How to Write Follow Up Emails That Virtually Guarantee a Response (with Templates!) – Mindmaven.com

How to Write Follow Up Emails That Virtually Guarantee a Response (with Templates!)

Hai mai passato quello che sembrava secoli a redigere l’email “perfetta”, solo per ottenere nulla ma il silenzio radio in cambio? Se sei come la maggior parte delle persone, probabilmente l’hai fatto.

Dopo tutto, un recente studio ha scoperto che la persona media riceve circa 141 email al giorno, ma ne invia solo 40.

Non ci vuole un matematico per capire che significa che 3/4 delle email che qualcuno riceve non riceve mai una risposta. La domanda è, come si fa a mettere il mazzo a tuo favore per aumentare le probabilità di far parte di quell’ambito 1/4?

Certo: Come scrivi la tua email iniziale gioca una grande parte in questo, e abbiamo già parlato abbastanza ampiamente di come scrivere email che ottengono risposte.

Ma alla fine della giornata, la tua email iniziale è solo metà della battaglia. Anche se fai tutto bene, potresti ancora non ottenere una risposta. E quando questo accade, la fortuna è nel follow-up.

Il problema è che molte persone non sanno come o quando inviare email di follow-up. Questa incertezza li mette a disagio e, di conseguenza, spesso non inviano nulla (o inviano qualcosa che è inefficace nel migliore dei casi).

Oggi, parleremo di tre modelli di email di follow-up collaudati che puoi usare per garantire virtualmente una risposta dal tuo destinatario.

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Prima di tutto: Supera te stesso – non è personale

Ma prima di arrivare a questo, c’è qualcosa di importante che voglio sottolineare. Se invii un’email che non riceve risposta, non prenderla sul personale.

La mancanza di risposta non significa necessariamente che ci sia qualcosa di sbagliato nella tua email, né significa necessariamente che l’altra persona ti stia intenzionalmente ignorando.

Nella mia esperienza, questo è raramente il caso.

La verità è che il destinatario probabilmente ha visto la tua email e aveva tutte le intenzioni di rispondere. Solo, più tardi. Quando le cose hanno rallentato. Il problema è – nonostante le loro migliori intenzioni – che quando le cose hanno finalmente rallentato ore (o anche giorni) dopo, se ne sono semplicemente dimenticati.

So che l’ho fatto, e anche tu potresti essere colpevole di questo.

Quindi tienilo a mente: Finché la tua e-mail originale proviene da un luogo di fornitura di valore genuino per l’altra persona, non hai nulla di cui preoccuparti.

Loro non ti stanno ignorando, e tu non li stai infastidendo inviando una e-mail di follow-up (se lo fai bene). Infatti, se sei veramente fiducioso nel valore che pensi di poter fornire a questa persona, faresti loro un cattivo servizio non dando un seguito.

Perciò spingi attraverso quel disagio iniziale, e penso che scoprirai che molte persone apprezzano davvero il promemoria.

Il piano di gioco delle 4 settimane di follow up via e-mail

E detto questo, entriamo nel piano di gioco di follow up.

Di seguito, troverai tre e-mail di follow up separate. Nota che queste email non dovrebbero essere intercambiabili – sono una sequenza che dovrebbe avvenire in un periodo di 4 settimane (non preoccuparti, ti darò dei consigli sui tempi).

Una nota veloce: Questi modelli sono stati provati più e più volte sia nella mia esperienza, che nelle esperienze di molti dei miei clienti. Quindi, anche se certamente vuoi personalizzare il contenuto per farlo sembrare come se provenisse da te, ti raccomando di non allontanarti troppo dalla messaggistica originale.

Follow-Up Email #1: The Quick Re-Ping

Questo primo messaggio di follow-up dovrebbe essere inviato 5 giorni dopo la tua email iniziale, e serve ad un solo scopo: riportare il tuo nome in cima alla loro casella di posta.

Dovrebbe essere breve, a bassa pressione e senza sensi di colpa. Dal punto di vista del contenuto, tutto quello che stai facendo è riassumere il contenuto della tua email iniziale in una singola frase o due.

È anche una buona idea includere il tuo messaggio originale in fondo a questa email di follow-up in modo che il tuo destinatario non debba scavare nella sua casella di posta per trovarlo. Per esempio:

Soggetto: Touching Base

Hey John,

Volevo solo seguire l’email che ho mandato un po’ di tempo fa sull’incontro per una breve intervista. Troverai l’email originale sotto la mia firma. È qualcosa a cui saresti interessato?

Cheers,

Anne

Nella maggior parte dei casi, penso che troverai un singolo messaggio di follow-up come quello sopra sarà tutto ciò che serve per ottenere la risposta che stai cercando. Ma se non lo fa …

Follow-Up Email #2: The Friendly Check-In

La seconda email di follow-up dovrebbe arrivare 7 giorni dopo il messaggio di follow-up Friendly Re-Ping.

