Elon University

1.0 Scopo

Lo scopo di questa politica è di assicurare che i servizi di posta elettronica (e-mail) di Elon rimangano disponibili e affidabili per la comunità universitaria e siano usati per scopi appropriati alla missione dell’Università.

2.0 Ambito di applicazione

Questa politica si applica a tutti i membri della comunità di Elon che utilizzano il sistema di posta elettronica.

3.0 Politica

3.1 Uso degli indirizzi e degli account di posta elettronica dell’Università di Elon

La posta elettronica di Elon è un mezzo di comunicazione ufficiale per persone che sono membri della comunità di Elon. Come tale, i meccanismi di comunicazione ufficiali dell’Università (inclusi, ma non limitati a, la posta elettronica di massa ufficiale e la posta elettronica dei corsi) dovrebbero essere letti regolarmente poiché possono influenzare le attività e le responsabilità quotidiane. Le liste di distribuzione delle e-mail di massa a tutti gli studenti, a tutti i docenti e/o a tutto il personale sono gestite da Instructional and Campus Technologies (I&CT) sulla base delle liste dei docenti e del personale attuali fornite dalle Risorse Umane e degli studenti attuali fornite dall’Ufficio di registrazione. Non c’è una disposizione di opt-out per queste liste.

La posta elettronica è un privilegio, e certe responsabilità sono collegate al suo uso. Tutti gli utenti sono tenuti ad aderire ai limiti della decenza, della legge, dell’etica, del buon senso e del buon gusto nelle comunicazioni via e-mail. Un utente della Posta Elettronica di Elon dovrebbe mantenere il suo account non conservando grandi file o grandi quantità di e-mail. Per assicurare la continua disponibilità di spazio su disco, i messaggi di posta elettronica non dovrebbero essere tenuti sul sistema per più di 90 giorni. Se è necessario conservare un messaggio per più di 90 giorni, l’utente dovrebbe scaricare il messaggio sul suo computer.

Per garantire la sicurezza degli account di posta elettronica, tutte le password devono essere cambiate una volta all’anno, ma tutti sono incoraggiati a cambiare la password ogni 120 giorni. Una password dovrebbe essere complessa e difficile da indovinare – vedi la politica delle password della Elon University. L’utente dovrebbe fare il backup di tutti i messaggi e file importanti per prevenire la perdita di informazioni e dovrebbe immediatamente segnalare qualsiasi problema di sicurezza al Campus Technology Support al 278-5200.

3.2 Protezione dei servizi di comunicazione elettronica

I sistemi dell’Università di Elon scansionano le e-mail in entrata e in uscita alla ricerca di contenuti che possono essere caratterizzati come spam. Se vengono trovati caratteri di spam, il messaggio può essere etichettato o messo in quarantena. Elon inoltre scansiona abitualmente tutte le e-mail alla ricerca di virus. La scansione per i virus può anche portare ad una modifica delle intestazioni delle e-mail, o ad ulteriori conseguenze, come spiegato di seguito.

A causa della natura potenzialmente dannosa del contenuto di molti messaggi o allegati, Instructional & Campus Technologies attualmente:

• Non consegna messaggi contenenti allegati che sono stati identificati come worms dal nostro attuale sistema anti-virus.
• Elimina gli allegati che sono identificati come contenenti virus dal nostro attuale fornitore di antivirus e li sostituisce con un file chiamato “deleted.txt”
• Blocca i messaggi da mittenti esterni che non forniscono la corretta identificazione per DNS (Alcuni spammer fanno uso di server SMTP impropriamente configurati nel tentativo di mascherare la loro vera identità).

L’Università di Elon si riserva il diritto di bloccare altre e-mail in entrata che presentano caratteristiche di spam, virus, Trojan, o qualsiasi altra cosa che potrebbe minacciare l’infrastruttura di rete o i servizi del campus.

I servizi di posta elettronica di Elon limitano anche la dimensione dei messaggi in entrata a 15 MB (inclusi gli allegati).

L’Università di Elon è proprietaria del sistema di posta elettronica e si riserva il diritto di esaminare qualsiasi e-mail o file. Gli amministratori di sistema si asterranno dall’esaminare e-mail e file, e li tratteranno come confidenziali a meno che non venga loro ordinato dal presidente, dal rettore, dal vicepresidente per gli affari, le finanze e la tecnologia, o dall’assistente del vicepresidente per la tecnologia/CIO.

E-mail in uscita

– Tutte le e-mail in uscita devono essere instradate attraverso i servizi di relay di posta elettronica dell’Università.
– I messaggi fino a 15 MB di dimensione (inclusi gli allegati) possono essere inviati attraverso i servizi di posta di Elon.

3.3 Privacy

Le informazioni personali non devono essere trasmesse elettronicamente attraverso il sistema di posta elettronica dell’Università di Elon. Le informazioni personali sono definite come il nome e il cognome di un individuo collegato a uno dei seguenti elementi:

• Numero di previdenza sociale
• Numero di patente di guida
• Numero di conto finanziario
• Numero di carta di credito o di debito
• Qualsiasi codice di sicurezza o password che potrebbe fornire l’accesso al conto finanziario di un individuo

Gli utenti dovrebbero esercitare estrema cautela nell’uso delle e-mail per comunicare questioni riservate o sensibili e non dovrebbero presumere che le e-mail siano private e riservate. E’ particolarmente importante che gli utenti stiano attenti ad inviare messaggi solo ai destinatari previsti. Occorre prestare particolare attenzione quando si utilizzano i comandi “rispondi” o “rispondi a tutti” durante la corrispondenza e-mail.

3.4 Uso improprio della posta elettronica

I servizi e-mail dell’Università Elon non possono essere utilizzati per inviare e-mail commerciali o di massa non richieste. Non possono essere utilizzati per inviare messaggi (come grandi volumi di messaggi di posta elettronica o messaggi di posta elettronica individuali estremamente grandi) con l’intento di interrompere un server o l’account di un individuo su un server.

Per proteggere la disponibilità dei servizi di posta elettronica di Elon, gli utenti dovrebbero astenersi dall’inviare lettere a catena, biglietti d’auguri o articoli simili a più di poche persone. I messaggi non autorizzati inviati a grandi gruppi possono avere un impatto negativo sui servizi di posta elettronica. Se un utente ha domande sull’invio o meno di un messaggio ad una grande distribuzione, dovrebbe verificare con un supervisore o contattare l’assistente del vicepresidente per la tecnologia.

La seguente è una lista non esaustiva di esempi di abuso di e-mail:

• Uso personale eccessivo
• Interferenza con l’uso della posta elettronica da parte di altre persone
• Accesso intenzionale non autorizzato alla posta elettronica di altre persone
• Invio di ‘spams’, lettere a catena, lettere bomba o qualsiasi altro tipo di distribuzione diffusa di email non richieste
• Formazione di email
• Dare l’impressione di rappresentare l’Università a meno che tu non sia autorizzato a farlo
• Uso di email per attività commerciali
• Invio di messaggi offensivi o abusivi
• Condurre attività illegali
• Spoofing, falsificare, alterare o rimuovere le intestazioni della posta elettronica è anche proibito
• Non usare l’account di un altro utente

Segnalare immediatamente qualsiasi problema con la posta elettronica al Campus Technology Support a [email protected] o chiamare (336) 278-5200. Le violazioni devono essere segnalate all’amministratore di sistema all’indirizzo [email protected] o all’assistente del vicepresidente per la tecnologia/CIO.

La violazione di questa o di qualsiasi altra politica dell’Università di Elon può comportare azioni disciplinari, fino alla sospensione o al licenziamento.