La Guida 2020 agli Inviti Online – Recensioni, Prezzi e Altro

L’idea generale dietro gli inviti online è rimasta invariata fin dall’inizio – dare alla gente le informazioni di cui hanno bisogno per prendere una decisione, e (si spera) un modo per inviare una RSVP se hanno intenzione di venire!

Ma non tutti gli RSVP online sono creati uguali. Alcuni sono gratuiti, altri a pagamento, e alcuni sono più adatti a certi tipi di eventi rispetto ad altri. Ecco alcune domande da prendere in considerazione prima di decidere quale creatore di inviti online usare:

• Che tipo di evento stai organizzando?
• È un piccolo evento su invito? O una grande festa con invito aperto?
• Quanto è importante che tu riceva un conteggio accurato in anticipo?
• Si fanno pagare gli ospiti per partecipare (cioè si vendono biglietti)?
• Di quali dettagli hanno bisogno i tuoi ospiti? Ma anche, cos’altro potrebbero volere?

Qui c’è una lista di tutti i siti di RSVP online che sono menzionati in questo rapporto. Clicca su uno di questi per scorrere fino alla sezione Confronto degli inviti online in fondo a questa pagina, che include screenshot, informazioni sui prezzi e le loro caratteristiche degne di nota.

• Evite
• Eventbrite
• Facebook Events
• Guestboard
• Greenvelope
• Hobnob
• Paperless Post
• Punchbowl
• RSVPify

Scegliere un invito online in base al tipo di evento

Eventi “Just Show Up”

La maggior parte degli eventi per cui si invia un invito sono quelli che noi classifichiamo come eventi “just show up”, che non richiedono un sacco di input da parte dei tuoi ospiti. Forse hanno bisogno di portare un piatto o un regalo, ma in generale, hanno solo bisogno di presentarsi e divertirsi. Gli esempi potrebbero includere:

• Feste di compleanno
• Baby Showers
• Battesimi
• Brunches/Dinner Parties
• Graduation Parties
• Feste di festa (Capodanno, 4 luglio, Ringraziamento, ecc. ecc.)
• Feste sportive/Superbowl

Opzioni di invito:

Punchbowl, Evite, e Greenvelope sono le scelte migliori qui (e tutte abbastanza simili in stile e funzionalità) se stai cercando inviti online gratuiti. Puoi scegliere tra centinaia di design carini e “divertenti”, caricare la tua lista degli invitati e sei a posto.

Paperless Post offre un’esperienza più elegante e una pagina di destinazione dell’evento più “moderna” che può includere una mappa, capacità RSVP migliorate e altro. Tuttavia, la bellezza ha un prezzo – a volte costa quasi $0.80 per invito. Ma se hai solo bisogno di una rapida RSVP, dai un’occhiata al loro prodotto Flyer, che sono accattivanti e divertenti.

Infine, se preferisci fare tutto attraverso il tuo telefono, controlla Hobnob, dove è possibile inviare inviti e raccogliere RSVP attraverso testi. Hobnob ha sfondi di invito animati e ben disegnati (e ottimizzati per i cellulari) tra cui scegliere, ed è ottimo per gli incontri sociali.

Eventi che richiedono un po’ di più

Alcuni eventi richiedono un po’ più di comunicazione di gruppo, specialmente se si estendono su più giorni o includono molte parti mobili, come:

• Feste di addio al celibato
• Nubilato
• Gite in campeggio
• Gite di gruppo
• Ritiri (aziendali, benessere, yoga, etc)
• Riunioni
• Seminari & Summit
• Convegni/Festival più piccoli
• Matrimoni & più

Si noterà subito che questi eventi sono più complessi sia per l’organizzatore che per gli ospiti. E se usi un invito online “basta che ti presenti”, sarai costretto a comunicare avanti e indietro con la tua lista di invitati in altri modi – come una lunga e-mail di massa o un sito web separato per l’evento. Come si invia l’itinerario? E le liste dei bagagli? Informazioni su voli/hotel/viaggio? E se la gente ha delle domande?

Opzioni di invito:

Dai un’occhiata a Guestboard (ehi, siamo noi!) per gestire gli inviti di grandi gruppi e mantenere tutte le comunicazioni centralizzate. Puoi attivare qualsiasi numero di strumenti utili (widget) come una bacheca per i thread di conversazione organizzati, una lista di controllo collaborativa, un programma/itinerario completo, e un posto per pubblicare risorse condivise o link importanti. Guestboard dispone anche di una libreria di inviti RSVP basati su foto, che risultano un po’ più moderni/professionali dei modelli di invito che si trovano su Evite o Punchbowl. Naturalmente puoi anche caricare la tua foto (o una gif!).

