンプレートに欠点がないわけではありません。
- プロジェクトの詳細を追加すると、テンプレートの管理はますます難しくなります。
- テンプレートを使って共同作業することは、多くの行き来がなければほとんど不可能です。
プロジェクト計画ツールの使用を検討する
柔軟性のないテンプレートの代わりに、Toggl Plan などのシンプルなプロジェクト計画ツールを使用することができます。 Toggl Plan は、プロジェクトのロードマップ作成に関するあらゆるニーズに対応する完璧なソリューションです。
- ガント チャート タイムラインが付属しており、詳細かつシンプルなプロジェクトのロードマップ作成プロセスを実現します。
- プロジェクトのフレームワークを簡単に敷設し、それを共有し、チームのみんなと共同作業することができます。
- 特定のタスクをクリックして詳細を追加したり、視覚的にわかりやすいように色分けしたり、マイルストーンを使用して長くて複雑なプロジェクトを分解したりすることが可能です。 そして、カンバンボードを使用してタスクの進捗を追跡することで、プロジェクトの実行を管理します。
ロードマップ テンプレート リソース
インスピレーションを得るため、またはオフィス ツールで使用するために、プロジェクトのロードマップ テンプレートがまだ必要な場合は、以下の 3 つのリソースを参照してください。
- MS office 用タイムライン テンプレート
- Open-source project roadmap templates
- Google Sheets 用ガント チャート テンプレート
How to create a project roadmap?
ここまでで、ロードマップとは何か、その目的について見てきました。
プロジェクトのキックオフミーティングを行う
キックオフミーティングはレースのスタート時の号砲のようなものである。 つまり、ミーティングの目的は以下の通りである：
- 利害関係者を紹介し、チームを知る。
- 利害関係者の期待を理解する。
- プロジェクトにおけるあらゆる疑問や初期のギャップについて明らかにする。
必要なプロジェクト情報を収集する
ロードマップの作成に入る前に、プロジェクトに影響を与えるすべての情報を収集する必要がある。 これには、プロジェクトの目的、成果物、マイルストーン、関係者、必要なリソース、リスク、依存関係などが含まれます。
- プロジェクト範囲と成果物により、納期の優先順位を決定します。
- プロジェクトのチームメンバーおよびリソースと、プロジェクトスケジュール中の彼らの利用可能性。
- プロジェクトがスケジュールや予算から外れる原因となりうるリスク。 しかし、Toggl Plan のような視覚的なプロジェクト計画ツールを使用すると、ロードマップの作成が非常に簡単になります。
Toggl Plan のタイムライン上で簡単な Web サイト設計プロジェクトのロードマップを表示します。
ロードマップを作成するには：
- 依存関係とビジネス目標に基づいてプロジェクトの成果物を優先します。 リソースとチームの可用性、およびプロジェクトを遅らせる可能性のあるリスクを考慮することを忘れないでください。
- 各成果物のマイルストーンを追加します。
Meeting stakeholder expectations
さて、プロジェクトのロードマップができたので、利害関係者を満足させる方法を理解しましょう。 ここでは、その方法を説明します。
- ロードマップを共同で作成するために利害関係者を巻き込む。 これにより、プロジェクトが始まる前から、利害関係者がいつ何が起こるかを把握することができます。
- ロードマップを頻繁に更新する。 プロジェクトのスケジュールは、新たなブレークスルーやリスクによって変化する。 そのため、変更があればすぐにロードマップを更新し、利害関係者と共有する必要がある。
- プロジェクトのリスクは早めに伝える。 プロジェクトマネージャーとして、あなたは常にリスクと戦い、軽減している。 利害関係者に常に情報を提供することで、土壇場での驚きや不快感を避けることができます。
Toggl Plan では、利害関係者に最新情報を提供する方法が 2 つあります。 そうすれば、ロードマップを作成する際に、利害関係者があなたと共同で作業することができます。 また、何かが変更されると、電子メールで通知されます。
Toggl Plan のタイムラインは使いやすく、直感的に操作できます。
次に、利害関係者とタイムラインの読み取り専用ビューを共有することができます。
Summary
プロジェクト ロードマップは、プロジェクトを開始し、利害関係者の期待を管理するのに役立ちます。
ロードマップを作成するには、次の 3 つのステップを踏みます：
- キックオフ ミーティングを開催する。
- プロジェクト情報（目標、範囲、成果物、マイルストーン、リスクなど）を収集する。
- ロードマップタイムラインを作成する。 しかし、Toggl Plan のようなビジュアル タイムライン ツールを使用すると、ロードマップの作成と更新が超簡単になります。
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