Come la prima, il tuo obiettivo qui non è quello di colpevolizzare o incolpare l’altra persona. Infatti, questa email dovrebbe fare l’esatto contrario. Dai al tuo destinatario il beneficio del dubbio e supponi che i tuoi messaggi siano semplicemente andati persi da qualche parte. Per esempio:

Soggetto: È arrivata la mia email?

Ciao John,

Volevo inviare un messaggio veloce per dare seguito alla mia email sul collegamento per una breve intervista.

Siccome non ho ancora avuto risposta, mi sto chiedendo se hai ricevuto le e-mail in primo luogo e volevo assicurarmi che non siano cadute nel dimenticatoio (so che ho certamente perso alcune e-mail che sono state accidentalmente smistate nello spam). Sarebbe fantastico se poteste mandarmi un ping veloce per farmi sapere che l’avete ricevuto. Ho incluso l’email originale qui sotto.

Cheers,

Anne

Anche in questo caso, raccomando di tenere questa email nello stesso thread del tuo messaggio di follow-up originale in modo che abbiano tutto il contesto e le informazioni necessarie per rispondere direttamente a questa email.

Follow-Up Email #3: The Last Chance

L’ultima email di follow-up dovrebbe essere inviata 14 giorni dopo il Friendly Check-In. A questo punto, sono passati quasi 30 giorni; quindi è il momento di cambiare un po’ l’approccio.

Con questo messaggio, stai cercando di creare un senso di urgenza togliendo la tua offerta dal tavolo. Lascia che ti dia prima un esempio, poi lo scomporrò nei suoi elementi principali:

Soggetto: Checking in one more time

Hi John,

Siccome non ho avuto molta fortuna nel raggiungerti via email, ho pensato di provare un canale diverso. Ti ho appena lasciato un messaggio vocale in seguito all’e-mail sul progetto di ricerca di qualche settimana fa.

Se non ho avuto risposta da te, presumo che non sia il momento migliore in questo momento e smetterò di seguire la questione. Se ho interpretato male la situazione e sei interessato, sparami un ping veloce. Ho incluso l’email originale qui sotto per tua comodità.

Cheers,

Anne

Come puoi vedere, questa email ha due componenti principali:

• Primo, presuppone che tu abbia provato un altro mezzo per raggiungere il destinatario. Forse l’email non è il loro metodo preferito di comunicazione, i loro filtri antispam sono un po’ troppo alti, o la loro casella di posta è semplicemente troppo affollata. Si può superare questo potenziale problema semplicemente provando un nuovo metodo di avvicinamento, come una telefonata, testi, o social media.
• In secondo luogo, crea un senso di urgenza e scarsità con la linea, “Se non ho avuto notizie da te, presumo che non sia il momento migliore ora e smetto di seguire questa questione”. Se il destinatario ha qualche interesse in quello che stai offrendo o chiedendo, una linea come questa è quasi garantita per ottenere una risposta.

Aspetta: E se ancora non ottengo una risposta dopo queste e-mail?

Il fatto della questione è che – anche con il giusto messaggio iniziale e il piano di gioco delle email di follow-up di cui sopra – non è ancora possibile ottenere una risposta ad ogni email che si invia (soprattutto quando si parla di email a freddo).

Se non hai ricevuto una risposta dopo aver inviato queste tre email, di solito è sicuro di assumere che ora non è un buon momento per loro. Raccomando di accantonare i vostri tentativi di contatto per 3-6 mesi – a seconda della relazione e del contesto – e poi provare di nuovo.

Dopo tutto: Finché non ottieni un chiaro “no”, puoi sempre presumere che siano ancora interessati.

La fortuna è nel follow up, ma …

Tieni a mente che le tre email di cui sopra sono costruite sul presupposto che tu abbia scritto un’email iniziale a cui vale la pena rispondere.

Se sei come me e molti dei miei clienti, l’email è una parte fondamentale del fare business – quindi è importante assicurarsi di ottenere più valore possibile da questo mezzo.

A tal fine, io e il mio team abbiamo recentemente lanciato il nostro nuovo programma online, The Email Response and Opportunity Generation Course.

In esso, mi immergo più a fondo nei tre consigli di cui sopra, e ti presento una ricchezza di altre informazioni preziose. Imparerai …

• I 3 fattori che determinano la probabilità di ottenere una risposta via e-mail, e come influenzarli per ottenere tassi di risposta più elevati.
• L’importanza di allineare la tua “domanda” al tuo destinatario, e come identificare il tuo “Ultimate Ask” per ottenere tassi di risposta rivoluzionari.
• Come quasi garantire le risposte via e-mail con un piano d’azione e di follow-up (ok, l’abbiamo già fatto qui … Ma è per questo che stai ricevendo questo con uno sconto!)

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In entrambi i casi, spero che questo sia stato prezioso per te. Felice invio di email!

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