Principles of Management

組織コミュニケーションの流れ

Iformation flow in an organization can be four directions: downward, upward, horizontally and diagonally.組織内では、情報は、下方向、上方向、横方向、および、斜め方向の4方向に流れる。 組織の規模、性質、構造によって、情報の多くがどの方向に流れるかが決まります。 伝統的な組織では、コミュニケーションの多くは垂直方向（下方向）と垂直方向（上方向）に流れる。 一方、技術系新興企業のような非公式な企業では、情報は水平方向と斜め方向に流れる傾向がある。 これはもちろん、組織の階層がほぼフラットであることと、コラボレーションが必要であることが影響している。

下向きのコミュニケーションの流れ

下向きのコミュニケーションとは、会社のリーダーやマネージャーが下級の従業員と情報を共有することである。 メッセージの一部として要求されない限り、送信者は通常、応答を得ることを期待しない（または特に望む）。 例えば、新CEOの発表や、かつての競合企業との合併に関する通知などが挙げられる。 ハイレベルなダウンワードコミュニケーションには、このほかにも、スピーチ、ブログ、ポッドキャスト、ビデオなどの形式があります。 最も一般的なダウンワードコミュニケーションは、部長やラインマネージャーが従業員に対して行う日常的な指示です。

ダウンワードコミュニケーションは、重要な組織の変更、新しい目標、または戦略について労働力を更新するのに役立つ情報を提供し、組織レベルでのパフォーマンスのフィードバックを提供し、イニシアチブを調整し、公式ポリシー（広報）を提示し、または労働者のモラルや消費者との関係を向上させることができる。 例えば、作業員が上司に報告するときや、チームリーダーが部長に報告するとき、上方コミュニケーションが発生します。 一般的に上方伝達される項目には、進捗報告、プロジェクトの提案、予算の見積もり、苦情やクレーム、改善提案、スケジュールに関する懸念などがある。 例えば、マネージャーが交換部品の推奨やプロジェクトの完了時期の見積もりを求めたときなど、下向きのコミュニケーションが上向きの反応を促すこともある

今日の多くのマネージャーの重要な目標は、最初に尋ねるまでもなく、社員から自発的または自主的に上向きのコミュニケーションを奨励することである。 企業によっては、コンテストを開催し、最も革新的で創造的なソリューションや提案に賞品を提供するところまで行っている。 しかし、社員が安心してこのような提案をするためには、経営者が自分の貢献を認め、意図せずしてその努力を損ねたり無視したりすることがないと信頼しなければなりません。 組織によっては、危険な行為、非倫理的な行為、あるいは違法な行為を匿名で報告できる「内部告発」ホットラインを設置し、会社の上層部による報復の可能性を排除しているところもある。

Horizontal and Diagonal Communication Flows

外部コミュニケーションを担うチャネルの例としては、プレスブリーフィング、ファクトシート、プレスキット、ニュースレター、雑誌、パンフレット、ニュースリリース、年次報告、請求書、注文書などがあります。

水平コミュニケーションでは、組織内の同じレベルの部門間での情報交換（すなわち, ピア・ツー・ピアのコミュニケーション）。 ほとんどの水平方向のコミュニケーションの目的は、サポートの要請や活動の調整です。 組織内の同じレベルの人々は、非公式かつ必要に応じて、問題や課題に取り組むために協力し合うことができます。 生産部門のマネージャーは、購買マネージャーと協力して、資材の出荷を早めたり遅らせたりすることができます。 財務マネージャーと在庫マネージャーをループさせ、組織が調整から最大限の利益を得ることができるようにすることもできます。 同じマネージャーを部下とする2人の従業員間のコミュニケーションも、水平コミュニケーションの一例です。 あるマネージャーが情報を共有することに消極的であったり、やる気がなかったり、共同作業の努力を自分の地位を脅かすものと見なした場合（縄張り意識）、水平方向のコミュニケーションに問題が生じることがあります。 このような場合、次のレベルのマネジャーは、会社の協力の価値観を強化するために、下に向かってコミュニケーションをとる必要があります。

対角コミュニケーションは、組織の異なるレベルの従業員間の機能横断的なコミュニケーションです。 たとえば、販売担当の副社長が製造担当の副社長に、ある製品の出荷がいつになるかを尋ねるメールを送ったとしたら、これは水平方向のコミュニケーションの一例である。 しかし、営業担当者がマーケティング担当の副社長に電子メールを送れば、斜めのコミュニケーションが発生したことになる。 ある部門から別の部門へコミュニケーションが行われる場合は、必ず送信者の上司もその輪に加わっていなければなりません。 マネージャーは、自分の部署で起きていることをすべて把握していないと、恥ずかしい立場に立たされたり、無能に見られたりすることがあります。

フラット化、マトリックス、製品ベースの構造を持つ組織では、対角線上のコミュニケーションが一般的になってきています。

• 組織内の異なる場所にいる上級社員と下級社員の関係を築くことができる。
• 上級管理職の仕事量を減らす

外部コミュニケーションの流れ

コミュニケーションは組織内で始まり、組織内で終わることはない。 外部コミュニケーションは、組織外の聴衆に焦点を当てる。 上級管理職は、広報や法務などの専門部署の助けを借りながら、ほとんどの場合、パブリックイメージに関連するコミュニケーションや、財務状況に影響を与える可能性のあるコミュニケーションを管理します。 第一レベルおよび中間レベルの管理職は、一般に、購買、雇用、マーケティングなどの業務上のコミュニケーションを担当します。

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