Suggerimenti dai professionisti: Iniziare o espandere un’attività di pensione

Hai anni di conoscenza ed esperienza nella cura, nell’addestramento e nell’equitazione dei cavalli. Ultimamente, hai notato che non ci sono abbastanza stalle o strutture di allenamento disponibili per servire i proprietari di cavalli nella tua zona. Così hai deciso che è il momento di capitalizzare l’opportunità.

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A prescindere dal fatto che i vostri obiettivi siano quelli di stabilire un nuovo stabile o di espandere la vostra struttura attuale per far crescere una base di clienti esistente, c’è molto da considerare prima di fare pubblicità per i clienti.

Il lavoro di base

“Iniziare con la creazione di un business plan”, ha detto Jill Paxton, ex direttore degli studi equestri e di gestione equina presso l’Università di Findlay in Ohio.

Un business plan permette di identificare gli obiettivi a breve e lungo termine e richiede di sviluppare una strategia per raggiungere questi obiettivi.

Un business plan ben sviluppato terrà conto di tutti i costi associati alla gestione di una stalla e in definitiva della sua redditività.

“Un business plan è indicativo di un’operazione che ha uno scopo di lucro, che è importante per l’IRS ed è essenziale per assicurare il finanziamento. I finanziatori vorranno vederne uno con qualsiasi tipo di richiesta di prestito aziendale”, ha detto Amy E. Sherrick-von Schiller, professore associato di Equine Business Management al Cazenovia College di New York.

Durante il processo di sviluppo di un business plan, indagate su quali tipi di assicurazioni sono richieste per i servizi che intendete offrire.

“In genere è richiesta una qualche forma di polizza di responsabilità generale commerciale, così come una polizza di cura, custodia e controllo, poiché la struttura avrà in custodia i cavalli di altre persone”, ha notato Sherrickvon Schiller.

Se già gestite una scuderia, ma avete intenzione di offrire nuovi servizi come cliniche o spettacoli, potrebbe essere richiesta un’assicurazione aggiuntiva oltre alla polizza che già avete. Invitare esterni o istruttori ad usare la struttura potrebbe anche richiedere una copertura assicurativa aggiuntiva o diversa.

Le tariffe delle polizze variano in base alla disciplina e al livello di rischio associato alla disciplina. A seconda della compagnia assicurativa, potrebbe anche essere richiesta una recinzione perimetrale per impedire a un cavallo sciolto di uscire dalla proprietà.

Le polizze assicurative proteggono in una certa misura, ma salvaguardate ulteriormente i vostri investimenti con moduli di liberatoria di responsabilità. Richiedete ad ogni cliente di firmare le liberatorie di responsabilità.

“Disporre in modo che i clienti firmino un modulo di liberatoria standard per cavalcare il proprio cavallo o quello di un altro sulla proprietà”, ha detto Paxton. “Una liberatoria dovrebbe anche affrontare ciò che accade se il cavallo è ferito”.

Stabilire contratti dettagliati per tutti i vostri servizi e richiedere che i clienti firmino un contratto prima che qualsiasi servizio venga fornito.

“I contratti possono essere necessari per l’accordo di imbarco, l’accordo di formazione, la spedizione, la vendita o qualsiasi altra cosa che l’azienda può offrire”, ha detto Sherrick-von Schiller. “Chiedete al vostro avvocato di scrivere o rivedere i contratti in modo che siano efficaci e seguano le leggi statali applicabili”.

Gioco di numeri

La realtà è che le strutture di imbarco operano con margini di profitto ridotti.

“Nel momento in cui si considerano i costi per il fieno, il grano, la biancheria da letto, la manodopera per l’alimentazione, la pulizia delle stalle, il rifornimento, ecc, le spese di pensione in genere non lasciano molto da parte”, ha detto Sherrick-von Schiller.

Massimizzare i profitti calcolando le spese previste. I mangimi, il fieno e le lettiere sono spese sostanziali; tuttavia, a seconda delle dimensioni della struttura, ci possono essere opportunità di negoziare risparmi basati sull’acquisto di lettiere o cereali all’ingrosso, che possono aumentare i margini di profitto complessivi.

Anche i costi del lavoro sono significativi. “Una piccola stalla con un paio di cavalli può non aver bisogno di manodopera extra”, ha detto Paxton. Quando una struttura raggiunge 10 o 20 pensionanti, la domanda diventa: Quanta manodopera sarà necessario assumere per portare a termine il lavoro?

“C’è un numero magico di cavalli (che varia, ma spesso si verifica intorno ai 10 cavalli) che una struttura può gestire con un livello minimo di personale”, ha aggiunto Paxton. “Spesso la gente pensa che l’aggiunta di due o tre stalle aumenterà i profitti, quando in realtà aumenta la necessità di manodopera e potrebbe non ripagare se stessa”.

