Electronic Data Interchange (EDI)

EDI (Electronic Data Interchange) è il trasferimento di dati da un sistema di computer a un altro attraverso la formattazione di messaggi standardizzati, senza la necessità di un intervento umano. EDI permette a più aziende – possibilmente in paesi diversi – di scambiarsi documenti elettronicamente. I dati possono essere scambiati attraverso collegamenti seriali e reti peer-to-peer, anche se la maggior parte degli scambi attualmente si basa su Internet per la connettività.

Un messaggio EDI contiene una stringa di elementi di dati, ognuno dei quali rappresenta un fatto singolare, come un prezzo, un numero di modello di prodotto, e così via, separati da delimitatori. L’intera stringa è chiamata segmento di dati. Uno o più segmenti di dati incorniciati da un’intestazione e un trailer formano un set di transazioni, che è l’unità di trasmissione EDI (equivalente a un messaggio). Un set di transazioni spesso consiste in ciò che normalmente sarebbe contenuto in un tipico documento o modulo aziendale.

Quando si invia un documento EDI, entrambe le parti o partner commerciali devono aderire allo stesso insieme di regole. Questi standard definiscono dove e come le informazioni del documento saranno trovate. Il software di traduzione elabora le informazioni in modo diverso per i messaggi inviati e ricevuti ed esegue un controllo completo di ogni passo per garantire che le informazioni siano inviate o ricevute in formato EDI. Quando il traduttore sul computer ricevente legge un documento, sa dove trovare il nome della società dell’acquirente, il numero d’ordine, gli articoli di acquisto e il prezzo, per esempio. Queste informazioni vengono poi inviate al sistema di inserimento ordini del destinatario senza necessità di inserimento manuale dell’ordine.

EDI si applica a documenti come ordini di acquisto, fatture, avvisi di spedizione e rapporti di vendita su commissione, così come altre informazioni importanti o classificate. Per esempio, una compagnia assicurativa può verificare che un richiedente abbia una patente di guida attraverso uno scambio EDI.

EDI è usato principalmente da grandi aziende per avere un sistema di elaborazione uniforme, permettendo efficienza. Costo, velocità, precisione ed efficienza sono i principali vantaggi di EDI. Il sistema è costoso da implementare e di solito richiede l’aiuto di un consulente specializzato nel settore.

EDI compete con XML, che si basa su tag per organizzare i dati. Può anche competere con le interfacce di programmazione delle applicazioni — il codice che permette a due programmi software di comunicare. Anche se simile all’EDI, l’API manca di uno standard per gli utenti, rendendo difficile per diverse aziende condividere informazioni tramite le API.

Utilizzando i sistemi EDI si elimina la necessità — e quindi il costo — di stampare, archiviare, conservare, inviare e recuperare documenti cartacei. L’obiettivo è quello di sbarazzarsi della carta e far lavorare tutti con la stessa fattura in modo che le informazioni siano elaborate e lette facilmente.

Alcuni utenti, come i medici che trasmettono informazioni sanitarie, possono trovare EDI più oneroso della carta, ma la standardizzazione e la conversione elettronica pagano dividendi a lungo termine.

Automatizzare i compiti basati sulla carta migliora la qualità dei dati, e le transazioni vengono scambiate in pochi secondi o minuti invece di giorni o settimane. EDI libera il tempo del personale per lavorare su compiti più importanti. I dati business-critical vengono inviati in tempo e tracciati in tempo reale automatizzando il trasferimento di dati tra le applicazioni attraverso una catena di fornitura.

Diversi standard EDI rispondono alle esigenze di industrie o regioni specifiche o altre specifiche. ANSI ASC X12 (X12) è usato abitualmente negli Stati Uniti, e EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) è usato al di fuori degli Stati Uniti. Inoltre, numerosi altri standard si riferiscono a industrie specifiche, come VDA per l’industria automobilistica tedesca.

La Data Interchange Standards Association (DISA), una società che sviluppa e diffonde gli standard per lo scambio di affari elettronici in diversi settori, supporta ASC X12. X12. Tre volte all’anno, i membri di X12 lavorano insieme in vari settori verticali come la finanza e l’assistenza sanitaria per sviluppare nuove versioni dello standard.

Sistemi EDI

Diversi tipi di EDI vengono implementati per soddisfare le esigenze, le capacità e il budget dell’azienda — assistendo più partner commerciali coerenti, supportando partner in tutto il mondo o in altre situazioni. I metodi includono Direct EDI (punto a punto); EDI via VAN o fornitore di servizi di rete EDI; EDI via E S2; EDI via FTP/VPN, SFTP o FTPS; Web e Mobile EDI; e EDI outsourcing.

Direct EDI: Con Direct EDI, viene creata una connessione tra due partner commerciali. Le aziende più grandi possono scegliere questo metodo se hanno numerose transazioni con lo stesso partner al giorno.

EDI via VAN (rete a valore aggiunto), EDI Network Services Provider: Questo modello protegge le imprese dalle complicazioni che derivano dal supporto dei molti protocolli di comunicazione che sono necessari quando si ha a che fare con più partner commerciali. Si tratta di una rete sicura dove i documenti vengono trasmessi tra i partner commerciali.

EDI via Applicability Statement version 2 (AS2): Questo protocollo di comunicazione scambia dati in modo sicuro su Internet. Due computer (un client e un server) si collegano in modalità punto a punto attraverso Internet. AS2 viene inviato in modo sicuro in una busta che utilizza certificati digitali e crittografia.

EDI via FTP/VPN, SFTPS, FTPS: File Transfer Protocol (FTP) su Virtual Private Network (VPN), Secure File Transfer Protocol (SFTP) o File Transfer Protocol Secure (FTPS) scambiano documenti attraverso Internet, collegando direttamente i partner commerciali. Questi protocolli codificano i dati durante la trasmissione da un’azienda all’altra, per proteggere le informazioni sensibili. I dati vengono decriptati all’arrivo.

Web EDI: EDI è diretto tramite browser Internet, duplicando i documenti cartacei in moduli Web che contengono campi in cui gli utenti inseriscono le informazioni. Viene poi convertito automaticamente in un messaggio EDI e inviato tramite protocolli Internet sicuri.

Mobile EDI: Questo metodo permette la trasmissione di documenti attraverso dispositivi mobili.

Managed Services: I sistemi di servizi gestiti esternalizzano il controllo dei documenti EDI a un fornitore terzo.

I bisogni e i processi aziendali determinano quale sistema EDI implementare. Prima di passare all’EDI nella tua organizzazione, stabilisci una struttura manageriale. I membri del team dovrebbero avere esperienza EDI ed esecutiva. Successivamente, stabilisci le priorità per l’adozione e poi analizza quali aree del business beneficeranno maggiormente dell’EDI. Selezionate un fornitore di rete EDI che si concentri sulle vostre necessità aziendali. Quindi, assimilare EDI e i dati nel business.

Per delineare come i dati nella transazione EDI sono correlati ai dati nel sistema interno, creare una mappa che determinerà dove va ogni campo in entrata e se i dati devono essere riformattati. Testare il sistema prima di implementarlo dal vivo.

Si può fare