OneNote 101: Organizzati e diventa produttivo con Microsoft OneNote

Se il tuo ufficio è come il nostro, le riunioni, le riunioni per il caffè e gli aggiornamenti improvvisati sullo stato dei corridoi avvengono ogni settimana. Per alcuni, è ogni giorno. E quando succede, è inevitabile andare via con una tonnellata di appunti, idee, domande, follow-up e cose da fare.

Il problema è che tenere traccia dei tuoi appunti può diventare molto disordinato, molto velocemente.

In effetti, è probabile che tu abbia qualche nota da una riunione segnalata nella tua casella di posta, forse sono salvate in un documento di Word o, meglio ancora, scarabocchiate su una pagina del tuo fidato quaderno che tenterai di decifrare domani.

Con innumerevoli riunioni, compiti quotidiani e la tua sempre crescente pila di note adesive, tenere sotto controllo i tuoi gratta e vinci – e la tua giornata – può sembrare difficile, ma non deve esserlo.

Quando si tratta di semplificare e organizzare le tue note, hai una pletora di applicazioni tra cui scegliere. Ma non perderemo tempo a soppesare i pro e i contro di ciascuna. Ti consigliamo di usare Microsoft OneNote.

È la migliore app per prendere appunti disponibile

Perché?

Beh, dalla sua facile navigazione e disponibilità su tutti i tuoi dispositivi, fino alla sua ricerca istantanea e alla capacità di condividere, collaborare e creare in tempo reale, fa sentire i tuoi appunti – e la tua giornata – come una passeggiata nel parco.

E soprattutto, essendo un Gold Partner Microsoft, siamo impenetrabilmente di parte.

Ma mettendo da parte i nostri trofei d’oro, ti consigliamo di usare OneNote, anche se hai un debole per un elegante taccuino in pelle e una penna d’oca.

In parole povere, Microsoft OneNote è un taccuino digitale che ti permette di prendere appunti e organizzare la tua giornata – in qualsiasi modo tu voglia.

Hai bisogno di un taccuino dedicato a un progetto?

Facile.

Che ne dici di un taccuino a cui tutta la tua squadra può accedere e aggiornare contemporaneamente?

Nessun problema.

O forse solo un posto dove archiviare i tuoi appunti personali e le tue ricette preferite?

Semplice.

Comunque tu scelga di usare OneNote, la sincronizzazione in tempo reale ti permette di avere un unico quaderno digitale a portata di mano, così troverai sempre le tue note proprio dove le hai lasciate.

In questo tutorial, ti presenteremo OneNote e ti mostreremo come iniziare, in modo da poter spazzare via il disordine e portare la tua produttività e il tuo prendere appunti al livello successivo.

OneNote 101: Come iniziare

Iniziare con OneNote inizia con una rapida chiacchierata con il tuo team di supporto IT preferito – o una visita al sito web di Microsoft OneNote per scaricare e impostare l’applicazione gratuita – sì, è 100% gratuita.

Già che ci sei, ti consigliamo di scaricare e impostare anche una versione per i tuoi dispositivi Android, Windows e IOS.

Nota: Per questo tutorial, useremo OneNote per Windows 10. Le diverse versioni possono avere caratteristiche e interfacce leggermente diverse, ma la funzionalità di base rimane coerente in tutte le versioni dell’app OneNote.

Se hai passato molto tempo a cercare di ‘organizzarti’ portandoti dietro un quaderno fisico, noterai che OneNote condivide una gerarchia simile:

Introduzione ai quaderni, sezioni e pagine

I quaderni

I quaderni sono in cima alla catena e tipicamente rappresentano un ampio argomento. Per esempio, potresti decidere di avere quaderni separati per la tua vita personale e per il lavoro. Oppure, potresti voler andare più in profondità e creare un taccuino separato per ognuno dei tuoi clienti o progetti. Qualunque cosa tu decida, non c’è un approccio giusto o sbagliato, basta determinare cosa funziona meglio per te e andare avanti.

