2分ルールと、簡単なことを正しく行うためにもっと時間を使うべき理由

個人の生産性に興味があるなら、少なくともGTD (Getting Things Done) を聞いたことがあるはずだ。

GTDシステム全体は深く掘り下げる価値がありますが、そこには、生産性、集中力、時間管理を大幅に向上させる、見落とされがちな戦略が1つ含まれています。 2分ルールです。

生産性における2分ルールとは？

2分ルールの威力を理解するには、まず、それがGTDにどのように適合するかを理解する必要があります。

GTDシステムの基本については以前書きましたが、一言で言えば、システムは5つのステップに集約されます。 やるべきことをすべて、一元的なリポジトリに書き出す。 これは、紙、Googleドキュメント、またはプロジェクト管理ツールである可能性があります。 各タスクを実行可能な次のステップに分解します。 言い換えれば、この目標に近づくために次にすべきことは何かということだ。

GTDには、この5つのステップ以外にも多くのことがあります。 しかし、今注目したいのは、ステップ2です。 明確化のプロセスで、アレンは「2分未満で済むなら、今すぐやりなさい」と提案しています。 アレンが本当に言いたいのは、タスクを覚え続けるための努力が、今すぐそれを片付けることよりも多いなら、それをやりなさいということです。

これは当たり前のことのように思えるかもしれませんが、そこには隠された力があるのです。

The power of getting the small things right

E メールや用事を処理する許可を与える以外にも、2 分ルールは心の整理を助けるものでもあります。 そして、タスクを切り替えてから集中するまでに、23分以上かかるということも。 しかし、私たちが十分に考えていないのは、実際にマルチタスクをしようとする原因についてです。

有意義な仕事をしているときに気が散ってしまった最後の時間を思い返してみてください。

いずれやらなければならない潜在的なタスクをすべて抱え込むのではなく、それらを片付けて、重要なことにもっと集中できるようにします。

ToDoリストに残っている項目を片付けると、目の前のタスクに本当に集中するための心のスペースができます。 2分ルールで生産性を高める方法をご紹介します。 Click To Tweet

しかし、集中力を高めるだけでなく、小さな仕事を終わらせることには、さらにいくつかの利点があります：

• 物事を修正することは、力を与えてくれます。 私たちが単純な作業をすることに満足感を覚えるのには理由があります。 コンサルタントで作家のジョン・ブルベイカーによると、私たちの自信は、進歩を遂げることができるかどうかに基づいて増減するそうです。 5401>
• どんな進歩も、勢いと気分を高めます。 メールの返信でも、ブログのネーミングの研究でも、どんな小さなタスクでも、ToDoリストに書き込むと勢いがつき、気分が高まることが研究で明らかになっています。 簡単にできてすぐに終わるタスクは、習慣にするのがずっと簡単です。 アトミック・ハビッツの著者であるジェームス・クリアは、”一度正しいことをやり始めたら、それを続けるのはずっと簡単だ “と説明しています。

小さなタスクの難しいところ。

もちろん、これは思ったより簡単です。

2分ルールを実行しようとすると、書きたかった「簡単な」電子メールに何時間も費やしてしまうかもしれません。 これは、時間をかければ上達することですが、タスクにかかる時間をより正確に見積もるための方法がいくつかあります。

まず、心理学者が「参照クラス予測」と呼ぶものを使って、考え方を変えたいと思います。 これは基本的に、「過去にどれだけ時間がかかったか」という質問から、「この種のプロジェクトは私のような人にどれだけ時間がかかるか」というアプローチに変えることを意味します。

次に、自分を正直に保つために、RescueTimeなどのツールを使って、毎日どこに時間がかかっているかを正確に知ることができます。

RescueTime のアプリケーション & Web サイト レポートでは、使用している特定のアプリケーション、Web サイト、ドキュメント名やウィンドウによってデジタル時間を分類することもできます (特定のプロジェクトやメールに費やした時間を確認することができます)。 以前、「ロングテール」タスクを特定し、それに取り組むことができるという話を書きました。

精神的な余裕と集中力を高めるために、今すぐできる3つの小さなこと

小さなことを修正することは、心をクリアにして、集中するスペースを確保し、自信と勢いと気分を高める最善の方法の1つです。

AirBnBの開発者であるジョナサン・ホワイト氏は、次のように話しています。「最も生産的な人々を調べれば調べるほど、彼らはただ一生懸命働いているのではなく、毎日行う小さなことを最適化することから始めていることに気づきます」。「

