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Good Writing

On 9月 28, 2021 by

4.3 Good Writing

学習目標

  1. 優れたビジネス文書を特徴づける6つの基本品質を特定する。
  2. 優れた文章に貢献する修辞的要素と同義戦略を特定し説明する。

一つの共通の関心は、良い文章とは何か、という質問に簡単に答えることにあります。 私たちはライティングビジネスコミュニケーションの研究を進める中で、この質問に答えようとしています。 しかし、質問は単純かもしれませんが、答えは複雑であることを認識しておいてください。 エドワード・P・ベイリーBailey, E. (2008). ライティングとスピーキング New York, NY:

  • 優れたビジネス文章は、ルールに従い、
  • 読みやすく、
  • 読者を惹きつける。

これらの性質をより深く検証してみましょう。 ルールとは何なのか。 ルール」は、視聴者の期待や業界の基準、英語の先生が教えてくれたことに依存するのでしょうか、それとも、肯定的な例として挙げるような著者の素晴らしい文章に反映されているのでしょうか。 答えは「上記のすべて」ですが、明確にしておく点があります。 読者の期待値とドキュメントの業界標準のバランスを取る必要があり、バランスや妥協点を見出す必要があるかもしれません。 BaileyBailey, E. (2008). 書くこと、話すこと。 New York, NY: は、良い文章の基本的な基準の1つとして常識を指摘していますが、常識は経験の産物です。 バランスを取るには、読者の理解が決め手となる。 セミコロンを正しく使うことが、文章を成立させるために必要なこととは限らない。 読者は、あなたが書くものすべてに特別な注意を払うべきです。なぜなら、読者がいなければ、これ以上多くのライティングの課題は与えられないからです。 美術の学生が、遠近法を「曲げる」ことによって「ルールを破る」前に、正しい遠近法で場面を描く方法を知る必要があるように、作家は言語のルールを知る必要があるのです。 正しい言葉の使い方、適切な文法による文章の構成、論理的な段落の組み方などを熟知していることは、どんな課題でも使えるスキルです。 ビジネスシーンによっては、保守的な文章が求められることもありますが、創造性を発揮することが許されるだけでなく、義務付けられる分野もあります。 例えば、広告代理店やソフトウェア開発会社では、新しいアイデアを表現することが成功の鍵になります。 言語と正しい文章のルールに従うことで、作家は創造的なアイデアを明確に伝え、理解を促進する形で表現することができます。 読みやすい文章とは何でしょうか。 若い読者に対しては、ストレートでシンプルな用語を使う必要があるかもしれませんが、彼らの言葉の使い方を無視することは、人為的で不必要な障壁を作ることになります。 Miley Cyrusに言及した例は、ある読者層には有効でも、別の読者層には平板なものになるかもしれません。 専門的な用語は、正確な概念について書く際に、貴重な役割を果たすことがあります。 しかし、読者がその分野の用語にほぼ精通しているのであれば、業界用語を使うことで、読者との関係を築くことができる。 読みやすさは、作家がポイントを伝えるために見事な例示を選ぶことから生まれることもある。 また、聞き慣れない言葉の意味を明確にするために、文章に定義を盛り込むこともある。 また、何が起こっているのか、誰がその行動を実行しているのかを明確にするために、ダイナミックで具体的な動詞を選択することもある

ベイリーの第三のポイントは、読者の関心に関わることである。 読み手はそれを読みたいと思うだろうか。 この疑問は、あなたが書くものの多くを導くはずです。 私たちは、YouTubeやストリーミング・オーディオ、オンラインでのニュースなど、視覚、聴覚、マルチメディアのチャンネルを通じて、環境から情報を得ることが多くなっています。 そのため、読書に対する注意力が低下していると指摘する人もいます。つまり、書き手は短くてパンチのある文章やキャッチーなフレーズで読者にアピールする必要があるのです。 しかし、面白い記事、企画書、マーケティング資料などを夢中になって読む人はまだたくさんいます。

