Tasse e interessi di mora sulle fatture scadute

Una fattura è un documento usato per fatturare ai clienti. Una volta ricevuta, una fattura obbliga una persona o un’azienda a pagare per beni o servizi resi. Ma cosa succede se qualcuno si rifiuta di pagare una fattura? Dopo aver fornito a un’azienda o a un individuo una notifica scritta, l’organizzazione che ha emesso la fattura può addebitare spese di ritardo o interessi di mora. In particolare, tuttavia, le regole e le leggi locali hanno un impatto sulle tasse in ritardo e sugli interessi valutati sulle fatture scadute.

Calcolo delle tasse in ritardo e degli interessi.

Cosa sono le tasse in ritardo?

Le aziende hanno la libertà di imporre un costo aggiuntivo o una tassa quando una fattura non viene pagata per un lungo periodo di tempo. Oltre a questa tassa, le aziende possono addebitare un tasso di interesse aggiuntivo sull’importo non pagato.

Perché addebitare tasse in ritardo?

Le tasse in ritardo sono incentivi per i clienti a pagare i servizi ricevuti e a pagare in un tempo ragionevole. Altrimenti, le aziende che forniscono quei servizi subiranno interruzioni e forse complicazioni nel loro flusso di cassa. In definitiva, questo può portare a complicazioni finanziarie, soprattutto per le piccole imprese.

Cosa crea una tassa di ritardo?

Le tasse di ritardo e gli interessi valutati sulle fatture scadute dipendono dal tempo che una società ha dato a un cliente o a un abbonato per pagare una fattura. La data di scadenza standard per una fattura è di 30 giorni dopo il ricevimento della fattura, ma può essere qualsiasi data determinata da un’azienda.

Se c’è una fattura non pagata dopo il tempo stabilito, le aziende possono addebitare importi di ritardo per le imprese e gli individui. Di solito, la clausola di un termine di pagamento contrattuale di un’azienda conterrà una clausola sulla struttura del pagamento e le eventuali penalità per i ritardi di pagamento. Questo può includere un tasso di interesse giornaliero o altre penalità standard.

Le penalità standard non sono regolate dagli stati o dal governo federale. Tuttavia, ci sono limiti statali sugli interessi. I tassi di interesse sono di solito quotati come percentuale annuale, ma possono essere calcolati annualmente, mensilmente, giornalmente, o davvero qualsiasi periodo di tempo.

Le leggi locali riguardano gli interessi addebitati sulle fatture in ritardo

Alcuni stati hanno una percentuale per i contratti con accordi scritti preesistenti che contengono tassi di interesse espliciti e un’altra percentuale per gli accordi che sono muti sulle tasse in ritardo. Per esempio, l’Alabama ha un tasso di interesse massimo legale dell’8% all’anno per gli accordi scritti e un tasso massimo del 6% all’anno per gli accordi che non contengono una clausola specifica.

Ecco alcuni esempi di tassi legali degli stati:

• La California limita il tasso del contratto al 12%.
• Il Massachusetts al 6%, a meno che ci sia un contratto.
• Colorado all’8% se non c’è un accordo e un massimo del 45%, uno dei limiti di interesse più alti del paese.
• Nevada non ha limiti per i tassi di interesse contrattati, altrimenti, c’è un prime rate alla più grande banca del Nevada più il 2%.

È lasciato alla discrezione di una società se addebitare ai clienti una tassa fissa o una percentuale della somma non pagata in ritardo. Le tasse e gli interessi di mora sono applicabili solo se il contratto originale, o l’accordo, creato tra le parti contiene una clausola esplicita e chiara sulle tasse di mora o sugli interessi.

Un esempio di una clausola chiara può essere “Gli account non pagati entro i termini sono soggetti a una tassa finanziaria mensile del %”. Questo dovrebbe essere mostrato in un carattere leggibile e in grassetto sul contratto vicino alla linea della firma per evitare qualsiasi conflitto.

Determinazione di una tassa di ritardo

Una società può determinare la tassa di ritardo e allegare una lettera di richiesta alla fattura successiva con il nuovo importo dovuto. Per determinare una tassa di ritardo, c’è un calcolatore online che richiede di inserire il numero di giorni (o mesi) di ritardo del pagamento, l’importo della fattura originale e il tasso di interesse che il vostro contratto specifica.

