Project Roadmap: Che cos’è e come crearne una per gestire le aspettative degli stakeholder?

In questo articolo, imparerai come creare una roadmap di progetto per gestire le aspettative degli stakeholder e mantenere il tuo team in pista per rispettare le scadenze.

Diremo anche:

• Cos’è una roadmap di progetto?
• Come è diversa da un piano di progetto?
• Ragioni per cui dovresti creare una roadmap
• Modelli di roadmap di progetto
• Come creare una timeline di roadmap?
• Come tenere aggiornati gli stakeholder con le roadmap?

Come project manager, il tuo lavoro è tenere aggiornati gli stakeholder senza concentrarti sui dettagli quotidiani. Allo stesso tempo, vuoi mantenere la tua squadra concentrata sui compiti quotidiani.

Per la fine di questo articolo, imparerai come mantenere questo equilibrio usando una roadmap per il tuo progetto.

Iniziamo.

Cos’è una roadmap di progetto?

Una roadmap di progetto è una panoramica visiva di alto livello di un progetto. Tipicamente rappresentata su una linea temporale, una roadmap consiste in:

• Portata del progetto: L’ambito del progetto rappresenta la visione d’insieme di ciò che vuoi ottenere alla fine del progetto.
• Deliverables: I deliverable sono l’output o i risultati finali delle attività di un progetto. I deliverable possono essere qualsiasi cosa – un documento, un software, o anche un prodotto fisico finito.
• Programma di alto livello del progetto: La schedulazione descrive l’ordine cronologico in cui le attività del progetto vengono fatte e le pietre miliari raggiunte.
• Pietre miliari del progetto: Le pietre miliari sono eventi sulla linea temporale del progetto che indicano un cambiamento nella fase del progetto.
• Rischi: I rischi sono sfide con le attività del progetto, i membri del team, le risorse o i fattori esterni che possono far deviare il progetto dal suo programma o dal suo budget.

Perché hai bisogno di una roadmap di progetto?

Ecco cinque ragioni per cui dovreste considerare la creazione di una roadmap:

Avviare un progetto

I primi giorni di un progetto sono spesso pieni di incertezza.

Questo perché non sono disponibili abbastanza dettagli. Non si possono creare piani di progetto concreti e non si possono assegnare risorse. Di conseguenza, i membri del team possono sentirsi persi o gli stakeholder possono perdere interesse.

Una roadmap di progetto è ad un livello abbastanza alto per gestire l’incertezza. Allo stesso tempo, aiuta a identificare abbastanza compiti per far partire il progetto.

Stai al passo con gli obiettivi del progetto

Secondo un sondaggio di KPMG sulla gestione dei progetti, solo il 33% delle organizzazioni consegna progetti che probabilmente raggiungeranno gli obiettivi originali o gli obiettivi aziendali.

Spesso gli stakeholder si aspettano che i team si adattino a piccoli cambiamenti durante l’esecuzione di un progetto. Ma spesso questi piccoli cambiamenti si sommano e fanno deragliare il progetto dai suoi obiettivi originali. Di conseguenza, i progetti non raggiungono gli obiettivi di business.

Le roadmap di progetto aiutano a gestire queste situazioni. Di conseguenza, tutti gli stakeholder del progetto rimangono concentrati sugli obiettivi del progetto.

Risponde alle aspettative degli stakeholder

Lo stesso sondaggio di KPMG ha anche scoperto che solo un’organizzazione su 3 consegna progetti che probabilmente raggiungeranno la soddisfazione degli stakeholder.

Le roadmap dei progetti mantengono gli stakeholder aggiornati sugli obiettivi del progetto, sui progressi e sui blocchi stradali. In questo modo gli stakeholder possono prendere decisioni al momento giusto per mantenere un progetto sulla strada giusta.

Isolare i membri del team dagli stakeholder

Alcuni stakeholder amano un approccio pratico alla gestione dei progetti.

Mentre il coinvolgimento degli stakeholder è cruciale, la microgestione degli stakeholder può mettere a disagio il team.