Le spese di manutenzione sono spesso trascurate. Considera i costi associati alla falciatura/aratura, alla manutenzione dell’arena, ai servizi e allo stoccaggio/rimozione del letame.

In gran parte, le tue tariffe dipenderanno dai servizi offerti. Una scuderia che offre buone cure, ma strutture limitate, non è in grado di far pagare tanto quanto le stalle vicine con arene, salti, luci, sentieri, ecc.

Le strutture che offrono comodità come stalle riscaldate, bagni, aree di visualizzazione riscaldate, arene al coperto, ecc, sono in grado di comandare tariffe più alte. Non solo le tariffe più alte coprono le spese associate a questi lussi, ma le tariffe aggiuntive creano un’opportunità per aumentare i margini di profitto.

A seconda della posizione geografica e del mercato di destinazione, i clienti sono disposti a pagare molto di più per avere accesso a queste comodità.

Il numero di cavalli che la vostra struttura può sostenere dipenderà in gran parte dal terreno per l’allenamento e da come scegliete di utilizzare i paddock disponibili. A

pianifichi di sostenere i cavalli dal punto di vista nutrizionale durante l’allenamento, o i paddock saranno usati principalmente per l’esercizio?

La tua risposta a queste domande contribuirà alle tue spese e alla tariffa che definisci. L’allenamento potrebbe essere un’amenità che i clienti sono disposti a pagare, soprattutto nelle zone in cui i prezzi dei terreni sono più alti.

“Tutti questi possono essere inclusi o addebitati come spese aggiuntive”, ha detto Paxton. “Fai un’indagine di mercato e vedi cosa stanno facendo pagare i fienili intorno a te, così non sei fuori dal campo da gioco”.

Se la pensione “ruvida” (24/7 turnout) è un’opzione per i clienti, ci saranno momenti di tempo estremo che i cavalli avranno bisogno di entrare fuori dagli elementi?

“Spiega tutto in anticipo, in modo che i proprietari siano consapevoli che i cavalli saranno portati dentro per la loro protezione e che avrà un costo extra”, ha sottolineato.

Tariffe per il servizio

Cercate opportunità per espandere la vostra struttura attraverso tariffe per servizi aggiuntivi. Lezioni, addestramento, vendite, rimorchiare e/o ospitare eventi offrono opportunità di crescita.

Prima di pubblicizzare nuovi servizi, decidi cosa ti aspetti dai tuoi clienti e cosa includerai nei normali servizi di pensione.

Richiederete a tutti i clienti di seguire lo stesso regime di sverminazione? Se è così, il costo dei farmaci e il vostro tempo per somministrare il dewormer è calcolato nella tariffa mensile della pensione. Tuttavia, se un programma di sverminazione regolato non è obbligatorio, offritevi di somministrare il farmaco per una tassa nominale.

I costi dei servizi si sommano. “Trattenere i cavalli dei clienti per il veterinario o il maniscalco, medicare, governare, ecc. si sommano e fanno una grande differenza per il tuo reddito”, ha aggiunto Sherrick-von Schiller.

Prima di lanciarsi ed espandere la vostra lista di offerte, chiedete ai proprietari di cavalli per quali servizi sarebbero disposti a pagare se i servizi fossero offerti nella loro struttura. A seconda dell’approccio che si adotta, il costo dei servizi aggiuntivi può essere incluso nella pensione mensile o può essere delineato in un programma di pagamento separato.

Tali servizi includono, ma non sono limitati a:

• cambiare le coperte
• avvolgere/svolgere le zampe
• pulizia
• curare le ferite
• bagnare le zampe/guanti
• registrare video di un cavallo in vendita
• somministrare medicine
• accogliere richieste speciali di uscita … e altro.

Fai domande

Anche se i servizi offerti nella tua struttura sono in gran parte determinati dalla tua esperienza e dal personale disponibile, scopri quali servizi i clienti vogliono, ma non possono trovare.

Esplora le stalle simili e scopri quali servizi sono offerti in quelle strutture. Decidi quale gruppo di proprietari di cavalli puoi servire meglio. I cavalieri ricreativi probabilmente richiederanno meno extra rispetto ai concorrenti di alto livello, ma i cavalieri altamente competitivi e quelli che tengono i loro cavalli in allenamento regolare sono anche disposti a pagare per più servizi.

Una volta che hai determinato quali servizi puoi offrire, esplora quale sia la “tariffa corrente” nella tua zona. La “tariffa corrente” è solo una parte dell’equazione. I clienti sono disposti a pagare per le strutture di cui sono soddisfatti, quindi non abbiate paura di far pagare un premio per strutture e servizi premium.

“Chiedete in giro e vedete perché i pensionanti locali sono felici dove sono, o perché non lo sono”, suggerisce Sherrick-von Schiller. Parlate con i proprietari di negozi di articoli sportivi, maniscalchi e altre persone che hanno regolarmente a che fare con i proprietari di cavalli per vedere cosa è necessario in una zona.

