La regola dei 2 minuti e perché dovresti spendere più tempo per fare bene le cose facili

Se sei interessato alla produttività personale, è più che probabile che tu abbia almeno sentito parlare di Getting Things Done (GTD) – il sistema di produttività progettato per spostare ogni compito, idea e progetto che è attualmente nella tua testa (dove sono inclini a stressarti e a ribollire quando stai cercando di concentrarti) in un sistema esterno organizzato.

Mentre l’intero sistema GTD merita di essere approfondito, esso contiene una strategia spesso trascurata che può migliorare enormemente la tua produttività, la concentrazione e la gestione del tempo: La regola dei 2 minuti.

Che cos’è la regola dei 2 minuti nella produttività?

Per capire il potere della regola dei 2 minuti, dobbiamo prima capire come si inserisce nel GTD.

Abbiamo già scritto sulle basi del sistema GTD, ma in poche parole, il sistema si riduce a 5 passi:

1. Cattura. Scrivete tutto quello che dovete fare in un deposito centrale. Questo potrebbe essere un pezzo di carta, un documento di Google o uno strumento di gestione del progetto.
2. Chiarire. Scomponi ogni compito in un passo successivo fattibile. In altre parole, qual è la prossima cosa da fare per avvicinarsi a questo obiettivo?
3. Organizza. Sposta ognuno di questi compiti perseguibili su una lista specifica:
   • Azione: Cose da fare dopo
   • In attesa di: Compiti o progetti che hai delegato o per i quali stai aspettando altre persone
   • Progetti: Compiti più grandi, che si suddividono in più passi successivi
   • Someday: Compiti che ti interessano ma che al momento sono a bassa priorità
4. Rifletti. Metti da parte del tempo per rivalutare le tue priorità e aggiorna le tue liste settimanalmente o quotidianamente.
5. Impegnati. Inizia a lavorare in ordine nella tua lista di azioni.

C’è molto di più in GTD che questi 5 passi. Tuttavia, quello su cui vogliamo concentrarci ora è il passo 2. Durante il processo di chiarificazione, Allen suggerisce che “se ci vogliono meno di due minuti, allora fatelo subito”.

Perché?

Due minuti è per lo più un numero arbitrario. Quello che Allen sta veramente suggerendo è che se lo sforzo per continuare a ricordare un compito è più che toglierlo di mezzo ora, allora fatelo.

Mentre questa potrebbe sembrare un’affermazione ovvia, c’è un potere nascosto in essa.

Il potere di fare bene le piccole cose

Oltre a darti il permesso di far esplodere le e-mail o di recuperare le commissioni, la regola dei 2 minuti ti aiuta anche a liberare la mente.

Sappiamo già che gli esseri umani non possono fare multitasking. E che ci vogliono più di 23 minuti per concentrarsi dopo essere passati da un compito all’altro. Ma quello a cui non pensiamo abbastanza è ciò che in realtà ci spinge a cercare di fare multitasking.

Pensate all’ultima volta che vi siete distratti mentre stavate facendo un lavoro significativo. A parte le interruzioni, molto probabilmente è stato qualche piccolo compito apparentemente urgente che ti è venuto in mente e ha portato via la tua attenzione.

Invece di aggrapparti a tutti questi potenziali compiti che prima o poi dovrai fare, li toglierai di mezzo così potrai concentrarti di più su ciò che conta.

Cancellare le voci persistenti dalla tua lista di cose da fare ti dà più spazio mentale per concentrarti veramente sul compito da svolgere. Scopri come aumentare la tua produttività con la regola dei 2 minuti. Click To Tweet

Ma oltre ad aiutarti a concentrarti, ci sono altri vantaggi nel finire piccoli compiti:

• Sistemare le cose è un’attività che dà potere. C’è un motivo per cui proviamo tanta soddisfazione nel fare compiti semplici. Secondo il consulente e autore John Brubaker, la nostra fiducia aumenta o diminuisce in base alla nostra capacità di fare progressi. Più cose facciamo, più diventiamo fiduciosi e più ci vediamo come “persone produttive”
• Ogni progresso costruisce lo slancio (e il vostro umore): Non importa quanto piccolo sia il compito – che sia rispondere a un’e-mail o fare ricerche su come dare un nome a un blog – gli studi hanno dimostrato che cancellarlo dalla lista delle cose da fare ti dà una spinta di slancio e migliora il tuo umore.
• I piccoli passi si trasformano in abitudini: Quando un compito è facile da fare e completato rapidamente, è molto più facile trasformarlo in un’abitudine. Come spiega James Clear, autore di Atomic Habits, “Una volta che hai iniziato a fare la cosa giusta, è molto più facile continuare a farla”.