おそらく、読者の注意を引くために最も普遍的に役立つ戦略は、あなたの文章が読者のニーズをどのように満たすことができるかを述べることです。 質問に答える、問題を解決する、利益を上げる、コストを削減する方法を説明する、といった情報を文書で提供する場合、冒頭でその旨を記述するとよいでしょう。

More Qualities of Good Writing

Baileyの上記のリストに、良い文章を定義する追加の資質をいくつか追加してみましょう。 良い文章とは、

  • 読み手の期待に応えること、
  • 明確で簡潔であること、
  • 効率的で効果的であることです。

読み手の期待に応えるために、書き手は意図する読み手が誰か理解する必要があります。 ビジネスの場面では、上司、他部署の同僚、あるいは個人顧客や業者など、一人に向けて書くこともあります。 その人のことをよく知っていれば、親や同居人に手紙を書くのと同じように、簡単に書くことができるかもしれません。 その人を知らない場合でも、その人が就いている地位や自分の仕事との関係から、少なくともその人の期待についてある程度合理的に推測することができます。

他の状況では、グループやチーム、部署全体、あるいは見知らぬ多数の人に読んでもらう文書を書くことがあります。 このような場合、どのように相手の期待値を予測し、それに合わせて文章を作成すればよいのでしょうか。 当然ながら、想定される読者についてできる限り学びたいものです。 どの程度、どのような情報を得ることができるかは、状況によって異なります。 例えば、Webサイトのコンテンツを書く場合、そのサイトを訪れる人に会うことはないかもしれませんが、その人がなぜそのサイトに惹かれるのか、そこで何を読みたいと思うのかを予測することはできます。 読者について学ぶだけでなく、ライティングの課題とその目的を明確に理解することで、読者の期待に応えることができます。

明確で簡潔な文章に関する5番目のポイントを追加したのは、ビジネス文書において誤りを排除する傾向が高まっていることを反映しています。 エラーには、執筆から編集までの制作に関わるもの、読者の反応などがあります。 明確で簡潔な文章という2つの目標は、コミュニケーション全体の中心的な目標である「忠実さ」を指し示しています。 この概念は、信号やメッセージの途切れや誤解を最小限に抑えながら、意図した情報をすべて正確に伝えるという目標に関わるものです。 メッセージの崩壊を減らすために、文章やプレゼンテーションを含むドキュメントを設計することは、効果的なビジネスコミュニケーションの重要な部分です。 1日は24時間しかなく、私たちはますます少ない時間でより多くのことを行うことを求められ、締め切りはほぼ確実に短くなっています。 ライターとして、増え続ける期待にどう応えていけばいいのでしょうか。 ライティングの課題には、目標と求める結果を明確に理解することが求められますが、この2点のどちらかが曖昧だと、ライティングの効率は損なわれてしまいます。 書きたいものが頭の中で見え、類似文書の視点と聴衆のニーズが組み合わさっていれば、より効率的に書くことができるのです。 あなたが書いた文書は商品であり、同僚やビジネスに影響を与えるスケジュールで要求されることになります。 効果的な文書を効率的に作成する能力は、あなたの成功に貢献するスキルセットです。

6番目のポイントは、効果に重点を置いてこの考えを補強しています。 効果的な文章とは何でしょうか。 それは、目的を達成することに成功した文章です。 ライティング課題の目的、目標、望ましい結果を理解することが、この成功につながるのです。 例えば、雇用主はセールスレターを作成することで、セールスリードを増やしたい、あるいは販売につながる潜在的なコンタクトを獲得したいと考えるかもしれません。 しかし、読み手はそのような視点ではなく、”How does this help me solve X problem?”（この文書はどのようにX問題を解決するのに役立つか）という意識で文書を読みます。 この2つの目標をクリアしていれば、あなたの文章は効果に近づいていると言えるでしょう。 ここで、有効性は「近づく」という言葉で修飾され、ライティングはプロセスと製品の両方であり、あなたのライティングは絶えず改訂と改善の努力と注意を必要とすることを指摘しています。