Questa situazione può anche portare a confusione con i membri del team che riportano e prendono istruzioni da più manager.

Le roadmap di alto livello aiutano a mantenere il team al sicuro dalle interferenze degli stakeholder. Allo stesso tempo, gli stakeholder rimangono concentrati sulla roadmap senza preoccuparsi delle attività quotidiane del progetto.

Creare le basi per il piano del progetto

Un piano del progetto non è altro che un piano granulare a livello di attività per raggiungere una pietra miliare definita nella roadmap. Una volta che tutti gli stakeholder approvano la roadmap, espandere la roadmap in un piano è facile.

Crescere un piano di progetto da una roadmap mantiene sia gli stakeholder che il team sulla stessa pagina. Questo significa che le consegne del progetto sono più allineate alle aspettative degli stakeholder.

Piano di progetto vs Roadmap di progetto: Qual è la differenza?

Ora che conosci lo scopo di una roadmap, vediamo cosa rende una roadmap diversa da un piano di progetto.

Un piano di progetto è un documento dettagliato che comunica:

• Quali compiti devono essere fatti?
• Per quando?
• E da chi?

Per lo più interno, aiuta i project manager a comunicare i compiti ai membri del team e a tracciare i progressi delle milestone.

I piani di progetto possono essere creati e gestiti usando liste di compiti, schede Kanban, o timeline.

Una roadmap, d’altra parte, fornisce una panoramica del progetto senza entrare nei dettagli. E’ utile per i project manager per tenere aggiornati gli stakeholder.

In sintesi, la roadmap fornisce una prospettiva macro del progetto. Mentre il piano di progetto fornisce una visione più micro.

Entrambi sono artefatti importanti del project management, dove il piano di progetto si sviluppa da una roadmap.

Modelli di roadmap di progetto: Pro & Contro

Un modello di roadmap di progetto è un foglio di calcolo o un documento di presentazione pronto all’uso. Puoi modificare un modello e creare la tua tabella di marcia.

Ci sono tonnellate di modelli disponibili online che puoi iniziare a usare subito.

Ma questi modelli non sono privi di svantaggi:

• I modelli diventano sempre più difficili da gestire man mano che si aggiungono dettagli al progetto.
• Modificare rapidamente un modello non è facile o intuitivo.
• Lavorare in modo collaborativo sui modelli è quasi impossibile senza un sacco di “va e vieni”.

Considerate invece di usare strumenti di pianificazione del progetto

Invece di modelli inflessibili, potete usare un semplice strumento di pianificazione del progetto come Toggl Plan. Toggl Plan è la soluzione perfetta per tutte le tue esigenze di road-mapping del progetto.

• E’ dotato di un grafico di Gantt per un processo di road-mapping dettagliato ma semplice.
• Puoi facilmente stabilire il quadro del progetto, condividerlo e lavorare in modo collaborativo con tutti i membri del tuo team.
• Puoi cliccare e aggiungere dettagli a compiti specifici, codici a colori per una migliore rappresentazione visiva, e suddividere un progetto lungo e complicato usando le pietre miliari.
• E una volta che hai impostato la roadmap, puoi espanderla in un piano di progetto dettagliato. E gestire l’esecuzione del progetto tracciando i progressi dei compiti usando le tavole Kanban.

Risorse per modelli di roadmap

Se hai ancora bisogno di un modello di roadmap per ispirarti o per usarlo nei tuoi strumenti d’ufficio, ecco tre risorse per aiutarti a iniziare:

• Modelli di timeline per MS office
• Modelli open-source di roadmap di progetto
• Modelli di diagrammi di Gantt per Google Sheets

Come creare una roadmap di progetto?

Finora abbiamo visto cos’è una roadmap e il suo scopo. Vediamo ora come creare una roadmap.

Ecco i passi:

1. Tenere una riunione di kickoff del progetto.
2. Raccogliere le informazioni necessarie sul progetto.
3. Creare una tabella di marcia.