Sezioni

Nel tuo quaderno puoi segmentare le tue note in schede colorate conosciute come sezioni. Le sezioni ti aiutano a organizzare il tuo quaderno in sotto-argomenti e gruppi. Per esempio, se hai un taccuino per il ‘Cliente Z’ potresti scegliere di avere sezioni separate per riunioni, progetti e informazioni generali.

Pagine

Nelle tue sezioni troverai le tue pagine – questo è dove inserisci le tue note, immagini, audio, video, link e quasi tutto quello che ti viene in mente. Continuando con l’esempio ‘Cliente Z’ di cui sopra, nella tua sezione ‘incontri’ potresti scegliere di avere una pagina per ogni incontro che hai con il tuo cliente.

La più grande forza di OneNote è la sua flessibilità. Il modo in cui scegli di strutturare i tuoi quaderni, sezioni e pagine dipenderà sempre dalle tue esigenze individuali, ma non preoccuparti della ‘migliore struttura’ per iniziare. Puoi sempre spostare sezioni e pagine, e anche aprire e chiudere tutti i quaderni che vuoi.

Stare in cima al tuo gioco di prendere appunti senza carta si basa sulla tua capacità di catturare idee e contenuti in modo rapido e facile. La buona notizia? Gli strumenti ricchi di funzionalità di OneNote rendono questo un gioco da ragazzi, ecco come:

OneNote 101: Come catturare le tue note da qualsiasi luogo

Inserimento libero di moduli

Scrivere un nuovo testo in OneNote è un po’ come usare Microsoft Word, anche se, a differenza di Word hai la libertà di inserire contenuti in qualsiasi punto della pagina – e la flessibilità di trascinarli dove vuoi.

E questo non è limitato al testo. Un rapido clic sulla scheda Inserisci ti permette di inserire un sacco di dati diversi, da immagini, collegamenti web e forme a dettagli di riunioni, video e audio, infatti, farà anche equazioni matematiche se glielo chiedi.

E se si preferisce ancora scarabocchiare le note a mano libera, è possibile.

Conosciuto come Inking, quando si utilizza OneNote su un dispositivo touchscreen – come il tablet o lo smartphone – è possibile annotare note, forme e idee utilizzando lo stilo o il dito. Meglio ancora, OneNote ha l’intelligenza di convertire i tuoi graffi in testo leggibile – e ricercabile – in modo da non lasciarti a cercare di capire cosa hai scritto.

Mantenendo le tue note – e la tua casella di posta – pulitissime

“Hai un momento?”

Quante volte ti capita di essere interrotto alla tua scrivania per un aggiornamento improvvisato su un cliente, un progetto o un compito?

E quante volte ti aggiri sulla scrivania alla ricerca di uno strumento di scrittura solo per rinunciare, aprire una nuova e-mail e inviarti una lista delle tue nuove cose da fare?

“Sempre!

Se è così, spendi 2 minuti ora per impostare email-to-OneNote – o chiedi al tuo intelligente, perspicace e umile team IT di farlo per te.

Questo significa che la prossima volta che sei preso nel mezzo di qualcosa con i tuoi appunti, non devi ingombrare la tua casella di posta. Invece, basta inviare i tuoi appunti a [email protected] e saranno immediatamente disponibili nel tuo taccuino OneNote. È facilissimo.

Nota: Puoi anche inoltrare una copia dei tuoi piani di viaggio, delle ricevute o delle e-mail importanti a [email protected] per facilitare l’archiviazione e la ricerca delle informazioni importanti.

Web Clipper

Se passi una parte della tua giornata a cercare contenuti online, come nuovi prodotti per il tuo capo, una nuova varietà di caffè per l’ufficio, o una lista molto breve dei migliori fornitori di supporto IT di Perth… 😉 Il Web Clipper di OneNote cattura il contenuto di una pagina web nel tuo Notebook, dove puoi modificare, annotare e condividere le informazioni in modo rapido e semplice.

Inoltre, poiché OneNote sincronizza automaticamente i tuoi notebook su tutti i tuoi dispositivi, sarai anche in grado di accedere alle tue pagine web ritagliate su qualsiasi computer, tablet o telefono – anche quando sei offline.