Rhetorical Elements and Cognate Strategies

良いライティングを定義するもう一つのアプローチは、コミュニケーションにおいてよく知られた二つのシステムの目標をいかに満たすかに注目するという方法です。 これらのシステムの1つは、レトリックThe art of presenting an argument.の古典的な3つの要素から構成されています。 これらの要素は、ロゴス（論理）、エトス（倫理・信義）、パトス（感情に訴える）であり、古代ギリシャの教師アリストテレスが最初に提唱したものである。 レトリックはしばしばオーラルコミュニケーション、特にパブリック・スピーキングに適用されるが、優れたライティングの基本でもある。

2番目の目標は、同族戦略と呼ばれるものを含む。 視覚的言語をデザインする。 プロのコミュニケーターのための戦略（p.14）。 ニーダムハイツ、マサチューセッツ州。 Allyn & Bacon. Charles KostelnickとDavid Rogersによってここ数十年の間に開発された。 修辞的要素と同様に、同族戦略はパブリックスピーキングに適用することができるが、優れたライティングを身につける上でも有用である。 表4.2「修辞的要素とコグネイト戦略」は、これらの目標、目的、およびビジネスライティングでどのように実行されるかの例を説明しています。

表4.2「修辞的要素とコグネイト戦略」は、これらの目標、目的、およびビジネスライティングでの実行の例を説明しています。2 修辞的要素と認識戦略

Aristotle’s Rhetorical Elements 認識戦略 フォーカス における例 Business Writing
Logos Clarity Clear understanding 週明けには会社にも発表される予定です。 私は来月1日付で退職し、3年間の予定でシンガポール事務所に赴任することをお伝えします。
要点 明日の電話会議で、Seanは新しいチームメンバーを紹介し、プロジェクトのスケジュールと予算の概要を説明し、目標を達成するための各人の責任を明確にしたいと考えています。
配置 順序、階層、配置 私たちの部門はマトリックス構造を持っています。 製品開発グループは3つあり、製品のカテゴリーごとに1つずつあります。 また、製造グループ、財務グループ、販売グループがあり、3つの製品カテゴリーごとに異なるグループメンバーが配属されています。 マトリックスの中では、グループリーダーを置かないフラットな構造になっています。 8063>
Ethos Credibility Character, Trust ジェシーとは5年以上の付き合いがあるので、彼をアドバイザーとして強く推薦します。 このような、「痒いところに手が届く」ようなサービスを提供することが、私たちの願いです。 そのため、このような弊害が発生することはありません。 価格は、連邦税、州税、地方税を除いたものです。
参考資料 ソースとフレーム 2009年10月15日のビジネスウィークの記事によると、Doosanは韓国で最大のビジネスコングロマリットの一つであるとのことです。
Pathos Tone Expression I really have words to express how grateful to you’ve extended to me and my family in this hour of need.私は、この窮地に追い込まれたときに、あなた方が私と私の家族に与えてくれたすべてのサポートに、どれほど感謝していることだろうか？
強調 関連性 大統領が話している最中に、我々の組織のメンバーが大声で中断したことは不謹慎であった。
Engagement Relationship 忠実な兵士は、戦場で倒れた仲間を決して見捨てないと誓っている。

Key Takeaway

良い文章とは、正確さ、読みやすさ、魅力を特徴とし、読者の期待に応え、明確、簡潔、効率的、かつ効果的であることです。 修辞学的要素（ロゴス、エトス、パトス）と同類の戦略（明瞭さ、簡潔さ、配置、信頼性、期待、参照、トーン、強調、関与）は、優れたビジネス文書で達成される目標です。

エクササイズ

  1. あなたの興味を引くビジネス文書の一部を選択します。 なぜそれを読みたいと思ったのですか？ 6094>
  2. ビジネス文書を1つ選び、このセクションで紹介した「良い文章の資質」に従って評価してください。 あなたはその文章が「良い」ものであると考えますか？ その理由は何ですか、それともそうではありませんか。
  3. 文書に含まれるエトス、パトス、ロゴスを識別する。 クラスメートと共有し、比較することができる。

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