Best Practices for Small Business Record-Keeping

整理術の大家、近藤麻理恵がここでビジネス記録の話をしているとは思いませんが、確かに当てはまりますね。 「物事を整理するということは、自分の過去も整理するということです」

ビジネス記録は、ビジネスの取引と活動を証明するものです。

効果的な記録管理システムは、維持にあまり時間がかからず、簿記、納税準備、財務監査を合理化します。

以下のヒントに従って、確定申告の時期に血圧を下げられる記録管理システムを構築してください。 ビジネスが成長するにつれ、保管しなければならない紙やファイルの山も増えていきます。

まず、すべての記録に簡単にアクセスできるように、ペーパーレス化を進めましょう。 次に、ビジネス文書を整理するためのデジタル文書管理システムを導入します。

Check for record retention mandates

Record-keeping is not just about putting a smile on your tax preparer’s face.これは、記録保持の義務化をチェックすることです。

IRSおよび労働省（DOL）の記録保持の義務は、文書によって2年から6年の間で異なります。

非営利団体の免税証明書やビジネスタックスIDなど、一部のビジネス記録は決して無関係にはならないので、常に手元に置いておきましょう。

IRSの記録保持規則は、ビジネス収入、税控除、または税控除の計算や正当化に役立った記録に適用されます。

IRSは、あなたのビジネスの財務記録を過去7年まで、また、あなたが納税申告をしない場合や不正の疑いがある場合はさらにさかのぼって監査することができます。 ほとんどのCPAは、すべてのビジネス文書を、関係がなくなってから少なくとも7年間は保管するように言っています。

最も一般的なビジネス記録は以下の通りです。

• 従業員の名前、住所、連絡先
• 従業員のタイムシート
• 従業員の給与明細
• IRSに提出したすべての納税申告書
• 銀行の明細
• 保険書類
• 契約書

その他。 ローンや住宅ローンを含む

• 購入領収書
• 顧客からの請求書
• 税務申告書
• 財務諸表
• 減価償却スケジュール

事業登録書類

• 取締役会議事録
• 法務ファイル
• 電子メール

州によっては、さらに文書保管規則を指定することができます。 詳細については、各州の財務局のウェブサイトをご確認ください。

記録を生成する会計・給与ソフトを選ぶ

顧客の請求書や給与税申告書など、スモールビジネスの会計記録の作成は、ソフトに任せましょう

ほとんどの会計ソフトは顧客の請求書を生成することができます。 また、顧客に請求したときに売掛金を記録するなど、簿記の基本もソフトウェアが自動的に助けてくれるはずです。

ほとんどの会計ソフトウェアは、顧客の請求書を生成することができます。 出典 Xero

給与計算ソフトは、次のような給与税金の記録を作成する面倒を見てくれるはずです。

• Forms W-2
• Forms W-3
• Forms 1099-MISC
• Forms 1099-NEC, new in 2020
• Forms 941

Payroll ソフトウェアはこれらの書類を生成して、IRS、社会保障庁 (SSA) またはその両方である、該当機関に提出します。

Match records to transactions during bank reconciliations

Bookkeeping 101では、すべてのビジネス取引について文書を用意するよう教えています。 また、”li “は “li “であり、”li “は “li “であり、”li “は “li “である。 それはあなたがすべてのビジネスtransactions.

あなたの毎月の銀行照合中に、レコードにあなたの会計ソフトですべてのトランザクションを一致させるための理想的な時間です。 ビジネス・トランザクションを調べながら、一致する請求書、領収書、契約書があることを確認します。

お使いのソフトウェアで可能であれば、ビジネス記録を会計ソフトウェアに保存します。 Intuit QuickBooks Onlineでは、各取引にドキュメントを添付できるので、帳簿を開いた人は誰でも関連する記録を見ることができます。

会計ソフトのビジネス取引に直接記録を添付する。 出典 Intuit.

記録をバックアップして保護する

データ漏洩や自然災害が横行している時代です。 大惨事を避けるために、時間をかけて記録をバックアップし、保護しましょう。

紙やハードディスクに保存されている記録は、少なくとも別の場所にバックアップしておく必要があります。 すべての文書をデジタル化して、紛失、盗難、または破壊される可能性のある情報を保存します。

クラウドベースのソフトウェアに記録を保存すると、紛失のリスクは低くなりますが、盗難のリスクは高くなります。 ビジネス記録をオンラインで保存する場合は、固有の強力なパスワードでアカウントを保護し、2要素認証を有効にします。