Per calcolare le tasse di ritardo con l’aggiunta del tasso di interesse, dividete il tasso annuale per 12 per tenere conto dei 12 mesi dell’anno. Se uno stato permette il 12% all’anno, ciò equivale all’1% al mese. Se avete una fattura di 1.000 dollari, l’interesse per quel mese è di 10 dollari.

Quando applicare una tassa di ritardo

È una buona pratica inviare un sollecito di pagamento al cliente prima di addebitare la tassa di ritardo o il tasso di interesse. Questo fornisce un periodo di grazia per i clienti, specialmente quando non si sa perché il cliente è in ritardo con un pagamento o non è caratteristico del cliente essere in ritardo con un pagamento.

È importante soppesare i pro e i contro di applicare una tassa di ritardo a un cliente. Ci sono spesso ragioni circostanziali per cui i clienti sono in ritardo con i pagamenti. Il primo obbligo di un’azienda dovrebbe essere quello di condurre affari onesti e veritieri e mantenere relazioni d’affari amichevoli, nel qual caso, applicare una tassa di ritardo non appena un pagamento è in ritardo o mancato causerà solo turbolenze e potrebbe costare al cliente.

Quando vengono applicate le tasse di ritardo?

Una tassa di ritardo può essere addebitata in qualsiasi momento dopo la scadenza di un pagamento (cioè dopo il periodo di 30 giorni della fattura). Tuttavia, un’azienda che valorizza le sue relazioni con i clienti offrirà un periodo di grazia tra il momento in cui il pagamento è dovuto e il momento in cui addebitano la tassa di ritardo accertata.

Interessi sulle fatture scadute

Applicare gli interessi sulle fatture non pagate è una pratica standard nella maggior parte delle industrie. Le aziende sono legalmente autorizzate ad addebitare un tasso di interesse. Ma questo tipo di interesse è applicabile solo se c’è un accordo esistente sulle spese di ritardo tra l’azienda e il cliente sui termini di pagamento e le condizioni di interesse sulle fatture non pagate. Se non c’è un accordo esistente, il cliente non è obbligato a pagare alcun interesse sulle fatture non pagate.

Anche se i tassi d’interesse non sono direttamente regolati, alcuni stati limitano l’importo che una società può addebitare in ritardo e limitano la percentuale del tasso di interesse. In genere, le aziende non dovrebbero addebitare più del 10% all’anno per le spese e le fatture in ritardo. Tuttavia, le organizzazioni dovrebbero controllare i regolamenti statali appropriati per confermare quale tasso percentuale è permesso nella loro giurisdizione.

Come evitare le tasse di ritardo e i tassi di interesse

Può essere uno spreco di tempo e risorse rintracciare i clienti per le fatture, e specialmente per le fatture non pagate. Per evitare di dover valutare tasse in ritardo e tassi di interesse sulle fatture, le aziende dovrebbero fornire un incentivo finanziario per pagare le fatture in tempo. Le organizzazioni possono considerare di offrire uno sconto per il pagamento completo in anticipo o entro il periodo di pagamento della fattura. Questa è una tattica di successo per evitare di avere a che fare con spese in ritardo o tassi di interesse nei confronti dei clienti e rischiare una relazione d’affari.

Per essere sicuri di non lasciare involontariamente le fatture non pagate, le aziende dovrebbero investire in buoni sistemi di contabilità. Considerare la creazione di promemoria e avvisi elettronici per aiutare a mantenere l’organizzazione e ad effettuare i pagamenti in tempo. L’impostazione di pagamenti o trasferimenti elettronici può anche rendere facile redigere direttamente dal vostro conto aziendale all’azienda o al fornitore di servizi.

Ovviamente, nessuna di queste informazioni deve essere presa come un consiglio legale o finanziario, né deve dissuadervi dal cercare l’assistenza di un avvocato, contabile o professionista dei servizi finanziari autorizzato. Ma se volete assicurarvi che le politiche della vostra azienda riguardo alle tasse in ritardo o agli interessi valutati sulle fatture scadute siano coerenti con le migliori pratiche, questo è un ottimo punto di partenza!

Calcolatore di interessi mensili e giornalieri per calcolare gli interessi sulle fatture non pagate.