Tenere una riunione di kickoff del progetto

La riunione di kickoff è il colpo di pistola alla partenza di una gara. In altre parole, lo scopo della riunione è di:

• Introdurre gli stakeholder e conoscere la squadra.
• Capire le aspettative degli stakeholder.
• Chiarire qualsiasi domanda o lacuna iniziale nel progetto.

Raccogliere le informazioni necessarie sul progetto

Devi raccogliere tutte le informazioni che possono influenzare un progetto prima di poterti buttare a creare una roadmap. Questo include gli obiettivi del progetto, i deliverable, le pietre miliari, le persone coinvolte, le risorse richieste, i rischi, le dipendenze, ecc.

• Lo scopo del progetto e i deliverable per aiutare a dare priorità alla consegna.
• Le pietre miliari concordate per aiutare il team a rimanere in pista per rispettare le scadenze.
• Membri del team e risorse per il progetto e la loro disponibilità durante la pianificazione del progetto.
• Rischi che possono causare la deviazione del progetto dalla pianificazione o dal budget.

Creare la roadmap del progetto

Puoi sempre creare una roadmap usando un foglio elettronico o un modello. Tuttavia, la creazione di una roadmap diventa davvero facile usando uno strumento di pianificazione visiva del progetto come Toggl Plan.

Ecco come appare una semplice roadmap di un progetto di design di un sito web sulla timeline di Toggl Plan.

Per creare una roadmap:

• Dare la priorità ai deliverable del progetto in base alle dipendenze e agli obiettivi aziendali.
• Stimare lo sforzo e il tempo necessario per ogni deliverable. Ricorda di tenere conto della disponibilità delle risorse e del team, nonché di tutti i rischi che possono ritardare il progetto.
• Aggiungi le pietre miliari per ogni deliverable.
• Disponi i compiti di alto livello che porteranno alla pietra miliare sulla timeline.

Ecco un rapido video che mostra come creare una roadmap usando Toggl Plan.

Soddisfare le aspettative degli stakeholder

Ora che hai una roadmap di progetto pronta, cerchiamo di capire come puoi rendere felici gli stakeholder. Ecco come:

• Coinvolgere gli stakeholder per creare in modo collaborativo una roadmap. Questo assicura che gli stakeholder siano consapevoli di ciò che sta accadendo quando, anche prima che il progetto inizi.
• Aggiorna la roadmap frequentemente. Le pianificazioni del progetto cambiano con nuove scoperte o rischi. Quindi, ogni cambiamento dovrebbe essere aggiornato immediatamente sulla roadmap e condiviso con gli stakeholder.
• Comunicare i rischi del progetto in anticipo. Come project manager, stai costantemente combattendo e mitigando i rischi. Mantenere gli stakeholder nel giro evita sorprese dell’ultimo minuto e spiacevolezze.

Con Toggl Plan, ci sono due modi per mantenere gli stakeholder aggiornati.

In primo luogo, è possibile aggiungere gli stakeholder nel tuo team. In questo modo possono collaborare con voi durante la creazione della roadmap. Possono anche ricevere una notifica via e-mail quando qualcosa cambia.

La timeline in Toggl Plan è facile da usare e intuitiva. Anche gli stakeholder meno esperti di tecnologia la troveranno un gioco da ragazzi.

In secondo luogo, è possibile condividere una vista di sola lettura della timeline con gli stakeholder. In questo modo possono stare al passo con quello che sta succedendo nel progetto senza essere disturbati con i dettagli nitty-gritty.

Sommario

Una roadmap di progetto aiuta a dare il via ad un progetto e a gestire le aspettative degli stakeholder. Aiuta anche a mantenere la tua squadra motivata a rispettare le scadenze.

Creare una roadmap comporta tre passi:

• Tenere una riunione di kickoff.
• Raccogliere informazioni sul progetto (obiettivi, scopo, deliverable, pietre miliari, rischi, ecc.).
• Creare la timeline della roadmap.

Puoi fare una roadmap per un progetto con qualsiasi strumento software da ufficio. Ma, usando uno strumento di timeline visuale come Toggl Plan è super-semplice creare e aggiornare una roadmap.

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