Qual è lo strumento più popolare per la fatturazione e la gestione dello studio?

Per molti terapisti, la logistica degli affari è uno degli aspetti meno convincenti della gestione di uno studio privato fiorente. Il marketing, la gestione delle note sui clienti e la fatturazione distraggono da ciò che è più importante: passare il tempo con i clienti.

Noi di Zencare aiutiamo sul fronte del marketing, quindi eravamo naturalmente curiosi di conoscere i migliori strumenti per la fatturazione e la gestione della pratica. Abbiamo intervistato e analizzato i risultati di oltre 100 terapisti della comunità di Zencare per sapere quali strumenti di gestione della pratica sono preferiti dai terapisti che esercitano la professione privata.

Continuate a leggere per la nostra visione onesta e di prima mano degli strumenti più popolari, comprese le caratteristiche che i terapisti apprezzano di più, le loro caratteristiche da sogno e i veri discorsi su costi, facilità d’uso e integrazione.

SimplePractice è la piattaforma preferita!

I risultati sono arrivati, e SimplePractice vince! Più di un terzo dei terapeuti di Zencare (34%) intervistati utilizza SimplePractice, il che la rende la piattaforma di fatturazione e gestione software preferita dai terapeuti della nostra rete.

SimplePractice ha ottenuto un punteggio di 8.7/10 di soddisfazione tra i terapisti che lo usano, con il 90% dei terapisti che citano la “facilità d’uso” come la caratteristica che apprezzano di più.

I terapisti utilizzano una grande varietà di strumenti di fatturazione e di gestione della pratica – nessuna piattaforma è maggioritaria.

Siamo rimasti sorpresi nell’apprendere che esistono così tante opzioni diverse per la fatturazione dei terapisti e i servizi e metodi di gestione della pratica. Nel nostro sondaggio, i terapisti hanno indicato 15 modi diversi per gestire la fatturazione e le informazioni sui pazienti, comprese le piattaforme online, i sistemi offline/cartacei e il lavoro con un professionista della fatturazione. Nessuna singola metodologia ha catturato la maggioranza del mercato; invece, la maggior parte dei terapisti sembra trovare uno strumento e un sistema che funziona meglio per loro. Ecco la ripartizione di quali piattaforme usano i terapeuti intervistati:

• SimplePractice (34%)
• Office Ally (16%)
• Offline/Paper-based (13%)
• TherapyNotes (11%)
• Therapy Appointment (6%)
• Theranest (5%)
• Billing professional (4%)
• My ClientsPlus (3%)
• Availity (2%)
• ShrinkRapt (2%)
• A+Delphi (1%)
• Carepaths (1%)
• CounSol (1%)
• Optum (1%)
• Therapist Helper (1%)

SimplePractice, Office Ally e TherapyNotes costituiscono la maggior parte del mercato.

Insieme, i tre principali strumenti di fatturazione e gestione della pratica online – SimplePractice, Office Ally e TherapyNotes – rappresentano il 61% di tutti i metodi di fatturazione e gestione della pratica utilizzati. SimplePractice (34%) è in testa, seguito da Office Ally (16%) e TherapyNotes (11%).

I terapisti scelgono SimplePractice e TherapyNotes per la facilità d’uso, e Office Ally e i sistemi offline basati su carta per il costo e l’accessibilità.

Perché i terapisti scelgono ciascuna piattaforma? Sembra un compromesso tra facilità d’uso e costi.

SimplePractice e TherapyNotes in materia di facilità d’uso.

Il 90% dei terapeuti ha citato la “facilità d’uso” come caratteristica principale sia per SimplePractice che per TherapyNotes.

Cosa rende la scelta numero 1, SimplePractice, unicamente facile da usare? Abbiamo parlato con i terapisti di Zencare e abbiamo appreso che amano le applicazioni mobili della piattaforma, il processo di assunzione completamente elettronico e l’estetica user-friendly.

SimplePractice ha applicazioni mobili sia per iOS che per Android – sull’app store di iOS, vanta 4.289 recensioni con una media di 4..7 stelle su 5.

Immagine per gentile concessione di SimplePractice

“Mi piace e uso sempre l’app mobile di SimplePractice”, dice il dottor Ruben Hopwood, uno psicologo con licenza a Cambridge, Massachusetts.

Il dottor Hopwood cita queste caratteristiche come vantaggi dell’app SimplePractice:

• Controllare qualsiasi oggetto/documento in sospeso
• Inviare e ricevere messaggi istantanei sicuri dai clienti (ad es. i clienti possono avvisarlo direttamente quando sono in ritardo)
• Eseguire i pagamenti
• Controllare e modificare il calendario
• L’interfaccia tra il computer e l’applicazione mobile rende il lavoro facile e accessibile

Kristen Acciari, un’assistente sociale clinica autorizzata a Warwick, Rhode Island, dice che la ragione fondamentale per cui ha scelto SimplePractice rispetto a qualsiasi altro strumento è il processo di assunzione completamente elettronico. “E’ un valore indispensabile – come studio di gruppo con sei medici, non c’è modo di gestire il nostro attuale volume di clienti con il nostro vecchio modulo cartaceo e il processo di trascrizione dei dati.”