Che si tratti di scrivere, ritagliare, inchiostrare o inviare e-mail, ci sono molti modi in cui OneNote ti aiuta a mettere le tue idee su una pagina in modo rapido ed efficiente. Il che significa che avrete un notebook pieno di note meravigliose in pochissimo tempo. Il che è fantastico, sempre che tu non perda tempo a scorrere le pagine per trovare le cose.

Fortunatamente, OneNote ha alcuni strumenti che rendono la ricerca, la condivisione e la protezione delle tue note facile come una torta. Dai un’occhiata:

OneNote 101: Come cercare, condividere e mettere al sicuro le tue note

La cosa migliore dell’usare OneNote rispetto ad un quaderno tradizionale è la capacità di recuperare istantaneamente quello che stai cercando, senza dover sfogliare pagina dopo pagina per trovarlo.

Ricerca di OneNote

Un clic sull’icona di ricerca, o un tempestivo CTRL + F per coloro che hanno un debole per le scorciatoie da tastiera, aprirà la barra di ricerca di OneNote. Basta inserire i criteri di ricerca e OneNote esplorerà rapidamente tutto il testo digitato, le note scritte a mano e anche le parole che appaiono nelle immagini per trovare una corrispondenza.

Nota: Se vuoi restringere i risultati della ricerca, puoi scegliere di limitare la ricerca di OneNote al taccuino corrente, alla sezione corrente o alla pagina corrente usando l’opzione a discesa sotto la barra di ricerca.

Tagging

Con i tuoi contenuti organizzati in taccuini, sezioni e pagine potresti pensare che sia tutta l’organizzazione di cui hai bisogno. Il che è fantastico. È il momento di spingere rapidamente il tuo vecchio quaderno da un lato.

Ma prima di farlo. Un’occhiata al sistema di tag di OneNote potrebbe farti spingere quel vecchio taccuino nel cestino del riciclaggio. Che è anche meglio.

Come funzionano i tag di OneNote?

Diciamo che stai gestendo un progetto, chiamiamolo Progetto: Tagswinatlife.

E supponiamo – perché sei un esperto nel prendere appunti – che tu abbia creato un blocco note dedicato al progetto.

E all’interno di questo blocco note hai creato una sezione per “Riunioni” – che contiene diverse pagine di note, una per ogni riunione che hai avuto nel corso del progetto.

Brillante. Dovrebbe assomigliare a questo:

Ora, nel corso del progetto è inevitabile che tu abbia diverse riunioni. Possono sorgere domande, possono essere stabiliti nuovi compiti, o vengono condivise informazioni importanti. Ed è vostro compito comunicare le informazioni, delegare i compiti, rispondere alle domande e salvare il mondo.

Ebbene, e se, senza dover scorrere ogni pagina di appunti, poteste:

• Ricuperare istantaneamente tutte le domande poste in ogni singola riunione?
• Ricuperare una lista di ogni elemento di azione che devi delegare; o anche
• Trovare tutti i suggerimenti e le idee condivise durante l’intero progetto?

Beh, puoi, usando i tag.

Assegnare le tue note significa che puoi tornare rapidamente agli elementi importanti, ricordarti i compiti, o filtrare le tue note in qualsiasi modo tu voglia. Puoi etichettare qualsiasi cosa, da una singola riga di testo a un’intera pagina. Ed è anche facile:

Per etichettare le tue note, basta posizionare il cursore accanto al contenuto, fare clic sulla scheda Home e selezionare il tag dall’elenco a discesa.

Di default OneNote, viene precaricato con una selezione di tag, come “Importante”, “Da fare” e “Domanda” che puoi usare subito. Ma puoi anche creare i tuoi tag personalizzati. Se, come noi, hai più squadre nella tua organizzazione, potresti voler creare un tag per ogni squadra, o una serie di tag per diverse priorità e così via.

Per creare un tag personalizzato, basta cliccare su “Crea nuovo tag” nel menu a discesa Tag, dare un nome al tuo tag e scegliere un’icona che vorresti usare per il tag. Il tuo tag personalizzato sarà ora disponibile per l’uso nel menu a discesa Tag.