La cosa difficile dei piccoli compiti: Cosa succede se non sai quanto tempo ci vorrà per fare qualcosa?

Ovviamente, questo è più facile di quanto sembri. Gli esseri umani sono notoriamente cattivi nello stimare quanto tempo ci vorrà per fare un compito anche se lo abbiamo già fatto prima (gli psicologi chiamano questa fallacia della pianificazione).

Quando stai cercando di implementare la regola dei 2 minuti, potresti ritrovarti a passare ore su quella “facile” e-mail che volevi scrivere. Mentre questo è qualcosa in cui si può migliorare con il tempo, ci sono alcuni modi per aiutarvi a stimare più accuratamente quanto tempo ci vorrà per fare un compito.

In primo luogo, si vuole cambiare la vostra mentalità utilizzando ciò che gli psicologi chiamano “Previsione di classe di riferimento”. Questa è fondamentalmente una parola di fantasia per cambiare il tuo approccio dal chiedere “quanto tempo ci ho messo in passato?” a “quanto tempo impiega questo tipo di progetto la gente come me?”

In seguito, per mantenerti onesto, puoi usare uno strumento come RescueTime per dirti esattamente dove va il tuo tempo ogni giorno.

Il rapporto Applications & Websites in RescueTime può persino suddividere il tuo tempo digitale in base a specifiche applicazioni, siti web e persino nomi di documenti e finestre che stai usando (così puoi vedere quanto tempo stai trascorrendo su specifici progetti o e-mail).

(E non dimenticare anche i compiti minori. Abbiamo scritto in precedenza che puoi identificare e lavorare sui tuoi compiti di “coda lunga”. Queste sono le cose a cui dedichi solo pochi minuti al giorno/settimana, ma che sommate insieme rappresentano una grande quantità di tempo.)

3 piccole cose che puoi fare subito per darti più spazio mentale e concentrazione

Mettere a posto piccole cose è uno dei modi migliori per liberare la tua mente, darti più spazio per concentrarti e persino costruire la tua fiducia, lo slancio e l’umore.

Come ci ha detto Jonathan White, sviluppatore di AirBnB:

“Più osservi le persone più produttive, più ti rendi conto che non solo lavorano duramente, ma iniziano ottimizzando le piccole cose che fanno ogni singolo giorno.”

Ecco 3 piccole cose che puoi fare subito per costruire abitudini che ti daranno più spazio e tempo ogni giorno.

Rispondere al “perché” e al “cosa” di ogni tua riunione regolarmente programmata

Le riunioni sono uno dei “mali necessari” della maggior parte degli ambienti di lavoro. Mentre le intenzioni di chi organizza le riunioni sono solitamente buone (cioè tenere tutti aggiornati). I risultati non sempre corrispondono allo sforzo, al tempo e all’energia che portano via.

In effetti, secondo la British Psychological Society, le riunioni improduttive sono responsabili di ben 37 miliardi di dollari di perdite per le aziende statunitensi ogni anno. Fortunatamente, si può aiutare a risolvere il problema delle riunioni improduttive in meno di 2 minuti.

Ecco come Michael Lopp, VP of Engineering di Slack lo spiega sul suo blog. Per prima cosa, guardate il vostro calendario e chiedetevi: “Qual è il valore creato da ogni riunione?”

In un secondo, dovreste essere in grado di rispondere a questa domanda. Se non ci riesci, c’è una buona possibilità che quell’incontro debba essere cancellato o trasformato in qualcos’altro (come un’email o una telefonata).

In seguito, per ogni incontro, scrivi tre domande a cui vorresti ottenere una risposta. Questo dovrebbe richiedere meno di un minuto e raggiunge due importanti risultati. Come spiega Lopp:

“Primo, inquadra i miei obiettivi per questo incontro. Cosa è in cima alla mia mente e cosa chiederò quando ne avrò la possibilità?