Anche l’estetica può essere un altro motivo per cui i fornitori scelgono SimplePractice – il 31% degli utenti intervistati apprezza l’aspetto generale di SimplePractice.

Immagine per gentile concessione di SimplePractice

“Il software è facile da usare, molto interattivo e piacevole alla vista”, dice la dottoressa Sarah Karytko, una psicologa che usa SimplePractice nel suo studio a Brookline, Massachusetts.

TherapyNotes, d’altra parte, potrebbe non avere una app (ancora!), ma gli utenti sembrano soddisfatti del prodotto complessivo. “Ho usato Therapy Notes per oltre un anno, e sono stato molto soddisfatto sia della sua funzionalità che della facilità d’uso”, dice Jamie Bloom, un assistente sociale clinico con licenza a Brooklyn, New York.

Immagine per gentile concessione di TherapyNotes

TheraNest, che il 5% dei terapeuti intervistati usa, ha un’app per iOS – anche se con solo 9 recensioni sull’App store al momento della scrittura, potrebbe essere (letteralmente!) sottovalutato. Stephanie Saklad, una terapista delle arti creative con licenza nel Queens, New York, usa felicemente TheraNest da circa due anni. Come arteterapeuta, apprezza il fatto che “c’è una parte in cui posso scansionare i documenti in modo da poter scansionare le opere d’arte dei clienti, così come i loro documenti di assunzione”.

Office Ally e altri strumenti gratuiti vincono sul costo.

Tre quarti dei terapeuti hanno indicato il “costo/accessibilità” come la cosa principale che piace loro di Office Ally.

E questo ha senso – perché la maggior parte di Office Ally è gratuita! (Con una tassa di reclamo non par, che si applica quando il 50% o più del volume di reclamo mensile è a pagatori non par).

Immagine per gentile concessione di Office Ally/Vimeo

Che si confronta con una tassa base di $39-$59/mo per SimplePractice e $49-$59/mo per TherapyNotes – e che è prima di tasse aggiuntive per l’elaborazione delle richieste, carte di credito tasse, e caratteristiche aggiunte come tele-terapia.

Similmente, i terapeuti che usano i propri sistemi o sistemi basati su carta scelgono questa strada per i vantaggi di costo.

Claudia Giolitti, una psicoterapeuta con licenza a New York City, usa Google Sheets di G-Suite per la sua pratica. G-Suite è la versione orientata al business dei prodotti di Google, e offre la possibilità di firmare un Business Associates Agreement (BAA) per essere sicuri HIPAA; Google Sheets funziona come Excel, permettendo agli utenti di costruire e gestire fogli di calcolo.

Giolitti ama il fatto di poter gestire il suo lavoro di amministrazione aziendale gratuitamente – ma in termini di estetica e facilità d’uso, non è così venduta. “Sarebbe bello se avesse la funzione di correzione automatica, o modelli di diversi moduli utili”, dice. “Per esempio, un modello di modulo per le tasse, le spese, il reddito, il registro dei servizi dei pazienti, ecc. Inoltre, un’opzione sicura con password per condividere i moduli tra i terapisti dello stesso studio, e un aspetto migliore. E’ abbastanza semplice e verde!”

I terapeuti sono generalmente soddisfatti delle loro scelte!

I terapeuti hanno imparato l’arte di essere felici? Per la maggior parte, sono clienti soddisfatti! Quasi la metà degli utenti delle tre principali piattaforme online ha indicato di essere complessivamente soddisfatta della piattaforma scelta.

Circa la metà dei terapeuti che utilizzano SimplePractice (47%) ha indicato di essere complessivamente soddisfatta e di non avere lamentele. Poco più di un terzo degli utenti (37%) vorrebbe che la piattaforma fosse più conveniente, seguito dal 17% dei terapisti che ha trovato il servizio clienti non utile o accessibile.

Caratteristiche da sogno: i terapisti vorrebbero che le loro piattaforme avessero l’invio sicuro di e-mail in batch, la possibilità per i clienti di caricare documenti, e più capacità di branding dello studio.

Fatturazione e strumenti software potrebbero prendere nota: i terapisti hanno un sacco di idee per il miglioramento!

“Vorrei poter utilizzare la messaggistica sicura per inviare un’e-mail completa a tutti i pazienti in una sola volta sugli aggiornamenti dello studio”, dice il dottor Karytko, cliente SimplePractice altrimenti soddisfatto. “Attualmente, posso inviare in modo sicuro messaggi individuali ai pazienti, ma un’esplosione di e-mail sarebbe preferibile.”