Eventi che richiedono l’acquisto di un biglietto per partecipare:

Una piattaforma di eventi per la vendita di biglietti è un intero mondo in sé, e ci sono letteralmente dozzine di opzioni sia per ospitare una pagina di evento che per raccogliere il pagamento prima dell’ingresso. La lista di esempi potrebbe continuare all’infinito, ma alcuni esempi ovvi potrebbero essere:

• Cene di beneficenza/raccolta fondi
• Concerti
• Conferenze &Fiere
• Sagra del cibo

Opzioni di invito:

È probabile che se stai pianificando un evento che richiede una tassa d’ingresso, avrai più canali di marketing per promuovere il link alla tua pagina evento. Ma se hai una lista di invitati preesistente da invitare, Eventbrite è il nome leader nello spazio dei biglietti per eventi. Puoi inviare i tuoi inviti online, creare una pagina evento chiara e pubblica in pochi minuti e includere una descrizione in formato lungo di ciò che un partecipante deve sapere.

Non c’è un gran modo di interagire su Eventbrite, però, quindi è più adatto per promuovere il tuo evento, guidare le vendite dei biglietti e monitorare le metriche chiave.

Un’interessante alternativa a Eventbrite è RSVPify, che offre inviti RSVP gratuiti facili da creare, funzionalità +1 e anche vendite di biglietti, se ne hai bisogno. Se sei un organizzatore di eventi o un meticoloso guru del matrimonio, potresti apprezzare il loro strumento per la disposizione dei posti a sedere!

Di cosa hanno bisogno gli ospiti, e cosa vogliono

È facile essere sopraffatti da tutte le responsabilità che hai come organizzatore di eventi (OGNI evento di grandi dimensioni richiede più impegno di quanto si pensi). Ma pensando dalla prospettiva degli ospiti all’inizio, puoi risparmiarti un enorme mal di testa più tardi.

Pensate a cosa vi passa per la testa come un ospite invitato ad un nuovo evento. Se si tratta di un viaggio, dove alloggeranno? Cosa dovrebbero portare/preparare? A che ora finirà tutto? E infine, se tu fossi un ospite, ti prenderesti realisticamente il tempo di leggere una descrizione dell’evento di 8 paragrafi? Probabilmente no. Quindi tieni gli inviti all’evento informativi, ma brevi.

Dettagli aggiuntivi che potresti voler aggiungere al tuo invito:

• Risposte a domande potenzialmente comuni – situazione del parcheggio, codice di abbigliamento, ecc.
• Lista degli invitati visibile – così gli ospiti possono coordinarsi con altre persone che potrebbero conoscere
• Link a risorse utili – informazioni sulla sede, programma, mappe, ecc.

Panoramica degli inviti online (con prezzi)

E’ importante notare che ognuno di questi siti di inviti per eventi è ricco di funzioni – dalla gestione della lista degli invitati alle funzionalità avanzate di posta elettronica. Stiamo notando alcune caratteristiche fondamentali, ma non tutte quelle che offrono!

• Prezzo
• Meglio adatto per:

	Prezzo	Meglio adatto per:
Evitare	Libero (con annunci), 14.99 – $79.99 per evento per Premium	Inviti online gratis. BBQs, riunioni di famiglia, giovani compleanni.
Eventbrite	Partendo dal 2% di tassa di biglietto + $0.79/ea, ma questa tassa può essere passata all’acquirente	Vendere i biglietti per un evento, o diffondere la consapevolezza di un evento gratuito
Eventi Facebook	Gratuiti con un account Facebook	Promuovere un evento pubblico, locale spettacoli di musica dal vivo, manifestazioni, ecc.
Guestboard	Gratuito fino a 30 ospiti accettati, a partire da 0,30/ospite per eventi oltre i 30 partecipanti.	Eventi che hanno bisogno di un invito senza fronzoli + altro. Comunicazione di gruppo &Pianificazione organizzata Ritiri, conferenze, viaggi di gruppo, matrimoni, eventi di più giorni, ecc.
Greenvelope	$39 per un massimo di 40 invitati, $124 per 150 invitati	Invio di inviti digitali che si abbinano al tuo schema di colori & sostenendo designer grafici indipendenti
Hobnob	A partire da $3.99/mo, fino a $47.99/mo	Invio di inviti direttamente dal tuo telefono via testo o link Partite con amici, happy hours, BBQs
Paperless Post	$10 per 25 monete, $50 per 400 monete.	Inviti eleganti e save-the-dates che sembrano veri
Punchbowl	Alcuni gratis fino a 50 ospiti, $5.99/mo per fino a 100 ospiti, $7.99/mo per fino a 500.	Feste per bambini, feste di compleanno, baby showers.
RSVPify	Gratuito fino a 100 ospiti (piano base), $29+ per più ospiti/caratteristiche aumentate, $189+ per eventi professionali	Raccolta RSVP, +1’s, Tabelle dei posti, Gestione ospiti