Ha continuato a dire che molte volte, “Le persone (proprietari di stalle) non fanno i loro compiti a casa per capire quanto costerà loro costruire/gestire una struttura per la pensione prima di tuffarsi. Una cattiva gestione può portare a proprietari di cavalli infelici che se ne andranno, e un tasso di turnover più alto con dipendenti infelici – nessuna delle due cose è buona per gli affari”.

Tempo di espansione

Se la vostra stalla è piena, avete una lista d’attesa, o semplicemente avete il desiderio di espandervi, è possibile. Ci possono essere costi significativi associati all’espansione, quindi prima discuti i tuoi piani con il tuo consulente finanziario o CPA.

La tua motivazione per l’espansione potrebbe includere un desiderio di diversificazione per includere altre discipline o come risposta alle richieste dei clienti di servizi aggiuntivi. Forse hai notato che la comunità equestre nella tua zona sta crescendo a causa delle condizioni esterne del mercato.

In ognuno di questi scenari, non dimenticare di considerare l’impatto di ogni cavallo in più sulla struttura nel suo complesso. “Il vostro fornitore di mangime e fieno sarà in grado di fornire l’aumento?” Ha chiesto Paxton. Potrebbe essere necessario un secondo fornitore per tenere conto di più cavalli.

Inoltre, avrete bisogno di più paddock o arene per ospitare più cavalieri e cavalli? Se i piani non includono la costruzione di nuovi spazi, le ore di funzionamento potrebbero dover essere ampliate e/o potrebbe essere necessario un programma per assicurare che i cavalieri ricevano molto tempo nelle arene o nei recinti coperti.

È probabile che abbiate bisogno di personale aggiuntivo. Aggiungere troppe responsabilità extra al personale esistente della stalla può portare a dipendenti sovraccarichi di lavoro e al burnout, nonché a un morale basso, il che è negativo per gli affari, ha aggiunto Sherrick-von Schiller.

Infine, non trascurate come l’aggiunta di cavalli abbia un impatto sui costi di assicurazione e manutenzione.

I piani di espansione potrebbero sembrare buoni sulla carta, ma assicuratevi che i vostri clienti attuali siano contenti dei servizi forniti e siano un sostenitore della vostra attività.

“Il networking e il passaparola sono i mezzi più efficaci per ottenere informazioni nel settore dei cavalli”, ha sottolineato Sherrick von Schiller, “Se gli attuali pensionanti stanno avendo un’esperienza positiva, la condivideranno. Se gli attuali pensionanti sono infelici, condivideranno sicuramente anche questo. Quindi, prima di iniziare l’espansione, assicuratevi che i vostri pensionanti in uscita siano felici”.

Buoni affari

Gestire una pensione di successo è un delicato equilibrio tra l’esperienza equina e le abilità commerciali affinate. Coltivare una competenza in entrambe le aree può essere impegnativo; tuttavia, è necessario per la sostenibilità a lungo termine.

Definire chiaramente le regole della stalla associate all’uso del ring, all’allenamento, alla manutenzione e a qualsiasi servizio che potrebbe comportare un costo aggiuntivo. “Più sei specifico in anticipo, più tutti saranno felici perché conoscono le aspettative”, ha detto Paxton. “Quando si è vaghi o le regole non sono definite, le persone assumono le cose dal loro punto di vista e possono diventare infelici”.

Comunicate chiaramente con i vostri clienti. “All’inizio di gennaio di ogni anno, inviate una lista di spese per l’anno – e questo dovrebbe rimanere coerente per 12 mesi”, ha detto. Includete qualsiasi aumento di metà anno nei costi del carburante o del mangime che prevedete per evitare di aumentare i prezzi a metà della stagione.

“I clienti metteranno in preventivo questi costi”, ha aggiunto. Condividi i tuoi piani di espansione con gli attuali pensionanti. Informateli dei cambiamenti nell’affluenza o della necessità di trasferire le loro attrezzature. Permettete loro di essere parte dei cambiamenti; non spostate semplicemente i loro effetti personali e lasciate che lo scoprano quando si presentano per la loro prossima corsa.

Più importante, “Assicuratevi che gli attuali pensionanti non stiano ‘perdendo’ qualcosa per cui stanno pagando e che siano contenti dei nuovi pensionanti quando arrivano”, ha concluso Sherrick-von Schiller.

Messaggio da portare a casa

Iniziare o espandere una pensione può essere un’impresa piacevole, soddisfacente e redditizia. Tuttavia, se non è gestita come un business, può risultare in insoddisfazione per gli ospiti e i dipendenti, e possibile rovina finanziaria per il proprietario. Non prendete questi passi alla leggera; cercate un consiglio professionale e includete il vostro commercialista, l’agente assicurativo e l’avvocato in tutte le vostre discussioni per iniziare o espandere una pensione equina.