Anche il dottor Hopwood ha alcune idee per SimplePractice. “Un elemento di cui ho davvero bisogno e che attualmente non è disponibile è la capacità per i clienti di caricare i documenti che richiedo, come le copie dei rapporti di valutazione, le informazioni mediche, i riassunti delle dimissioni o dei test e i moduli di rilascio delle informazioni”. Un altro desiderio (che si autodefinisce minore)? “

Brennan Mallonee, un consulente di salute mentale con licenza a Somerville, Massachusetts, usa MyClientsPlus – e mentre apprezza il servizio clienti sempre cordiale, vede un margine di miglioramento in termini di caratteristiche. “La programmazione, gli avvisi di appuntamento e la carta di credito in archivio sono fatti attraverso Jituzu, che apparentemente era una società separata da MyClientsPlus. Alcune delle integrazioni tra i due sistemi sono ancora un po’ ingombranti.”

L’utente di G-Suite Giolitti aggiunge un’ultima caratteristica da sogno: la capacità di “impostare promemoria degli appuntamenti per i clienti e inviare email automatiche quando è il loro compleanno!”

I sistemi cartacei e offline sono ancora la scelta #3!

La gestione cartacea appartiene al passato? Non ancora, sembra – dei terapeuti intervistati, il 13% ha indicato che gestiscono la loro fatturazione offline o con un sistema cartaceo. Questo rende la gestione cartacea la terza opzione preferita, tra Office Ally (16%) e TherapyNotes (11%).

Perché alcuni terapeuti scelgono di rimanere offline? L’85% indica il costo e l’accessibilità come la cosa numero uno che gli piace di rimanere senza tecnologia. Ma i terapisti sembrano anche abituati al sistema che hanno sviluppato – il 70% indica la facilità d’uso come la ragione per cui preferiscono rimanere su carta, includendo commenti come:

• “Mancanza di problemi che ho sperimentato con strumenti basati sulla tecnologia”
• “Sono abituato”
• “Nessun rischio di sicurezza digitale”

Saluti divertenti: Un terapeuta ha condiviso che il suo “marito fa la mia fatturazione” e che preferisce questo metodo perché “non fa errori e segue i rimborsi in ritardo”. Ci piace il lavoro di squadra! E un intervistato ha “auto-creato” la propria piattaforma – spirito imprenditoriale proprio lì!

Molto pochi terapisti esternalizzano ad un professionista della fatturazione.

Nonostante i loro impegni, quasi tutti i terapisti intervistati hanno gestito la propria fatturazione e la gestione della pratica, con solo il 4% che lavora con un professionista assunto per la fatturazione. La #hustle è reale!

I terapisti di NYC, Boston e Rhode Island hanno scelte simili quando si tratta di piattaforme di gestione della pratica – ma gli abitanti del Rhode Island sono un po’ più diversificati nelle loro preferenze.

Le piattaforme preferite differiscono per area geografica? I risultati non differiscono molto tra le tre regioni intervistate, con differenze molto lievi nell’ordine della piattaforma principale.

Per i terapisti di NYC, SimplePractice ha conquistato oltre un terzo dei terapisti (37%), seguito da offline/cartaceo (16%), Office Ally (14%) e TherapyNotes (9%).

Quasi la metà dei terapisti di Boston ha mostrato la propria fedeltà a SimplePractice (45%), seguito da Office Ally (20%), offline/cartaceo (15%) e TherapyNotes (10%).

I terapisti del Rhode Island erano più distribuiti nei loro metodi preferiti, con l’opzione più popolare, SimplePractice, che catturava meno di un terzo dei terapisti; questo era seguito da Office Ally (15%), un pareggio tra TherapyNotes e Therapy Appointment (13% ciascuno), e offline/cartaceo (8%).

Conclusione? SimplePractice vince per la facilità d’uso e l’abbondanza di funzioni, Office Ally vince per il costo e l’accessibilità, e TherapyNotes potrebbe essere una gemma sottorappresentata – con un punteggio di soddisfazione parallelo a SimplePractice.

Scopri di più su ogni piattaforma di fatturazione e gestione della pratica attraverso la nostra analisi delle caratteristiche e dei costi di TherapyNotes, TheraNest, Office Ally e SimplePractice, comprese le recensioni dei fornitori Zencare. Ecco come scegliere tra SimplePractice e TherapyNotes e un confronto tra le piattaforme di fatturazione e gestione della pratica dei terapisti.

Avviate o cercate di far crescere il vostro studio privato? Unisciti alla rete di terapisti di Zencare per far parte di una comunità di supporto di fornitori controllati! Puoi fare domande tramite il nostro attivo servizio di posta elettronica, costruire una presenza professionale online e ricevere referenze per clienti che si adattano perfettamente alla tua pratica. Fissa una chiamata gratuita con il nostro Therapist Success Team oggi stesso per saperne di più.

Il nostro sondaggio è stato inviato a oltre 500 terapeuti della rete Zencare a New York City, Rhode Island e Massachusetts dal 18 al 21 gennaio 2019. La nostra analisi è stata condotta sulle 102 risposte che abbiamo ricevuto dai fornitori.

.