Quando vuoi filtrare velocemente le tue note per un tag specifico, vai alla barra di ricerca e digita il nome del tuo tag. Per esempio, se vuoi recuperare tutte le domande del tuo blocco note, puoi premere CTRL+F per aprire la barra di ricerca, digitare “Domanda” e OneNote visualizzerà tutti gli elementi che hai contrassegnato con il tag domanda.

Nota: Se vuoi restringere i risultati della ricerca per tag, puoi limitare la ricerca di OneNotes al blocco note corrente, alla sezione corrente o alla pagina corrente usando l’opzione a discesa sotto la barra di ricerca.

Condivisione e collaborazione

Sia che tu stia prendendo i verbali di una riunione importante, le note di una conferenza o un brainstorming di idee per un progetto, arriverà un momento in cui riceverai un messaggio proprio come questo:

E essendo l’eroe degli appunti che sei, debitamente obbligherai e comincerai a copiare e incollare i tuoi appunti in un’e-mail e a spedirla – dando inizio a un’epica partita di tennis e-mail-appunti… Ma se non dovessi farlo?

OneNote ti dà la possibilità di condividere il tuo Notebook con i membri del team, amici o familiari, in modo da poter collaborare, condividere, raccogliere feedback e idee di brainstorming – in tempo reale. In effetti, OneNote tiene persino traccia di chi ha contribuito inserendo automaticamente le sue iniziali accanto al contenuto.

Quindi, la prossima volta che vuoi condividere i tuoi appunti, basta andare sul pulsante Condividi nell’angolo in alto a destra e inserire l’indirizzo e-mail della persona con cui vuoi condividere il tuo blocco note.

“Ma cosa succede se non voglio che modifichino le mie note?”

Lo capiamo. Anche noi possiamo essere preziosi sui nostri appunti. Fortunatamente, hai il controllo completo su chi ha il diritto di modificare o solo visualizzare i tuoi appunti.

Basta cliccare sul menu a tendina sotto l’indirizzo e-mail del destinatario per scegliere tra “Può modificare” e “Può visualizzare”.

“Ma non voglio che possano vedere tutti i miei appunti…”

Lo capiamo anche noi – non vuoi che informazioni sensibili finiscano nelle mani sbagliate, giusto? Bene, a differenza del tuo vecchio quaderno, OneNote rende facile la protezione delle tue informazioni con sezioni protette da password.

Come proteggere con password le tue note

1. Vai alla sezione del tuo quaderno che vuoi proteggere e clicca con il tasto destro sulla scheda della sezione per aprire il menu delle opzioni.
2. Seleziona “Protezione con password” e clicca su “Aggiungi password”.
3. Inserisci e conferma la tua password, poi clicca su Inserisci.

Con la tua sezione sotto chiave, nessuno sarà in grado di vedere le pagine all’interno di quella sezione senza la password, anche se condividi il tuo blocco note.

Alcune note importanti sulle password:

• Le password sono sensibili alle maiuscole e possono essere applicate solo alle sezioni del blocco note
• OneNote usa la crittografia per proteggere le sezioni protette da password. Questo significa che se dimentichi le password delle tue sezioni, nessuno sarà in grado di resettare e sbloccare le tue note – nemmeno Microsoft. Quindi, fai attenzione quando inserisci le note, e usa un gestore di password per mettere il tuo gioco di password sul pilota automatico.
• Inoltre, le sezioni bloccate non sono incluse nelle ricerche del notebook. Quindi, dovrai prima sbloccare la sezione con la tua password, in modo che le tue note siano ricercabili.

La tua giornata, organizzata.

Sia che tu sia sul tuo computer o sul tuo dispositivo mobile, usando OneNote troverai sempre le tue note proprio dove le hai lasciate.

C’è molto che OneNote ha da offrire quando si tratta di organizzare la tua giornata. E saremmo interessati a sapere come stai usando OneNote per rimanere organizzato nei commenti qui sotto.

Se sei nuovo a OneNote, e sei stufo di e-mail, note adesive e illeggibili to-dos che ingombrano il tuo mondo, dai alcuni dei suggerimenti di cui sopra una prova – potrebbe rendere l’attività di prendere note facile come una torta. Piacevole, anche.