ここでは、毎日より多くのスペースと時間を確保するための習慣を身につけるために、今すぐできる3つの小さなことを紹介します。

定期的に開催する会議ごとに、「なぜ」「何を」するかを答える

会議はほとんどの職場で「必要悪」の1つになっているものです。 会議を設定する側の意図は通常良いものですが（つまり、全員に最新の情報を提供する）。

実際、英国心理学会によると、非生産的な会議は、米国企業にとって、毎年なんと370億ドルもの損失をもたらしているとのことです。 幸運なことに、非生産的な会議の問題を2分以内に解決することができます。

以下は、Slackのエンジニアリング担当副社長のMichael Loppが自身のブログで説明している方法です。 まず、カレンダーを見て、「各会議で生み出されている価値は何か」と問いかけます。

1秒後には、その質問に答えられるようになっているはずです。 できなければ、その会議はキャンセルするか、別のもの（電子メールや電話など）に変えるべきでしょう。

次に、それぞれの会議について、答えてもらいたい質問を3つ書きましょう。 これは1分もかからないはずですが、2つの重要な結果をもたらします。 Loppが説明するように、

「まず、このミーティングにおける私の目標の枠組みを作る。 私にとって何が最優先事項で、機会があれば何を聞くつもりなのか」

「次に、3つの質問を思いつかなかった場合、『なぜこの会議に行くのか』と自問します。 会議はウイルスだ。 感染し、増殖する。 長く存在すればするほど、人間はなぜその会議が招集されたのかを忘れてしまうのです」

「3つの質問を考えるのに30秒以上かかったり、聞きたいことが一つも思い浮かばない場合は、明確な説明をしてその会議を断ります」。”

割り込み、メール、会話のためのオフィス時間を設定する

2分ルールで小さな仕事を乗り切り、時間と集中力を解放できるように、迅速なスケジュール変更で、会議、割り込み、気が散ることにも同じように対応できます。

何百人もの RescueTime ユーザーに仕事中の中断について調査したところ、98% の人が少なくとも数回中断されることなく 1 日を過ごすことができない (52% は頻繁に中断されると回答!)、ということがわかりました。

予期せぬ割り込みに翻弄されたり、解決策もなしに文句を言ったりするのではなく、毎日数分、割り込みのために特定の時間を確保してみてはいかがでしょうか。

これにより、日中の予期せぬ中断に対処しなくて済むだけでなく、入ってきた要求にどのように対処すれば、集中力を削がれることがないかを正確に知ることができます。 そして、生産性ハックとして職場環境のアップグレードを考える人はほとんどいませんが、いくつかの簡単な変更は、集中力と物事を成し遂げる能力に大きな影響を与えることができます。

まず、物理的な場所を考えてみましょう。 プリンストン大学の神経科学者によると、周囲の物理的な散らかりは、あなたの注意を奪い、パフォーマンスの低下やストレスの増加につながる可能性があるとのことです。

これは、単に机の上を片付けるということではなく、毎日、自分の直視するところにどんなリマインダーを置いているかを意識することです。 処理しようと思っていた本の束はありませんか？

マイケル・ロップが書いているように、「小さな故障を直す」ために数分かけることは、長期的にあなたを助けてくれます。

「私の机には、10分以内に直すことができる小さな故障があと5つあります。 これらは、私が1ヶ月間見つめてストレスを感じていた小さな壊れたもので、10分もすればその複合的な罪悪感がマシになる。 その 10 分のおかげで、デスクに立つのが楽しくなりました」

デジタル デバイスにも、同じデクラタリングのアドバイスが当てはまります。

数分かけて、デジタルな散乱状態を減らし、作業環境を集中させましょう。

2分で人生（と生産性）を変えることができる

小さなことは重要でないと考える罠に陥りがちです。 しかし、毎日のスケジュールや道筋を大きく変えるすべてが、大きな努力である必要はありません。 実際、小さな変化こそが、私たちの働き方や生き方に、はるかに大きな影響を与えることがあります。

そこで、数分かけて、自分の生活に2分ルールを適用できるところを見てみましょう。 小さなことを継続的に修正することで、どれだけの時間と精神的エネルギーを節約できるか、きっと驚かれることでしょう。