“Secondo, se non riesco a trovare tre domande, mi chiedo, ‘Perché sto andando a questa riunione? Le riunioni sono un virus. Infettano e si moltiplicano. Più a lungo esistono, più è probabile che gli umani dimentichino perché la riunione è stata convocata.

“Se ci vogliono più di 30 secondi per pensare alle mie tre domande o se non riesco a pensare ad una sola domanda che voglio fare, rifiuto la riunione con una chiara spiegazione.”

Fissa l’orario d’ufficio per le interruzioni, le e-mail e le conversazioni

Proprio come puoi usare la regola dei 2 minuti per portare a termine piccoli compiti e liberare il tuo tempo e la tua concentrazione, un rapido cambiamento di programmazione può fare lo stesso per le riunioni, le interruzioni e le distrazioni.

Quando abbiamo intervistato centinaia di utenti di RescueTime sulle interruzioni sul lavoro, abbiamo scoperto che il 98% delle persone non riesce a superare la giornata senza essere interrotto almeno un paio di volte (con il 52% che dice di essere interrotto spesso!)

Tuttavia, solo il 13% ha parlato di questo problema con un capo o un collega.

Invece di essere in balia delle interruzioni inaspettate o di lamentarsene senza una soluzione, perché non prendersi qualche minuto per dedicare loro un tempo specifico ogni giorno?

Pensate a questo come alle vostre personali “ore d’ufficio” – momenti durante il giorno o la settimana in cui siete disponibili per tutto ciò che non è il vostro lavoro principale. Quando qualcuno ti contatta durante il giorno con una richiesta o vuole “chiacchierare velocemente di un’idea”, mandagli un link al tuo orario d’ufficio.

Non solo questo ti eviterà di affrontare interruzioni inaspettate durante il giorno, ma saprai esattamente come affrontare qualsiasi richiesta che arriva senza che deragli la tua concentrazione.

Pulisci la tua scrivania (e il tuo desktop)

Siamo incredibilmente influenzati da ciò che ci circonda. E mentre poche persone pensano di migliorare il loro ambiente di lavoro come un hack di produttività fattibile, alcuni semplici cambiamenti possono avere un profondo impatto sulla tua capacità di concentrarti e fare le cose.

Primo, considera la tua posizione fisica. Secondo i neuroscienziati dell’Università di Princeton, il disordine fisico nell’ambiente circostante compete per la tua attenzione e può portare a un calo delle prestazioni e a un aumento dello stress.

Questo non significa solo pulire la tua scrivania. Ma essere consapevoli di quali promemoria stai mettendo nella tua vista diretta ogni giorno. C’è una pila di libri di cui hai intenzione di occuparti? O note adesive per ricordarti dei compiti?

Come scrive Michael Lopp, prendersi qualche minuto per “aggiustare piccole cose rotte” può aiutarti a lungo termine.

“Ci sono altre cinque piccole cose rotte sulla mia scrivania che – in meno di 10 minuti – potrei sistemare. Queste sono piccole cose rotte che ho fissato e su cui mi sono stressato per un mese, e in 10 minuti quel senso di colpa composto è migliore. Quei 10 minuti hanno reso lo stare alla mia scrivania più gioioso.”

Lo stesso consiglio di disordine si applica anche ai nostri dispositivi digitali:

• Quante schede hai attualmente aperte nel tuo browser?
• Che mi dici degli strumenti con cui passi avanti e indietro ogni giorno?
• Il tuo desktop e la cartella dei download sono pieni fino all’orlo?

Passa qualche minuto a ridurre il tuo disordine digitale e a focalizzare il tuo ambiente di lavoro. Se hai bisogno di aiuto, RescueTime può darti un quadro accurato degli strumenti che usi ogni giorno e di ciò che ti porta via l’attenzione.

Puoi cambiare la tua vita (e la tua produttività) in 2 minuti

È facile cadere nella trappola di pensare che le piccole cose non siano importanti. Ma non tutti i grandi cambiamenti al tuo programma giornaliero o al tuo percorso devono essere uno sforzo enorme. Infatti, a volte sono i piccoli cambiamenti che hanno un effetto profondo e di vasta portata su come lavoriamo e viviamo.

Perciò prenditi qualche minuto e vedi dove puoi applicare la regola dei 2 minuti alla tua vita. Sarai sorpreso di quanto tempo ed energia mentale puoi risparmiare sistemando continuamente le piccole cose.